Nieuwsbrief Archieven, februari 2011

Nummer 53, februari 2011

Hierbij ontvangt u het februarinummer van onze Nieuwsbrief 2011. In dit nummer informeren wij u over het jaarwerkplan van de Erfgoedinspectie en staan we nog een keer stil bij het Monitorboek dat wij in december publiceerden. Daarna presenteren wij onze nieuwe checklist van archiefruimten en informeren we u kort over de brief over de nieuwe selectieaanpak die in december door de staatssecretaris van OCW (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) en de minister van Binnenlandse Zaken aan de Tweede Kamer is verzonden en de formele instelling van Doc-Direkt. We sluiten af met de gebruikelijke ontwikkelingen en nieuwtjes op het gebied van de digitale informatiehuishouding.

Inhoudsopgave

Nieuws

Nieuws

  • Jaarwerkprogramma Erfgoedinspectie Archieven 2011

    In Januari heeft de Erfgoedinspectie het jaarwerkprogramma voor 2011 bekend gemaakt. Basis voor het werkplan vormt de jaarlijkse risicoanalyse van de Erfgoedinspectie. Wat gaat de Erfgoedinspectie op het terrein van de informatiehuishouding in 2011 doen?

    Een belangrijk inzet van de inspectie dit jaar zal plaatsvinden op het gebied van het beheer van digitale archiefbescheiden. De eisen die de Archiefwet 1995 stelt, gelden ook voor digitaal archief. Technische en organisatorische beperkingen bij het beheer van de digitale systemen die archiefbescheiden bevatten, kunnen tot een onbetrouwbare informatievoorziening leiden, zowel op de korte maar zeker op de langere termijn. In een digitale wereld vormt een niet-duurzame informatiehuishouding een bedreiging voor het functioneren van de overheid en van de democratische rechtsstaat. Uit de Monitor Erfgoedinspectie en de inspecties die de afgelopen jaren zijn uitgevoerd, komt echter nadrukkelijk naar voren dat vele zorgdragers geen duidelijk beeld hebben van wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem, terwijl de gegevens in de bedrijfssystemen over het hoofd worden gezien en de normen uit de Archiefregeling niet worden toegepast.
    In 2005 heeft de Erfgoedinspectie in het rapport Een dementerende overheid? gewezen op het risico dat er bij ondeugdelijk beheer van digitale informatie gaten in het organisatiegeheugen ontstaan. De Erfgoedinspectie zal in 2011 opnieuw inspecties uitvoeren naar het beheer van digitale archiefbescheiden. Op basis van deze inspecties zal een rapport uitgebracht worden waarbij, in vergelijking met de situatie beschreven in Een dementerende overheid?, verslag wordt gedaan van de stand van zaken nu, en welke lessen uit dat rapport zijn getrokken. Het rapport moet leiden tot een verbeterde praktijk om de digitale duurzaamheid te waarborgen.

    Een volgende activiteit richt zich direct op het beïnvloeden van het gedrag van onder toezicht staande instellingen. Het meerjarenprogramma 'archiefwettelijke eisen' is hier een voorbeeld van. In een periode van drie jaar werd een groot aantal organisaties benaderd met als doel dat zij zouden beschikken over vastgestelde beheersregels, een actueel bestandsoverzicht en een geldende selectielijst. Het programma zal in 2011 worden afgerond.

    Andere activiteiten richten zich meer op het scheppen van de juiste voorwaarden om de regels te kunnen naleven. Het in samenwerking met de beleidsdirectie van het ministerie van OCW en andere betrokken partijen verhelderen van de reikwijdte van het begrip 'archiefbescheiden' valt hier bijvoorbeeld onder. Zeker in een digitale omgeving levert de bestaande ruimte voor meerduidigheid problemen op. In het project speelt de operationalisering van het begrip een belangrijke rol. Verder blijft de inspectie de actielijnen van het programma 'Modernisering Informatiehuishouding' volgen. Het gaat dan met name om de invoering van zelftoezicht bij de ministeries, de invoering van een nieuwe selectiemethodiek, het wegwerken van de departementale bewerkingsachterstanden en 'last but not least' de vernieuwing van archiefbeleid en wetgeving.

