Nieuwsbrief Archieven, november 2010

Nummer 52, november 2010

Hierbij ontvangt u het novembernummer van onze Nieuwsbrief 2010. In dit nummer informeren wij u over de inbreng van de Erfgoedinspectie bij de Archiefvisie, die op dit moment door het ministerie van OCW (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) wordt opgesteld. Daarnaast staan we stil bij ons onderzoek naar de diefstal van archiefstukken, geven wij u onze indrukken van de Ketelaarlezing 2010 en informeren wij u over de nieuwe papiervernietiger voor het Rijk. We sluiten af met de gebruikelijke ontwikkelingen en nieuwtjes op het gebied van de digitale informatiehuishouding en we geven een antwoord op een veel gestelde vraag over het kwijtraken van diploma’s.

Inhoudsopgave

Nieuws

Nieuws

  • Werken aan de nota Archiefvisie

    De ministeries van BZK (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) en OCW (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) werken momenteel in nauw overleg aan visies op de modernisering van de informatiehuishouding en van de archiefsector.

    Verbindende elementen zijn de digitalisering, de grotere rol van de burger als gebruiker van overheidsinformatie, openbaarheid van informatie en gemeenschappelijke diensten. De aanvankelijke planning dat er eind 2010 een visienota voor de Tweede Kamer zou liggen, wordt niet gehaald. De Archiefvisie wordt in het voorjaar aangeboden.

    De Erfgoedinspectie schrijft niet mee aan de Archiefvisie maar is wel betrokken bij het opstellen ervan. Ze is vertegenwoordigd in de klankbordgroep en overlegt daarnaast met de beleidsdirectie van OCW over strekking en inhoud van de visienota.

    De Erfgoedinspectie vindt dat de vier thema's van de OCW-visie in wording de problemen, belangen en functies van de overheidsinformatie goed dekken. Die thema's zijn: openbaarheid en toegankelijkheid, selectiviteit en representativiteit, duurzaamheid en ten slotte eenheid in het bestel. De Erfgoedinspectie heeft in een notitie extra aandacht gevraagd voor de volgende hoofdzaken:
     1. Beleid en wet moeten toekomstgericht zijn, waarbij een digitale informatiehuishouding het vertrekpunt voor nieuw beleid en een modernere regelgeving is. Eigenaarschap en beheer van digitale informatieketens, gebruik van architectuurprincipes en -modellen bij de inrichting van de informatiehuishouding èn een adequate ondersteuning bij het dagelijks werken met digitale systemen zijn onderwerpen die volgens de Erfgoedinspectie in wet en beleid verankerd zouden moeten worden.
    2. De gebruiker (of deze nu ambtenaar is of burger), moet op een betrouwbare informatiehuishouding aankunnen. Een betrouwbare informatiehuishouding kan volgens de Erfgoedinspectie niet anders bereikt worden dan via de in- en uitvoering van een sinds kort wettelijk voorgeschreven kwaliteitssysteem. Dat betekent dat organisaties kwaliteitscriteria moeten vaststellen en de uitvoering daarvan moeten borgen via een stelsel van audit en control. De huidige informatiehuishouding is zozeer 'embedded' in de primaire processen dat deze bijna zelf een primaire proces geworden is. En welke primaire processen zijn tegenwoordig niet ingericht volgens harde kwaliteitseisen?
    3. De toepassing van het begrip 'archiefbescheiden' leidt in de praktijk tot een veelvoud van opvattingen en praktijken. Resultaat hiervan is dat de kwaliteit en volledigheid van de overheidsinformatie gevaar lopen. De Erfgoedinspectie vindt het belangrijk dat dit ernstige risico in de Archiefvisie afdoende wordt aangepakt. Zelf zal de Erfgoedinspectie in 2011 ook een onderzoek naar dit thema doen.
    4. Door de grootschalige privatisering en uitbesteding van overheidstaken is de Archiefwet al snel niet meer van toepassing op de informatie in een publiek-private verhouding. De Erfgoedinspectie vindt daarom dat onderzocht zou moeten worden of het 'publieke belang' niet veel beter als uitgangspunt voor de reikwijdte van de Archiefwet genomen kan worden. Langs die weg zou de Archiefwet ook van toepassing zijn op archief dat bij een beleidsonderzoek of bijvoorbeeld bij het onderhoud van een weg of brug door een bedrijf wordt gevormd.

