Indeling Archiefregeling

De Archiefregeling bestaat uit acht hoofdstukken:
1. Algemeen
2. Duurzaamheid archiefbescheiden
3. Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden 
4. Algemene voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten 
5. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting archiefruimten
6. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting archiefbewaarplaatsen
7. Ontheffingen
8. Slot- en overgangsbepalingen

Tevens is er een uitgebreide toelichting gemaakt.

Duurzaamheid archiefbescheiden

Hoofdstuk 2 in de Archiefregeling is gebaseerd op artikel 11 van het Archiefbesluit 1995. Dit artikel stelt dat een overheidsorgaan voorzieningen moet treffen tegen de materiële achteruitgang van blijvend te bewaren archiefbescheiden. Tenminste gedurende honderd jaar mogen de stukken niet noemenswaardig achteruit gaan. De genoemde regeling geeft aan welke maatregelen u moet nemen om aan deze eis te voldoen. U bent bijvoorbeeld verplicht om papier, inkt, microfilms, mappen, dozen en snelhechters te gebruiken van een bepaalde kwaliteit.

Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden

Hoofdstuk 3 is een uitwerking van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995. In paragraaf 1 staan de eisen die gelden voor alle blijvend te bewaren archiefbescheiden. In paragraaf 2 staan de bijzondere voorschriften voor te bewaren digitale archiefbescheiden. Alle eisen hebben betrekking op de ordening en toegankelijkheid.

Er zitten een aantal nieuwe elementen in deze regeling, bijvoorbeeld:

- elke overheidsorganisatie zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem;
- elke overheidsorganisatie legt een metagegevensschema vast;
- elke overheidsorganisatie zorgt ervoor dat van de digitale archiefbescheiden tevens gedrag kan worden vastgesteld.

Daarnaast blijven de eisen met betrekking tot authenticiteit en vindbaar- en leesbaarheid. Dat vereist onder meer:

- een overzicht van alle archiefbescheiden en archiefbestanden
- registratie van metadata

Bouw en inrichting van archiefruimten en –bewaarplaatsen

De hoofdstukken 4, 5 en 6 zijn gebaseerd op artikel 13 van het Archiefbesluit 1995.

Overheidsorganen zijn verplicht hun blijvend te bewaren archiefbescheiden in een archiefruimte op te slaan. Blijvend te bewaren archiefbescheiden moeten na twintig jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, bijvoorbeeld het Nationaal Archief in Den Haag. Daar blijven de stukken in principe voor eeuwig bewaard. Daarom stelt de regeling zwaardere eisen aan een archiefbewaarplaats dan aan een archiefruimte.

De regeling stelt op de volgende gebieden eisen aan archiefruimten:

• situering
• constructie
• brandveiligheid en brandpreventie
• preventie van wateroverlast
• inbraakpreventie
• klimaat
• inrichting

Ministeries, Hoge Colleges van Staat, zelfstandige bestuursorganen en organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie moeten een archiefruimte hebben. Daarop zijn alleen de artikelen 27 tot en met 46 van de regeling en de overgangs- en slotbepalingen van de Archiefregeling van toepassing.