Archiefruimten

• Waar moet ik rekening mee houden bij het uit huis plaatsen van archieven

  Zorgdragers zijn volgens de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 verplicht om voor de huisvesting van archiefstukken die zijn aangemerkt als te bewaren over een zogenaamde archiefruimte te beschikken. Hoe die archiefruimte moet zijn geconstrueerd, waaraan zij moet voldoen en hoe zij moet worden ingericht staat in de Archiefregeling.

  Sinds een aantal jaren wordt er ook archiefruimte aangeboden door commerciële bedrijven. Soms is archiefbeheer de hoofdactiviteit van een dergelijk bedrijf, soms is het een nevendienst die wordt aangeboden naast andere min of meer verwante diensten.

  Voor een overheidsorgaan kan de mogelijkheid om het archief op te slaan bij een bedrijf uitkomst bieden voor een aantal problemen. Het kan zijn dat de eigen archiefruimte niet voldoet niet aan de wettelijke eisen voor te bewaren archiefstukken, het is ook mogelijk dat de eigen archiefruimte te klein is geworden om het archief te huisvesten.

  Als een overheidsorgaan wil overgaan tot uitbesteding van de opslag van het archief moet wel een aantal zaken in het oog worden gehouden. In de eerste plaats blijft het overheidsorgaan ook bij uitbesteding zelf verantwoordelijk voor de behuizing van het archief. Als een overheidsorgaan archiefstukken die zijn aangemerkt als te bewaren wil uithuizen moet het zich ervan vergewissen of de te huren ruimte voldoet aan de wettelijke eisen. Verder is het van belang een onderscheid te maken tussen de voorwaarden voor de behuizing van te bewaren archiefstukken en die voor de opslag van op termijn te vernietigen stukken. Voor deze laatste categorie stukken moet slechts worden voorzien in een minimale beveiliging en klimaatregeling.

  De commerciële aanbieders van archiefruimten vallen als zodanig niet onder het toezicht van de Erfgoedinspectie. Zij krijgen alleen met de inspectie te maken als een overheidsorgaan er daadwerkelijk archief heeft geplaatst of dat van plan is. In dergelijke gevallen kan de inspectie de ruimte toetsen aan de eisen van de Archiefregeling. Omdat de provinciale archiefinspecteurs voor de overheidsorganen die onder hun toezicht vallen met dezelfde commerciële aanbieders te maken hebben, hebben de beide inspecties besloten om, als de toetsing van een commerciële ruimte zich voordoet, dit gezamenlijk te doen. De rapportages over deze ruimten worden met elkaar afgestemd. Dit bevordert de eenduidigheid van de beoordeling. Daarmee zijn zowel de overheidsorganen als de bedrijven gebaat.

• Is de Archiefregeling ook van toepassing op archiefbescheiden in de dynamische fase?

  Overheidsorganen zijn verplicht hun blijvend te bewaren archiefbescheiden in een archiefruimte op te slaan. Een archiefruimte is, in de definitie van de Archiefwet, een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging (artikel 1 sub e Archiefwet 1995). De term 'in afwachting van hun overbrenging' staat er misschien wat vreemd, maar zegt eigenlijk twee dingen:

  Het gaat om bescheiden die niet meer regelmatig door de administratie worden gebruikt (ze liggen in de archiefruimte in afwachting van hun overbrenging)

  U moet een archiefruimte hebben voor archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen (en dus moeten worden overgebracht).

  Ad 1. De Archiefwet maakt geen onderscheid in dynamisch en semi-statisch archief. In de praktijk verstaat men onder dynamisch archief al die archiefbescheiden van zaken die nog in behandeling zijn, of die nog frequent worden geraadpleegd. Omdat het dynamisch archief nog volop of regelmatig wordt gebruikt door de administratie, hoeft dit niet in een archiefruimte te worden bewaard.

  Ad 2. Een archiefruimte is alleen verplicht voor archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Op termijn vernietigbare bescheiden mogen ook in een archiefruimte bewaard worden, maar verplicht is dit niet. Maar als het archief nog niet gesplitst is in vernietigbare en blijvend te bewaren bescheiden dan kunt u dat onderscheid niet maken en bent u verplicht het gehele bestand in de archiefruimte te plaatsen.

  Het verdient aanbeveling er voor te zorgen dat archiefbescheiden, zodra zij niet langer noodzakelijk zijn voor het werkproces, overgedragen worden naar de archiefruimte. De ruimte wordt vaak 'het semi-statisch archief' genoemd. Afspraken over de overdracht kunt u het beste vastleggen in de beheersregels. Daarnaast is het belangrijk ook in de dynamische fase uw archiefbescheiden zo veilig mogelijk te bewaren, beschermd tegen calamiteiten als brand, inbraak en wateroverlast.

  Voor kleine organisaties, zoals sommige zbo's en pbo's, kan het lastig zijn een eigen archiefruimte te realiseren. In dat geval kan een gemeenschappelijke ruimte samen met andere overheidsorganisaties mogelijk uitkomst bieden. Het is ook toegestaan gebruik te maken van ruimte van derden. Deze ruimte moet dan natuurlijk wel volledig voldoen aan de eisen die de Archiefregeling stelt. U blijft als zorgdrager, ook bij externe opslag, onverminderd verantwoordelijk voor de goede, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden.

• Mijn organisatie heeft gebrek aan ruimte voor de opslag van onze archieven. Kan ik die archieven ook elders opslaan?

  Ja, mits u daarbij aan een aantal voorwaarden voldoet. Voorop staat dat de zorgdrager verantwoordelijk blijft voor de archiefbescheiden die extern worden opgeslagen. Hij kan er dus altijd op worden aangesproken als er, ondanks de gemaakte afspraken, toch iets misgaat met de archiefbescheiden.

  Wanneer u besluit tot externe opslag van (een deel van) uw archief, moet u er zorg voor dragen dat de archiefbescheiden in de externe opslagplaats in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Hierover zult u goede afspraken moeten maken met de beheerder van de externe opslagruimte.

  Als de archiefbescheiden die u extern wilt opslaan in aanmerking komen voor blijvende bewaring, gelden extra voorwaarden. De externe opslagruimte wordt in dat geval aangemerkt als archiefruimte en moet voldoen aan de kwaliteitseisen die het Archiefbesluit aan archiefruimten stelt. Dat betekent dat:

  de opslagruimte beveiligd moet zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast;

  er klimaatbeheersing en luchtzuivering aanwezig moet zijn om de aantasting van de archiefbescheiden door milieu-invloeden te beperken;

  dat u maatregelen moet hebben genomen om er voor te zorgen dat de archiefbescheiden in geval van een calamiteit zo min mogelijk gevaar lopen (artikel 13 Archiefbesluit).

  De gestelde eisen aan archiefruimten zijn in de Archiefregeling verder gespecificeerd.

• Ik heb een aantal grote series archiefbescheiden met uitsluitend vernietigbare bescheiden. Moet ik die in een archiefruimte plaatsen?

  Volgens de Archiefwet moeten blijvend te bewaren archiefbescheiden, in afwachting van hun overbrenging naar het rijksarchief, worden opgeslagen in een archiefruimte. Het Archiefbesluit stelt strenge eisen aan de bouw en de inrichting van archiefruimten. Die eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
  
  Archiefbescheiden die op termijn vernietigbaar zijn hoeft u niet per se in een archiefruimte op te slaan. U kunt daarvoor ook een andere ruimte gebruiken, die niet (helemaal) voldoet aan de strenge eisen. Uiteraard moeten de stukken wel beschermd zijn tegen bijvoorbeeld brand, wateroverlast of inbraak. Dat geldt met name voor stukken met een lange vernietigingstermijn of een privacygevoelige inhoud, zoals personeelsdossiers.

  Of archiefbescheiden in aanmerking komen voor vernietiging of voor blijvende bewaring, kunt u alleen vaststellen aan de hand van een geldige vernietigings- of selectielijst. Wanneer u die niet heeft, moeten alle archiefbescheiden in een archiefruimte worden bewaard.

Naar boven

Beheersregels

• Moet mijn organisatie ook beheersregels opstellen als de overheidstaak zeer beperkt van omvang is?

