Nieuwsbrief Archieven, januari 2010

Nummer 48, januari 2010

Hierbij ontvangt u het januarinummer van onze Nieuwsbrief 2010. In dit nummer nemen wij afscheid van onze hoofdinspecteur, Rob Kramer. Het tweede belangrijke nieuwsfeit is de publicatie van de Archiefregeling. Verder geven we u informatie over de Monitor Erfgoedinspectie 2010 en informeren we u over de praktijkdag over diefstal van archiefstukken en de nulmeting bij de gerechtelijke archieven. Daarnaast staan we stil bij ontwikkelingen en nieuwtjes op het gebied van de digitale informatiehuishouding. Wij wensen u een gelukkig 2010 toe.

Inhoudsopgave

Nieuws

Nieuws

  • Afscheid van Rob Kramer

    Op 1 januari nam Rob Kramer afscheid als hoofdinspecteur van de Erfgoedinspectie. Rob was in 1997 de kwartiermaker van de voormalige Rijksarchiefinspectie, fungeerde van 1998 tot 2000 als hoofdinspecteur en was vanaf december 2004 het gezicht van de Erfgoedinspectie Archieven. In 2008 werd Rob tevens hoofdinspecteur Collecties.

    Hij heeft zich de afgelopen twaalf jaar gedreven ingezet voor de verbetering van het informatiebeheer bij de centrale overheid en een grote bijdrage geleverd aan het beleid, de kwaliteit en de externe communicatie van de Inspectie. Rob heeft tijdens zijn lange staat van dienst altijd oog gehouden voor verdere verbetering, vernieuwing en professionalisering, zowel van de informatiehuishouding bij de overheid als van het toezicht daarop. Rob was voor iedereen, door zijn grote kennis en ervaring, een gezaghebbende gesprekspartner.

    Onder zijn leiding presenteerde de Erfgoedinspectie in 2005 het rapport Een dementerende overheid? De risico's van digitaal informatiebeheer bij de centrale overheid. Naar aanleiding van dat rapport kwam het rijksbrede programma Informatie op orde tot stand.

    Een van Rob's verdiensten was het idee om een vorm van systeemtoezicht in de informatiehuishouding te introduceren. Systeemtoezicht wordt mogelijk als een zorgdrager zelf de nodige voorzieningen treft om de kwaliteit van de informatievoorziening te beheersen en te bewaken (zoals een auditfunctie, al dan niet in combinatie met kwaliteitszorg, analoog aan de manier waarop de financiële huishouding van de overheid is geregeld). Heeft de zorgdrager zijn informatiehuishouding 'in control', dan kan het externe toezicht meer op afstand komen te staan. De organisatie rond het informatie- en archiefbeheer bij de centrale overheid is nog niet zover, maar dankzij Rob staat dit onderwerp nu overal op de agenda en kan de politiek zo gewenste 'zelfregulering' ook op dit gebied gestalte krijgen.

    De laatste jaren heeft Rob zich vooral ingezet voor de samenwerking met andere inspecties en voor het vervolmaken van de risico-analyse en de monitor van de Erfgoedinspectie.

    Rob wordt manager Kennis/opleidingen bij Doc-Direkt (ministerie van BZK (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties)), de nieuwe samenwerkingsorganisatie van de departementen. Doc-Direkt werkt de komende tien jaar de achterstanden in bewerking en overbrenging van de departementale archieven weg. Wij wensen hem veel succes in zijn nieuwe baan.

    Arjen van der Kuijl volgt Rob Kramer op. Hij zal de belangrijke vernieuwingen die Rob Kramer startte voortzetten, daarbij zo veel mogelijk de interactie zoekend met het toezichtveld, de kennisinstituten en de beleidsdirectie. In de volgende nieuwsbrief leest u meer over de achtergrond van Arjen van der Kuijl.

