Hoe stel ik archiefbeheersregels op?

Archiefbeheersregels moeten bij de gehele organisatie bekend zijn en door iedereen nageleefd worden. Daarom is het niet verstandig dat slechts een klein groepje medewerkers zich met het opstellen van de regels bezighoudt. Want als de regels daarna ingevoerd worden, loopt u het risico dat niet iedereen zich kan vinden in de inhoud van die regels, of dat de regels direct in een la verdwijnen. Het afbreukrisico is dan groot. Zorg bij het opstellen van archiefbeheersregels daarom voor voldoende draagvlak.
Zorg eerst voor een duidelijke opdracht van het bestuur van uw organisatie voordat u aan de slag gaat. Op die manier is ook de archiefwettelijke zorgdrager betrokken bij de regeling. Het draagvlak kunt u realiseren door een werkgroep samen te stellen waarin beleids- en ondersteunende medewerkers van verschillende afdelingen een plaats hebben. Daarnaast is het ook aan te bevelen juridische experts bij het werk te betrekken.
Nadat uw organisatie de archiefbeheersregels heeft vastgesteld, komt het erop aan dat de regels aan alle medewerkers worden uitgelegd. Alleen dan kunnen de regels daadwerkelijk nageleefd worden. 

Tips voor het maken van archiefbeheersregels

Deze tips helpen u bij het opstellen van de archiefbeheersregels. Ze verwijzen naar andere instrumenten van de Erfgoedinspectie die eveneens van pas kunnen komen.

Tip - Moet u wel archiefbeheersregels vaststellen?    
Publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen (ZBO's) zonder eigen rechtspersoonlijkheid vallen voor hun beheer onder de verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke minister. Ze zijn daardoor geen zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995 en hoeven daarom geen eigen beheersregels vast te stellen. Zie ook ons rapport over ZBO's en organen van de publiekrechtelijke beroeps- en bedrijfsorganisatie (PBO-organen) .

Tip - Maak gebruik van de handleiding archiefbeheersregels voor zbo's en pbo-organen.    
Zie onze Handleiding archiefbeheersregels voor zbo's en pbo-organen . De handleiding bevat in hoofdstuk 2 een 25-stappenplan. De handleiding geeft verder in de bijbehorende checklist aan welke onderwerpen op welke wijze geregeld kunnen worden.

Tip - Maak van het opstellen van de beheersregels een project met een projectverantwoordelijke.    
Vraag commitment van uw management. Schakel de verschillende partijen/expertises bij het project in: juridische expertise, automatisering, personeelszaken.

Tip - Zet een structuur op voor de beheersregeling en de al aanwezige of nog te ontwikkelen documenten die de regeling nader uitwerken, zoals procedures, instructies.    
Beslis of u een 'magere' regeling wilt of een 'dikke' regeling. In het eerste geval werkt u de regeling verder uit in bijlagen of in andere documenten, die een sterk praktische inslag kunnen hebben. In het tweede geval maakt u een vrij gedetailleerde regeling. Voor een 'magere' regeling zie bijvoorbeeld de beheersregeling van Volksgezondheid,Welzijn en Sport (VWS) in Staatscourant 1999, 248 Zie ook het model archiefbeheersregeling en het Informatieblad archiefbeheersregels .

Tip - Doe niet alles in één keer: een structuur opzetten (zie hierboven) betekent ook dat u een programma maakt voor de vervolgdocumenten die u nog moet maken of moet inpassen (als deze nog bruikbaar zijn).    
Vele organisaties bundelen hun beheersregeling met andere documenten op het gebied van de documentaire informatievoorziening. Bijvoorbeeld in een documentair structuurplan (DSP) of in een handboek informatievoorziening. Zie bijvoorbeeld ministerie van Verkeer en Waterstaat, Handboek documentaire informatievoorziening Verkeer en Waterstaat (1998).

Tip - Laat u inspireren door andere archiefbeheersregels, bij voorkeur van een vergelijkbare organisatie.    
Zie het overzicht van gepubliceerde archiefbeheersregels en het voorbeeld van een archiefbeheersregeling van de Centrum voor Werk en Inkomen (CWI). In Archiefbeheersregels rijk. Deelrapport 3: kwaliteit en inhoud heeft de inspectie een oordeel uitgesproken over de kwaliteit van de beheersregels bij de ministeries en de Hoge Colleges van Staat.

Tip - Beheersregels klaar, en dan? Voorschriften moeten in praktijk omgezet worden. Zoals voorschriften ook regelmatig aan de praktijk getoetst en aangepast moeten worden. Dossiereigenaren, systeembeheerders, applicatiebeheerders, secretariaten en informatiespecialisten moeten weten hoe zij de procesgebonden informatie moeten beheren en wat zij moeten nalaten. Neem daarom een aantal uitvoeringsmaatregelen.    
Zie stap 24 van het 25-stappenplan in de Handleiding archiefbeheersregels voor zbo's en pbo-organen . Als het goed is hebt u bovendien in de beheersregeling een of meer voorschriften opgenomen over het auditen van de regels. Hierdoor kan het bestuur nagaan of de regeling op de werkvloer wordt uitgevoerd en met welke kwaliteit. Stel tenslotte een plan van aanpak op voor het opstellen van nadere regelingen (richtlijnen), procedures, selectielijsten, kortom alle instrumenten die in de beheersregeling genoemd worden, maar er nog niet zijn. Laat dit plan accorderen door het management.

Zoeken

Erfgoedinspectie