    De Erfgoedinspectie gaat ervan uit dat de beide ministeries werken aan toekomstgerichte, evenwichtige visies en daaraan op korte termijn een uitvoerbaar programma toevoegen. Daarbij zouden de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en de Archiefwet in een veel nauwere samenhang met elkaar gebracht moeten worden dan nu het geval is. Door bijvoorbeeld in de Wob een openbaar overzicht van de documentbestanden bij de overheidsorganen voor te schrijven, wordt ook de toegankelijkheid van de archieven, zoals voorgeschreven in de Archiefwet, verbeterd. Het zou een gemiste kans zijn, als de wijziging van de Archiefwet zich zou beperken tot een aantal technische wijzigingen.

    Lees verder

    Naar boven

  • Diefstal van archiefstukken

    In de Nieuwsbrief van januari dit jaar kondigden we een verkennend onderzoek aan naar archiefdiefstallen.

    Over de voortgang doen we hier kort verslag, waarbij we nog niet op de inhoud van onze bevindingen kunnen ingaan. Onrechtmatige handelingen met erfgoed komen voor. Met onrechtmatige handelingen bedoelen we diefstal of verduistering, illegale handel, schenking en onrechtmatige uitvoer. Er is een aantal beruchte zaken geweest waarover in de pers en in de vakbladen is gepubliceerd. Hierbij zijn ook regelmatig verschillende archiefinstellingen en bibliotheken betrokken. Maar hoe ernstig en wijd verspreid diefstal van archiefstukken is, weten we niet goed. Dit was voor ons een goede reden een onderzoek te beginnen. Omdat ook op het terrein van de archeologie diefstal een probleem is, vinden er momenteel bij de Erfgoedinspectie twee parallelle onderzoeken plaats.

    Het onderzoek richt zich vooral op de erfgoed- of andere cultuurinstellingen. We hebben in de afgelopen maanden bij het Nationaal Archief en alle overige rijksarchieven, bij een aantal documentatie-instellingen en bij handschriftenafdelingen van bibliotheken een vragenlijst uitgezet. De respons is goed. In oktober-november voeren we een aantal verdiepende gesprekken. Hierop voortuitlopend hebben we al gesproken met de algemene rijksarchivaris van België, de heer Karel Velle. Diefstal van archiefstukken en ander cultureel erfgoed is bij uitstek een internationale aangelegenheid, omdat de handel niet bij de grenzen stopt.

    Diefstal en illegale handel betreft bijna altijd archiefstukken met een geldwaarde, zoals akten met zegels, stukken met gezochte handtekeningen (autografen), fraaie kaarten. Diefstal uit erfgoedinstellingen is niet het enige probleem. In de afgelopen jaren heeft de Erfgoedinspectie enige malen moeten optreden nadat een overheidsdienst ten onrechte archief geveild of weggeschonken had.

    Hoe nu verder? Na verwerking van de informatie brengen we een rapport uit. Onze inspanning zal erop gericht zijn diefstal en illegale handel als probleem op de agenda te zetten, praktische voorlichting te geven en te verwijzen naar beschikbare methoden en technieken ter preventie van diefstal. Onze indruk hierbij is dat er al veel kennis en maatregelen bestaan, maar dat die niet overal bekend zijn en toegepast worden. De rapportage zal ook dienen voor overleg met politie en justitie.

    Lees verder

    Naar boven

  • De Archiefregeling is gewijzigd

    Met ingang van 18 november 2010 treedt een wijziging van de Archiefregeling in werking.

    Na de afkondiging van de Archiefregeling in de Staatscourant van 6 januari 2010, nr. 70 is geconstateerd dat er enkele fouten in de tekst stonden. De Archiefregeling is daarom aangepast.

    De belangrijkste wijziging op het toezichtsterrein van de Erfgoedinspectie betreft de bepalingen voor archiefruimten over de relatieve luchtvochtigheid en temperatuur. In een archiefruimte, waarin papieren archiefbescheiden bewaard worden die nog niet voor blijvende bewaring zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, kunnen lichtere eisen gelden voor luchtvochtigheid en temperatuur. In de eerder gepubliceerde tekst van de Archiefregeling was dat nog niet geregeld. In de Archiefregeling is nu een nieuw artikel ingevoegd.

    Daarnaast zijn een aantal bepalingen technisch aangepast. Dit geldt bijvoorbeeld voor het weergeven van de correcte toegestane waarden voor de aanwezigheid van zwaveldioxide, stikstofoxide en ozon in archiefbewaarplaatsen.

    Lees verder

    Naar boven

  • Staatsgeheim of niet?

    Op 7 oktober 2010 hield de heer mr. W. Davids de zevende Ketelaarlezing. De Ketelaarlezing is een initiatief van de KVAN (Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland) en wordt jaarlijks ter ere van de heer Ketelaar gehouden.