    Jaarwerkprogramma Erfgoedinspectie 2011

    Lees verder

    Naar boven

  • Monitorboek Erfgoedinspectie Archieven

    In november van het vorige jaar heeft de Erfgoedinspectie het Monitorboek 2009-2010 gepubliceerd. Dit boek bevat een schat aan gegevens over de staat van het erfgoed in Nederland, voor zover dit binnen het toezicht van de Erfgoedinspectie valt.

    De gegevens zijn afkomstig uit een onderzoek dat de Erfgoedinspectie iedere twee jaar uitvoert bij de organisaties waar de Erfgoedinspectie toezicht op houdt. Naast de organisaties van de centrale overheid die archieven vormen en beheren, zijn dat de musea die een rijkscollectie beheren en de gemeenten voor de archeologische vindplaatsen en rijksmonumenten. Dit onderzoek, de monitor, is niet vrijblijvend, maar is onderdeel van het repertoire van de Erfgoedinspectie. Organisaties zijn verplicht de bij de monitor behorende vragenlijst in te vullen en de vragen naar waarheid te beantwoorden. De respons is dan ook hoog en de uitkomsten van het onderzoek zijn over het algemeen representatief. Waarbij overigens wel bedacht moet worden dat organisaties de vragen zelf beantwoorden en zichzelf beoordelen.

    Voor wat betreft de uitkomsten van de monitor Archieven zijn er voor 15 onderwerpen en indicatoren tabellen en grafieken opgenomen, variërend van personeel tot selectielijsten. De cijfers in deze tabellen en grafieken hebben betrekking op 237 organisaties. Deze vormen het leeuwendeel van de organisaties die binnen de centrale overheid onder de Archiefwet vallen.
    Het Monitorboek levert een aantal verrassende uitkomsten op. Belangrijke indicatoren voor de naleving van de Archiefwet zijn bijvoorbeeld de beheersregels, het bestandsoverzicht en de selectielijst. Iedere zorgdrager wordt, naast de wettelijke verplichting, vanuit het oogpunt van een goede informatiehuishouding geacht aan deze regels te voldoen. Een organisatie moet toch willen weten welke archieven er beheerd worden en wat de bewaar- en vernietigingstermijnen zijn. Er zijn nu meer zorgdragers dan ooit die over beheersregels, een bestandsoverzicht en een selectielijst beschikken. Het percentage met respectievelijk 62%, 60% en 66% blijft echter toch te ver achter bij de beoogde 100%. Reden voor de Erfgoedinspectie om nog meer in te zetten op de naleving van deze regels. Positief is dat steeds meer organisaties inzetten op een of andere vorm van kwaliteitszorg, audits of control. Dit ondanks het feit dat pas met het van kracht worden van de Archiefregeling van een wettelijke verplichting op dit gebied sprake is.

    Dit zijn een paar voorbeelden van Archieven, maar het Monitorboek geeft ook een goede inleiding op de andere domeinen van de Erfgoedinspectie: Collecties en Monumenten en Archeologie. Het Monitorboek is breed verspreid, ook onder alle zorgdragers, en is de website van de Erfgoedinspectie te downloaden.

    Lees verder

    Naar boven

  • Nieuwe checklist archiefruimten

    Op 1 april 2010 werd de Archiefregeling van kracht. Hierin zijn ook voorschriften opgenomen voor de bouw en inrichting van archiefruimten. De Erfgoedinspectie publiceert nu een nieuwe checklist.

    De grootste verandering ten opzichte van de ministeriële regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen die de Archiefregeling vervangt, is dat de voorschriften nu vaak in de vorm van prestatie-eisen zijn gesteld. Dit biedt overheidsorganisaties meer ruimte om aan de eisen te voldoen. Om dit mogelijk te maken, is ook de toelichting op de artikelen uitgebreid en verbeterd.

    De Erfgoedinspectie heeft op grond van de Archiefregeling een checklist gemaakt voor het toetsen van archiefruimten. Deze checklist dient als inspectie-instrument voor de Erfgoedinspectie maar kan ook door zorgdragers worden gebruikt om zelf na te gaan in hoeverre hun archiefruimte voldoet en welke aanpassingen er gedaan moeten worden. In de checklist zijn de voorschriften systematisch gerangschikt op onderwerp. Achtereenvolgens komen aan de orde:

    • Beheer
    • Bouwkundige voorzieningen
    • Maatregelen tegen schade door brand
    • Maatregelen tegen schade door vervuiling en verval
    • Maatregelen tegen schade door water
    • Maatregelen tegen onbevoegde betreding van de archiefruimte en tegen ontvreemding van archiefbescheiden

    Daar waar mogelijk is bij het voorschrift ook de bijbehorende toelichting in de checklist opgenomen.

