Uitbesteding van archiefbewerking

Blijvend te bewaren archieven worden na twintig jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Daarbij moet het archief aan een aantal archiefwettelijke eisen voldoen. Dat betekent in veel gevallen dat er nog het nodige aan het archief gedaan moet worden. Uw organisatie kan overwegen die werkzaamheden uit te besteden aan een bedrijf dat daarin is gespecialiseerd. Maar: u blijft als overheidsorganisatie volledig verantwoordelijk voor de archieven en het naleven van de wettelijke regels. Wij adviseren u daarom zorgvuldig een archiefdienst te kiezen, duidelijke afspraken te maken en deze ook vast te leggen.

Belangrijke wettelijke eisen waaraan u moet voldoen staan in de Archiefregeling. Verder is het noodzakelijk dat uw organisatie beschikt over een formeel vastgestelde selectielijst. Archiefdiensten stellen vóór overdracht eisen aan de geordende en toegankelijke staat van uw archieven. Overleg daarovertijdig met de archiefdienst waarnaar u de archieven gaat overbrengen. U weet dan vooraf precies aan welke eisen het archief bij overbrenging minimaal moet voldoen. Daar kunt u bij uw opdracht rekening mee houden Bij het opstellen van een bewerkingscontract kan het model aanbesteding van pas komen. Dit model is ontwikkeld door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs voor gemeenten, maar is ook bruikbaar voor andere organisaties. Uitgebreide informatie over het bewerkingscontract vindt u ook in hoofdstuk 2060 van het naslagwerk Archiefbeheer in de praktijk (Samson/Kluwer).

Uitbesteding van uw archiefbeheer

Ook het beheer van uw archieven kunt u geheel of gedeeltelijk uitbesteden aan een gespecialiseerd bedrijf. Misschien hebben de medewerkers binnen uw organisatie niet de tijd of de deskundigheid om bepaalde incidentele specialistische taken uit te voeren.

Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van een selectielijst. Het inhuren van specialistische kennis kan dan een goede oplossing zijn. U blijft als overheidsorganisatie wel zelf volledig verantwoordelijk voor het naleven van de archiefwettelijke regels. Het is daarom belangrijk om bij uitbesteding van het beheer vooraf goede afspraken te maken over de eisen waaraan de andere partij moet voldoen en deze in het contract op te nemen. In de opdracht kunt u ook vastleggen op welke momenten en op welke wijze u op die afspraken gaat controleren.

Huren van archiefruimte

Beschikt uw organisatie zelf niet over een geschikte archiefruimte, of heeft uw ruimte onvoldoende capaciteit? Dan kunt u overwegen externe opslagruimte te huren. Als in de gehuurde ruimte archiefbescheiden worden opgeslagen die in aanmerking komen voor blijvende bewaring, moet de ruimte voldoen aan de eisen in de Archiefregeling. Onze checklist archiefruimten (op dit moment in bewerking) kan u behulpzaam zijn bij het toetsen van de ruimte die u wilt gaan huren aan deze eisen.

Als u de externe opslagruimte uitsluitend gebruikt voor bescheiden die volgens een geldende selectielijst in aanmerking komen voor vernietiging op termijn, zijn de eisen van de Regeling niet van toepassing. Uiteraard moeten de stukken wel beschermd zijn tegen bijvoorbeeld brand, wateroverlast of inbraak.

Struturele knelpunten

Uitbesteding kan een goede oplossing zijn voor de uitvoering van eenmalige of zeer specialistische werkzaamheden. Dat geldt ook voor het wegwerken van achterstanden in bewerking. Als echter binnen uw organisatie telkens nieuwe achterstanden ontstaan, is er waarschijnlijk een structureel probleem. U doet er dan goed aan na te gaan wat hiervan de oorzaken zijn en hoe deze kunnen worden aangepakt. Zo voorkomt u dat uw organisatie na verloop van tijd weer met hetzelfde probleem wordt geconfronteerd.

Bij welke bedrijven kunt u terecht?

Op de website archief-services.startpagina.nl vindt u een overzicht van bedrijven die gespecialiseerd zijn in informatievoorziening en archiefbeheer. Wij raden u aan altijd referenties te vragen voordat u met een bedrijf in zee gaat. U kunt ook bij collega-instellingen informeren naar hun ervaringen, of via een discussielijst uw licht opsteken.