  De Archiefwet stelt algemene eisen aan het archiefbeheer van overheidsorganisaties. Het opstellen van gedetailleerde regels wordt in de wet overgelaten aan het overheidsorgaan zelf. De overheidsorganen verschillen immers van elkaar wat betreft taken, werkwijze en omvang. Elke organisatie zal de informatievoorziening dan ook anders inrichten voor de optimale ondersteuning van de primaire werkprocessen. Het uitgangspunt is dat een goed archiefbeheer plaatsvindt. Dat betekent dat alle zorgdragers dezelfde wettelijke verplichting hebben tot het opstellen van beheersregels. De omvang van de organisatie en de omvang van de uitvoeringstaak staat los van deze wettelijke verplichting.

  Welke onderwerpen een overheidsorganisatie precies vastlegt in de beheersregels, hangt af van de aard en omvang van uw organisatie. Kleinere organisaties kunnen vaak met een eenvoudigere regeling volstaan. In elk geval moet aandacht besteed worden aan het toebedelen van verantwoordelijkheden, dossiervorming, selectie en vernietiging. De regeling moet zowel op het papieren als op het digitale archief van toepassing zijn. De Erfgoedinspectie heeft een zo compleet mogelijk overzicht opgesteld van deze onderwerpen. Informatie over archiefbeheersregels vindt u hier.

Naar boven

Bewaartermijnen

• Wat is volgens de Archiefwet de bewaartermijn voor archiefbescheiden?

  De Archiefwet kent geen algemene bewaartermijn voor archiefbescheiden. De wet schrijft wel voor dat elk overheidsorgaan moet beschikken over een of meer selectielijsten. Een selectielijst regelt welke categorieën archiefbescheiden op termijn vernietigd moeten worden, en welke voor altijd bewaard blijven. Blijvend te bewaren stukken brengt uw organisatie uiteindelijk over naar een archiefbewaarplaats.

  Elk overheidsorgaan is zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een selectielijst die voldoet aan de wettelijke eisen. U kunt de lijst echter niet zelfstandig vaststellen. Hiervoor geldt een zorgvuldige procedure, omdat verschillende belangen moeten worden afgewogen: van de bedrijfsvoering van uw organisatie, van recht- en bewijszoekenden, en van historische onderzoekers. Een selectielijst wordt vastgesteld voor maximaal twintig jaar.

  Mogelijk maakt uw organisatie nog gebruik van een geldige vernietigingslijst. Dat is een lijst die vóór 1996, op grond van de Archiefwet 1962, is vastgesteld. Een vernietigingslijst noemt alleen categorieën van te vernietigen archiefbescheiden, voorzien van een vernietigingstermijn. Er is niet in aangegeven welke stukken uiteindelijk overgebracht moesten worden naar een archiefbewaarplaats.

  Let u er wel op, dat veel vernietigingslijsten inmiddels zijn ingetrokken, en dus niet meer gebruikt mogen worden! Als u een vernietigingslijst hanteert, controleert u dan nog eens zorgvuldig of die lijst nog wel geldig is. Maar ook dan is het dringend gewenst dat u een dergelijke vernietigingslijst zo snel mogelijk vervangt door een nieuwe actuele selectielijst.

  Is uw organisatie een privaatrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan? Dan ligt het iets ingewikkelder. Uw organisatie valt onder de Archiefwet voor zover zij taken uitoefent die samenhangen met de uitoefening van openbaar gezag. Voor dat deel van het archief moet u een selectielijst opstellen. Voor het overige archief van uw organisatie geldt de Archiefwet niet. Uiteraard moet u zich bij het beheer van deze archiefbescheiden wél houden aan andere wet- en regelgeving, waaronder het Burgerlijk Wetboek, fiscale wetgeving en de Wet bescherming persoonsgegevens.

Naar boven

Duurzame materialen

• Zijn wij verplicht papier te gebruiken dat voldoet aan NEN 2728 en geldt die verplichting voor alle archiefbescheiden?

  Ja, uw organisatie is verplicht om voor de archiefbescheiden die zij zelf opmaakt en die voor bewaring in aanmerking komen, papier te gebruiken dat voldoet aan NEN 2728 of papier waarvan anderszins is vastgesteld dat er bij raadpleging na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. Deze verplichting geldt voor alle documenten die op grond van een selectielijst blijvend te bewaren zijn.

  U moet zelf vaststellen of het papier dat u gebruikt aan de Archiefregeling voldoet. Dit doet u door van de leverancier een verklaring te vragen dat het papier getest is en aan de eisen van de Regeling voldoet en dat de partij die aan u geleverd wordt overeenkomt met het papier dat is getest.

  Er zijn inmiddels verschillende papiersoorten op de markt die aan de eisen van de Regeling voldoen.

Naar boven

Digitaal

• Is scannen ook vervangen?

  Nee, dat is niet automatisch het geval. Scannen is in feite niet meer dan het maken van een digitale werkkopie. Van vervanging is pas sprake als na het scannen ook de oorspronkelijke drager wordt vernietigd. Het vernietigen van de originele drager is toegestaan onder bepaalde voorwaarden. Voor de vervanging zelf bestaan twee procedures: één voor vernietigbare bescheiden en één voor blijvend te bewaren bescheiden. Om dat te kunnen vaststellen moet de zorgdrager beschikken over een vastgestelde selectielijst. Let op: zonder een dergelijke lijst mag een zorgdrager niet tot enige vorm van vervanging overgaan.

  1. Voor stukken die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, moet de zorgdrager door middel van een toets vaststellen dat de scans een juiste en volledige weergave zijn van de gegevens uit de originele papieren bescheiden. Als dat het geval is neemt de zorgdrager vervolgens een bestuursrechtelijk besluit tot vernietiging van de originele papieren bescheiden. Dat is geregeld in artikel 6 van het Archiefbesluit.

  2. Bij blijvend te bewaren stukken geldt een zwaardere procedure. De zorgdrager (van de centrale overheid) moet een machtiging aanvragen bij de minister van OCW. Bij de beoordeling van die aanvraag toetst de minister of aan de voorwaarden is voldaan. Het ministerie van OCW werkt op dit moment aan een beleidsregel. Bent u voornemens blijvend te bewaren archieven te vervangen (men spreekt ook wel van substitutie), neem dan eerst contact op met het Nationaal Archief voor de voorwaarden die daaraan zijn verbonden. 

  Van vervanging in de zin van de Archiefwet is pas sprake als de oorspronkelijke bescheiden ook daadwerkelijk zijn vernietigd. Pas dan neemt de digitale kopie de plaats in van het origineel. Wordt die vernietiging nagelaten, dan is archiefwettelijk GEEN sprake van vervanging. De oorspronkelijke bescheiden blijven dan de archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995, en moeten aan alle archiefwettelijke eisen voldoen. In dat geval moeten die oorspronkelijke bescheiden onverminderd aan alle archiefwettelijke kwaliteitseisen voldoen (goede, geordende en toegankelijke staat).

  De dagelijkse praktijk is dat veel organisaties archiefbescheiden wel scannen, maar geen besluit tot vervanging nemen, resp. geen machtiging aanvragen. De originelen bewaart men in 'dagdozen' in het depot en het beheer richt zich nadrukkelijk op de gescande kopieën. Dit is bezwaarlijk want het kan na verloop van tijd beheersproblemen opleveren: De papieren originele bescheiden gelden zonder de genoemde toetsing en besluit nog steeds als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Dat betekent dat deze papieren originelen aan de gestelde kwaliteitseisen moeten voldoen. Hierdoor heeft men een dubbele beheerstaak op de schouders genomen. Het is veel efficiënter om afscheid te nemen van het papier, nadat de archiefwettelijke procedures voor vervanging zijn doorlopen (toets, machtigingsaanvraag, besluit tot vervanging). Dat betekent dat men ook de laatste stap zet en tot feitelijke vernietiging van de vervangen bescheiden overgaat.

• Vallen websites van de overheid onder het regime van de Archiefwet

  Websites, de overheid en de Archiefwet.
  Websites zijn voor de overheid inmiddels een onmisbaar communicatiemiddel geworden. Websites worden gebruikt als folder en naslagwerk. Deze informatie is vaak zeer dynamisch. De overheid gebruikt de website daarbij ook als middel om met burgers te communiceren. En het gaat nog verder. Burgers kunnen ook vergunningen aanvragen en procedures via het web volgen. In dit achterliggende proces zijn vragen gerezen over vraag of overheidswebsites onder het regime van de Archiefwet vallen. Deze vraag, waarop het antwoord ja is, behandelen wij in de rubriek vraag en antwoord.

