Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze verordening harmoniseert de privacywetgeving en is rechtstreeks van toepassing in de hele Europese Unie. Hieronder wordt uitgelegd hoe de AVG en de Archiefwet zich tot elkaar verhouden.

Verhouding AVG en Archiefwet

De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en bepaalt wat je wel en niet mag doen met persoonsgegevens én hoe je deze gegevens moet beschermen. De AVG geldt niet alleen voor de overheid, maar voor alle organisaties die persoonsgegevens verwerken. 

Archiefbescheiden bevatten vaak persoonsgegevens. Overheidsorganen (waaronder publiekrechtelijke en privaatrechtelijke zbo’s) hebben dus zowel met de AVG als met de Archiefwet 1995 te maken. De AVG geeft regels over de voorwaarden waaronder je persoonsgegevens mag verwerken. Voorbeelden van verwerking zijn het verzamelen, wijzigen en raadplegen maar ook het archiveren, wissen en vernietigen van persoonsgegevens. 

Als  Europese verordening heeft de AVG voorrang op de Archiefwet. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen op grond van de Archiefwet mogen worden bewaard, als deze in overeenstemming met de AVG worden verwerkt. De waarde van archivering wordt in de AVG en de Uitvoeringswet AVG echter niet uit het oog verloren. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van archivering in het algemeen belang en voor wetenschappelijk, historisch en statistisch onderzoek blijft mogelijk. 

Bewaartermijnen van persoonsgegevens

De AVG en de Archiefwet moeten dus in onderlinge samenhang bekeken worden. Dit geldt met name voor het bewaren en vernietigen van persoonsgegevens. Voor het bewaren van persoonsgegevens gelden soms vaste bewaartermijnen in specifieke wetgeving zoals bijvoorbeeld de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens. Als er geen specifieke wetgeving met een bewaartermijn aanwezig is, stelt de AVG dat persoonsgegevens slechts bewaard mogen worden voor zolang dat noodzakelijk is. Het belang van archivering kan blijvende bewaring van archiefbescheiden met persoonsgegevens noodzakelijk maken.

De Archiefwet bevat zelf geen concrete bewaartermijnen, maar de verplichting om deze voor archiefbescheiden vast te leggen. De Archiefwet schrijft voor dat een selectielijst moet worden opgesteld met bewaartermijnen. Bij het bepalen van deze termijnen moet een belangenafweging plaatsvinden en onder meer gemotiveerd worden waarom bepaalde archiefbescheiden permanent bewaard worden. Daarbij moet ook rekening worden gehouden met persoonsgegevens die onderdeel zijn van archiefbescheiden. Deze belangenafweging, waarvan de AVG dus onderdeel uitmaakt, moet zijn neerslag vinden in de selectielijst. 

Als in het kader van de AVG wordt besloten tot aangepaste – bijvoorbeeld kortere - bewaartermijnen vanwege in archiefbescheiden aanwezige persoonsgegevens, moeten deze ook worden vastgesteld in een selectielijst.

Meer informatie over AVG en selectielijsten

Meer informatie is  te vinden op de website van het Nationaal Archief:

Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)  is meer informatie te vinden over de AVG, bijvoorbeeld over de voorwaarden waaronder persoonsgegevens door uw organisatie mogen worden verwerkt.

Hoort bij