Archiefruimten

De Archiefwet 1995 stelt regels en voorschriften aan de bouw en verbouwing van de ruimten waarin archieven bewaard worden. Voor archiefbescheiden die op termijn vernietigd worden, gelden slechts enkele algemene eisen. De bewaring van archiefbescheiden die, zoals aangewezen in een geldige selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen, moet aan hogere kwaliteitseisen voldoen. Deze bescheiden moeten ook in speciale ruimten worden bewaard.

De Archiefregeling en Archiefruimten

Na twintig jaar worden archiefbescheiden die blijvend bewaard moeten worden, overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Zolang dat nog niet is gebeurd, moet u deze bescheiden in een speciaal daartoe ingerichte archiefruimte bewaren. Voor deze archiefruimte gelden een aantal eisen. De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling. (artikelen 27 tot en met 46 en de overgangs- en slotbepalingen)

Checklist archiefruimten

De Erfgoedinspectie heeft op grond van de Archiefregeling een checklist gemaakt voor het toetsen van archiefruimten. Deze checklist dient als inspectie-instrument voor de Erfgoedinspectie maar kan ook door zorgdragers worden gebruikt om zelf na te gaan in hoeverre hun archiefruimte voldoet en welke aanpassingen er gedaan moeten worden. In de checklist zijn de voorschriften systematisch gerangschikt op onderwerp. Achtereenvolgens komen aan de orde:

  • Beheer
  • Bouwkundige voorzieningen
  • Maatregelen tegen schade door brand
  • Maatregelen tegen schade door vervuiling en verval
  • Maatregelen tegen schade door water
  • Maatregelen tegen onbevoegde betreding van de archiefruimte en tegen ontvreemding van archiefbescheiden

Daar waar mogelijk is bij het voorschrift ook de bijbehorende toelichting in de checklist opgenomen.

Externe plaatsing van Archieven

Sinds een aantal jaren bieden commerciële bedrijven archiefruimte aan voor een tijdelijke huisvesting van te vernietigen en blijvend te bewaren archieven. Als een overheidsorganisatie de opslag van het archief wil uitbesteden, moet deze wel rekening houden met een aantal zaken. Zie ook: Waar moet ik rekening mee houden bij het uit huis plaatsen van archieven?

Zoeken

Erfgoedinspectie