    Lees verder

    Naar boven

  • Publicatie Archiefregeling

    Vandaag is in de Staatscourant de complete tekst van de Archiefregeling gepubliceerd.

    Deze Archiefregeling is tot stand gekomen na de evaluatie van de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden en de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en treedt op 1 april 2010 in werking.

    De Archiefregeling is een samenvoeging van de eerder genoemde drie ministeriële regelingen. De regeling is aangepast aan actuele ontwikkelingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer en meer doelstellend geformuleerd. Hierdoor ontstaat er meer ruimte in de wijze waarop aan de eisen voldaan moet worden.

    In de volgende nieuwsbrief leest u meer over de inhoudelijke veranderingen van de Archiefregeling en de eisen die vanaf april aan uw informatie- en archiefbeheer worden gesteld.

    Lees verder

    Naar boven

  • Monitor Archieven Erfgoedinspectie 2010

    Op 14 december 2009 zette de Erfgoedinspectie Archieven voor de elfde maal de jaarlijkse vragenlijst uit. Dit keer werden een kleine driehonderd instellingen benaderd.

    Zoals we eerder berichtten, speelt de vragenlijst een belangrijke rol in de werkzaamheden van Archieven. De vragenlijst dient als gegevensbron voor haar risicoanalyse. Het is mogelijk om uit de vragenlijst te distilleren met welke archiefwettelijke eisen de overheidsorganisaties moeite hebben. Ook kan uit de vragenlijst worden afgeleid welke organisaties, of groepen van organisaties, over de hele linie zwak scoren. Deze kennis wordt gebruikt om te bepalen waar de Erfgoedinspectie haar inspanningen op gaat richten.

    Ook dit jaar wordt de vragenlijst aan alle deelnemende organisaties teruggekoppeld via een overzichtelijke rapportage in kleur. Hieruit kan een organisatie snel afleiden hoe haar archiefbeheer er globaal voorstaat en welke onderdelen verbetering behoeven. Dit jaar zal de rapportage zowel de stand van zaken 2008 als die van 2009 en 2010 tonen. Ingevoerde verbeteringen worden daarmee onmiddellijk zichtbaar.

    Ook dit jaar hoeven de respondenten alleen nog maar die vragen te beantwoorden waarop de antwoorden ten opzichte van 2009 zijn gewijzigd. De vragenlijst kan tot uiterlijk 25 januari 2010 worden geretourneerd aan de Erfgoedinspectie. Uitgebreide instructies voor het invullen zijn met de uitnodiging meegestuurd.

    Lees verder

    Naar boven

  • Diefstal van archiefstukken

    Al enige tijd heeft de (illegale) in- en uitvoer en de diefstal van archiefstukken de aandacht van de Erfgoedinspectie. Een 'praktijkdag' in Brussel, georganiseerd door FARO, het Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed, bood de Erfgoedinspectie een uitstekende gelegenheid zich over het onderwerp breder te informeren.

    U vindt hiervan een kort verslag. We geven eerst een kort overzicht van de problematiek en het wettelijke kader. Daarna gaan we kort in op een onderzoek dat de Erfgoedinspectie in 2010 wil uitvoeren.

    Archiefstukken en handelswaarde
    Archiefstukken bevatten niet alleen informatie, maar kunnen ook een bijzondere cultuurhistorische waarde hebben. Dat geldt bijvoorbeeld voor geografische kaarten, gezegelde stukken en autografen. Deze stukken hebben een verzamelwaarde en daarmee een geldwaarde. Denk aan een brief ondertekend door Willem van Oranje en voorzien van zijn zegel. Een ander, moderner voorbeeld vormen de proeven van postale waarden, die begin jaren negentig ter veiling werden aangeboden. De toenmalige Rijksarchiefinspectie heeft daar toen een stokje voor gestoken, omdat het om een onderdeel van een overheidsarchief ging. Archiefstukken met een marktwaarde kunnen een prooi vormen voor dieven.

