Fase 1

Het opstellen en vaststellen van een selectielijst vraagt deskundigheid en tijd. Maar een goede voorbereiding kan u veel energie in de uitvoering besparen.

1. Kom beslagen ten ijs
Verdiep u in de formele eisen zoals die geformuleerd zijn in artikel 5 van de Archiefwet en artikel 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit. Kijk ook naar het overzicht Wettelijke eisen op deze website en de website van de Rijksarchiefdienst/Nationaal Archief  'waardering en selectie'.

2. Zorg voor draagvlak en ondersteuning Stem uw voornemens af met het management van uw organisatie. Het opstellen van een selectielijst is een wettelijk vereiste, en vernietiging van archiefbescheiden is in principe alleen toegestaan op basis van een vastgestelde selectielijst. Tijdige vernietiging van archiefbescheiden is ook in het belang van uw organisatie. Een kleiner archief is immers beter beheersbaar en legt minder beslag op ruimte en personeel. Bovendien stelt de Archiefwet minder strenge eisen aan archiefbescheiden die op termijn vernietigd mogen worden.

3. Zoek samenwerkingDe meeste overheidsorganisaties zoals organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisaties zijn niet uniek en behoren vaak tot een cluster omdat ze vergelijkbare taken uitoefenen of dezelfde wettelijke grondslag hebben. Een voorbeeld van zo'n cluster zijn de Kamers van Koophandel. Zij voeren taken uit die op dezelfde wet zijn gebaseerd en kunnen dus gezamenlijk één selectielijst maken. Probeer met uw zusterorganisaties tot een gezamenlijke aanpak te komen.

4. Doe het werk van anderen niet over
In de praktijk maken de meeste overheidsorganisaties selectielijsten volgens de methode 'institutioneel onderzoek'. Deze methode is ontwikkeld in het kader van het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT). Dit project beschrijft de beleids- en werkprocessen van de diverse overheidsorganen op een bepaald terrein. Voor de ministeries worden ongeveer 150 beleidsterreinen onderzocht. De 'Rapporten Institutioneel Onderzoek' (RIO's) worden gepubliceerd. 

Misschien is uw organisatie, zonder dat u het wist, al meegenomen in de beschrijving van het beleidsterrein waarop u actief bent. Bijvoorbeeld omdat de taken van uw organisatie vroeger door het ministerie zelf werden uitgevoerd. Wij raden u aan om bij het ministerie dat verantwoordelijk is voor uw beleidsterrein na te vragen, of dit nog onderzoeken en selectielijsten onder handen heeft die voor uw organisatie relevant zijn.

Een aantal RIO's beschrijft handelingen die door (vrijwel) alle overheidsorganen worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld op het gebied van overheidsfinanciën, voorlichting en personeelszaken. Deze rapporten kunnen handig zijn bij het opstellen van de selectielijst voor uw eigen organisatie. Een overzicht van gepubliceerde en binnenkort te verschijnen RIO's vindt u op de website van de Rijksarchiefdienst/Nationaal Archief.  Hier kunt u ook de gepubliceerde rapporten bestellen. Ook kunt u informatie vinden in de Staatscourant en op de Handelingenbank.

Fase 2

Op basis van de tips 1 tot en met 4 kunt u een redelijke inschatting maken van de inspanningen die uw organisatie moet doen om een selectielijst op te stellen. Onze tips voor de tweede fase:

5. Maak een projectplan en laat dit vaststellen

• Afhankelijk van de omvang van uw organisatie kunt u een projectgroep of werkgroep instellen. Het verdient aanbeveling in ieder geval iemand van de documentaire informatievoorziening en een jurist bij het opstellen van de lijst te betrekken. Maar vergeet ook de medewerkers die straks met de lijst moeten gaan werken niet!
• Stel een projectplan op en neem in dit projectplan ook de eisen op die het Nationaal Archief stelt bij de toetsing van de selectielijst en het onderliggende RIO. Het is verstandig ook met uw contactpersoon van het Nationaal Archief contact op te nemen. Deze kan eventuele vragen van uw kant beantwoorden, en kan in de eigen planning rekening houden met uw voornemen om een conceptselectielijst te gaan indienen.
• Zorg ervoor dat het projectplan uiteindelijk wordt vastgesteld door het management van uw organisatie. Zo verzekert u zich van de benodigde bevoegdheden en middelen voor de uitvoering van het proces.

