Archieven

Deze hoofdrubriek bevat 5 rubrieken:

De Raad voor Cultuur en Raad voor het openbaar bestuur publiceren over informatiebeheer in ketens

Keteninformatisering

De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap heeft de Raad voor Cultuur en de Raad voor het openbaar bestuur een advies gevraagd. De vraag is of er spanning bestaat tussen:

  • De eisen die de Archiefwet stelt en
  • Ketensamenwerking en daarbij behorende archivering binnen de overheid.

De raden schrijven in het advies dat deze week is verschenen dat de overheid structureel te weinig oog heeft voor het belang van informatie, informatiemanagement en informatiebeheer.

Ze schrijven ook dat bij de inrichting van samenwerkingsprocessen informatiebeheer daarom het vertrekpunt moet zijn, niet het sluitstuk. En er moet hierover volgens de raden tussen de betrokken partijen voldoende afstemming zijn, zeker ook over de waardering en selectie van informatie.

Voor dit  taaie probleem zijn er volgens de raden geen pasklare oplossingen. De huidige Archiefwet biedt in elk geval onvoldoende houvast; daarin is elk bestuursorgaan verantwoordelijk voor zijn eigen archief, maar niemand voor het geheel van overheidsinformatie dat in ketens gedeeld wordt.  

Als voorbeeld van waar het mis kan gaan noemen zij onder andere het informatiebeheer in de ‘bonnetjesaffaire' waar de Erfgoedinspectie uitgebreid onderzoek naar heeft gedaan.

In hun advies doen de raden aanbevelingen om de problematiek rondom het beheer van keteninformatie beter in beeld en onder de aandacht te brengen. Ook doen zij suggesties om waardering en selectie van overheidsinformatie in ketens beter te faciliteren. Hiervoor vinden zij dat een nauwe samenwerking tussen de ministeries van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en Binnnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties noodzakelijk is, zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau.

Een van de aanbevelingen aan de minister van OCW is om de Erfgoedinspectie te vragen om in de periode 2017 – 2020  prioriteit te geven aan onderzoek naar archivering van informatie bij ketensamenwerking en daarin samen te werken met de decentrale overheden. Ook adviseren zij om daarover gezamenlijk te rapporteren aan alle verantwoordelijke bestuurders.

De Erfgoedinspectie zal zoals aangekondigd in het werkprogramma 2015-2016 een aantal ketens onderzoeken. Dit doet de Inspectie samen met collega’s van de Provincie Noord-Brabant en de gemeente Rotterdam.