Nieuwsbrief | 01-06-2007
Afdeling: Archieven

Omschrijving

In deze nieuwsbrief

• Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven
• Column van Rob Kramer
• Vragenlijst in een nieuw jasje
• Niet invullen van de vragenlijst
• KVAN congres
• De evaluaties voorbij
• Project wegwerken achterstanden archieven t/m 1975
• Vraag en antwoord

Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven

Rob Kamer opent de nieuwsbrief met een column waarin selectie en openbaarheid centraal staan. Dit sluit goed aan bij het thema van de KVAN studiedag op 30 mei: Archieven en maatschappij, waarvan u in deze nieuwsbrief een kort verslag aantreft. Naast deze onderwerpen besteden we aandacht aan onze vernieuwde vragenlijst en de inspecties die wij momenteel verrichten bij instanties die de jaarlijkse vragenlijsten al geruime tijd niet hebben ingevuld. In de rubriek vraag en antwoord leest u of het is toegestaan om papieren archiefbescheiden te vernietigen nadat deze gescand zijn. Tot slot attenderen wij u op de afronding van de evaluaties regelingen en de inspectie van het PWAA project 2007.

Lees verder >Naar boven

Column van Rob Kramer

In de Od van mei reageerde Timo ten Cate op een artikel dat ik eerder in Od publiceerde over het archiefwettelijk toezicht. Nou ja, hét archiefwettelijk toezicht is niet het goede woord. In Nederland hebben we het al gauw over tientallen inspectiediensten. Ten Cate komt met enkele scherpe waarnemingen, maar refereert aan 'de archiefinspectie'. Ik weet dus jammer genoeg niet wie hij met zijn kritiek in het vizier heeft. Is het de Erfgoedinspectie? Is het een provinciale of gemeentelijke inspectie?

Maar laat ik bij zijn kritiek zelf stilstaan. Bij de centrale overheid verleent het Nationaal Archief machtigingen tot vervanging. Er is een beleidsregel in de maak : een zeer sober uitgewerkte procedure, gericht op de vervanging zelf, niet op de gehele beheersomgeving. In de toelichting op de beleidsregel staat nog een belangwekkend voornemen. Bij herziening van de Archiefwet zal deze routinematige vervanging uit de wet geschrapt worden*. Daarop heeft de Erfgoedinspectie overigens ook aangedrongen. Ik onderschrijf deze aanpak dan ook van harte.

Het standpunt van veel provinciale inspecteurs staat daar helaas heel ver van weg. Door het niet verlenen van een machtiging voor de vervanging menen zij een veto over de digitalisering van een overheidsorganisatie te kunnen uitspreken. Dat is een oneigenlijk gebruik van dit machtigingsinstrument. Zo'n zwaar middel kun en mag je niet inzetten wanneer je de digitale beheersomgeving van digitalborn documenten als zodanig toetst.  Mijn conclusie is dat Ten Cate met zijn kritiek bij de Erfgoedinspectie niet aan het goede adres is.

Het tweede voorbeeld van Ten Cate is minstens zo interessant. De kern van zijn opmerking is de stelling dat niet alle documenten 'archiefwaardig' zijn. Hij spreekt in dat verband van een onwerkbare wettelijke definitie waar archiefinspecteurs zich niet achter mogen verschuilen. Ten Cate vindt dat je per proces moet vaststellen wat 'archiefwaardig' is. Ook roept hij inspecteurs op in de geest van de wet te opereren. Juridisch gezien geeft de huidige definitie daartoe nauwelijks speelruimte.

Ik ben het zeer met Ten Cate eens dat de overheid veel kritischer moet zijn met wat men aan documenten in een beheersomgeving opneemt. Sterker nog: er bestaat een enorme schijnwereld. Er wordt zeer veel informatie gearchiveerd, maar niemand stelt zich de vraag of daarmee ook alle essentiële documenten zijn opgenomen. Het kost de overheid ook steeds meer moeite die enorme hoeveelheid informatie beheersbaar te houden. Tot nog is onvoldoende de vraag aan de orde geweest hoe je als overheid kunt borgen dat alle essentiële informatie wordt vastgelegd en beheerd.