    Wettelijk kader
    Voor archieven en onderdelen daarvan, ongeacht de aard en het materiaal en indien ouder dan vijftig jaar, is altijd een uitvoervergunning nodig bij uitvoer uit de EU (Europese Unie), dit conform Verordening (EEG) 116/2009. De verordening kent vijftien categorieën cultuurgoederen. Archieven vallen onder categorie 12. Indien archieven of onderdelen daarvan behoren tot een openbare verzameling en gefinancierd worden door een openbaar lichaam, kunnen ze bij onrechtmatige verdwijning en uitvoer uit Nederland in aanmerking komen voor een teruggaveprocedure, indien ze worden aangetroffen op het grondgebied van een EU-lidstaat (Richtlijn 93/7/EEG) of van een land dat partij is bij de Uitvoeringswet UNESCO-verdrag 1970. Let op: archiefstukken kunnen ook schuil gaan achter andere categorieën, zoals prenten, fotodrukken, films, manuscripten en geografische kaarten.

    Praktijkdag in Brussel
    In Brussel werd op 1 december 2009 een praktijkdag gehouden over de diefstal van archiefstukken. Vanuit verschillende hoeken bekeken deskundigen de diefstal verschillende probleemstellingen, zoals: 
    -  de wettelijke bescherming;
    -  de opsporing van gestolen archiefstukken en andere cultuurobjecten en -  de ondersteuning daarbij door een databank over gestolen kunstvoorwerpen; 
    -  de beveiliging van studiezalen en de depots; 
    -praktijkgevallen van diefstallen in verschillende archiefinstellingen.
    Jan Boomgaard van het Stadsarchief Amsterdam gaf een bijzonder interessante lezing, waarin hij gevallen van diefstal in zijn dertigjarige loopbaan de revue liet passeren. Een berucht voorbeeld is de diefstal van een van de oudste VOC (Vereenigde Oostindische Compagnie)-aandelen (uit 1606) uit het stadsarchief. Boomgaard betoonde zich een voorstander van een grotere bewustwording voor deze problematiek en een transparante benadering door erfgoedinstellingen bij het verdwijnen van archiefstukken.

    Verder onderzoek Erfgoedinspectie in 2010
    Diefstal is een probleem, zo is onze indruk, maar of het een groot en ernstig probleem is, weten we niet. In 2010 willen we de problematiek nader identificeren en afbakenen. Anders dan te doen gebruikelijk richt het onderzoek zich niet alleen op de archiefvormers, maar ook op de (archieven bij) erfgoedinstellingen. Als de problematiek beter onderzocht is, kunnen we ons over de tegenmaatregelen buigen. We hebben op de FARO-dag de stellige indruk gekregen dat er al veel geschikte maatregelen voor handen zijn ter beveiliging en opsporing van diefstallen van archiefstukken.

    Lees verder

    Naar boven

  • Interne audits bij de gerechtelijke archieven

    Een goede manier voor organisaties om de informatiehuishouding op orde te krijgen is om zelf de nodige voorzieningen te treffen om de kwaliteit van de informatievoorziening te beheren en te bewaken zoals bijvoorbeeld een auditfunctie.

     Door de Rechtspraak Nederland (de gerechtshoven, de rechtbanken, het College van Beroep voor het bedrijfsleven en de Centrale Raad van Beroep) is nu een systeem van interne audits op de gerechtelijke archieven ontwikkeld. Centraal in dit systeem staat een vragenlijst die het gehele terrein van de documentaire informatievoorziening bestrijkt; van archiefwettelijke eisen tot normen gebaseerd op de Arbo-wetgeving. Aan de hand van deze vragenlijst is in de loop van 2009 bij (bijna) alle gerechtelijke archieven een nulmeting gehouden. Het integrale rapport van deze audits (nulmetingen) werd op 28 oktober tijdens de studiedagen van de archivarissen Rechtspraak aan een afvaardiging van het directeurenberaad aangeboden. Het rapport biedt een goed overzicht van de kwaliteit van de gerechtelijke archieven en is een uitstekende basis om verbeteringen op te funderen.