    Lees verder

    Naar boven

  • Nieuwe selectieaanpak archieven

    In december stuurden staatssecretaris Zijlstra (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) en minister Donner (Binnenlandse Zaken) een voorstel voor een nieuwe selectie-aanpak naar de Tweede Kamer.

    De nieuwe selectieaanpak richt zich op de aanpak van archiefachterstanden bij de rijksoverheid en de ontwikkeling van een duurzame selectieaanpak in het digitale informatiebeheer.
    In de Kamerbrief gaan de bewindslieden in op de:
    • Aanleiding voor de nieuwe aanpak
    • Nieuwe selectieaanpak en de drie hoofddoelen:
             o Versnelling
             o Digitaal tijdperk
             o Hoogwaardige archiefcollectie
    • Gevolgen van de nieuwe selectieaanpak
    • Advies van de Raad voor Cultuur
    In een bijlage worden de hoofdlijnen van de nieuwe selectie-aanpak geschetst.

    Lees verder

    Naar boven

  • Instellingsbesluit Doc-Direkt

    Op 17 januari maakte minister Donner per brief aan de Tweede Kamer zijn voornemen bekend om over te gaan tot het instellen van de baten-lasten dienst Doc-Direkt.

    In juli 2009 besloot het kabinet al tot inrichting van een gemeenschappelijke archiefbewerkingsorganisatie voor het rijk (Doc-Direkt), de organisatie bestaat sinds die tijd als een organisatie in oprichting, maar nu ligt er dan het formele instellingsbesluit.

    De nieuwe organisatie Doc-Direkt wordt bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ondergebracht vanwege haar verantwoordelijkheid voor rijksbrede bedrijfsvoeringsfuncties. Alle departementen en Hoge Colleges van Staat zullen gebruik gaan maken van Doc-Direkt. De nieuwe organisatie werkt straks op drie lokaties: Den Haag, Apeldoorn en Winschoten. De organisatie heeft de beschikking over 318 fte.

    Lees verder

    Naar boven

  • Nieuws op het gebied van de digitale informatiehuishouding februari 2011

    In deze rubriek aandacht voor de nieuwe versie van de vragenlijst Baseline Zelfevaluatie, nieuwe Nora(Nederlandse Overheid Referentie Architectuur)-dossiers, de nieuwe NEN-norm NPR 2083 en de publicatie Samen versnellen - In recordtempo naar het eRijk.

    Nieuwe versie vragenlijst Zelfevaluatie Baseline
    Het expertteam Baseline Barometer heeft een nieuwe versie van de Baseline zelfevaluatie vragenlijst Zelfevaluatie Baseline  opgeleverd. Deze is in 2010 vastgesteld in het CIO(Chief information officer)-overleg. Met dit instrument kan de organisatie zelfstandig en op een systematische wijze de kwaliteit van haar (digitale) informatiehuishouding in kaart brengen en beoordelen. De uitkomsten van een zelfevaluatie geven een beeld van de huidige situatie en de noodzakelijke verbeterpunten. De nieuwe versie (1.5) vervangt versie 1.0, die dateert uit 2008.

    Aanpassingen
    Versie 1.5 is op een aantal punten aangepast:
    • minder onduidelijkheden over vragen en niveaus;
    • verbinding met de kwaliteitscriteria uit Informatie op Orde;
    • vragen voor gebruikers (beleidsmedewerkers) zijn toegevoegd;
    • de rollen (waaronder de rol van de CIO) zijn duidelijker aangegeven.

    Nieuwe NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) dossiers gepubliceerd

    Er zijn twee nieuwe NORA-dossiers gepubliceerd: het dossier Beleidskaders en het dossier Service-Georienteerde Architectuur.