Fase 3

Als u een conceptversie van de selectielijst klaar heeft, dan kunt u contact opnemen met de Rijksarchiefdienst/Nationaal Archief. Zij coördineert het traject tot vaststelling van de selectielijst. De procedure voor het opstellen van een selectielijst is vastgelegd in de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 (artikel 5 en 9 Aw 1995, artikel 2-5 Ab 1995). Een zorgvuldige procedure is nodig om tot een goede belangenafweging te komen van wat we uiteindelijk willen bewaren.
Dit traject verloopt in vier fasen.

Driehoeksoverleg
Als eerste vindt er een zogenaamd 'driehoeksoverleg' plaats. Aan dit overleg neemt een vertegenwoordiger van de Algemene Rijksarchivaris deel, naast medewerkers van uw eigen organisatie. Dit kunnen beleidsdeskundigen en deskundigen op het gebied van het archiefbeheer zijn. Aan het overleg neemt ook, op uitnodiging van het Nationaal Archief,  een deskundige deel die met name de historische waarde van de archiefbescheiden toetst. 

De deelnemers aan het driehoeksoverleg stellen vast welke stukken voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Deze stukken brengt uw organisatie uiteindelijk over naar een archiefbewaarplaats (bijvoorbeeld het Nationaal Archief in Den Haag). 

Ter inzage Nadat het driehoeksoverleg is afgerond, komt de conceptlijst gedurende zes weken ter inzage:

• op de website van het Nationaal Archief ;
• op de website van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
• bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief.

Iedere burger kan de lijst inzien en eventueel van commentaar voorzien.

Advies Raad voor Cultuur
Tegelijkertijd gaat uw conceptselectielijst naar de Raad voor Cultuur. Deze Raad brengt binnen acht weken een  advies uit. Dit advies kan ertoe leiden dat het concept wordt aangepast.

Vaststelling Vervolgens stelt de minister van Cultuur de selectielijst formeel vast. Voor de lijsten van de ministeries gebeurt dat in overleg met de verantwoordelijke minister. Het vaststellingsbesluit en de selectielijst worden in de Staatscourant gepubliceerd. Pas vanaf dat moment biedt de selectielijst de grondslag voor vernietiging van uw archiefbescheiden.Selectielijsten van de Hoge Colleges van Staat worden vastgesteld door de minister van Cultuur, nadat hierover overeenstemming is bereikt met de betreffende zorgdragers.Selectielijsten van overige zorgdragers worden zonder meer vastgesteld door de minister van Cultuur.

6. Denk vast na over invoering van de selectielijst in de organisatie.
Het traject van het opstellen en vaststellen van een selectielijst neemt behoorlijk wat tijd in beslag. Dit opstellen van de lijst kost al gauw een half jaar. Vervolgens moet u rekening houden met een doorlooptijd van 22 tot 26 weken voor de formele advies- en vaststellingsprocedure. In deze periode kunt u de organisatie voorbereiden op de invoering van de selectielijst. We geven hiervoor een paar suggesties.

• Betrek zowel de organisatieonderdelen die in de praktijk het archiefbeheer uitvoeren als het (eind)verantwoordelijk management bij de invoering van de selectielijst. 
• Regel verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij de selectie en vernietiging van archiefbescheiden eenduidig, bij voorkeur in de beheersregels. 
• Maak regels, procedures en de selectielijst tijdig en goed bekend binnen de organisatie en zorg voor één aanspreekpunt.
• Kijk of het praktisch is om de selectielijst 'op te delen' per organisatieonderdeel. U kunt er eventueel voor kiezen de selectielijst te 'vertalen' naar concretere lijsten voor de verschillende organisatieonderdelen. Let hierbij wel op dat deze lijsten moeten verwijzen naar categorieën in de selectielijst en geen eigen leven mogen gaan leiden!
• Zorg ervoor dat het overzicht van wat er vernietigd wordt en op welke plaatsen in de organisatie dat gebeurt, actueel blijft. Houd daarom ontwikkelingen in de taakuitoefening en de informatievoorziening van uw organisatie goed in de gaten. Zo voorkomt u dat u (en het verantwoordelijk management!) in de toekomst voor verrassingen komt te staan.