Wettelijke eisen aan digitale archivering

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid tussen papieren en digitale archiefbescheiden. Archiefbescheiden moeten in een goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden, tot het moment dat zij op grond van een vastgestelde selectielijst vernietigd kunnen worden of overgebracht naar een archiefbewaarplaats voor blijvende bewaring. Dat geldt dus ook voor digitale archiefbescheiden.

Wettelijke eisen voor blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden

Als digitale archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen, dan gelden er extra regels. De Archiefregeling bevat - naast algemene regels - speciale eisen voor het beheer van digitale bestanden. Om u een idee te geven van de extra eisen aan digitale archiefbescheiden, geven we een aantal voorbeelden:

• Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Dan vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat. (Artikel 26 Archiefregeling)
• Archiefbescheiden op CD-ROM's moet u overzetten op nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat of niet meer leesbaar zal zijn. Dit gevaar ontstaat als de materialen niet duurzaam zijn, maar ook als de bijbehorende apparatuur in onbruik raakt (Artikel 14 Archiefregeling)
• U bent verplicht van de digitale archiefbescheiden bepaalde gegevens vast te leggen, zoals a) de oorspronkelijke technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan en; b) de actuele technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan, zodanig dat reproductie ervan te allen tijde mogelijk is. (Artikel 24 Archiefregeling).

Het is belangrijk te beseffen dat het bewaren van digitale archiefbescheiden niet alleen een technische kant heeft. De archiefbescheiden moeten goed toegankelijk en terug te vinden zijn, anders heeft het duurzaam bewaren geen zin. Het beheren en bewaren van digitale archiefbescheiden raakt dan ook alle haarvatten van de informatiehuishouding van een organisatie.

Zoeken

Erfgoedinspectie