    De Erfgoedinspectie staat zeer positief tegenover deze ontwikkeling. Het opent de weg naar systeemtoezicht, waarbij de Erfgoedinspectie, meer op afstand, zich richt op het kwaliteitssysteem van audit, planning en control binnen een organisatie.

    Lees verder

    Naar boven

  • Nieuws op het gebied van de digitale informatiehuishouding januari 2010

    In deze rubriek onder meer aandacht voor CIO's (Chief information officer) bij het Rijk, het proefschrift Op zoek naar de herinnering, het e-depot van het Nationaal Archief, het toepassingsprofiel metagegevens en de zelfevaluatie Informatiehuishouding Archiefinspectie Rotterdam.

    De Chief Information Officers bij het Rijk
    De Erfgoedinspectie bepleitte enkele jaren geleden al de aanstelling van Chief Information Officers (CIO's) bij het Rijk. Inmiddels hebben alle departementen een CIO aangesteld. In het decembernummer van Binnenlands Bestuur verscheen een interessant vraaggesprek met Maarten Hillenaar, sinds 2009 Rijks-CIO.
    Hillenaar wijst erop dat beleidsmakers zich veel meer bewust moeten zijn van de kracht, maar ook van de complexiteit van ICT (Informatie en Communicatietechnologie). De CIO speelt een belangrijke rol om beleid en ICT op een goede manier te verbinden. Een CIO heeft immers zicht op beleidsprocessen en op de (on)mogelijkheden van ICT. Nu de CIO's bij het Rijk zijn aangesteld, is het eerste doel greep op de grote ICT-projecten te krijgen. In een volgende fase gaan CIO's zich richten op de vraag, hoe de ICT kan bijdragen aan het beter laten functioneren van de overheid, gevolgd door een fase van innovatie, gericht op de toekomst.
    Voor de rol van de CIO verwijst Hillenaar naar een beschrijving van de Algemene Rekenkamer: een CIO is op strategisch niveau de schakel tussen organisatie en informatievoorziening; en daarmee degene die informatiemanagement op de bestuurlijke agenda kan krijgen. De departementale CIO's en de Rijks-CIO werken nauw samen in de  interdepartementale commissie (IC) van CIO's. Belangrijk resultaat is dat de CIO's nu vooral oog hebben voor het gemeenschappelijke belang. Belangrijke stap is ook dat onderwerpen in kleine groepen worden uitgewerkt, terwijl wel alle departementen zich achter de resultaten scharen. Wat men inmiddels geleerd heeft, is projecten kleiner en overzichtelijker te maken, en daardoor beter beheersbaar. Verder heeft men geleerd flexibeler met deadlines om te gaan.
    Hillenaar onderstreept dat een CIO moet sturen op basis van inhoud en gezag. Een CIO moet geaccepteerd worden als gewaardeerde gesprekspartner voor de beleidsbepalers. CIO's zouden vanaf het eerste moment in projecten betrokken moeten zijn. De CIO's kunnen beleidsmakers effectief instrumenten en methodieken aanreiken om grote projecten goed te beheersen. Zie hier het volledige artikel in Digitaal bestuur, december 2009.

