Nieuwsbrief | 19-10-2007
Afdeling: Archieven

Omschrijving

In deze nieuwsbrief

• Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven
• Tien jaar archieftoezicht centrale overheid
• Column van Rob Kramer
• Voorontwerp Algemene Wet Overheidsinformatie
• Verslag over het archiefwettelijk toezicht naar het Parlement gestuurd
• Inspectie naleving archiefwettelijke basiseisen
• Werkbezoek Belgische collega's
• SOD-symposium

Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven

Sinds twee jaar is de Archiefinspectie een onderdeel van de Erfgoedinspectie. Dat we echter geen inspectie exclusief voor het erfgoed zijn blijkt wel uit het thema 'voorontwerp Algemene wet overheidsinformatie' waaraan in deze nieuwsbrief een artikel is gewijd. De wet komt ook terug in de column van Rob Kramer en in het item over de beleidsreactie op ons Verslag over het archiefwettelijk toezicht. Daarnaast leest u over de voortgang van het project inspectie basis-eisen, het werkbezoek van twee Belgische collega's, en doet één van onze inspecteurs verslag over het SOD-symposium van 4 oktober.

Lees verder                       Naar boven

Tien jaar archieftoezicht centrale overheid

Deze maand is het tien jaar geleden dat de Rijksarchiefinspectie van start ging.
De naam en organisatie veranderden in Erfgoedinspectie / Archieven, maar het werk ging onverminderd door.
'Tien jaar' is niet helemaal waar. In 1997 ging de Rijksarchiefinspectie weliswaar van start, maar het was eigenlijk een herstart. De Rijksarchiefinspectie bestond al sinds het begin van de jaren zeventig, als onderdeel van de Rijksarchiefdienst. Met de start van het PIVOT-traject kregen de selectie en overbrenging van de archieven van de ministeries de hoogste prioriteit en verminderde de aandacht voor het toezicht.
De herstart in 1997 werd mede ingegeven door kritiek van de Algemene Rekenkamer op het verwaarlozen van de specifieke inspectietaak van de Rijksarchiefdienst, die toen met het toezicht was belast. Tegelijkertijd werden de spelregels rondom toezicht verscherpt: toezicht diende zo onafhankelijk mogelijk te worden gepositioneerd. Daarom werd de Rijksarchiefinspectie in 2001 rechtstreeks onder de secretaris-generaal gepositioneerd. Een tweede stap vormde de fusie in 2005 met drie andere OCW-inspecties tot Erfgoedinspectie.

Lees verder                                Naar boven

Column van Rob Kramer

Als het aan Roel Bekker ligt, onze nieuwe SG Vernieuwing Rijksdienst, wordt de Rijksdienst kleiner en beter. Beter is altijd goed, maar of het per definitie ook kleiner kan, is maar de vraag. Kijk ik nu naar mijn eigen organisatie dan gaan we de uitdaging om het beter te doen natuurlijk niet uit de weg. Die prikkel hoeft ook niet van buitenaf te komen, maar moet als het ware in je genen zitten.

Maar beter en tegelijk kleiner? De sector Archieven van de Erfgoedinspectie is met 6.5 fte minimaal bezet. Dat vraagt al veel creativiteit om zichtbaar en effectief te zijn. Mijn inzet is daarbij altijd geweest om de overheden aan te spreken op hun eigen verantwoordelijkheid voor een goede informatievoorziening. Dat sluit naadloos aan op het streven van het Kabinet om de toezichtlast te verminderen. Als de overheid haar informatiehuishouding op orde heeft kan het toezicht meer afstand nemen.

Daarvoor moet je wel een betrouwbaar stelsel ontwerpen: een samenhangende systematiek van interne kwaliteitszorg, control, audit en extern toezicht om de burger te kunnen waarborgen dat de informatievoorziening van de overheid betrouwbaar is. De nadruk moet daarbij liggen op het interne vermogen van overheden om hun informatievoorziening te sturen en te beheersen. Het externe toezicht ziet er op toe dat het interne sturing en beheersing naar behoren functioneert.

Daarmee zijn we er nog niet. De huidige regelgeving schiet hopeloos te kort als kader voor een goede informatievoorziening van de overheid. Een kaderstellende informatiewet is nodig. Of die er komt is maar de vraag. Nog steeds is in de discussies over een goede informatiehuishouding de C van Cultuur dominant, zoals blijkt uit de sterke nadruk die het selectievraagstuk blijkt. Een fundamentele aanpak om de informatiehuishouding als zodanig 'in control' te krijgen ontbreekt vooralsnog. Als je de voorkant van het proces niet beheerst, komt de rest ook niet goed.

