Bestandsoverzicht

Wat is een bestandsoverzicht?

Een bestandsoverzicht is een document dat beschrijft welke archiefbestanddelen uw organisatie beheert en waar deze zich bevinden.

Naar boven

Waarom heeft uw organisatie een bestandsoverzicht nodig?

Zonder bestandsoverzichten geen verantwoord archiefbeheer. U heeft ze nodig:

  • Om te weten over welke zaken en onderwerpen uw organisatie archief beheert.
  • Om te weten waar de archiefbestanddelen zich bevinden. Hierdoor hoeven medewerkers niet onnodig lang naar informatie te zoeken en verliest u bestanddelen niet uit het oog.
  • Om nieuwe collega's snel hun weg te laten vinden in het archief.

De wettelijke grondslag voor de verplichting bestandsoverzichten te maken, vormen artikel 3 van de Archiefwet 1995 en artikel 18 en de tekst van de Archiefregeling.

Naar boven

Welke minimumeisen gelden voor een bestandsoverzicht?

  • Een bestandsoverzicht is van toepassing op de totale organisatie. Ook zelfstandige organisatieonderdelen vallen hieronder, zoals agentschappen, buitendiensten en regiokantoren.
  • Een bestandsoverzicht moet volledig zijn. Zowel de papieren archiefbestanddelen als de digitale archiefbestanddelen, alsmede archiefbestanddelen op andere dragers moeten hierin opgenomen zijn.
  • Een bestandsoverzicht moet actueel zijn. Nieuw gevormde archiefbestanddelen moeten bij hun ontstaan aan het overzicht worden toegevoegd.
  • De werkarchieven moeten deel uitmaken van een bestandsoverzicht.
Naar boven

Hoe maak ik een bestandsoverzicht?

Voor het opstellen van een bestandsoverzicht doorloopt u drie stappen:

1.   U inventariseert en beschrijft de archiefbestanddelen,
        inclusief de digitale en de werkarchieven.
2.   U inventariseert en beschrijft de digitale systemen waarin zich
        archiefbescheiden bevinden.
3.     U ordent volgens de ordeningsstructuur de beschrijvingen van de     archiefbestanddelen in een logische samenhang.
 
Link naar het stappenplan

Naar boven
Zoeken

Erfgoedinspectie