Vervanging

Als archiefbeheerder heeft u de bevoegdheid om archiefbescheiden te vervangen. In één geval bent u daartoe zelfs verplicht. Blijvend te bewaren bescheiden moeten na honderd jaar nog geraadpleegd kunnen worden. Als dat niet mogelijk is (door de aard van het gebruikte materiaal of de gebruikte programmatuur), bent u verplicht de archiefbescheiden door reproducties te vervangen.

Bij vervanging nemen de reproducties volledig de plaats in van de oorspronkelijke archiefbescheiden. De reproducties zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 en moeten voldoen aan alle eisen die deze wet stelt:

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 stellen de volgende eisen aan vervanging:

De gegevens uit de oorspronkelijke archiefbescheiden moeten juist en volledig in de reproducties worden weergegeven.
Er moet rekening worden gehouden met de volgende aspecten:
a) de taak van het overheidsorgaan;
b) de verhouding van het overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
c) de waarde van de oorspronkelijke archiefbescheiden als onderdeel van het cultureel erfgoed;
d) het belang van de informatie die in de archiefbescheiden voorkomt: voor overheidsorganen, voor personen die recht of bewijs zoeken en voor historici.
Wanneer de archiefbescheiden niet voor vernietiging in aanmerking komen, is een machtiging voor vervanging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist. Die machtiging is tegelijk een machtiging om de oorspronkelijke archiefbescheiden te vernietigen.
In de aanvraag van de machtiging moet u aangeven op welke manier de organisatie rekening heeft gehouden met de aspecten die bij nummer 2 onder c en d zijn genoemd.
Er is een formeel (schriftelijk) besluit tot vervanging van de zorgdrager noodzakelijk;
In dat besluit tot vervanging moet zijn aangegeven op welke manier de organisatie rekening heeft gehouden met de aspecten, die bij nummer 2 onder c en d zijn genoemd.
U moet van de vervanging een verklaring opmaken. Die verklaring beschrijft: de vervangen archiefbescheiden; op welke grond de archiefbescheiden mochten worden vervangen; op welke manier de vervanging is gebeurd.
De reproducties worden archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 en moeten daarom voldoen aan alle eisen die de wet stelt (Artikelen 7 en 9, eerste lid Archiefwet 1995 en artikelen 2, 6 en 8 Archiefbesluit 1995.).

Verklaring van vervanging

Van elke vervanging stelt u een verklaring op. Dat eist artikel 8 van het Archiefbesluit. Deze verklaring bevat:

een specificatie van de vervangen archiefbescheiden;
op grond waarvan vervanging plaatsvindt;
op welke wijze de vervanging is geschied.

U bewaart deze verklaring zorgvuldig in het archief van uw organisatie.
Er is alleen sprake van vervanging wanneer de vervangen bescheiden zelf zijn vernietigd. Van deze vernietiging maakt u eveneens een verklaring op, die u ook in uw archief bewaart. Ook dat vindt u terug in artikel 8 van het Archiefbesluit.

Beleidsregel Machtiging vervanging bij digitaliseren

Veel overheidsorganisaties digitaliseren hun informatieprocessen of willen dit gaan doen. Een belangrijk onderdeel van het 'digitaal gaan' is het vervangen van de papieren archiefbescheiden door een digitale 'reproductie', waarna het papieren exemplaar vernietigd kan worden. Digitalisering van documenten betekent ook digitalisering van het beheer. De organisatie moet goed nadenken over de eisen die ze stelt aan de vorming en het duurzame beheer van een digitaal archief. Daarnaast stelt de archiefwetgeving specifieke eisen. Zo moet bij een vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden een machtiging van de minister van OCW verkregen worden. Deze kan worden aangevraagd bij het Nationaal Archief.

De eisen die het Nationaal Archief de 'Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden' stelt betreffen in hoofdzaak:

de reikwijdte van de digitale vervanging;
de verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het vervangingsproces;
de apparatuur en software voor en de organisatie van het scanproces;
de controle van het vervangingsproces;
het proces van vernietiging.

Als een overheidsorganisatie aan de eisen voldoet, krijgt deze een machtiging. Deze geldt voor een beperkte termijn. De termijn is beperkt doordat de beginsituatie waarin de machtiging werd gevraagd, steeds zal veranderen, al was het maar door wijziging van programmatuur en apparatuur. In art. 4 van de Beleidsregel zijn de gronden aangegeven waarop een machtiging niet wordt verleend. Meer informatie over de Beleidsregel kunt u vinden op de website Rijksarchiefdienst/Nationaal Archief. Daar geeft het Nationaal Archief ook antwoord op een aantal vaak gestelde vragen.

De machtiging tot vervanging heeft betrekking op het toekomstgericht, structureel digitaliseren. De machtiging voor substitutie wordt binnen 13 weken verleend. De Erfgoedinspectie houdt toezicht op de uitvoering van de machtiging.