De norm NEN-ISO 15489 bevat de uiterst nuttige bepaling dat de manager van een organisatie bepaalt en vastlegt welke documenten/informatie wezenlijk zijn. Een dergelijk uitgangspunt zou ook in de Archiefwet moeten worden opgenomen. Elke zorgdrager zou per proces vast moeten leggen welke typen documenten essentieel zijn met het oog op verantwoording en openbaarheid. De aldus benoemde documenten(typen) vallen onder de definitie archiefbescheiden en de daaraan gestelde archiefwettelijke eisen. Een dergelijke systematiek dient uiteraard genormeerd en controleerbaar te zijn. Te denken valt aan een verklaring van een accountant. Op basis hiervan kan de bestuurder en toezichthouder objectief vaststellen in hoeverre de informatievoorziening van de betreffende overheidsorganisatie volledig is. De burger weet waarop hij de overheid kan aanspreken. De selectie van erfgoed bij overheidsorganen vindt primair plaats op basis van hetgeen in de formele beheersomgeving is opgenomen. < BR>
Over deze kwestie doe ik voorstellen in het jaarlijks verslag over het archiefwettelijk toezicht 2006. Dat verslag heb ik juist deze week aan minister Plasterk aangeboden. Zodra hij het verslag aan de Kamer heeft aangeboden wordt duidelijk hoe de minister hierover denkt.

Rob Kramer

* Aanvulling op de oorspronkelijk gepubliceerde tekst: Het gaat niet om het schrappen van het vervangingsartikel als zodanig, maar om het schrappen van de verplichting tot het verkrijgen van een machtiging. Overigens gaat het hier om een voorstel, van een wetswijziging is in dit stadium nog geen sprake.
 
Naar boven 
 
Vragenlijst in een nieuw jasje

In onze Nieuwsbrief van oktober 2006 hebben we een artikeltje opgenomen over het gebruik van ons instrument risicoanalyse bij het vaststellen van ons jaarlijkse werkplan. In dit artikeltje gaven we aan dat de vragenlijst die we jaarlijks uitzetten bij de organisaties die onder ons toezicht vallen, een belangrijke rol speelt in deze risicoanalyse.
Rond het verschijnen van deze Nieuwsbrief gaan we, inmiddels voor het achtste jaar, onze zorgdragers verzoeken de lijst in te vullen. Diegenen onder u die voor hun organisatie de vragen beantwoorden, zullen in de loop der jaren gemerkt hebben dat de vragenlijst kleine wijzigingen heeft ondergaan.  Dit jaar hebben we de lijst wat grondiger herzien.  Dit is gebeurd als onderdeel van ons (meerjaren)plan om de vragenlijst op meer manieren in te zetten dan nu het geval is. In de eerste plaats willen we dat de vragenlijst (nog) beter geschikt wordt gemaakt als leverancier van gegevens voor onze risicoanalyse. Dat proberen we te bereiken door het stellen van minder en (iets) andere vragen. Verder in de toekomst ligt een verbetering van de mogelijkheden om de voortgang die organisaties boeken te monitoren.
Ook willen we via de vragenlijst inzicht krijgen in de mate waarin organisaties zelf al interne controle op hun archiefbeheer hebben ingevoerd. Als dat namelijk het geval is, en als wij vervolgens vaststellen dat via deze interne controle de naleving van de Archiefwet goed is geborgd, dan kunnen wij als externe toezichthouder een stapje terug doen.
Graag willen wij ook tegemoet komen aan een aantal wensen geuit door een aantal van u. In de toekomst moet het mogelijk worden dat u, in plaats van de hele vragenlijst, nog slechts veranderingen in de gegevens over uw organisatie hoeft in te vullen, met andere woorden de toevoeging van een 'update' functie.
Naast deze wijzigingen,  beraden we ons op het inzetten van de vragenlijst als 'benchmark' instrument. Op deze wijze kunt u de prestaties van uw organisatie vergelijken met die van andere groepen organisaties. Ook denken we na over de ontwikkeling van de vragenlijst tot een zelfevaluatie-instrument voor onze zorgdragers.
We zullen u natuurlijk van de voortgang van bovengenoemde plannen op de hoogte houden.

