- Home
- ›Archieven
- ›Uw archiefbeheer
- ›Bewerking en overbrenging
- › Wat is bewerking
Wat is bewerking
Onder bewerking verstaan we hier alle werkzaamheden aan een archief om het in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen voorafgaand aan de overbrenging naar een archiefbewaarplaats.
Wat is bewerking
Bij archieven met papier als gegevensdrager kunt u aan verschillende activiteiten denken. In de eerste plaats gaat het om het selecteren en vernietigen van die delen van het archief die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen. De blijvend te bewaren bescheiden moeten geordend en in een inventaris beschreven worden. Het geheel moet materieel aan een aantal eisen voldoen. Bescheiden die niet in een goede staat verkeren, moeten worden hersteld of op een andere drager worden gezet. De eisen vindt u terug in de Archiefwet (artikelen 3 en 12), het Archiefbesluit (artikelen 9 t/m 13) en -meer specifiek- in de Archiefregeling.
In de regel vindt overbrenging plaats na twintig jaar. Veel onderdelen van de bewerking worden al veel eerder uitgevoerd. Selectie en vernietiging is een jaarlijks terugkerende activiteit, zodat bescheiden direct na het verstrijken van hun bewaartermijn vernietigd worden. Blijvend te bewaren bescheiden moeten al in een vroeg stadium in zuurvrije mappen en dozen worden bewaard die voldoen aan de ICN kwaliteitseisen - en bovendien in een speciale archiefruimte worden geplaatst. In voorkomende gevallen kunt u overwegen de bewerking uit te besteden. Bij digitale archieven zal ook een aantal voorbereidende werkzaamheden moeten worden verricht, voordat u kunt gaan overbrengen. Ook hier gelden de eisen uit de archiefwetgeving, en dan specifiek de eisen genoemd in de Archiefregeling (artikelen 21 t/m 26).
Bij digitale archieven ziet de 'bewerking' voorafgaande aan overbrenging er heel anders uit dan bij papieren archieven. In elk geval is de zorgdrager verplicht om van elk van de digitale archiefbescheiden de functionele eisen vast te leggen. Welke verdere maatregelen, voorafgaande aan overbrenging genomen moeten worden, zal van geval tot geval kunnen verschillen.
Het is verstandig (en voorgeschreven) om tijdig contact op te nemen met de archiefdienst waarnaar u uw archief gaat overbrengen. De archiefdienst kan u precies aangeven aan welke eisen het archief bij overbrenging moet voldoen. Samen maakt u afspraken over de werkzaamheden, die voorafgaande aan de overbrenging moeten worden uitgevoerd. Daarmee komt u niet op het laatste moment voor verrassingen te staan. Raadpleeg ook de website van de Rijksarchiefdienst/Nationaal Archief.