  Eisen voor archivering van websites
  We hebben zojuist vastgesteld dat websites archiefbescheiden kunnen bevatten en dan moet er natuurlijk over archivering worden nagedacht. Over het archiveren van websites is voorlopig het laatste woord nog niet geschreven. In Nederland gebeurt er op dit gebied wel veel. De Archiefschool publiceerde in 2003  een uitgebreid rapport over dit onderwerp en onlangs kwam daar een bibliografie bij. En misschien heeft u al eens gehoord van de beroemde webrichtlijnen van Advies Overheid.nl? Deze richtlijnen zijn bedoeld om overheden een handreiking te bieden bij het ontwikkelen van hun websites. Het doel is om deze voor iedere gebruiker zo toegankelijk mogelijk te maken. Onlangs is er een nieuwe dimensie aan het project toegevoegd met betrekking tot de archivering van websites.

  Er zijn een onderzoeksrapport en een set aanvullende eisen gepubliceerd. Deze zijn opgesteld door de Archiefschool en TNO /Telecom. De aanvullende eisen voor archivering zijn nog niet opgenomen in de webrichtlijnen omdat deze nog niet internationaal zijn vastgesteld en in de praktijk beproefd zijn. U kunt er nu wel al uw voordeel mee doen!

  Duurzaamheid
  Door de onderzoekers wordt geconstateerd dat er goede en praktische maatregelen mogelijk zijn om de duurzame raadpleging te realiseren. De kern van de voorgestelde methode is dat door toevoeging van enkele eisen aan de webrichtlijnen kan dat gerealiseerd worden. De kern daarvan is dat aan alle samenstellende onderdelen van een website (structuur, content, navigatie e.d. ) metadata wordt toegekend. Waaronder metadata om te zien wanneer onderdelen op de website zijn geplaatst en ook weer verwijderd. Verwijderde onderdelen blijven elders bewaard en oproepbaar. Door het invoeren van een raadpleegdatum kan de website op die datum worden gereconstrueerd. Uiteraard zijn voor verwijdering en beheer goede procedures nodig. Die procedures zijn van belang, maar geen onderdeel van de aanvullende eisen.
  Wij vinden het van belang om te benadrukken dat websites als zij archiefbescheiden bevatten niet op zichzelf staan. Zij maken deel uit van gehele informatievoorziening van een overheidsorganisatie. De procedures en voorschriften voor duurzaamheid websites zouden binnen die context voorgeschreven en bewaakt moeten worden.

• Bij onze organisatie is het de afspraak dat een e-mailbericht wordt opgeslagen als Worddocument. Vervolgens draaien we het Worddocument uit. Is deze werkwijze volgens de Archiefwet toegestaan?

  Formeel gezien is er bij het opslaan van e-maildocumenten
  in Wordformaat en vervolgens het uitdraaien van het bericht op papier tweemaal sprake van vervanging in de zin van de Archiefwet (artikel 7), waaraan voorwaarden zijn verbonden. Voor een nader toelichting hierover verwijzen we naar onze website, onder het thema 'vervanging'.
  In de praktijk zijn er veel overheidsorganisaties die op dit moment hun e-mail uitgedraaid in het archief opnemen, omdat een goede infrastructuur voor verantwoord digitaal beheer nog ontbreekt. De Erfgoedinspectie staat dit op dit moment nog toe, maar vindt wel dat organisaties zich moeten oriënteren op toepassingen die een verantwoord digitaal beheer mogelijk maken.
  Overigens is het wenselijker om de Outlookbestanden uit te draaien, en niet eerst over te zetten naar een Worddocument. Met het omzetten naar een Worddocument gaan namelijk de structuur en vorm van het bericht verder verloren. Tegen het (extra) opnemen van een handtekening op het archiefexemplaar
  bestaat geen bezwaar. 

• Moeten wij al onze digitale archiefbestanden op papier uitdraaien en vervolgens archiveren?

  Nee. Als we naar de Archiefwet kijken is het zelfs zo dat digitale archiefbestanden in principe digitaal moeten blijven. Uitdraaien en vernietigen van het digitale bestand mag formeel gezien alleen als u hiervoor een machtiging heeft verkregen van de minister van OCW. Maar voor een zorgvuldig beheer van digitale bestanden is een goede beheersomgeving vereist.
  Die is op dit moment niet bij alle overheidsorganisaties beschikbaar. Daarom kiezen veel organisaties er op dit moment voor om bijvoorbeeld e-mails wel uit te draaien en in de papieren dossiers op te bergen.
  We hebben wel begrip voor deze werkwijze, omdat men anders het risico loopt dat deze documenten helemaal verloren gaan, of alleen nog, na lang zoeken, op een persoonlijke schijf terug te vinden zijn.
  Het uitdraaien van digitale documenten blijft echter een noodoplossing. In de eerste plaats omdat bij het uitdraaien belangrijke contextinformatie verloren kan gaan. Bovendien is vooral voor het printen en goed opbergen van e-mails een grote mate van discipline van de individuele medewerkers vereist.
  Verder is het uitdraaien voor lang niet alle typen archiefbestanden een oplossing. Denk bijvoorbeeld maar aan de informatie in relationele databases. Het is dan ook essentieel dat overheidsorganisaties investeren in duurzame oplossingen voor digitaal informatiemanagement. 

• Onze organisatie wil archiefbescheiden scannen en digitaal beschikbaar stellen aan de medewerkers. Moeten we de papieren documenten dan nog blijven bewaren? En stelt de Archiefwet eisen aan de kwaliteit van de scans?

  Als u de oorspronkelijke archiefbescheiden na het scannen wilt vernietigen, zodat alleen de gescande documenten bewaard blijven, is er sprake van 'vervanging' (Aw 1995 artikel 7). De Archiefwet (Aw) omschrijft vervanging als de bevoegdheid van de zorgdrager om archiefbescheiden te vervangen door reproducties, waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd.

  Voor vervanging van archiefbescheiden heeft u een machtiging nodig van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Alleen archiefbescheiden die in een selectielijst als vernietigbaar zijn aangemerkt, mag u vervangen zonder zo'n machtiging. Een machtiging tot vervanging is tegelijkertijd een machtiging tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden.

  U kunt een verzoek om machtiging tot vervanging indienen bij de Algemene Rijksarchivaris. In dat verzoek moet u aangeven op welke wijze rekening is gehouden met:

  • de waarde die de oorspronkelijke archiefbescheiden hebben als onderdeel van het cultureel erfgoed;
  • het belang van de gegevens uit de bescheiden voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek (Archiefbesluit (Ab) 1995 artikel 6 lid 2).

  Alle vormen van vervanging, dus ook van vernietigbare bescheiden, moeten in een besluit van de zorgdrager zijn vastgelegd. In dit besluit moet u aangeven hoe de bovengenoemde belangen in de besluitvorming zijn betrokken. Van de vervanging moet u vervolgens een verklaring opmaken (Ab 1995 artikel 8). Daarin moet ten minste worden gespecificeerd welke archiefbescheiden zijn vervangen, op grond waarvan en op welke manier. Deze verklaring moet bewaard worden.

  De wet stelt kwaliteitseisen bij vervanging. Het Archiefbesluit (Ab) bepaalt dat de gegevens uit de oorspronkelijke archiefbescheiden juist en volledig moeten worden weergegeven (Ab 1995 artikel 6 lid 1). Bij vervanging nemen de reproducties volledig de plaats in van de oorspronkelijke archiefbescheiden. De reproducties worden archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet en moeten daarom voldoen aan alle eisen die de Archiefwet stelt.

  Denkt u er bij vervanging ook aan dat aan digitale stukken vaak (nog) niet dezelfde juridische bewijskracht wordt toegekend als aan papieren stukken!

Naar boven

Overbrenging

• Wat gebeurt er eigenlijk met onze archieven nadat ze zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats?

  Als u een selectielijst heeft, dan kunt u zien welke archiefbestanddelen van uw organisatie zijn aangemerkt als 'blijvend te bewaren'. Wanneer deze bestanden ouder zijn dan twintig jaar, dan moet u ze overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Een voorbeeld van een archiefbewaarplaats is het Nationaal Archief in Den Haag.