Lees verder >Naar boven 

Niet invullen van de vragenlijst

In deze Nieuwsbrief schenken we aandacht aan de geplande veranderingen in de opzet en inzet van de u welbekende vragenlijst. Een ander project dat wij in 2007 uitvoeren heeft ook te maken met de vragenlijst en wel met het niet invullen daarvan. De Erfgoedinspectie, en voorheen de Rijksarchiefinspectie, zet al sinds 2000 ieder jaar een vragenlijst uit bij de organisaties die onder haar toezicht vallen. Ieder jaar is er wel een aantal organisaties dat de lijst niet invult. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn en meestal wordt het verzuim het volgend jaar hersteld. Een klein aantal organisaties volhardt echter al enige jaren in het niet invullen van de vragenlijst. Dat heeft tot gevolg dat wij als toezichthouder niet meer op de hoogte zijn van de stand van het archiefbeheer bij deze organisaties. Om aan deze ongewenste situatie een einde te maken voeren wij dit jaar bij deze organisaties een korte inspectie uit. Naast het verkrijgen van inzicht ove r de staat van het archiefbeheer, willen wij tijdens ons bezoek ook te weten komen waarom deze organisaties de vragenlijst niet invullen. Deze laatste informatie kan mogelijk bijdragen tot verbetering van de vragenlijst.

Lees verder >Naar boven 

KVAN congres

Op woensdag 30 mei vond de KVAN studiedag plaats in het Musis Sacrum te Arnhem.

Het thema dat deze dag de hoofdrol speelde was 'Archieven en maatschappij', met drie subthema's: Archieven en het maatschappelijke belang van openbaarheid; Het belang van archieven voor de maatschappij; De invloed van de maatschappij op de werkwijze van archieven.

Twee lezingen lichten we hier uit.

Thomas von der Dunk besprak op zeer heldere en confronterende wijze de ontwikkeling van een overzichtelijk archief (nog passend op de rug van een ezel) tot het enorm gecompliceerde ambtenaren apparaat waar wij ons nu in bevinden en waar onze grootste hobby is het maken en bespreken van notulen.

Door de eeuwen heen is de invloed van de burger gegroeid. Het openbaar bestuur werd langzaam aan een publieke gelegenheid 'wat een ieder aangaat en wat een ieder dus moet weten'. Was het in de 19e eeuw nog overzichtelijk, nu lijken we dat overzicht steeds meer kwijt te raken. We moeten daarom selecteren. Selectie betekent minder openbaarheid. Niet selecteren betekent ook minder openbaarheid omdat je niet meer terug zult vinden wat je nodig hebt. Als je iets niet wilt openbaar maken kun je dat het beste verstoppen in een grote hoeveelheid ongeordend archiefmateriaal. Wedden dat je nooit meer terugvindt. Informatie hoeft niet altijd meteen openbaar te zijn. Von der Dunk beëindigt zijn lezing met de stelling: 'beter nu nog niet openbaar, maar goed gedocumenteerd, dan meteen openbaar, maar gedeeltelijk gedocumenteerd'.

De lezing van Agnes Jonker van de Archiefschool, had als thema: Vergissing of opzet, het bewaren of vernietigen van archiefbescheiden op grond van politieke motieven'. Een zeer boeiende lezing waarin het belang van het bewaren van ons verleden, hoe pijnlijk dit verleden ook is, een recht is voor iedere burger. Zij stelt dat kennis en inzicht verkrijgen in een verleden lastig is, en dat kennis en inzicht verkrijgen in een lastig verleden, nog lastiger is. Wat doet een land met een pijnlijk verleden? Beroven van een schriftelijke neerslag van een pijnlijke geschiedenis berooft een land en zijn inwonders ook van een goede verwerking van dit verleden. Ooit zal de vraag komen: 'Kan iemand mij dit uitleggen?'
De archivaris kan een belangrijke rol spelen bij het beantwoorden van deze vraag, mits er nog archief (en een archivaris) voorhanden is. Vooral in landen die op weg zijn naar democratie zijn archieven en archivarissen kwets baar.
Een boeiend rapport hierover is het rapport van de Spaanse archivaris Antonio González Quintana. Dit rapport toont op overtuigende wijze het belang aan van het bewaren en raadpleegbaar maken van de archievenvan repressieve regimes. Voor meer informatie hierover kunt u http://www.vvbad.be/files/200403_Archiefenmensenrechten.pdf benaderen.

