Archivering Directeuren Overleg Alcohol bij VWS was niet volledig

De Erfgoedinspectie heeft onderzoek gedaan naar de naleving van de Archiefwet bij de archivering van de informatie van het Directeuren Overleg Alcohol (DOA) door het ministerie van VWS in 2008. Aanleiding hiervoor was onduidelijkheid over het verslag van het DOA van 7 maart 2008.

Gebouw de Resident te Den Haag, kantoorgebouw waar Ministerie van VWS is gevestigd

Archiefdossier DOA onvolledig

De benodigde kaders voor archivering bij het ministerie waren aanwezig. De archiveringspraktijk was echter niet op orde. Ambtenaren verkeerden ten onrechte in de veronderstelling dat de documenten die werden geproduceerd en gebruikt bij het DOA niet hoefden te worden gearchiveerd. Wel werd informatie bewaard buiten de gecontroleerde archiefomgeving. Deze informatie werd niet systematisch toegevoegd aan het officiële DOA-archiefdossier. Hierdoor is het archief onvolledig en kan niet worden bepaald of het originele verslag van het DOA van 7 maart 2008 één of twee pagina‚Äôs bevatte.

Aanbevelingen

De Erfgoedinspectie doet daarom de volgende aanbevelingen aan de staatssecretaris van VWS:

  • Reconstrueer zo veel mogelijk op basis van de aanwezige kopieën het archiefdossier Directeuren Overleg Alcohol voor de hele periode dat het heeft bestaan in het belang van transparantie en het cultureel erfgoed.
  • Stuur op het onder controle brengen van de overheidsinformatie bij uw ministerie die nu buiten de bestaande kaders voor archivering is opgeslagen.

Het rapport is op 1 juni 2018 aangeboden aan de staatssecretaris van VWS. Deze heeft op 29 juni jl. gereageerd op de aanbevelingen van de Erfgoedinspectie.