    De lezing ging in op de opportuniteit van blijvende rubricering van overheidsinformatie en had als titel: Gerubriceerd staatsgeheim. Zeer geheim, geheim, confidentieel, vertrouwelijk.

    De heer Davids was voorzitter van de Commissie die in 2009 op verzoek van het kabinet de besluitvorming over de Nederlandse steun aan de oorlog in Irak onderzocht en daarover begin dit jaar rapporteerde. Tijdens dit onderzoek stuitte ze regelmatig op stukken die als staatsgeheim waren 'gemerkt'. Hoewel de Commissie volop toegang had tot de stukken, heeft ze zich wel afgevraagd of sommige stukken nog terecht gerubriceerd waren (rubriceren is het vaststellen en aangeven dat een gegeven bijzondere informatie is en het bepalen en aangeven van de mate van beveiliging die aan deze informatie moet worden gegeven). Haar aanbeveling luidde dan ook de stukken periodiek te toetsen op voortzetting van rubricering of derubricering.

    In zijn lezing benaderde de heer Davids de problematiek van twee kanten: van de kant van de regelgeving en van de kant van de uitvoering. Hij concludeerde dat de regelgeving geen beletselen opwerpt om tijdig te derubriceren, maar dat de praktijk weerbarstiger was. De regelgeving is neergelegd in het kabinetsbesluit 'Voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst – bijzondere informatie'. De regelgeving maakt het namelijk zeer wel mogelijk te derubriceren, maar in de praktijk gebeurt dat niet of te weinig. Hierbij komt nog dat dossiers vaak als geheel het 'stempel' staatsgeheim krijgen als daarin maar enkele staatsgeheime stukken voorkomen.

    Naar aanleiding van de discussie trok de algemene rijksarchivaris de conclusie dat rubricering onbeheersbaarder wordt, naarmate de omvang toeneemt. Hij vond verder dat matiging bij rubricering de norm zou moeten zijn en dat er zo min mogelijk 'geblokt' zou moeten worden, waarmee bedoeld wordt dat het geheime karakter van sommige stukken niet het gehele dossier geheim zou moeten maken. De algemeen rijksarchivaris adviseert binnenkort, mede op basis van recente contacten met de National Archives van de Verenigde Staten, over een aanpak om serieus om te gaan met de voorgestane tijdige derubricering van staatsgeheimen. Als dat een succes wordt, kunnen burgers gemakkelijker toegang krijgen tot de overheidsarchieven.

    De volledige tekst van de Ketelaarlezing vindt u in PDF op de website van het Nationaal Archief. Daar vindt u ook een link naar de podcast.

    Lees verder

    Naar boven

  • Eisen aan het vernietigen van papieren archiefbescheiden

    Overheidsorganen zijn verplicht archiefbescheiden na de in de selectielijst gestelde termijnen te vernietigen. Deze verplichting staat in artikel 3 van de Archiefwet 1995.

    Vernietiging van archiefbescheiden houdt in dat informatiedragers een zodanige bewerking ondergaan, dat de informatie hierop niet meer te lezen of te reconstrueren is. Een informatiedrager kan een papieren stuk zijn, maar bijvoorbeeld ook een computerschijf of CD-ROM.

    Vernietiging van papier vindt meestal plaats door verbranding of versnippering. Ministeries mochten tot voor kort hun 'overtollige papieren archiefbescheiden alleen laten vernietigen door het bedrijf dat door het Agentschap Domeinen (Roerende Zaken) was aangewezen. Per 1 oktober is de rijksbrede vernietiging van overtollig bedrijfspapier, waaronder archiefbescheiden, op een andere manier georganiseerd.
    Voor de vernietiging van papieren archiefbescheiden heeft het ministerie van Justitie in het kader van het rijksbrede 'categorie management' na een Europese aanbesteding de ophaal en vernietiging onlangs gegund aan Reisswolf Nederland BV. Dat houdt in dat departementen vanaf 1 oktober een nadere overeenkomst met Reisswolf sluiten. Niet alle ministeries hebben zich bij de aanbesteding aangesloten. Enkele departementen (Defensie, Algemene Zaken) verzorgen hun vernietiging zelf.

    Andere overheidsorganen doen er ook goed aan hun archiefbescheiden te laten vernietigen door een gespecialiseerd bedrijf. Het komt erop aan dat u de garantie heeft dat de bescheiden daadwerkelijk en verantwoord vernietigd worden.