    Op zoek naar de herinnering …
    Op 2 december 2009 zijn in Amsterdam Geert-Jan van Bussel en Ferdinand Ector gepromoveerd aan de Universiteit van Amsterdam op hun proefschrift 'Op zoek naar de herinnering … Verantwoordingssystemen, content-intensieve organisaties en performance'. Deze studie richt zich op de verantwoordingsfunctie in content-intensieve organisaties en de rol die 'content' (documenten en archiefdocumenten) daarin vervult. De auteurs onderzoeken in hoeverre de performance van bedrijfsprocessen binnen content-intensieve organisaties, zowel in doel- als in rechtmatigheid, kan worden verbeterd door het optimaliseren van de 'content value chain', de processen die de kwaliteit van content waarborgen: creëren, ontvangen, vastleggen, opslaan, bewerken, distribueren, ordenen, publiceren, gebruiken, waarderen, selecteren, vernietigen, bewaren, beveiligen, toetsen en behouden. De auteurs ontwikkelden een model van een verantwoordingssysteem waarmee de kwaliteit, de context, de beveiliging, de logistiek en het behoud van content kan worden benaderd.
    Van Bussel en Ector hebben een jarenlange ervaring binnen de overheid en het bedrijfsleven met informatiemanagement en verantwoording. Door deze studie wordt een 'brug geslagen' tussen archiefwetenschap, informatiewetenschap en bedrijfskunde. De verwachting is dan ook dat deze studie niet alleen de basis legt voor verder onderzoek maar ook voor de ontwikkeling van nieuwe, handzame toepassingen van het model.

    Europese ministers voor gebruik van open standaarden
    Dat staat in een Verklaring 'An open Europe with accessible public administration' (http://www.egov2009.se/2009/11/19/an-open-europe-with-accessible-public-administration) van de vijfde Ministeriële eGovernment Conferentie, die van 18 tot 20 november plaats vond in het Zweedse Malmö. De Verklaring wijst op de voordelen van open standaarden (op Europees niveau ook wel open specificaties genoemd) en 'open source' software voor een betere, opener e-overheidsdienstverlening. De verklaring levert een bijdrage aan de vernieuwing van het Europese Interoperabiliteitsraamwerk, dat binnenkort door de Raad vastgesteld moet worden.

    Nationaal Archief neemt e-depot in gebruik
    Op donderdag 12 november is het e-Depot van het Nationaal Archief in gebruik genomen. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gaf op die dag voor het eerst een digitaal gevormd archiefdocument in beheer bij het e-Depot. Normaal komen documenten pas na 20 jaar over. Dit document is uit 2007. Zie hier het persbericht en videoverslag: e-Depot: Videoverslag werkbezoek

    Toepassingsprofiel metagegevens
    In het CIO-directeurenoverleg is op 10 december jl. het toepassingsprofiel metagegevens vastgesteld. Het toepassingsprofiel betreft een gemeenschappelijk kader met werkbare afspraken over metagegevens. Iedere organisatie stelt op basis hiervan een eigen profiel op, passend bij de informatiebehoefte en risicoafwegingen.

    Zelfevaluatie Informatiehuishouding Archiefinspectie Rotterdam
    De Archiefinspectie van het gemeentearchief Rotterdam heeft een nieuwe vragenlijst voor de zelfevaluatie van de informatiehuishouding gepresenteerd. Het instrument geeft medewerkers en auditors de mogelijkheid systematisch de kwaliteit van de informatiehuishouding in kaart te brengen en te beoordelen. De uitkomsten van de evaluatie geven een beeld van de stand van zaken en de noodzakelijke verbeterpunten. Desgewenst kan een organisatie de eigenhandig uitgevoerde zelfevaluatie laten reviewen door een interne of externe auditor.
    De vragenlijst is een afgeleide van het zelfevaluatie-instrument 'Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid', dat door ICTU voor de ministeries werd ontwikkeld, dit in het kader van het programma Informatie op Orde.

    Lees verder

    Naar boven

  • De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer: vijf jaar later

    In 2004 trad de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking. Door deze wet werd de elektronische uitwisseling van berichten tussen bestuursorganen en tussen burger en bestuursorgaan juridisch mogelijk gemaakt.

    De Webv is, als onderdeel van de Algemene Wet bestuursrecht, een generieke wet. De Webv legde enkele principes vast, zoals het principe van 'nevenschikking', waardoor de overheid niet een bepaald medium aan de burger mag opleggen. Een ander belangrijk onderdeel van de wet is dat deze voorschriften over de 'authentificatie' van uitgewisselde berichten geeft.

