- Home
- ›Archieven
- ›Uw archiefbeheer
- ›Digitaal
- › Digitaliseren en vervangen
Digitaliseren en vervangen
Op dit moment zijn veel overheidsorganisaties begonnen met het digitaliseren (scannen) van papieren archiefbescheiden. De vraag die dan vaak wordt gesteld is: 'Mogen wij de oorspronkelijke papieren stukken vernietigen als wij de stukken gescand en digitaal opgeslagen hebben?' Er is in dat geval sprake van 'vervanging' (Archiefwet 1995, artikel 7). De Archiefwet omschrijft vervanging namelijk als de bevoegdheid van de zorgdrager om archiefbescheiden te vervangen door reproducties, waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd. Een scan is een reproductie. De reproductie moet tenminste gelijkwaardig zijn aan het origineel.
De Archiefwet stelt kwaliteitseisen bij vervanging. Het Archiefbesluit bepaalt dat de gegevens uit de oorspronkelijke archiefbescheiden juist en volledig moeten worden weergegeven (Archiefbesluit 1995 artikel 6 lid 1). Bij vervanging worden de reproducties archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet en moeten daarom voldoen aan alle eisen die de Archiefwet stelt. Zo moet u ze in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren.
Voor vervanging van archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen heeft u een machtiging nodig van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Alleen archiefbescheiden die in een selectielijst als vernietigbaar zijn aangemerkt, mag u vervangen zonder zo'n machtiging. Een machtiging tot vervanging is tegelijkertijd een machtiging tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden. Een verzoek om machtiging tot vervanging dient u in bij het Nationaal Archief. De eisen die het Nationaal Archief stelt zijn vervat in de 'Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden'. Deze beleidsregel heeft overigens alleen betrekking op het toekomstgericht, structureel digitaliseren. Meer over de eisen die de Archiefwet en het Nationaal Archief aan vervanging stellen vindt u op onze webpagina's over vervanging.
Alle vormen van vervanging, dus ook van vernietigbare bescheiden, moeten in een besluit van de zorgdrager zijn vastgelegd. Van de vervanging moet u vervolgens een verklaring opmaken (Archiefbesluit 1995 artikel 8). Daarin moet ten minste worden gespecificeerd welke archiefbescheiden zijn vervangen, op grond waarvan en op welke manier. Deze verklaring moet bewaard worden.
Denkt u er bij vervanging aan dat digitale stukken niet per se dezelfde juridische bewijskracht hebben als de oorspronkelijke stukken. Win daarom altijd juridisch advies in.