    We brengen in herinnering dat u van elke vernietiging een verklaring opstelt. Dat vindt u in artikel 8 van het Archiefbesluit. Deze verklaring bevat:
    • een specificatie van de bescheiden die zijn vernietigd;
    • op grond waarvan is vernietigd (categorie uit selectielijst of handeling);
    • op welke wijze en wanneer is vernietigd.
    • U bewaart deze verklaring zorgvuldig in het archief van uw organisatie.

    Voor de vernietiging van elektronische datadragers geldt de regeling dat deze aan de Dienst Domeinen voor vernietiging worden overgedragen. Om 100 % zeker te zijn van een complete dataverwijdering, wordt de hardware volledig fysiek vernietigd en het residu voor hergebruik geschikt gemaakt. Zie hiertoe het informatieblad via de website van Domeinen.

    Lees verder

    Naar boven

  • Kwijtgeraakt diploma

    De Erfgoedinspectie krijgt veel vragen over het kwijtraken van diploma's. Daarom behandelen wij hier een vraag en antwoord over dit onderwerp.

    Vraag: Ik wil een nieuwe opleiding volgen maar ik word alleen toegelaten als ik de diploma's van mijn vorige opleidingen kan overleggen. Ik ben deze diploma's echter kwijtgeraakt. Is hier nog iets aan te doen?

    Antwoord: Ja, in veel gevallen wel. De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) kan behulpzaam zijn bij een kwijtgeraakt schooldiploma. Deze dienst beschikt over de eindexamenuitslagen van ongeveer zeventig onderwijssoorten en kan op grond van die gegevens een verklaring van afgelegd examen opmaken. De gegevens van DUO dekken echter niet alle onderwijssoorten. Van de wel vertegenwoordigde onderwijssoorten heeft de Dienst niet altijd gegevens over de hele periode waarover het onderwijs is gegeven. DUO verwijst degenen van wie de gezochte onderwijssoort niet is vertegenwoordigd dan ook naar de school waar het examen is afgelegd.

    Indien de gegevens van DUO geen uitkomst bieden, kunt u zich dus wenden tot de scho(o)l(en) waar u de diploma's heeft behaald. Het is dan van belang te weten dat onderwijsinstellingen de plicht hebben om examengegevens en gegevens over de door hen afgegeven diploma's gedurende een wettelijk vastgestelde termijn te bewaren. Dit komt omdat deze gegevens onder de Archiefwet vallen.
    Gegevens die onder de Archiefwet vallen mogen alleen worden vernietigd als zij voorkomen op een geldende selectielijst en daarop zijn aangemerkt als op termijn te vernietigen. De feitelijke vernietiging mag pas plaatsvinden als de in de selectielijst opgenomen termijn is verlopen. Selectielijsten zijn er niet voor alle onderwijstypen. Er zijn geldende selectielijsten voor de:
    - universiteiten vanaf 1945 (examenregisters blijven bewaard);
    - sector BVE (Beroeps en Volwassenen Educatie) vanaf 1996
     (vernietigingstermijn 30 jaar na afnemen van het examen);
    - openbare scholen voor voortgezet- en beroepsonderwijs van 1850-1996
     (10, respectievelijk 50 jaar na het afnemen van het examen);
    - openbare scholen voor basis-, voortgezet- en beroepsonderwijs vanaf
     1996 (gegevens mogen niet worden vernietigd). 
    Gegevens die niet voorkomen op een geldende selectielijst mogen niet worden vernietigd. Dit geldt dus voor de examengegevens van de sectoren voortgezet onderwijs/bijzondere scholen, beroepsonderwijs en volwasseneneducatie vóór 1996 en hoger onderwijs. U kunt over dit onderwerp ook de website van de rijksoverheid raadplegen.

    Lees verder

    Naar boven

  • Nieuws op het gebied van de digitale informatiehuishouding

    In deze rubriek aandacht voor het Rapport van PLANETS (Preservation and Long-term Access through Networked Services) over de communicatie en preservering van de neerslag van de communicatie bij de overheidsadministratie, ontwikkelingen rond NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) en de samenwerking e-depot tussen het Nationaal Archief en Justid (Justitiële Informatiedienst).

    Rapport planets
    Begin juli publiceerde Planets het Report on government practices in communication and preservation. Het PLANETS-project (Preservation and Long-term Access through Networked Services) was een Europees project dat liep van 2006 tot en met mei 2010. Het doel van PLANETS was om op basis van een degelijk onderbouwd kader, een samenhangende set instrumenten voor het beheer van digitale objecten te ontwikkelen en te testen. De opvolgende organisatie Open Planets Foundation beheert nu de onderzoeksresultaten van Planets.

