Selectiebeleid

Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT)

Sinds 1991 stellen ministeries hun selectielijsten volgens een speciale methode op. Deze methode is ontwikkeld in het kader van het Project Invoering Verkorting Overbrengings Termijn (PIVOT). We spreken daarom van de PIVOT-methode. PIVOT is een samenwerkingverband van de Rijksarchiefdienst en de ministeries dat in 1991 startte. Doel van het project was om de grote achterstanden in bewerking en overbrenging van archieven in te lopen. Dat kon alleen door een nieuwe selectiemethode te ontwikkelen.

Voor het project zijn de activiteiten van de ministeries eerst onderverdeeld in ruim 150 beleidsterreinen. Vervolgens zijn en worden er nog steeds institutionele onderzoeken uitgevoerd. Dat betekent dat per beleidsterrein de activiteiten worden beschreven in zogenaamde handelingen. Van elk onderzoek van een beleidsterrein verschijnt een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO).

Het RIO vormt daarna de basis voor de selectielijst van het betrokken ministerie of ander betrokken overheidsorgaan. Aan elke handeling wordt een bewaartermijn gekoppeld. Zodra dat gebeurd is, heet de selectielijst een Basis Selectie Document (BSD). Vervolgens stelt de zorgdrager het document of onderdelen ervan vast als selectielijst. Anders dan de RIO's verschijnen deze documenten niet als publicatie.

PIVOT zou oorspronkelijk in 2001 worden afgerond, maar is nu verlengd in het kader van het project Wegwerken achterstanden archieven.

Wilt u weten of uw organisatie is betrokken bij een institutioneel onderzoek? U kunt dan contact opnemen met de Rijksarchiefdienst/Nationaal Archief.

Een andere manier van selecteren

Het Nationaal Archief heeft vorig jaar een commissie onder leiding van prof.dr. K.J.P.F.M. Jeurgens gevraagd een nieuwe visie en een andere methodiek voor waardering en selectie van archieven te ontwikkelen. Eind 2007 bracht de Commissie Waardering en Selectie (Commissie-Jeurgens) een visierapport uit met de titel: Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven.

Adviezen die in het oog springen:

  • Geef bij acquisitiebeleid een grotere plaats aan de particuliere archieven;
  • Begin met de selectie van de beleidsterreinen en daal vandaar af naar de waardering en selectie van actoren en de processen;
  • Maak generieke (globale) selectielijsten, zoals op provincie- en gemeenteniveau al gebruikelijk is;
  • Geef de zorgdragers een grotere verantwoordelijkheid bij het opstellen van de selectielijsten;

De stuurgroep Informatie op Orde heeft eind 2007 het positieve advies van de algemene rijksarchivaris over het visierapport overgenomen. Met de 'bouwstenen' van het rapport gaat het ministerie in het programma Informatie op Orde een uitvoerbare selectiesystematiek uitwerken. Het project wordt in 2008 uitgevoerd. Dan wordt ook duidelijk in welke opzicht de Archiefwet gewijzigd moet worden.

Zoeken

Erfgoedinspectie