Welke eisen stelt de wet aan overbrenging

De Archiefwet en het Archiefbesluit stellen de volgende eisen aan overbrenging (artikelen 12-17 en 45 Archiefwet 1995 en artikel 9-10 Archiefbesluit 1995).

  1. De zorgdrager moet archiefbescheiden die niet vernietigd mogen worden, na twintig jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Alleen in bijzondere gevallen mogen archiefbescheiden eerder of later worden overgebracht.
  2. Overbrenging moet regelmatig plaatsvinden. Minimaal eenmaal per tien jaar moeten er archiefbescheiden worden overgedragen.
  3. Organisaties van de centrale overheid moeten hun archiefbescheiden overbrengen naar een Rijksarchief. Als de functies van een organisatie zich over het hele land uitstrekken, moet het archief worden overgebracht naar het Nationaal Archief in Den Haag. In alle andere gevallen moet het archief naar een van de twaalf Rijksarchieven in de provinciehoofdsteden.
  4. De zorgdrager moet over de overbrenging tijdig overleggen met het betreffende Rijksarchief.
  5. Bij overbrenging kan de zorgdrager beperkingen aan de openbaarheid stellen. Maar dat mag alleen voor een beperkte termijn en in bijzondere gevallen. Namelijk: 
    -  de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer
    -  het belang van de Staat en zijn bondgenoten
    -  het voorkomen van onevenredige benadeling of bevoordeling van betrokkenen of van derden.

Voordat de zorgdrager beperkingen mag stellen, moet hij eerst advies inwinnen bij het Rijksarchief waar de archiefbescheiden naar worden overgebracht.

  1. Het archief moet in goede, geordende en toegankelijke staat zijn. De Rijksarchiefdienst heeft deze wettelijke eisen vertaald in een aantal normen, die bij overbrenging worden gehanteerd.
  2. De zorgdrager moet samen met de Rijksarchiefdienst een verklaring van overbrenging opstellen. Die moet tenminste een specificatie van de archiefbescheiden bevatten. Een eventueel besluit over beperkte openbaarheid moet worden bijgevoegd.
Zoeken

Erfgoedinspectie