Beheersregels

Beheersregels regelen binnen uw organisatie het beheer van archiefbescheiden. Deze regels gaan ten minste over de verantwoordelijkheid voor de wettelijke beheerstaken. Hieronder vallen registratie en ordening, selectie en vernietiging, raadpleging en overbrenging van archiefbescheiden. De beheersregels zijn vastgelegd in een document.

In de Archiefwet 1995 is het beheer van archieven op hoofdlijnen geregeld. Overheidsorganisaties zijn verplicht om zelf gedetailleerde regels voor het archiefbeheer in de praktijk op te stellen.

Waarom moet u archiefbeheersregels opstellen?

Beheersregels zijn onmisbaar voor een verantwoord archiefbeheer. Uw organisatie heeft ze nodig:

Om te weten welke taken uw organisatie heeft bij het archiefbeheer.
Om intern vast te leggen hoe de taken voor het archiefbeheer worden uitgevoerd en optimaal op elkaar zijn afgestemd.
Om te weten wie er binnen uw organisatie belast zijn met de aansturing en de uitvoering van het archiefbeheer.

De wettelijke grondslag voor de verplichting beheersregels op te stellen is artikel 14 van het Archiefbesluit.

Welke minimumeisen gelden voor archiefbeheersregels?

In de beheersregels moeten alle verantwoordelijkheden rond het archiefbeheer archiefbeheer zijn vastgelegd.
De beheersregels zijn van toepassing op alle onderdelen van de organisatie, inclusief zelfstandige organisatieonderdelen zoals agentschappen, buitendiensten en regiokantoren.
De beheersregels zijn voorzien van een toelichting.
De beheersregels moeten worden aangepast bij veranderingen in de organisatie.

Hoe moet uw organisatie archiefbeheersregels opstellen?

De Archiefwet stelt eisen aan het beheer van archiefbescheiden, maar schrijft niet in detail voor hoe beheersregels eruit moeten zien. De Erfgoedinspectie heeft daarom een aantal hulpmiddelen ontwikkeld die u kunt gebruiken voor het opstellen van beheersregels. De tips helpen u op weg.

Hier vindt u verdere links naar een informatieblad met nadere toelichting, een handleiding en een aantal voorbeeld-beheersregels van andere organisaties. Wilt u een beeld krijgen van hoe u voorschriften in beheersregels kunt opnemen, klik dan hier.