  Deze overbrenging heeft als doel uw archieven beschikbaar te maken voor de recht- en bewijszoekende burger. Elke burger kan na de overbrenging onderzoek doen in de archieven van uw organisatie. De archiefbewaarplaatsen hebben studiezalen. Daar kunnen wetenschappers, studenten, journalisten en historisch geïnteresseerden de documenten raadplegen die uw organisatie in het verleden heeft opgemaakt en ontvangen.

  Eenmaal overgebracht vallen de archieven niet langer onder het zorgdragerschap van het bestuur van uw organisatie. De minister van OCW is de nieuwe zorgdrager. De verantwoordelijkheid voor het beheer van de archieven berust na overbrenging in de praktijk bij het Nationaal Archief of bij het Regionaal Historisch Centrum waarnaar uw archieven zijn overgebracht. De nieuwe beheerder stelt uw archieven in principe altijd beschikbaar als een onderzoeker daarom vraagt.

  Er zijn twee uitzonderingen:

  1. Als de materiële staat van de archieven zich daartegen verzet;
  2. Als uw organisatie bij de overbrenging beperkingen heeft gesteld aan de openbaarheid. Dat mag u alleen doen als de privacy van nog levende personen in het geding is, of ter bescherming van de Staat en zijn bondgenoten, of om te voorkomen dat natuurlijke personen of rechtspersonen onevenredig bevoor- of benadeeld worden.

  Eenmaal overgebracht naar een archiefbewaarplaats, worden uw archieven voor de eeuwigheid bewaard. Wilt u meer weten over rijksarchiefbewaarplaatsen? Raadpleegt u dan eens de website van het Nationaal Archief .

• Wij willen onze archiefbescheiden niet overbrengen naar een rijksarchief, maar naar een andere instelling. Mag dat?

  Op grond van de Archiefwet (Aw) moeten overheidsorganen hun archiefbescheiden, als ze voor blijvende bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, overbrengen naar een archiefbewaarplaats (Archiefwet 1995 artikel 12 lid 1). Overheidsorganen van de rijksoverheid, organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie en zelfstandige bestuursorganen moeten hun archiefbescheiden overbrengen naar het Nationaal Archief of een rijksarchief in de provincie (Aw 1995 artikel 26 lid 1 en 2).

  Wanneer u van deze regel wilt afwijken, is er sprake van 'vervreemding'. Dat is het geval wanneer u uw archiefbescheiden wilt overdragen aan een andere instelling. Bijvoorbeeld een gemeentearchief, museum of documentatiecentrum. Wanneer u tot vervreemding wilt overgaan, moet u volgens de Archiefwet voldoen aan een aantal voorwaarden.

Naar boven

Selectie en vernietiging

• Als ik persoonsvertrouwelijke informatie beheer, valt deze dan ook onder de Archiefwet?

  Ja, alle procesgebonden informatie van een overheidsorgaan valt onder de werking van de Archiefwet. De vertrouwelijkheid van informatie is geen reden de Archiefwet buiten werking te stellen; wel vormt ze een goede reden de toegankelijkheid te beperken. We lichten dit toe.

  Iedere organisatie beheert persoonsvertrouwelijke archiefbescheiden. Het gaat bijvoorbeeld om personeelsdossiers, dossiers van vertrouwensfunctionarissen, medische dossiers, Arbo-dossiers.

  Het gaat om 'gevoelige' gegevens. Daarom moet het archiefbeheersysteem zo ingericht zijn dat de gegevens niet voor iedereen toegankelijk zijn, zowel intern als extern. Deze afscherming betekent echter niet  dat de vertrouwelijke informatie buiten het formele archiefbeheersysteem valt. Juist niet. Zoals alle archiefbescheiden moet de vertrouwelijke informatie in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en gehouden worden. Het is voor de bedrijfsvoering en de verantwoording van de overheidsorganisatie van belang te weten waar deze informatie zich bevindt en wat de informatie inhoudt. Vernietiging zonder selectielijst is niet toegestaan. Verder moeten de archiefbeheersregels aan dit soort dossiers aandacht geven. Zoals bekend regelen de beheersregels op bestuurlijk niveau de taken en de verantwoordelijkheden voor het beheer van archiefbescheiden binnen een overheidsorganisatie. Het management moet ten slotte via instrumenten als control, audit en kwaliteitsbewaking het zorgvuldige beheer van vertrouwelijke informatie in de gaten houden.

  Het is mogelijk dat specifieke wetgeving de Archiefwet op dit punt doorkruist. We denken hierbij primair aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Archiefwet en Wbp zijn echter voldoende op elkaar afgestemd. Zo mogen de persoonsgegevens in archiefbescheiden die volgens een selectielijst blijvend bewaard moeten worden, niet vernietigd worden. Zie hierover verder onze website bij (externe) publicaties, in het bijzonder het artikel 'Sporen nalaten of uitwissen?' Voorbeelden van andere wetgeving die de Archiefwet zou kunnen doorkruisen, zijn ons niet bekend.

• Mag je meteen na scanning van vernietigbare archiefbescheiden de gescande archiefbescheiden vernietigen, of moet je daarmee wachten totdat de bewaartermijn verstreken is?

  Bij scannen maak je een digitale gebruikskopie van archiefbescheiden. Dat geeft je nog niet het recht de originele bescheiden te vernietigen, die blijven de status van archiefbescheiden houden. Wanneer een organisatie besluit tot het vervangen van archiefbescheiden krijgt men te maken met archiefwettelijke eisen. Voor blijvend te bewaren bescheiden is voorafgaand een machtiging vereist. Bij vernietigbare bescheiden volstaat een besluit van de zorgdrager. In alle gevallen dient de vervanging te gebeuren met 'juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens'. Een essentieel element van vervanging is dat na het maken van een reproductie (veelal een digitale scan) conform de eisen, de gereproduceerde bescheiden worden vernietigd. Door die vernietiging treden de scans in de plaats van het origineel. Het is een procedure die daarmee geheel los staat van selectielijst en bewaartermijnen, want de informatie blijft behouden, alleen de drager verandert. De vraag of je dus moet wachten tot de bewaartermijn is verstreken is bij vervanging niet aan de orde. Sterker nog, zonder vernietiging van het origineel is geen sprake van vervanging. Door het bewaren van de originele stukken behouden deze de status van archiefbescheiden met alle archiefwettelijke eisen voor goede, geordende en toegankelijke staat van dien.

• Hoe lang is een vernietigingslijst geldig? Is een lijst die ouder is dan bijvoorbeeld twintig jaar nog geldig?

  Dat hangt ervan af. Een vernietigingslijst verliest, anders dan een selectielijst, na twintig jaar niet automatisch zijn geldigheid. Maar een vernietigingslijst die van vóór 1968 dateert, is niet meer geldig. We lichten dit toe.
  Vernietigingslijsten zijn de voorgangers van de selectielijsten die de huidige Archiefwet 1995 voorschrijft.
  Een vernietigingslijst die ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1968 tot stand kwam, blijft van kracht, totdat deze door een selectielijst vervangen wordt. Dit is in een overgangsbepaling van de Archiefwet 1995 vastgelegd (zie art. 48).
  De overgangsbepaling in art. 48 van de Archiefwet 1995 regelt wel de status van de vernietigingslijsten van na (mei) 1968, maar niet de status van de nog oudere vernietigingslijsten: de lijsten die op grond van de archiefwetgeving 1918 tot stand gekomen zijn.
  Hierdoor zijn de vernietigingslijsten uit de periode tot 1968 niet meer van kracht. Deze lijsten konden tot 1996 'in leven gehouden worden', maar door de intrekking van het Archiefbesluit 1968 in 1996 en het ontbreken van een specifieke overgangsbepaling vervielen ze.
  We kunnen het antwoord ook zo formuleren. Wil een organisatie bij de centrale overheid haar archiefbescheiden vernietigen, dan kan zij dit doen met een vernietigingslijst van na 1968 (tenzij deze ingetrokken is) of met een selectielijst. Omdat de vernietigingslijsten intussen flink verouderd zijn, moet men deze wel met de nodige voorzichtigheid gebruiken. Vernietiging van archiefbescheiden met een vernietigingslijst van vóór 1968 is niet toegestaan.

