Reorganisaties

Organisatieveranderingen hebben gevolgen voor het archief van de organisatie. In de meeste gevallen komt het tot een overdracht van het gehele archief of een deel ervan. De betrokken organisatie moet voorzieningen treffen voor zo'n archiefoverdracht en vaststellen aan wie het archief wordt overgedragen. De Archiefwet 1995 (artikel 4) schrijft dit voor.

We lichten hieronder drie aspecten van organisatieverandering en archiefbeheer toe:

  • Welke fasen onderscheiden we? 
  • Welke regels zijn van toepassing? 
  • De bestemming van het archief

Welke fasen onderscheiden we?

We onderscheiden drie fasen in het traject van de archiefoverdracht:

In fase 1 bepaalt u welk deel van het archief naar welke archiefbestemming gaat.

In fase 2 treft u voorbereidende maatregelen voor de archiefoverdracht en de eventuele verhuizing. U maakt een plan van aanpak en legt in een regeling of ander document de afspraken met de nieuwe zorgdrager vast. Daarmee zijn de verantwoordelijkheden en regie duidelijk bepaald.

In fase 3 voert u de plannen en afspraken uit, in overleg met de andere partijen. In deze fase wordt het archief van de afgehandelde zaken afgesloten en vindt de feitelijke archiefoverdracht plaats. Eventueel worden er archieven verhuisd.

Welke regels zijn van toepassing?

Voororganisatieveranderingen bij de gehele overheid geldt de Archiefwet 1995. Op de archiefoverdracht bij een organisatieverandering zijn met name de artikelen 4 en 8 van toepassing. Voor ministeries geldt verder het Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie (Staatsblad 1988, 541). Het is de bedoeling dat deze regeling op termijn vervangen wordt door de Aanwijzingen archiefoverdrachten ministeries.

Bij een externe verzelfstandiging moeten de betrokken organisaties zich houden aan de Aanwijzingen inzake zelfstandige bestuursorganen (ZBO's), deze vormen onderdeel (art. 124) van de Aanwijzingen voor de Regelgeving. Deze aanwijzingen zijn van toepassing wanneer de instellingswet van het ZBO een bepaling over de overgang van - onder meer - het archief bevat.

Een andere verplichting geldt voor de archiefbeheersregels, waarover elke overheidsorganisatie moet beschikken. In deze huisregels voor het archiefbeheer moet de organisatie in elk geval regels vastleggen over de procedure die bij een organisatieverandering gevolgd wordt.

De bestemming van het archief

Bij een organisatieverandering krijgt (een deel van) het archief meestal een nieuwe bestemming. Welke bestemming een archief bij welke organisatieverandering krijgt, is maar voor een deel uit de regelgeving op te maken.

Er zijn nog andere aandachtspunten. Als de organisatie een taak overdraagt aan een andere overheidsorganisatie, gaat ook de zorg voor het archief dat op die taak betrekking heeft, over. Het kan gaan om de overdracht van het gehele archief of van een deel daarvan.

Bij een privatisering gelden afwijkende regels. Overheidsarchief wordt in de regel niet vervreemd aan de private sector.

Meer informatie over dit onderwerp kunt u vinden in onze publicaties Organisatieverandering en archiefbeheer: onderzoeksverslag en Organisatieverandering en archiefbeheer: handreikingen voor de praktijk.

Zoeken

Erfgoedinspectie