Of we uiteindelijk met minder toezicht toe kunnen hangt dus van meerdere factoren af. Voorlopig heeft de inspectie aan werk geen gebrek. Het reguliere toezicht gaat door, maar tegelijk zullen wij moeten blijven stimuleren dat de sturing en beheersing door zorgdragers daadwerkelijk verbetert. Pas als dat zijn vruchten afwerpt kan het toezicht meer afstand nemen. De taakstelling van 20% neemt daarom wel een erg royaal voorschot op die ontwikkelingen.

Naar boven

Voorontwerp Algemene Wet Overheidsinformatie

Sinds vorig jaar ligt er een voorontwerp Algemene Wet Overheidsinformatie, geschreven in opdracht van de toenmalige minister van Bestuurlijke Vernieuwing Pechtold. Het Kabinet trad in 2006 af en het voorontwerp is blijven liggen. Jammer, want dit voorontwerp zou de basis kunnen zijn van een informatiewet als alternatief voor de Archiefwet.
De aanbiedingsbrief van de ontwerper, prof. mr. B.M.J. van der Meulen van de Wageningen Universiteit, maakt duidelijk waarom dit ontwerp zo interessant is.

'Voor mij heeft voorop gestaan dat de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) over meer gaat dan het verstrekken van informatie op verzoek. De WOB is bij verzoeken om informatie heel belangrijk, niet in de laatste plaats als de pers van de WOB gebruik maakt voor nieuwsgaring. Maar voor een goede werking van de WOB is openbaarmaking uit eigener beweging zeker zo belangrijk. En waar openbaarheid een recht geeft op informatie, moet dat recht ook kunnen worden uitgeoefend, Dat betekent dat informatie ook daadwerkelijk toegankelijk moet zijn.'

Van der Meulen onderstreept de wens om het voorontwerp met de Archiefwet samen te voegen, omdat de Archiefwet een fundamenteel onderdeel van het overheidsinformatierecht is.
Je kunt de belangen van een goede informatiehuishouding vanuit verschillende invalshoeken benaderen. Openbaarheid, zoals bij dit voorontwerp, is zeer geschikt. De Archiefwet gaat in wezen ook over openbaarheid. De grote winst is dat openbaarheid van bestuur (en het recht op gebruik van overheidsinformatie) uitdrukkelijk verbonden wordt met de kwaliteit van de informatiehuishouding. En ook dat er expliciet verband wordt gelegd met veiligheid en privacy. Hoofdstuk 9 uit het voorontwerp is gereserveerd voor de noodzakelijke archiefwettelijke eisen en nog niet uitgewerkt. Hoofdstuk 10 is ook interessant. Dit hoofdstuk voorziet in een onafhankelijk toezichthouder die op een goede werking toeziet, inclusief de vraag of de informatiehuishouding aan de gestelde eisen voldoet.
Of dit voorontwerp kans van slagen heeft is lastig te voorspellen. Openbaarheid van bestuur is een politiek gevoelig onderwerp. Het ontwerp maakt wel duidelijk dat de behoeften aan een goede informatiehuishouding van de overheid steeds breder gedragen wordt.

Lees verder                                        Naar boven

Verslag over het archiefwettelijk toezicht naar het Parlement gestuurd

Op 18 oktober jl. zond minister Plasterk het Jaarlijks verslag over het archiefwettelijk toezicht 2006 naar de Eerste en Tweede Kamer. In de begeleidende brief geeft hij zijn standpunt over de belangrijkste onderdelen uit het verslag.

De minister onderschrijft de opvatting van de Erfgoedinspectie dat er meer samenhang en regie moet komen in de informatiehuishouding van de overheid. De minister heeft dit punt onder de aandacht gebracht van de programma-SG Vernieuwing Rijksdienst, Roel Bekker.

De minister gaat niet zover als de Erfgoedinspectie, die pleit voor een informatiewet om tot betere regelgeving van de informatiehuishouding te komen. Wel onderkent de minister een aantal tekortkomingen in de huidige archiefwetgeving. Interessant is dat hij daarbij verwijst naar het voorontwerp voor een Algemene wet overheidsinformatie (zie elders in deze nieuwsbrief). De Raad voor Cultuur en Raad voor het openbaar bestuur zullen nog dit jaar aan de minister advies uitbrengen, onder meer over herziening van wet- en regelgeving.

