Wat neem ik op in de regels

Archiefbeheersregels regelen 'de feitelijke werkzaamheden die tot doel hebben archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren'. We hebben al vastgesteld dat de wetgever dat niet nader heeft omschreven. Maar bij een goede, geordende en toegankelijke staat kan iedereen zich wel iets voorstellen. U regelt dat de archiefbescheiden tijdig in zuurvrije dozen worden verpakt, dat goede dossiervorming plaatsvindt en dat de apparatuur en programmatuur waarmee (digitale) archiefbescheiden gelezen worden ook beschikbaar blijft.

Maar er zijn nog meer voorwaarden voor de 'goede, geordende en toegankelijke staat' van archiefbescheiden. Denk aan vernietiging van archiefbescheiden, het onderhoud van de archiefruimte, het (bij)scholen van archiefmedewerkers en het vastleggen van verantwoordelijkheden. Goede archiefbeheersregels leggen daarnaast niet alleen het beheer zelf vast, maar ook het bijbehorende beleid.

Welke onderwerpen u precies vastlegt in de beheersregels, hangt af van de aard en omvang van uw organisatie. De Erfgoedinspectie heeft een zo compleet mogelijk overzicht opgesteld van deze onderwerpen. U vindt dit overzicht in de Handleiding archiefbeheersregels voor publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen (zbo's) en organen van de publiekrechtelijke beroeps- en bedrijfsorganisatie (pbo-organen) met bijbehorende toelichting en in de bijbehorende checklist met een toelichting.