Wat zijn digitale archiefbescheiden

Er bestaat veel verwarring over de reikwijdte en inhoud van het begrip (digitale) archiefbescheiden.
De Archiefwet definieert archiefbescheiden als bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. In het kort komt het hier op neer: Elke organisatie voert een aantal taken uit. De procesgebonden informatie - ofwel archiefbescheiden -, die de organisatie hierbij vormt, vormt het archief. Het maakt hierbij geen verschil of de archiefbescheiden van papier of digitaal zijn.

Vaak beschouwt een organisatie alleen de archiefbescheiden die in een postregistratiesysteem zijn ingeschreven als het archief. Maar meestal bevat de inhoud van een persoonlijke schijf, de e-mail of een bedrijfsapplicatie ook informatie die nodig is voor een medewerker om zijn werk goed te kunnen doen en verantwoording af te leggen. De kern is dat informatie - of het nu om interne digitale documenten, e-mail, informatie in databases of op websites - tot het archief behoort, als het informatie is die een organisatie vormt bij de uitvoering van haar werkprocessen.

Verschijningsvormen van digitaal archief

Digitale archiefbescheiden kennen we op dit moment in verschillende verschijningsvormen zoals bijvoorbeeld:

  • Gedigitaliseerde (gescande) documenten

En archiefbescheiden die 'digital born' zijn, zoals bijvoorbeeld:

  • Word en Excel-documenten
  • Informatie in bedrijfsapplicaties en databases
  • E-mail
  • Informatie op websites
  • Mobiel berichtenverkeer
  • Werkgerelateerde informatie op blackberry's
  • Digitale fotografie
  • Informatie gevormd bij ketenvragen

Papieren en digitaal archief naast elkaar

Op dit moment vormen bijna alle overheidsorganisaties digitale en papieren archiefbescheiden nog naast elkaar. Er is informatie die uitsluitend digitaal óf uitsluitend op papier voorkomt, maar de meeste archiefbescheiden worden in beide vormen beheerd en bewaard. Het is in deze situatie van groot belang dat een organisatie grip krijgt op de plaatsen waar zich de formele (digitale) archiefbescheiden bevinden, zodat verantwoordelijk beheer en volledigheid gewaarborgd zijn. Formele archiefbescheiden zijn bescheiden die een organisatie heeft aangewezen als archief. Dat is bijvoorbeeld voor e-mail in een groot aantal organisaties nog de papieren afdruk van het digitale origineel bij gebrek aan mogelijkheid voor digitale archivering. Het bestandsoverzicht is bij het inventariseren van het formele archief van grote waarde. Het is daarbij noodzakelijk dat u ook kijkt naar de werkarchieven, gezamenlijke en persoonlijke schijven en de bedrijfsapplicaties omdat zich daarin ook archiefbescheiden kunnen bevinden waarop de Archiefwet van toepassing is.

Digitaal werken

Er zijn inmiddels ook al organisaties die min of meer volledig digitaal werken. Voor het beheer van archiefbescheiden gebruiken zij onder meer Document Management Systemen/Record Management Applicaties (DMS/RMA). In deze applicaties bevinden zich nog toe alleen de archiefbescheiden die gemaakt worden in de kantoorautomatiseringapplicaties en mogelijk de e-mail berichten. De Archiefwet is van toepassing op de archiefbescheiden in deze applicaties. Overheidsorganisaties beheren en bewaren daarnaast ook informatie in bedrijfsapplicaties. Denkt u daarbij aan databases voor de financiële - en personeelsadministratie maar ook aan speciale toepassingen voor geo-informatie, persoons-, paspoort- en rijbewijsregisters, basisadministraties etc. Medewerkers van overheidsorganisaties beseffen vaak niet dat zij voor de archiefbescheiden in deze applicaties ook gehouden zijn aan de archiefwet- en regelgeving.

Zoeken

Erfgoedinspectie