    Het NORA-dossier Service-Georiënteerde Architectuur
    Voor een goed functionerende, dienstverlenende overheid is het essentieel dat overheidsorganisaties samenwerken, waarbij zij hun processen onderling afstemmen en gebruikmaken van elkaars informatie. NORA, de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur, biedt een raamwerk dat het maken van afspraken over samenwerking tussen organisaties makkelijker en op sommige punten zelfs overbodig maakt. NORA heeft gekozen voor een specifieke architecturale benadering: de service-oriented architecture. Het dossier Service-georiënteerde architectuur beschrijft de achtergronden en kenmerken van deze benadering.

    Het NORA dossier Beleidskaders
    NORA is gebaseerd op bestaand overheidsbeleid (nationaal en Europees) en op de instrumenten die in het kader van dat beleid zijn ontwikkeld, zoals wetten, regels, Kamerstukken, bestuursakkoorden en de resultaten van overheidsprogramma's. Dit dossier beschrijft volgens een vast stramien een aantal van de bronnen waarop NORA is gebaseerd. Een bron is de brief aan de Tweede Kamer over Modernisering Informatiehuishouding Digitaal Documentbeheer staatssecretaris met reactie op advies 'Informatie: grondstof met toekomstwaarde' uit 2010.

    Nieuwe NEN Praktijkrichtlijn: NPR 2083
    Organisaties waarvoor deze Nederlandse praktijkrichtlijn is bedoeld, hebben altijd, impliciet of expliciet een managementsysteem voor de beheersing van hun processen en voor de kwaliteit van producten en diensten. Dit management kan variëren in omvang en diepgang: van een simpele planning- en controlcyclus, tot een alomvattend kwaliteitsmanagementsysteem. Daarbij is een goede informatiehuishouding van essentieel belang voor de beheersing van de processen en de te leveren kwaliteit van producten en diensten. Een organisatie kan bij het organiseren van de informatiehuishouding goed gebruikmaken van NEN-ISO/IEC 27001 en NEN-ISO 15489-1. Deze normen sluiten echter niet goed op elkaar aan, omdat ze ontwikkeld zijn met verschillende doelen en door verschillende beroepsgroepen. Dit is vanuit het perspectief van de organisatie ongewenst. Immers, beide normen zijn managementnormen, die moeten worden geïntegreerd in de processen van een organisatie, onder verantwoordelijkheid van het (lijn)management. Dubbel werk en verwarring over de inhoud, beide het gevolg van de slechte aansluiting van beide normen, staan deze integratie in de weg. Daarom is inzicht nodig in de samenhang tussen deze normen. De NPR 2083 geeft de CIO en de informatiemanager handvatten om de verbetering van de informatiehuishouding te koppelen aan het algemene managementsysteem. De verantwoordelijkheid voor een goed archief-/informatiemanagement wordt gelegd waar hij hoort: bij het algemeen management. De norm is verkrijgbaar bij NEN.

    Samen versnellen: In recordtempo naar het eRijk
    Tijdens het congres van Digitaal Bestuur presenteerde Kennislab de publicatie: Samen versnellen: In recordtempo naar het eRijk. Het boekje staat in het teken van versnelling: er wordt aangekondigd dat het eerder vastgestelde Streefbeeld naar Informatie van Waarde van Kennislab vijf jaar naar voren schuift. Dat betekent volledige digitalisering van de informatiehuishouding van de ministeries in 2015, in plaats van 2020. De publicatie gaat in op de voorwaarden die nodig zijn om deze versnelling te kunnen halen.

    Lees verder

    Naar boven

  • Gepubliceerde inspectierapporten Februari 2011

    De website van de Erfgoedinspectie is in februari 2011 uitgebreid met de volgende inspectierapporten:

     Inspectierapport basiseisen Productschap Dranken

    Inspectierapport basiseisen archiefbeheer Nederlands Instituut Fysieke Veilig heid (Nibra)

    Inspectierapport basiseisen archiefbeheer Stichting Administratie Indonesische Pensioenen (SAIP)

    Zie verder de website van de Erfgoedinspectie

    Lees verder

    Naar boven

Colofon

  • Erfgoedinspectie  (IPC 3500)
    Postbus 16478 2500 BL Den Haag

    T 070-4124012 F 070-4124014

    E-mail info@erfgoedinspectie.nl
    Website www.erfgoedinspectie.nl

Abonneren?

Wilt u zich abonneren? Klik dan hier.

Zoeken

Erfgoedinspectie