• Kunnen wij dubbelen vernietigen?

  Dat hangt ervan af. Het is namelijk de vraag of het wel echt om dubbelen gaat. Dit ontwijkend antwoord moet toegelicht worden. Dat doen we dat aan de hand van enkele voorbeelden.

  Het eerste voorbeeld is ontleend aan een werksituatie die u allen kent: het interne werkoverleg. Als deelnemer ontvangt u het verslag of besluitenlijst van de vorige vergadering, samen met de agenda en de bijlagen voor de nieuwe bijeenkomst. De vraag luidt nu: moet je al die uitgereikte stukken bewaren of niet. Nee, dat hoeft niet, als de secretaris of de voorzitter zijn exemplaar bewaart. Wel kan het voorkomen dat u uw exemplaar voorziet van allerlei kanttekeningen, suggesties en dergelijke. En deze wilt u onder de aandacht brengen van de voorzitter. Als dit niet in het overleg lukt, schuift u uw papieren naar de voorzitter. In dit geval zouden die stukken bewaard moeten worden, omdat ze een duidelijk nieuwe functie in het werkproces hebben.

  Daarmee hebben we ons eerste criterium te pakken, als we willen beslissen of een dubbel of veelvoudig document als archiefbescheiden bewaard moet worden. Van belang is dan of dit stuk een functie heeft in het werkproces en om die reden bestemd is om te berusten bij de archiefvormer.

  Het tweede voorbeeld is ontleend aan een organisatie van enige omvang. Een dergelijke organisatie bestaat uit verschillende afdelingen, bureaus, directies, enzovoort. Tussen die onderdelen bestaat een intensief 'berichtenverkeer'. Moet je nu al die stukken die heen en weer gaan, bewaren of niet? Moet je een e-mail met een notitie of rapport dat je voor commentaar verstuurt naar een andere afdeling, bewaren of niet. Dat hangt er van af. Bepalend is hier of je te maken hebt met een andere beheerseenheid of niet. Met beheerseenheid is bedoeld: een onderdeel van de organisatie die voor het beheer van zijn archief een eigen verantwoordelijkheid heeft. Deze eigen verantwoordelijkheid moet ergens in zijn vastgelegd, in de archiefbeheersregels van de organisatie, of als dat er niet is, in de organisatie- en mandaatregeling. Het tweede criterium houdt dus in dat iedere beheerseenheid de archiefbescheiden bewaart die bestemd zijn om daar te berusten krachtens de beheersregeling.

  Het derde voorbeeld is ontleend aan een praktijkgeval. Twee organisaties behandelen een klacht tegen één en dezelfde beroepsbeoefenaar. De eerste organisatie (A) kan de klacht niet afdoen, omdat deze te ingewikkeld is en de belangen te precair. Daarom verwijst hij de zaak door naar een tuchtcollege, organisatie B. Beide organisaties, die allebei zorgdrager zijn in de zin van de Archiefwet, vormen bijna hetzelfde dossier. Het gaat immers om dezelfde persoon en om dezelfde klacht. Mag nu organisatie A haar dossier vernietigen, omdat het (bijna) geheel samenvalt met het dossier van organisatie B? Nee, dit mag niet: in dit geval gelden de eerder genoemde twee criteria. Organisatie A heeft het klachtdossier gevormd bij de behandeling van die zaak, omdat de stukken een functie hebben in het werkproces. Voor organisatie B geldt hetzelfde. Daarom moeten beide organisaties allebei hun dossiers over hetzelfde geval bewaren. De organisaties zijn immers ieder voor zich verantwoordelijk voor hun eigen informatie. Wel is het verstandig dat de organisatie bij het opstellen of onderhouden van hun selectielijsten de bewaartermijnen op elkaar afstemmen. Organisatie hoeft dan niet zolang zijn dossier te bewaren als organisatie B.

  Na deze drie voorbeelden kunnen we een steviger antwoord geven. Dat luidt dat een archiefvormer niet op voorhand moet aannemen dat dubbelen of kopieën vernietigd kunnen worden. Die beslissing hangt af van de vraag of het dubbel een eigen, inhoudelijke functie heeft in het werkproces en/of het document een functie heeft binnen de beheersorganisatie van het archief van een zorgdrager. Iedere beheerseenheid beheert zijn eigen stukken, of ze nu bij een andere beheerseenheid voorkomen of niet. Dit laatste geldt uiteraard ook voor dubbelen die bij twee zorgdragers berusten, omdat zorgdragers per definitie een eigen beheersorganisatie hebben. Kortom: een dubbel krijgt in bepaalde gevallen een nieuwe, eigen functie. Je zou bijna zeggen: een dubbel wordt daardoor weer een origineel.

• Aan welke eisen moet een selectielijst voldoen?

  Om te bepalen welke archiefbescheiden u moet bewaren, en voor hoe lang, moet u beschikken over een selectielijst. Elk overheidsorgaan is zelf verantwoordelijk voor het opstellen van zo'n lijst.

  De Archiefwet stelt een aantal eisen aan de selectielijst. De lijst moet onder meer een overzicht bevatten van de taken van uw organisatie en voorzien zijn van een toelichting. Het hoofdbestanddeel van de lijst is een systematisch overzicht van archiefbescheiden, waarbij de bewaartermijn voor de verschillende categorieën van stukken wordt aangegeven. U kunt het overzicht op verschillende manieren vorm geven, bijvoorbeeld op basis van de inrichting van uw organisatie of op basis van de taken die uw organisatie uitvoert.

  In de praktijk maakt de rijksoverheid selectielijsten volgens de methode 'institutioneel onderzoek'. In zo'n onderzoek worden de beleids- en werkprocessen van de diverse overheidsorganen op een bepaald terrein beschreven. De ministeries stellen niet één lijst op voor hun organisatie, maar meerdere lijsten voor de verschillende beleidsterreinen waarop zij actief zijn. Een aantal lijsten wordt door alle ministeries gezamenlijk opgesteld en vastgesteld. Daarin beschrijven ze de taken die zij allemaal uitvoeren, zoals personeelsbeleid, financiële bedrijfsvoering en dergelijke.

  Zelfstandige bestuursorganen en product- en bedrijfschappen kunnen de indeling in beleidsterreinen volgen. U kunt er ook voor kiezen één geïntegreerde lijst op te stellen voor uw gehele organisatie. Welke keuze voor u het best uitpakt, is sterk afhankelijk van de omvang en taken van uw organisatie.

  Wij raden u aan om, als u serieus met het opstellen van een selectielijst aan de slag gaat, contact op te nemen met het Nationaal Archief. De medewerkers van de groep Selectie kunnen u nader informeren over het maken van een selectielijst en de vaststellingsprocedure. U kunt hen bereiken via telefoonnummer 070 - 331 5528.

• Wat is volgens de Archiefwet de bewaartermijn voor archiefbescheiden?

  De Archiefwet kent geen algemene bewaartermijn voor archiefbescheiden. De wet schrijft wel voor dat elk overheidsorgaan moet beschikken over een of meer selectielijsten. Een selectielijst regelt welke categorieën archiefbescheiden op termijn vernietigd moeten worden, en welke voor altijd bewaard blijven. Blijvend te bewaren stukken brengt uw organisatie uiteindelijk over naar een archiefbewaarplaats.

  Elk overheidsorgaan is zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een selectielijst die voldoet aan de wettelijke eisen. U kunt de lijst echter niet zelfstandig vaststellen. Hiervoor geldt een zorgvuldige procedure, omdat verschillende belangen moeten worden afgewogen: van de bedrijfsvoering van uw organisatie, van recht- en bewijszoekenden, en van historische onderzoekers. Een selectielijst wordt vastgesteld voor maximaal twintig jaar.

  Mogelijk maakt uw organisatie nog gebruik van een geldige vernietigingslijst. Dat is een lijst die vóór 1996, op grond van de Archiefwet 1962, is vastgesteld. Een vernietigingslijst noemt alleen categorieën van te vernietigen archiefbescheiden, voorzien van een vernietigingstermijn. Er is niet in aangegeven welke stukken uiteindelijk overgebracht moesten worden naar een archiefbewaarplaats.

