Nieuwsbrief | 16-09-2008
Afdeling: Archieven

Omschrijving

In deze nieuwsbrief

• Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven
• Naar een e-mail vrije vrijdag!
• Uitkomsten van de jaarlijkse vragenlijst
• Archiefregeling 2008, de ministeriële regelingen herzien
• Vraag en antwoord: Kan de Erfgoedinspectie aangeven hoeveel DIV-medewerkers onze organisatie moet hebben?

Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven

Boudien Glashouwer, plaatsvervangend directeur en sectormanager Infrastructuur van Het Expertise Centrum, opent deze nieuwsbrief met een gastcolumn waarin zij de grote e-maillast aan de kaak stelt. Dagelijks ontvangen wij met ons allen maar liefst 210 miljoen e-mails per dag!  Een groot deel van deze e-mail is archiefmateriaal. In de herziene ministeriële regeling staat beschreven hoe u als zorgdrager hier mee om dient te gaan.

Daarnaast vragen wij graag uw aandacht voor de uitkomsten van onze jaarlijke vragenlijst. De lijst is vernieuwd en de uitkomsten zijn op een nieuwe wijze gepresenteerd.

Tot slot een antwoord op een veel gestelde vraag: Kan de Erfgoedinspectie aangeven hoeveel DIV-medewerkers onze organisatie moet hebben?

Lees verder >                                                   Naar boven

Naar een e-mail vrije vrijdag!

'Baas over de e-mailexplosie' kopte Trouw op 2 september jl. Out of office betekent niet langer onbereikbaar. Zelfs op vakantie, via de laptop of de PDA kijkt tweederde van de werknemers naar zijn digitale brievenbus. Ik was dus geen uitzondering deze zomer. Maar tijdens de vakantie werd ik 'gered', mijn PDA begaf het in het buitenland en er was geen internetcafé te bekennen. Wat een rust overviel me, heerlijk!

Het wordt alleen maar erger. Samen ontvangen Nederlandse werknemers per dag 210 miljoen e-mails en dat zal naar verwachting het komende jaar met nog eens 39% stijgen. Werknemers kunnen deze vloed aan mail niet meer aan. Brievenbussen moeten eerst worden geleegd, alvorens überhaupt op de mail te kunnen reageren. De informatie groeit ons boven het hoofd. En dat heb ik zelf aan den lijve ondervonden. Bij terugkomst kostte me het minstens twee weken hard buffelen om de grip te krijgen op mijn mail, en dan valt er wel eens een klusje tussen wal en schip.

E-mailservers kunnen heel wat hebben, maar het houdt een keer op! En dan te bedenken dat een deel van die mails procesgebonden overheidsinformatie is, met een grote kans dat het voor de eeuwigheid bewaart moet worden. Als we zo doorgaan zal dat lastig lukken.

Wat betekent deze e-mail explosie voor ons? Snel weggooien maar die mails, anders verstopt echt alles. Dit kan toch niet de bedoeling zijn? Hoe organiseren we dan deze Informatie-overload? Tegenwoordig worden cursussen gegeven over hoe we om moeten gaan met al die mails. En wordt het niet hoog tijd voor een e-mailetiquette. Want wat is adequaat communiceren? Je hoeft toch niet alles mee te krijgen, dat leidt maar af van het echte werk.
Tijd voor de emailloze vrijdag lees ik. Zou dat het zijn?

Microsoft heeft een mooi programma om de communicatie in goede banen te leiden: Unified Communications. Hiermee kun je zien wat een collega waar doet en op welke manier (mail, telefoon, chat, etc.) je het meeste kans maakt hem of haar snel te bereiken. Dit voorjaar was ik in de gelegenheid een eerste versie ter plekke in de VS te bezien. Proeven bij grote bedrijven doen de mailstroom inderdaad afnemen. Soms scoor je desondanks het beste door er gewoon even op af te stappen. Hoop gloort en onze kleinkinderen zullen vast later om ons glimlachen.

