- Home
- ›Archieven
- ›Uw archiefbeheer
- ›Archiefbeheersregels
- › Voorbeeld archiefbeheersregeling
Voorbeeld archiefbeheersregeling
Als u bezig bent met het opstellen van een archiefbeheersregeling, dan is het handig om over een voorbeeld te beschikken dat voldoet aan de eisen. We geven hier het voorbeeld van de beheersregeling van de Centrale organisatie Werk en Inkomen (CWI), voorzien van ons oordeel.
Informatie over de organisatie
De CWI is een zelfstandig bestuursorgaan met een publiekrechtelijke organisatievorm. De organisatie heeft ongeveer 130 vestigingen. De Archiefwet 1995 is van toepassing op het totale archief van de CWI.
Informatie over de regeling
De Regeling archiefbeheer Centrale organisatie Werk en Inkomen is gepubliceerd in de Staatscourant 2003, nummer 124.
Kort oordeel over de beheersregeling
De Erfgoedinspectie heeft de regeling van de CWI in 2003 getoetst aan de eisen die we in de Handleiding archiefbeheersregels voor ZBO's en PBO-organen gesteld hebben.
Wij vinden dat de CWI-regeling goed is gestructureerd en zorgvuldig is opgesteld. Naar ons oordeel is de verantwoordelijkheid voor en de uitvoering van de archiefbeheerstaken in het algemeen duidelijk omschreven. De regeling is volledig, omdat alle beheersaspecten aandacht hebben gekregen. De toelichting is helder en geeft aan dat de materie goed doordacht is. Bijzonder is dat de regeling een paragraaf over het beheer van digitale informatie bevat. Dat hebben we nog bij vrijwel geen enkele andere overheidsorganisatie gezien.
Op enkele punten is de CWI-regeling voor verbetering vatbaar. We geven hier drie aanbevelingen. Daarmee kunnen organisaties die zich bij het opstellen van hun eigen beheersregels door deze beheersregeling laten inspireren, rekening houden.
- Terecht besteedt
de regeling aandacht aan de verantwoordelijkheden van de hoofden van de
beheerseenheden. Toch is de regeling naar onze indruk niet helemaal
compleet en niet overal duidelijk. Bij een vergelijking van het
organisatiebesluit CWI (Staatscourant. 2002, 196) met de
beheersregeling krijgen wij het idee dat niet alle beheerseenheden
opgenomen zijn. Bovendien vinden we dat de verantwoordelijkheid van de
systeemeigenaren niet duidelijk zijn toegelicht. Zijn deze
systeemeigenaren anderen dan de leidinggevenden van de beheerseenheden?
Wij bevelen het CWI aan de organisatieregeling en de archiefbeheersregeling zorgvuldiger op elkaar af te stemmen. Verder zou de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatiesystemen en vooral van de kantoorautomatiseringssystemen beter geregeld moeten worden. - In artikel 10 kunnen de twee bepalingen over overdracht (lid 6 en 7) beter verplaatst worden naar artikel 14 (reorganisatie). Overigens vinden we de voorschriften over overdracht wat mager. Een grote organisatie als de CWI maakt immers vaak ingrijpende interne en externe organisatieveranderingen door. Verder verdient het aanbeveling om meer aandacht te besteden aan de overdracht van het semi-statisch archief.
- Artikelen 8 en 21 (ordening en bewaring en structuurplan documentaire informatievoorziening) gaan over hetzelfde onderwerp. Het is daarom aan te bevelen deze artikelen te integreren.
