Vervreemding

Onder vervreemding verstaan we het in eigendom overdragen van archiefbescheiden. Dat kan plaatsvinden tussen zorgdragers van de overheid. Ook komt het voor dat archiefbescheiden door de overheid aan derden worden vervreemd. Voor vervreemding bestaat een procedure.
Vervreemding komt voor als verplichting en als bevoegdheid. Vervreemding is verplicht wanneer een zorgdrager daartoe bij wet wordt verplicht. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer bij wet een zelfstandig bestuursorgaan in het leven wordt geroepen. Dan kan die wet de bepaling bevatten dat delen van het archief in eigendom overgaan van het betreffende ministerie naar het nieuwe zelfstandige bestuursorgaan. Vervreemding komt ook als bevoegdheid van de zorgdrager voor. In dat geval gaat het initiatief van de zorgdrager uit om archiefbescheiden in eigendom over te dragen, zonder dat hiertoe verplicht is. Met dit initiatief wijkt de zorgdrager af van hetgeen in de Archiefwet is bepaald: archiefbescheiden worden hetzij na termijn vernietigd, hetzij overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats. De Archiefwet stelt daarom als voorwaarde dat een dergelijk voornemen tot vervreemding wordt getoetst. Voor archiefbescheiden van de Hoge Colleges van Staat en het Kabinet der Koningin is een machtiging bij Koninklijjk besluit vereist. In alle andere gevallen moet machtiging bij de minister van OCW worden gevraagd. Van elke vervreemding stelt de zorgdrager een verklaring op. Dat eist artikel 8 van het Archiefbesluit. Deze verklaring bevat:

• een specificatie van de vervreemde archiefbescheiden;
• op grond waarvan vervreemding heeft plaatsgevonden;
• aan wie de archiefbescheiden zijn vervreemd.

De zorgdrager bewaart deze verklaring zorgvuldig.

Wettelijke eisen vervreemding:

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 stellen de volgende eisen aan vervreemding:

1. Bij vervreemding moet rekening worden gehouden met de volgende aspecten:
   • de taak van het overheidsorgaan;
   • de verhouding van het overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
   • de waarde van de oorspronkelijke archiefbescheiden als onderdeel van het cultureel erfgoed;
   • het belang van de informatie die in de archiefbescheiden voorkomt: voor overheidsorganen, voor personen die recht of bewijs zoeken en voor historici.
2. Wanneer de vervreemding niet plaatsvindt op basis van een wettelijk voorschrift, is een machtiging van minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist. Bij archiefbescheiden van Hoge Colleges van Staat of het Kabinet van de Koningin wordt die machtiging verleend bij Koninklijk Besluit.
3. Wanneer de archiefbescheiden worden vervreemd aan een particuliere instelling, komen ze niet in een archiefbewaarplaats te berusten. In dat geval is een zogenaamd 'driehoeksoverleg' vereist. Dit driehoeksoverleg komt ook voor bij de vaststelling van een selectielijst.
4. In de aanvraag van de machtiging moet u aangeven op welke manier de organisatie rekening heeft gehouden met de aspecten die zijn genoemd bij nummer 1. Als driehoeksoverleg vereist was (zie nummer 3), dan moet u ingaan op de manier waarop dit overleg heeft plaatsgevonden.
5. Er is een formeel (schriftelijk) besluit tot vervreemding van de zorgdrager noodzakelijk.
6. In dat besluit tot vervreemding moet zijn beschreven hoe de organisatie de vervreemding heeft voorbereid. Daarbij moeten dezelfde aspecten aan de orde komen als bij de aanvraag van de machtiging (zie nummer 4).
7. U moet van de vervreemding een verklaring opmaken. Die verklaring beschrijft:
8. - de vervreemde archiefbescheiden;
   - op welke grond de archiefbescheiden mochten worden vervreemd;
   - op welke manier de vervreemding is gebeurd.

(Artikelen 8 en 9, eerste lid Archiefwet 1995 en artikelen 2, 7 en 8 Archiefbesluit 1995.)