  Let u er wel op, dat veel vernietigingslijsten inmiddels zijn ingetrokken, en dus niet meer gebruikt mogen worden! Als u een vernietigingslijst hanteert, controleert u dan nog eens zorgvuldig of die lijst nog wel geldig is. Maar ook dan is het dringend gewenst dat u een dergelijke venietigingslijst zo snel mogeljjk vervangt door een nieuwe actuele selectielijst.

  Is uw organisatie een privaatrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan? Dan ligt het iets ingewikkelder. Uw organisatie valt onder de Archiefwet voor zover zij taken uitoefent die samenhangen met de uitoefening van openbaar gezag. Voor dat deel van het archief moet u een selectielijst opstellen. Voor het overige archief van uw organisatie geldt de Archiefwet niet. Uiteraard moet u zich bij het beheer van deze archiefbescheiden wél houden aan andere wet- en regelgeving, waaronder het Burgerlijk Wetboek, fiscale wetgeving en de Wet bescherming persoonsgegevens.

• Is een machtiging voor incidentele vernietiging van vóór 1 januari 1996 tegenwoordig nog geldig? Mogen we op basis hiervan ook nu nog archiefgegevens vernietigen?

  Nee. Incidentele vernietiging van archiefbescheiden (die nog niet in lijsten waren omschreven) was onder de oude wet wel mogelijk na een machtiging van de Kroon of van de Algemene Rijksarchivaris. Met de inwerkingtreding van de Archiefwet (Aw) 1995 en het Archiefbesluit (Ab) 1995 is de mogelijkheid tot incidentele vernietiging vervallen. Sinds 1 januari 1996 worden dan ook geen nieuwe machtigingen meer verleend.

  Overigens werden deze machtigingen slechts verstrekt voor éénmalig gebruik. Een dergelijke machtiging mocht u dan ook niet gebruiken als structurele aanvulling op of in plaats van een selectie- of vernietigingslijst. U mag archiefbescheiden alleen vernietigen:

  • als de selectielijst aangeeft dat ze vernietigbaar zijn (artikelen 3, 5 en 6 Aw, artikelen 2-5 en 8 Ab)
  • of als u een machtiging heeft verkregen voor vervanging (artikel 7 Aw 1995) of
  • op grond van noodvernietiging (artikel 9 Aw 1995).
• Wij beschikken over een concept-selectielijst, maar die is nog niet formeel vastgesteld. Mogen wij al met deze lijst gaan werken?

  Pas wanneer de selectielijst formeel is vastgesteld en in de Staatscourant is gepubliceerd, mag u hem gebruiken als grondslag voor vernietiging van archiefbescheiden (Archiefwet 1995 artikel 5). U mag dus geen archiefbescheiden vernietigen op basis van een concept-selectielijst. Ook niet wanneer u verwacht dat de definitieve selectielijst niet of nauwelijks van de concept-selectielijst zal afwijken.

  U kunt wel besluiten om uw semi-statische archieven alvast op basis van de concept-selectielijst te ordenen. Doet u dat echter alleen als u verwacht dat er aan uw concept-selectielijst niet veel meer zal wijzigen. Daarmee voorkomt u dat u dubbel werk moet doen. Zodra uw selectielijst formeel is vastgesteld en gepubliceerd, kunt u vervolgens de officiële bewaartermijnen aan de dossiers toekennen. Dossiers waarvan de bewaartermijn inmiddels is verstreken, mogen dan worden vernietigd.

  Overigens moet u zich bij de vernietiging van archiefbescheiden houden aan alle eisen die de Archiefwet 1995 daaraan stelt. U moet bijvoorbeeld een verklaring van vernietiging opmaken, waarin u de vernietigde archiefbescheiden specificeert en de grondslag voor de vernietiging aangeeft (Archiefbesluit 1995 artikel 8).

• We horen dat er een nieuwe selectiesystematiek op komst is en dat deze veel eenvoudiger is. We willen daarom wachten met het opstellen van een (nieuwe) selectielijst tot de nieuwe selectiesystematiek is geïmplementeerd. Is dat mogelijk?

  Wanneer de nieuwe selectiesystematiek en bijbehorende instrumenten gereed zullen zijn, is niet bekend. Evenmin is duidelijk hoe deze er precies uit gaan zien. Pas wanneer het gehele ontwikkelingsproces achter de rug is, zal duidelijk zijn of en hoe de huidige wijze van selectie voor de vernietiging en de bewaring van archief gaat veranderen en welke archiefwettelijke gevolgen dat heeft.

  Tot die tijd gelden de huidige regels en procedures. Hebben overheidsorganisaties nog geen selectielijst, dan moeten ze deze op korte termijn opstellen. Dat is meer dan tien jaar na de inwerkingtreding van de Archiefwet zonder meer noodzakelijk.

  De Erfgoedinspectie krijgt in dit verband ook de vraag voorgelegd of de toepassing van een al vastgestelde lijst kan worden uitgesteld totdat deze vervangen kan worden door een nieuwe, generieke lijst. Ook hier moeten we uitstel afraden. Eén reden gaven we hierboven al: het is nog zeer de vraag wat de uitkomsten van het ontwikkelingsproces zullen zijn en wanneer dat proces is afgerond. De andere reden is dat vernietiging en overbrenging wettelijk verplicht zijn en geen uitstel dulden. Overheidsinformatie kan niet langer bewaard worden dan nodig is voor het doel waarvoor deze informatie is aangelegd, tenzij deze overgebracht moet worden. In het laatste geval is uitstel alleen mogelijk als de informatie nog frequent gebruikt moet worden door de archiefvormer. Spoedige overbrenging moet, omdat hierdoor de toegang van de burger tot die informatie sterk verbeterd wordt.

  Wij raden u aan om, voordat u met het opstellen van een selectielijst aan de slag gaat, contact op te nemen met het Nationaal Archief. De medewerkers van de groep Selectie kunnen u nader informeren over het maken van een selectielijst en de vaststellingsprocedure. U kunt hen bereiken via telefoonnummer 070 - 331 5528.

Naar boven

Toezicht

• Waarom zijn wij verplicht om de Erfgoedinspectie informatie te verstrekken?

  Deze verplichting vloeit voort uit de Archiefwet (Aw) en uit de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb). Op grond van de Archiefwet 1995 (Aw1995) is de Erfgoedinspectie belast met het toezicht op de naleving van die wet door de Rijksoverheid (Aw1995 artikel 25a lid 1).

  De bevoegdheden van toezichthouders - en dus ook van de Erfgoedinspectie - vindt u terug in hoofdstuk V van de Algemene Wet Bestuursrecht. Tot die bevoegdheden behoren bijvoorbeeld het vorderen van inlichtingen, het vorderen van inzage in zakelijke gegevens en bescheiden en het betreden van plaatsen. Bij wet kunnen deze bevoegdheden voor bijzondere groepen toezichthouders worden uitgebreid of juist ingeperkt. Zo bepaalt de Archiefwet 1995 dat archiefinspecteurs niet bevoegd zijn tot het stilhouden van vervoermiddelen en het onderzoeken van de lading (Aw 1995 artikel 25a lid 3)

  De Awb zegt dat toezichthouders alleen van hun bevoegdheden gebruik mogen maken voor zover dat redelijkerwijs noodzakelijk is (Awb artikel 5: 13). Als de toezichthouder zich aan deze voorwaarde houdt, verplicht de Awb iedereen binnen redelijke termijn medewerking te verlenen. Alleen personen die uit hoofde van hun ambt of op grond van een wettelijk voorschrift verplicht zijn tot geheimhouding, kunnen medewerking weigeren (Awb artikel 5:20, lid 2).

Naar boven

Uitbesteding

• Kunt u aangeven aan welk bedrijven de taken verantwoord kunnen worden uitbesteed?

  Wij noemen nooit namen van bedrijven of bureaus. Wij verwijzen daarom altijd naar startpagina's met overzichten van bureaus die gespecialiseerd zijn in informatievoorziening en archiefbeheer. U zult zelf moeten vaststellen of een potentiële opdrachtnemer aan de door u en de Archiefwet gestelde eisen kan en zal voldoen. Naast het maken van harde, controleerbare afspraken raden wij raden organisaties die uitbesteding overwegen aan om altijd referenties te vragen alvorens met een bureau in zee te gaan. U kunt ook bij collega-instellingen informeren naar hun ervaringen. Het is van belang om te weten dat bedrijven die in hun reclame-uitingen een goedkeuring of ondersteuning van de Erfgoedinspectie uitdragen voor hun werkzaamheden, dit niet kunnen baseren op een daadwerkelijke toets of certificering van onze kant. Wij certificeren namelijk geen bedrijven.