Boudien Glashouwer
Plv. directeur Het Expertise Centrum

Naar boven

Uitkomsten van de jaarlijkse vragenlijst

De rapportagefunctie van de vernieuwde vragenlijst van de Erfgoedinspectie biedt de zorgdrager de mogelijkheid om in één oogopslag te zien hoe het 'eigen' archiefbeheer ervoor staat. De Erfgoedinspectie beschikt met de rapportages, zowel in vogelvlucht als in de diepte, over een goed beeld van het archiefbeheer bij de centrale overheid.

Vernieuwde vragenlijst
Dit jaar is de jaarlijkse vragenlijst van de Erfgoedinspectie in een nieuw jasje gestoken. Voor de zorgdrager betekent dit dat de invulling ervan anders in zijn werk ging dan tot nog toe. Volgens een aantal invullers betekende deze veranderingen niet altijd een verbetering. Het komende jaar zullen we ons inspannen zoveel mogelijk aan de kritiek tegemoet te komen.

Monitor informatiehuishouding
Een andere belangrijke verandering vormt de verbeterde rapportage van de uitkomsten.
Zowel de zorgdrager als de Erfgoedinspectie krijgt met de vernieuwde rapportagemogelijkheden beter en sneller inzicht in de staat van het archiefbeheer. Meest opvallend aan deze monitor is de kleurentabel, waarmee men met één blik aan de hand van een aantal kernindicatoren een beeld krijgt van zowel de staat van het archiefbeheer als de noodzaak om maatregelen ter verbetering te nemen. De Erfgoedinspectie kan ook beschikken over de monitorrapporten per organisatie, en verder over geaggregeerde uitkomsten op zorgdragergroep-  en daarbinnen op clusterniveau (bijvoorbeeld alle Kamers van Koophandel). Bovendien kan de Erfgoedinspectie geaggregeerde uitkomsten op verschillende indicatoren raadplegen. Al met al hebben wij hiermee een schat aan gegevens over de staat van het archiefbeheer bij de centrale overheid.

Verdere ontwikkeling
De ontwikkeling van de vragenlijst is hiermee niet ten einde. Het plan is om de gegevens nog meer ten dienste te laten staan van de zorgdragers. Vanaf volgend jaar kunnen de uitkomsten van twee jaar met elkaar kunnen worden  vergeleken. Zo kunnen zorgdragers (en de Erfgoedinspectie) niet alleen zien wat de staat van het archiefbeheer is, maar ook welke ontwikkelingen en verbeteringen er plaatsgevonden hebben. Voorts zijn we van plan de gegevens in te zetten als benchmark voor zorgdragers binnen een cluster. Over dit laatste punt treden we nog met de zorgdragers in contact.

Opvallende uitkomsten
Een aantal opvallende uitkomsten van dit jaar willen we u niet onthouden.
Zo blijkt dat momenteel bij 2% van de zorgdragers archiefvorming en -beheer volledig digitaal plaatsvinden. Aan de andere kant van het spectrum heeft 20% van de organisaties nog helemaal geen plannen om te gaan digitaliseren.

Op het gebied van kwaliteitszorg zijn we aangenaam verrast door het feit dat 29% van de zorgdragers de kwaliteit van het archiefbeheer borgt met behulp van een kwaliteitszorgsysteem. Daarnaast heeft 24% plannen in die richting. Tevens geeft 31% van de zorgdragers aan dat er periodiek audits op het archiefbeheer plaatsvinden en geeft 30% aan dat het archiefbeheer onderdeel uitmaakt van de planning- en controlcyclus. Deze uitkomst opent het perspectief op systeemtoezicht, oftewel toezicht met inachtneming van interne kwaliteitszorgsystemen en audits. Dit levert winst op voor zowel de zorgdrager als de Erfgoedinspectie.

Als het gaat om digitalisering zien we dat 16% van de zorgdragers geen gebruik maakt van een systeem en dat 19% gebruikt maakt van een brievenagenda. Bij 18% respectievelijk 8% van de zorgdragers is een DMS dan wel DMS/RMA in gebruik. De laatstgenoemde percentages zullen we de komende jaren ongetwijfeld zien groeien.