    Het bovengenoemde rapport gaat in op de manier waarop ambtenaren in het huidige digitale tijdperk met elkaar communiceren en hoe zij omgaan met de neerslag van hun communicatie, bijvoorbeeld e-mail en de bijlagen. Het geeft een nuttig inzicht in de praktijk van de informatiehuishouding bij de Nederlandse en Vlaamse overheid anno 2010.

    Nieuws over NORA 3.0 en NORA informatiebeveiliging
    NORA 3.0 is weer een stap dichter bij vaststelling. Het Forum Standaardisatie heeft op 12 oktober ingestemd met de inhoud van NORA 3.0 Principes voor samenwerking en dienstverlening. Het document wordt nu voorgelegd aan het College Standaardisatie, dat de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties adviseert over de vaststelling.

    Verder zijn inmiddels twee NORA-dossiers gepubliceerd die een best-practice op het gebied van informatiebeveiliging beschrijven. De doelgroep van beide dossiers bestaat uit architecten, ontwerpers, informatiebeveiligingsspecialisten en IT (Informatie Technologie)-auditors. De dossiers kunnen gebruikt worden als gereedschap voor het maken van IT-ontwerpen voor informatiebeveiliging, het adviseren over het treffen van beveiligingsmaatregelen of het uitvoeren van toetsen op ontwerpen of systemen.

    Het dossier Architectuur aanpak Informatiebeveiliging beschrijft de manier waarop in architectuurmodellen invulling kan worden gegeven aan het analyseren, adviseren en toetsen van informatiebeveiligingsaspecten. Kenmerkend voor dit dossier is dat informatiebeveiliging wordt beschouwd als een kwaliteitsaspect van informatievoorziening.

    Een standaard model voor informatiebeveiligingsfuncties, met het daarbij behorende normenkader, is beschreven in het NORA-dossier Normen Informatiebeveiliging IT-voorzieningen. Deze tactische normen hebben betrekking op eisen die aan IT-voorzieningen gesteld kunnen worden, uitgaande van het basisniveau informatiebeveiliging voor de e-overheid.

    Het ministerie van Justitie krijgt aansluiting op het e-Depot van het Nationaal Archief
    Het Nationaal Archief en de Justitiële Informatiedienst (JustID) gaan nauwer samenwerken. Het Nationaal Archief slaat als centrale archiefbewaarplaats blijvend of langdurig te bewaren digitaal archief op in het e-Depot en beheert dat materiaal. Het Nationaal Archief gaat dat ook doen voor JustID. Justitie en het Nationaal Archief gaan een aansluiting bouwen van Centraal Digitaal Depot (CDD+) van Justitie op het e-Depot van het Nationaal Archief. De digitale dossiers en de bijbehorende metadata in het CDD+ worden bij blijvende bewaring overgedragen naar het e-Depot.

    Intentieverklaring samenwerking
    JustID zorgt voor de informatievoorziening in de strafrechtketen op twee manieren, namelijk bij het opbouwen van de persoonsinformatie gedurende het traject door de keten en bij het ontsluiten van de persoonsinformatie ten behoeve van het primaire proces van de ketenpartners. Daarnaast doet JustID onderzoek naar archivistische digitale concepten. Om deze en andere vergelijkbare activiteiten af te stemmen hebben het Nationaal Archief en JustID besloten tot het opstellen van een intentieverklaring. Als uitgangspunt is hierin opgenomen dat JustID zich primair richt op de uitvoering van het archiefbeheer voor zijn ketenpartners als ondersteuning aan het primaire proces en het Nationaal Archief zich primair richt op over te dragen, blijvend te bewaren overheidsarchief en het op termijn te vernietigen archief van de beleidskernen en Hoge Colleges van Staat.

    Lees verder

    Naar boven

  • Gepubliceerde Inspectierapporten Archieven November 2010

    De website van de Erfgoedinspectie is in november 2010 uitgebreid met de volgende inspectierapporten:

     Vervolginspectie Universiteit Maastricht

    Inspectierapport basiseisen archiefbeheer Stichting NIWO

    Vervolginspectie Erasmus Universiteit

    Zie verder de website van de Erfgoedinspectie.

    Lees verder

    Naar boven

Colofon

  • Erfgoedinspectie  (IPC 3500)
    Postbus 16478 2500 BL Den Haag

    T 070-4124012 F 070-4124014

    E-mail info@erfgoedinspectie.nl
    Website www.erfgoedinspectie.nl

Abonneren?

Wilt u zich abonneren? Klik dan hier.

Zoeken

Erfgoedinspectie