De volledige tekst van de aanbiedingsbrief kunt u downloaden via de website van het ministerie van OCW: De volledige tekst van het verslag vindt u op onze website.

Naar boven

Inspectie naleving archiefwettelijke basiseisen

De sector archieven van de Erfgoedinspectie is deze maand gestart met het inspecteren van de naleving archiefwettelijke basiseisen.

Op basis van de uitkomsten uit de jaarlijkse vragenlijst hebben wij een eerste groep zorgdragers benaderd waarvan bleek dat zij niet voldoen aan één of meer van de basiseisen uit de Archiefwet. Het gaat hier om:
- Het opstellen en toepassen van selectielijsten;
- Het opstellen en toepassen van archiefbeheersregels;
- Het opstellen van een overzicht van aanwezige bestanden.

Eerst verifiëren wij of de aangeleverde gegevens correct zijn. Als dat het geval is dienen de organisaties aan te geven op welke wijze en binnen welke termijn zij alsnog aan de gestelde eisen gaan voldoen.

Wij zullen u via onze website op de hoogte houden van dit project.

Naar boven

Werkbezoek Belgische collega's

Het Nederlandse en Belgische archieflandschap vertonen grote verschillen, ook op het vlak van het toezicht op overheidsarchieven. Twee medewerkers van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie van het Belgische Rijksarchief komen in december een week op werkbezoek bij de Erfgoedinspectie.
In april van dit jaar brachten al twee medewerkers van het Belgische Rijksarchief een week door bij de sector Archieven van de Erfgoedinspectie. Zo kregen zij inzicht in de organisatie van het archieftoezicht in Nederland én deden zij inspiratie op voor de organisatie van het archieftoezicht in eigen land.

Tijdens dit werkbezoek kwamen zowel het wettelijk kader, het organisatiemodel, het werkveld als de beleidskeuzes aan bod. Het belangrijkste was evenwel de praktische kennismaking met de verschillende door de sector Archieven gebruikte instrumenten: de jaarlijkse vragenlijst, de quick-scan, de aspectinspectie en de behandeling van voorlichtingsvragen. Ook een rondleiding in het Nationaal Archief in Den Haag en een werkbezoek aan het Project Wegwerken Archief Achterstanden in Rotterdam werden als positief ervaren.

De Belgische collega's hebben hun ervaringen in een verslag verwerkt. Dit verslag wordt binnenkort door het Algemeen Rijksarchief in Brussel gepubliceerd. Het was een bijzonder leerrijke ervaring en hopelijk de aanzet voor een versterkte samenwerking tussen de beide organisaties.

Lees verder                                      Naar boven

SOD-symposium

Op 4 oktober heeft de Stichting SOD opleidingen haar jaarcongres 2007 gehouden. Onder de titel “Blik op DIV” stond het congres geheel in het teken van de ontwikkelingen en vernieuwingen in de informatievoorziening. De sprekers hielden een vurig pleidooi voor het afschaffen van de benaming DIV. Het is beter om te spreken over informatiemanagement.   Gezien de peiling op de SOD-website zijn veel mensen uit het vak hier voor te vinden.
Ook was er veel aandacht voor het informatiemanagement in het perspectief van de recente beleidsplannen zoals uitgesproken in de troonrede. Een belangrijke pijler van het kabinetsbeleid is een slagvaardige en dienstbare overheid die bondgenoot is van burgers. ICT en een goede digitale informatiehuishouding bij de overheid moeten daarvoor de basis leggen.
De rode draad door het congres was de aanname dat in de zeer nabije toekomst alleen nog sprake zal zijn van digitale informatie. Om er voor te kunnen zorgen dat digitale informatie ook voor de langere duur toegankelijk, vindbaar en betrouwbaar blijft, zal het informatiemanagement integraal onderdeel moeten zijn van de informatiearchitectuur. Zowel binnen het OZO-netwerk van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten het rijksbrede  Informatie op Orde wordt hard gewerkt aan een verbinding met de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA). 
De DIV-medewerkers ten slotte, moeten continue hun plaats in deze veranderende omgeving opnieuw blijven bepalen. De functies van digi-div'er en div-adviseur zullen toegroeien naar die van informatiemanger, -architect en -controller.

Zie voor de volledige presentaties van dit congres de website van SOD-opleidingen onder de kop nieuws/meer nieuwsberichten.