Eenderde van de zorgdragers blijkt nog een achterstand te hebben in de bewerking en overbrenging van archiefbescheiden. Deze achterstand betreft voor 16% archieven uit de periode vóór 1945 en 32% de periode 1945-1975.

Lees verder >                                                 Naar boven

Archiefregeling 2008, de ministeriële regelingen herzien

In een van onze laatste nieuwsberichten signaleerden we al dat de herziening van de ministeriële regelingen een flinke stap verder is gekomen. Zoals bekend betreffen deze regelingen de duurzaamheid van archiefbescheiden, de ordening en toegankelijkheid daarvan en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. De regelingen zijn nu geïntegreerd in één regeling: de 'Archiefregeling 2008'. Deze regeling is gebaseerd op de in 2006-2007 uitgebrachte evaluaties en adviezen. Hierin stonden de uitvoerbaarheid en de effectiviteit van de regelingen voorop.

De Archiefregeling 2008 is in ontwerp kort geleden voor advies aan een aantal overheidsorganisaties en bedrijven voorgelegd. Vóór uiterlijk 1 september moeten deze hun reactie aan het ministerie van OCW gegeven hebben. Na verwerking van de adviezen gaat de Archiefregeling ter notificatie naar de Europese Commissie in Brussel. Daarna zal de regeling door ondertekening en plaatsing in de Staatscourant van kracht worden.

Naar boven

Vraag en antwoord: Kan de Erfgoedinspectie aangeven hoeveel DIV-medewerkers onze organisatie moet hebben?

Nee, de Erfgoedinspectie kan deze vraag niet beantwoorden. De Archiefwet stelt geen quotum voor de inzet van DIV-personeel. Zorgdragers hebben de plicht om voldoende deskundig personeel aan te stellen (art. 14 Archiefbesluit 1995). De wetgever heeft ervoor gekozen dat de zorgdrager dit zelf naar redelijkheid bepaalt. De wijze waarop de zorgdrager dit dient vast te stellen is niet voorgeschreven.

De Erfgoedinspectie beschikt niet over vergelijkingsmateriaal of kengetallen. Onze ervaring is dat geen goede methodiek voorhanden is voor het opstellen van betrouwbare kengetallen voor de inzet van DIV-personeel bij organen van de centrale overheid. Dit is omdat de verwerking van informatie sterk afhangt van de aard en de inrichting van de afzonderlijke werkprocessen. Daarnaast is de inzet van DIV-personeel ondermeer ook afhankelijk van de mate waarin het informatiebeheer rechtstreeks binnen het primaire proces plaatsvindt, dan wel op het niveau van de (secretariële) ondersteuning. Ook speelt de mate van kantoorautomatisering een rol, het niveau van kennis en bekwaamheid van het personeel, de faciliteiten voor de uitvoering van DIV-taken en de mate waarin werkzaamheden worden uitbesteed. 

Kortom: Organisaties binnen de centrale overheid verschillen sterk van elkaar en ook de inrichting van de afzonderlijke werkprocessen binnen een organisatie kan sterk verschillen. Hierdoor hebben we te maken met een groot aantal variabelen die weinig fundament bieden voor afleiden van betrouwbare kengetallen.

Hoe kan ik zelf het aantal DIV-medewerkers vaststellen?
De inzet van het aantal DIV-medewerkers kan beter worden gerelateerd aan stroomcijfers binnen een uitvoeringstaak dan aan algemene vaste kengetallen. Als goed voorbeeld kan gelden: “Binnen uitvoeringstaak X in onze organisatie wordt een Y aantal DIV-medewerkers ingezet voor de verwerking van Z beheershandelingen”. Op grond van de uitkomsten kunt u kengetallen opstellen die u kunt vergelijken met de inzet van het aantal DIV-medewerkers bij een andere uitvoeringstaak in uw organisatie. Het is ook mogelijk om de kengetallen te vergelijken met de uitkomsten van een vergelijkbare uitvoeringstaak in een andere organisatie.

Men dient er rekening mee te houden dat deze vergelijking dient om een inschatting te maken. Het mag niet worden gezien als een breed toepasbare norm.

Lees verder >                                              Naar boven