• Kunnen wij ons archiefbeheer ook uitbesteden?

  Ja, dat kan. U blijft als overheidsorganisatie wel zelf volledig verantwoordelijk voor de naleving van de archiefwettelijke bepalingen. Het is daarom belangrijk om bij uitbesteding van tevoren goede afspraken te maken over de eisen waaraan de opdrachtnemer moet voldoen. U moet deze expliciet in het contract opnemen. In de opdracht kunt u ook vastleggen op welke momenten en op welke wijze u daarop gaat controleren.

  Incidentele activiteiten

  U kunt verschillende redenen hebben om uitbesteding van uw archiefbeheer te overwegen. Misschien hebben de medewerkers binnen uw organisatie niet de tijd of de deskundigheid om bepaalde incidentele specialistische taken uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een selectielijst of het maken van een documentair structuurplan. Of er zijn achterstanden ontstaan in de bewerking van archieven, die toch op korte termijn moeten worden overgebracht naar een rijksarchief. Het inhuren van specialistische kennis kan dan een goede oplossing zijn.

  Wettelijke eisen waarop u bijzonder moet letten bij uitbesteding van de bewerking van archieven voor overbrenging zijn de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden en de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden. Verder is het noodzakelijk dat uw organisatie beschikt over een formeel vastgestelde selectielijst. We raden u ook aan om voordat u de bewerking laat uitvoeren, contact op te nemen met het rijksarchief of regionaal historisch centrum, waarnaar het archief moet worden overgebracht.

  Uitgebreide informatie over uitbesteding vindt u ook in hoofdstuk 2060 van het naslagwerk Archiefbeheer in de praktijk (Samson/Kluwer). Hierin is tevens een modelcontract opgenomen dat het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) heeft ontwikkeld. U kunt het modelcontract ook vinden op de website van het LOPAI:

  Archiefruimte
  Beschikt uw organisatie zelf niet over een geschikte archiefruimte, of heeft uw ruimte onvoldoende capaciteit, dan kunt u overwegen van externe opslagruimte te huren. Als in de gehuurde ruimte archiefbescheiden worden opgeslagen die in aanmerking komen voor blijvende bewaring, moet de ruimte voldoen aan de eisen in Archiefregeling.

  Als u de externe opslag uitsluitend gebruikt voor bescheiden die volgens een geldende selectielijst in aanmerking komen voor vernietiging op termijn, zijn de eisen van de Archiefregeling niet van toepassing. Uiteraard moeten de stukken wel beschermd zijn tegen bijvoorbeeld brand, wateroverlast of inbraak.

  Structurele knelpunten
  Tot slot: uitbesteding kan heel nuttig zijn voor de uitvoering van eenmalige of zeer specialistische werkzaamheden. Ook voor het wegwerken van achterstanden in bewerking kan uitbesteding een oplossing bieden. Als echter binnen uw organisatie telkens nieuwe achterstanden ontstaan, is het waarschijnlijk verstandiger om ook na te gaan wat hiervan de oorzaken zijn en hoe deze kunnen worden aangepakt. Zo voorkomt u dat u na verloop van tijd weer met hetzelfde probleem wordt geconfronteerd.

  Op de website archief-services.pagina.nl vindt u een overzicht van bureaus die gespecialiseerd zijn in informatievoorziening en archiefbeheer. Wij raden u aan altijd referenties te vragen alvorens met een bureau in zee te gaan. U kunt ook bij collega-instellingen informeren naar hun ervaringen.

Naar boven

Incidenten

• Wat moet ik doen als ik een lekkage of andere wateroverlast in mijn archiefruimte ontdek?

  Als u wordt geconfronteerd met wateroverlast in uw archiefruimte of waterschade aan uw archiefstukken, is het zaak om snel in actie te komen. Hoe sneller u de juiste maatregelen neemt, hoe meer u de schade beperkt houdt. De maatregelen die u moet nemen betreffen zowel de archiefbescheiden als de ruimte
  waarin de waterschade is opgetreden. Wij raden u dringend aan om een incident van lekkage of wateroverlast te melden aan de Erfgoedinspectie. U kunt met ons overleggen over de te nemen maatregelen en wij kunnen beoordelen of de maatregelen afdoende zijn en kunnen u verder adviseren. Met behulp van onze Checklist waterschade kunt u de situatie snel in beeld brengen.

  Ten eerste is het belangrijk dat u vaststelt wat de oorzaak is van de lekkage of wateroverlast. Als u de oorzaak zelf kunt verhelpen, kunt u daarna onmiddellijk maatregelen treffen om de temperatuur en de relatieve vochtigheid van de ruimte waarin de wateroverlast is opgetreden weer op het vereiste niveau te krijgen. Als de ruimte blank staat, zal eerst het overtollige water weggepompt moeten worden. De resterende vochtigheid afkomstig van natte vloeren, muren en plafonds zult u zo snel mogelijk moeten aanpakken. Een goed werkende airconditioning heeft wellicht de relatieve vochtigheid op het juiste peil kunnen houden. Bij afwezigheid van zo'n installatie zal een koeldroger
  moeten worden ingeschakeld. Zo'n apparaat kunt u huren bij een verhuurbedrijf van bouwmaterialen. Het is zaak om binnen 48 uur nadat de wateroverlast is opgetreden, de klimaatcondities weer op peil te hebben omdat anders vrijwel zeker een schimmelexplosie zal optreden.
  
  Zelfs als temperatuur en relatieve vochtigheid binnen 48 uur weer normale waarden hebben bereikt en de archiefstukken niet nat zijn geworden is het toch zaak om de archiefstukken gedurende enige tijd te blijven controleren op de aanwezigheid van schimmelsporen. Omdat deze sporen niet altijd met het blote oog zijn te zien, is het verstandig hiervoor een specialist in te schakelen. Bij ernstige wateroverlast in een archiefruimte zal het nodig zijn de archiefstukken te evacueren. Voor het stellen van de juiste prioriteiten in een voorgenomen ontruiming verwijzen wij u naar Archiefbeheer in de praktijk, hoofdstuk 5050, paragraaf 3.1.2. Een geëvacueerde ruimte moet voor heringebruikname natuurlijk grondig worden schoongemaakt en ontsmet. Meer informatie hierover kunt u aantreffen in Archiefbeheer in de praktijk in het bovengenoemde hoofdstuk en in hoofdstuk 5055.
  Als de archiefstukken schade hebben opgelopen door de wateroverlast, is het nodig een specialistisch bedrijf in te chakelen. Verschillende bedrijven bieden een complete calamiteitenservice aan gericht op archieven.

  Een ramp komt altijd onverwachts en ongelegen. Omdat u juist in dergelijke omstandigheden het hoofd koel wilt houden en adequaat wilt kunnen optreden, is het raadzaam een calamiteitenplan op te stellen dat gericht is op archieven. Het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI)
  heeft een Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven opgesteld. Deze leidraad kunt u downloaden van de website van de LOPAI. Ook Archiefbeheer in de praktijk geeft in hoofdstuk 5050 aanwijzingen voor het opstellen van een rampenplan.

Naar boven

Organisatie van de informatievoorziening

• Kan de Erfgoedinspectie aangeven hoeveel DIV-medewerkers onze organisatie moet hebben?

  Nee, de Erfgoedinspectie kan deze vraag niet beantwoorden. De Archiefwet stelt geen quotum voor de inzet van DIV-personeel. Zorgdragers hebben de plicht om voldoende deskundig personeel aan te stellen (art. 14 Archiefbesluit 1995). De wetgever heeft ervoor gekozen dat de zorgdrager dit zelf naar redelijkheid bepaalt. De wijze waarop de zorgdrager dit dient vast te stellen is niet voorgeschreven.

