Stappenplan

Stappenplan voor het maken van een bestandsoverzicht

Stap 1: Inventariseer en beschrijf de archiefbestanddelen.

Als eerste stelt u een overzicht op van alle afdelingen en onderdelen van de organisatie. U onderzoekt alle afdelingen uit het overzicht, zowel de beleids-, de uitvoerende, de ondersteunende afdelingen en projectorganisaties. Ga na welke archiefbestanddelen elke afdeling beheert en beschrijf deze.

Welke elementen neemt u op in de beschrijving?

De naam van de archiefvormer (bijvoorbeeld afdeling personeelszaken; afdeling vergunningen; projectorganisatie X).
De naam van het werkproces (bijvoorbeeld het verzorgen van de personeelsadministratie; het verlenen van vergunningen).
De naam van het archiefbestanddeel (bijvoorbeeld personeelsdossiers; vergunningen; beleidsplan; project X).
De locatie van het archiefbestanddeel.

Verder kunt u de volgende elementen opnemen:

De omvang van het archiefbestanddeel in strekkende meters.
De periode die het archiefbestanddeel bestrijkt.
De bewaartermijn van het archiefbestanddeel (op basisvan de selectielijst).
De medewerker die verantwoordelijk is voor het archiefbestanddeel.
De eventuele toegang (bijvoorbeeld namenindex; dossierinventaris).

TIP: voor het beschrijven van de archiefbestanddelen kunt u het beste een sjabloon maken. U noteert de gegevens dan steeds in dezelfde volgorde en ziet niets over het hoofd. Bovendien maakt het werken met een sjabloon het gemakkelijker om meerdere medewerkers voor de klus in te schakelen.

RESULTAAT: een lijst van alle archiefbestanddelen die de organisatie beheert.

Stap 2: Inventariseer de digitale systemen waarin zich archiefbescheiden bevinden.

U gaat in principe op dezelfde wijze te werk als bij het beschrijven van de papieren bestanddelen maar u gaat nu na welke digitale systemen elke afdeling gebruikt èn of zich in die systemen archiefbescheiden bevinden. Welk werkproces heeft welke digitale archiefbestanddelen gegenereerd? Houdt de beschrijving globaal, beschrijf niet alle digitale documenten die er vanwege een bepaald werkproces zijn opgemaakt. Vergeet niet te vragen of bij het werkproces ook gebruik wordt gemaakt van e-mail.

Voorbeelden zijn systemen voor het afhandelen van vergunningen, van beroep- of bezwaarschriften, het verlenen van subsidies etc. Verder kunnen tekstbestanden die op de gemeenschappelijke schijf zijn opgeslagen archiefbescheiden zijn. U neemt alleen digitale systemen in het overzicht op die archiefbescheiden bevatten en als het digitale document leidend is. Met andere woorden als het digitale document de originele versie is en een eventuele papieren versie slechts een kopie is.

Welke elementen neemt u op in de beschrijving?

De naam van de archiefvormer (bijvoorbeeld afdeling vergunningen; afdeling personeelszaken projectorganisaties).
De naam van het werkproces waarbinnen het digitale systeem wordt gebruikt (bijvoorbeeld het verlenen van vergunningen; het verzorgen van de personeelsadministratie).
De naam van het digitale systeem (bijvoorbeeld Vergunningenregister; p-dossiers; uitvoering van regeling xs)
De naam van de gebruikte applicatie (bijvoorbeeld Access, Excel, Word, Outlook ).

Verder kunt u de volgende elementen opnemen:

De bewaartermijn van het archiefbescheiden in het digitale systeem (op basis van de selectielijst).
De periode die de archiefbescheiden in het digitale systeem bestrijken.
De medewerker die verantwoordelijk is voor het digitale systeem.
De eventuele toegang (bijvoorbeeld namenindex).

TIP: voor het beschrijven van de digitale systemen kunt u ook het beste een sjabloon gebruiken. Zie verder de 'TIP' hierboven.

RESULTAAT: een lijst van alle digitale systemen die archiefbescheiden bevatten.

Stap 3: Orden de beschrijvingen van de archiefbestanddelen en de digitale systemen volgens de ordeningsstructuur in een logische samenhang.

U kunt de beschrijvingen van de archiefbestanddelen en de digitale systemen bijvoorbeeld ordenen op afdeling, op werkproces, op medewerker of op naam van het archiefbestanddeel. U kiest voor de ordening die het beste past bij (de archiefvorming binnen) uw organisatie en die het archief het beste toegankelijk maakt.

RESULTAAT: een logisch samenhangend overzicht van alle archiefbestanddelen en digitale systemen.

Stappenplan

Erfgoedinspectie