    We zijn nu vijf jaar verder. Hoe staat het met de uitvoering van de Webv? In de laatste vergadering op 10 december 2009 van de Nederlandse Vereniging voor Informatietechnologie en Recht was dit een van de gespreksonderwerpen.

    1. Burgers en overheden maken ruim gebruik van de mogelijkheid langs elektronische weg berichten uit te wisselen. Het wegnemen van de belemmeringen die er voor 2004 waren, heeft goed uitgepakt.
    2. Het principe van nevenschikking wordt de laatste jaren steeds meer verlaten, doordat de overheid bij bijzondere wet het elektronische verkeer eenzijdig oplegt, zowel aan medeoverheden als aan de burger. Denk in dit verband aan het verplicht elektronisch invullen van belastingaangiften door bedrijven. Deze trend kan bepaalde groepen burgers (zoals senioren) uitsluiten.
    3. Via bijzondere wetgeving wordt het elektronische verkeer van burgers met de rechter in snel tempo mogelijk gemaakt. Ook in het strafrecht zijn of worden de belemmeringen weggenomen. Zo wordt binnenkort de regeling voor het elektronisch proces-verbaal van kracht.

    Nu de uitwisseling van gegevens en documenten langs elektronische weg mogelijk is gemaakt, of zelfs verplicht is gesteld, komt het bij de e-overheid steeds meer aan op de borging van een betrouwbaar en vertrouwelijk berichtenverkeer en de opslag en bewaring van de berichten. Daarnaast is de bewaring van overheidsinformatie op websites een aandachtspunt, zoals uit de jurisprudentie naar voren komt. Verlies van overheidsinformatie draagt bij aan rechtsonzekerheid.

    Lees verder

    Naar boven

  • Actieve openbaarmaking overheidsinformatie en persoonsgegevens

    In augustus dit jaar heeft het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) een speciaal op de overheid gerichte richtsnoer gepubliceerd.

    Actieve openbaarmaking van overheidsinformatie over bestuurlijke aangelegenheden is een plicht die voortvloeit uit de Wet openbaarheid van bestuur. Steeds meer overheidsinformatie wordt op internet gepubliceerd, en deze informatie bevat vaak persoonsgegevens. Dat kan de persoonlijke levenssfeer van de burger ernstig aantasten, zoals bij identiteitsfraude. Met de richtsnoer 'Actieve openbaarmaking en eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer' wil het CBP het voor de overheid 'eenvoudiger maken te beoordelen of publicatie van persoonsgegevens op internet in het kader van die plicht is toegestaan, en zo ja, aan welke voorwaarden moet worden voldaan.'

    Lees verder

    Naar boven

  • Gepubliceerde inspectierapporten

    De website van de Erfgoedinspectie is uitgebreid met een groot aantal inspectierapporten.

    Aspectinspectie basiseisen Archiefbeheer Het Bosschap
    Aspectinspectie basiseisen Archiefbeheer Staatsbosbeheer
    Aspectinspectie basiseisen Archiefbeheer Stichting Bureau Architectenregister
    Aspectinspectie basiseisen Archiefbeheer Nederlands Instituut voor Fysieke Veiligheid (voorheen NIBRA)
    Aspectinspectie basiseisen Archiefbeheer Stichting Fonds voor beeldende kunsten, vormgeving en bouwkunst

    Wilt u meer weten hierover kijk dan op de lijst van alle gepubliceerde rapporten over dit onderwerp. 

    Lees verder

    Naar boven

Colofon

  • Erfgoedinspectie  (IPC 3500)
    Postbus 16478 2500 BL Den Haag

    T 070-4124012 F 070-4124014

    E-mail info@erfgoedinspectie.nl
    Website www.erfgoedinspectie.nl

Abonneren?

Wilt u zich abonneren? Klik dan hier.

Zoeken

Erfgoedinspectie