  De Erfgoedinspectie beschikt niet over vergelijkingsmateriaal of kengetallen. Onze ervaring is dat geen goede methodiek voorhanden is voor het opstellen van betrouwbare kengetallen voor de inzet van DIV-personeel bij organen van de centrale overheid. Dit is omdat de verwerking van informatie sterk afhangt van de aard en de inrichting van de afzonderlijke werkprocessen. Daarnaast is de inzet van DIV-personeel ondermeer ook afhankelijk van de mate waarin het informatiebeheer rechtstreeks binnen het primaire proces plaatsvindt, dan wel op het niveau van de (secretariële) ondersteuning. Ook speelt de mate van kantoorautomatisering een rol, het niveau van kennis en bekwaamheid van het personeel, de faciliteiten voor de uitvoering van DIV-taken en de mate waarin werkzaamheden worden uitbesteed. 

  Kortom: Organisaties binnen de centrale overheid verschillen sterk van elkaar en ook de inrichting van de afzonderlijke werkprocessen binnen een organisatie kan sterk verschillen. Hierdoor hebben we te maken met een groot aantal variabelen die weinig fundament bieden voor afleiden van betrouwbare kengetallen.

  Hoe kan ik zelf het aantal DIV-medewerkers vaststellen?
  De inzet van het aantal DIV-medewerkers kan beter worden gerelateerd aan stroomcijfers binnen een uitvoeringstaak dan aan algemene vaste kengetallen. Dus als goed voorbeeld kan gelden: \"Binnen uitvoeringstaak X in onze organisatie wordt een Y aantal DIV-medewerkers ingezet voor de verwerking van Z beheershandelingen\". Op grond van de uitkomsten kunt u kengetallen opstellen die u kunt vergelijken met de inzet van het aantal DIV-medewerkers bij een andere uitvoeringstaak in uw organisatie.  Het is ook mogelijk om de kengetallen te vergelijken met de uitkomsten van een vergelijkbare uitvoeringstaak in een andere organisatie.

  Men dient er rekening mee te houden dat deze vergelijking dient om een inschatting te maken. Het mag niet worden gezien als een breed toepasbare norm.

• Als wij een door ons aangelegd dossier ter beschikking stellen aan een andere overheidsorganisatie, die onder een andere zorgdrager valt, en deze gebruikt dat dossier in een vervolgproces, wie is dan formeel eigenaar?

  En een vervolgvraag is: Hoe kunnen we dat in een digitale omgeving het beste vorm geven?
  
  Ter beschikking stellen is in feite niet meer dan een tijdelijke overdracht. Hierbij kunnen de twee aspecten, het eigenaarschap en het regelen van de overdracht, niet los van elkaar gezien worden. We gaan er in ons antwoord van uit dat er geen wettelijk voorschrift bestaat voor de overdracht.
  Het uitgangspunt bij archivering is dat de zorgdrager verantwoordelijk is en blijft voor de door deze zorgdrager gevormde dossiers. Immers, de zorgdrager heeft de informatie nog enige tijd nodig voor zijn taakvervulling of voor zijn verantwoording.
  In het door u geschetste geval is er sprake van twee afzonderlijke zorgdragers. Beiden dienen een archief te onderhouden dat de neerslag is van hun eigen handelen. Indien echter het werkproces vereist dat de ene zorgdrager dossiers ter beschikking stelt aan een andere zorgdrager, kan dat alleen plaats vinden als over die overdracht eenduidige afspraken zijn gemaakt over het beheer van die dossiers. Dit betekent dat de overdragende partij eisen stelt aan de ontvangende partij over een ten minste gelijkwaardige registratie, bewaring en vernietiging, en over het materieel beheer, een en ander in overeenstemming met de eigen archiefbeheersregels en de geldende selectielijst. De overdragende partij dient van die overdracht een registratie bij te houden, bijvoorbeeld door het bewaren van gespecificeerde geleidebrieven, en toe te zien op de naleving van de gemaakte afspraken. Het eigenaarschap blijft bij de oorspronkelijke zorgdrager.
  Aan deze uitgangspunten verandert niets als er sprake is van een digitale of hybride dossiervorming. In de digitale omgeving worden echter wel eisen gesteld aan de authenticiteit van archiefbescheiden en aan de metagegevens van de dossiers, en gelden, indien van toepassing, de regels voor substitutie.
  Als er voor gekozen wordt om het papieren dossier te bewaren bij de oorspronkelijke zorgdrager, en een digitale kopie te versturen aan de tweede zorgdrager, behoeft er in feite vrijwel niets geregeld te worden in de zin van de afspraken, zoals boven beschreven. Alleen moet zeker gesteld worden dat de vernietigingstermijnen overeenstemmen. Het beheer van het oorspronkelijke dossier blijft dus bij de oorspronkelijke zorgdrager, en de digitale kopie vormt het begin van een dossier bij de tweede zorgdrager.

Naar boven

Informatiebeveiliging

• Mag je als ambtenaar de (digitale) documenten mee naar huis nemen?

  Mag je als ambtenaar de (digitale) documenten mee naar huis nemen?

  Ja, dat mag. Als ambtenaar mag je documenten mee naar huis nemen voor zover hier een directe relatie bestaat tussen de uitvoeringstaken. Hierbij moet men denken aan een dossier dat 's avonds mee naar huis gaat, de laptop en de memory-stick en het telewerken vanaf de huiscomputer op de studeerkamer.

  Feitelijk gezien verlaat de informatie de kantooromgeving. Daardoor heeft de organisatie minder greep op het centrale beheer van haar gegevens. Doordat de informatie mobiel wordt, groeit kans op verlies, diefstal, vermissing en onrechtmatig gebruik. Enkele bekende voorbeelden zijn:

  • Verlies of diefstal van een laptop in het openbaar vervoer,
  • Een Cd-rom die achterblijft in een huurauto,  
  • Bestanden die achterblijven op de huiscomputer,
  • Het dossier dat wegzakt tussen de kussens van het bankstel,
  • Een dossier dat op het kantoor niet beschikbaar is,
  • De huiscomputer die onvoldoende is beveiligd tegen spy-ware en internetvirussen,
  • De oude pc die met achtergebleven bestanden bij de vuilniszakken aan de straat wordt gezet .

  Als informatie niet goed wordt beheerd, is dit nadelig voor de organisatie. Het is vervelend als door verkeerd beheer beleidsvoornemens uitlekken of als interne gegevens in de media verschijnen. Dit heeft gevolgen voor de bedrijfsvoering en het imago van de organisatie. Ook kunnen anderen buiten de organisatie gedupeerd worden. De belangen van personen of bedrijven kunnen door verkeerd beheer worden geschaad. Verder kunnen recht- en bewijszoekenden worden benadeeld. Het is daarom van belang om als organisatie de specifieke risico's te inventariseren en waar mogelijk te beperken.

  Van ambtenaren wordt verwacht dat zij zorgvuldig met de informatie omgaan. Dit is een kwestie van vertrouwen. Overheidsorganisaties blijven echter bestuurlijk verantwoordelijk voor het beheer van haar informatie. Waar de informatie zich ook bevindt, de Archiefwet 1995 blijft er op van toepassing omdat er een directe relatie bestaat met de uitvoeringstaken van de organisatie. Van deze organisaties mag dan ook worden verwacht dat zij haar werknemers in staat stellen om deze zorgvuldigheid toe te passen.

  Overheidsorganisaties moeten daarom het beheer zo regelen dat deze informatie niet alleen in een goede, geordende en toegankelijke staat verkeert, maar ook dat de vertrouwelijke gegevens worden afgeschermd. Dit is alleen mogelijk als een organisatie het overzicht heeft op alle informatie die onder haar beheer valt. Het is daarom aan te bevelen dat de manier van thuiswerken zo veel mogelijk aansluit bij de manier van werken in de kantoorsituatie. Te denken valt aan het aanbieden van een beveiligde netwerkverbinding met het kantoor, het beschikbaarstellen van identieke (beveiligings-) software en het aanbieden van beheertechnische begeleiding. Hierdoor blijven veel risico's beperkt. Ten slotte is het de moeite waard als het gegevensbeheer deel uitmaakt van een vorm van kwaliteitszorg en informatiebeveiliging. Zo kan een organisatie de ervaringen van werknemers met het thuiswerken inventariseren en analyseren op risico's. In het Besluit voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst - bijzondere informatie (Vir-bi) staat aangeven op welke wijze overheidsorganisaties hun informatie dienen te beveiligen.

Naar boven