Daarnaast noemde zij nog de website van het National security archives instituut . Dit instituut stelt onvermoeibaar bureaucratische onvolkomenheden aan de kaak.

Het was een zeer geslaagde en inspirerende dag.

Naar boven

De evaluaties voorbij

Op 23 april 2007 heeft de algemene rijksarchivaris de drie evaluatiecommissies voor hun adviezen bedankt. Vele commissieleden waren daarbij aanwezig. Eerder berichtten we al over de adviezen. Deze bevatten een evaluatie van de drie ministeriële regelingen. In december vorige jaar werden de evaluaties aan de minister van OCW aangeboden, zie nieuwsbrief 33.

Op de slotsessie sprak het ministerie de verwachting uit dat de aanpassing van de regelingen nog dit jaar afgerond kan worden. Na het bestuurlijke overleg met de medeoverheden neemt de minister een besluit over het vervolgtraject. Dit zal, zo is toegezegd, nog voor de zomer gebeuren. Het Nationaal Archief verzorgt de voorlichting over het vervolgtraject. Zodra we meer weten, brengen we u op de hoogte.

Naar boven 

Project wegwerken achterstanden archieven t/m 1975

De Erfgoedinspectie zal ook dit jaar het Project Wegwerken Achterstanden Archieven (PWAA) inspecteren. Het project PWAA heeft als doel de achterstanden in de bewerking en overbrenging van alle archieven van de ministeries tot en met 1975 per 1 januari 2009 weggewerkt te hebben.
Het doel van de inspectie in 2007 is het verkrijgen van inzicht in, en het rapporteren over de voortgang en de kwaliteit van de bewerking van de achterstanden t/m 1975 zoals georganiseerd door het Project Wegwerken Achterstanden Archieven. Deze aspectinspectie vormt het tweede deel van een langer monitortraject dat tot het einde van het PWAA-project zal duren.

Bij de inspectie zijn twee kernvragen relevant:
1. Hoe is de kwaliteit en de voortgang van de bewerking en de op- en vaststelling van selectielijsten bij de projectorganisatie en de departementen die zelf bewerken?
2. Hoe is de werkvoorraad bij buitendiensten en andere onderdelen buiten het bestuurs- of kernministerie.

De inspectie zal worden uitgevoerd met behulp van gesprekken, vragenlijsten, toetsing en steekproeven.

Lees verder >Naar boven

Vraag en antwoord

De vraag
Mag je meteen na scanning van vernietigbare archiefbescheiden de gescande archiefbescheiden vernietigen, of moet je daarmee wachten totdat de bewaartermijn verstreken is?

Het antwoord
Bij scannen maak je een digitale gebruikskopie van archiefbescheiden. Dat geeft je nog niet het recht de originele bescheiden te vernietigen, die blijven de status van archiefbescheiden houden. Wanneer een organisatie besluit tot het vervangen van archiefbescheiden krijgt men te maken met archiefwettelijke eisen. Voor blijvend te bewaren bescheiden is voorafgaand een machtiging vereist. Bij vernietigbare bescheiden volstaat een besluit van de zorgdrager. In alle gevallen dient de vervanging te gebeuren met 'juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens'. Een essentieel element van vervanging is dat na het maken van een reproductie (veelal een digitale scan) conform de eisen, de gereproduceerde bescheiden worden vernietigd. Door die vernietiging treden de scans in de plaats van het origineel. Het is een procedure die daarmee geheel los staat van selectielijst en bewa artermijnen, want de informatie blijft behouden, alleen de drager verandert. De vraag of je dus moet wachten tot de bewaartermijn is verstreken is bij vervanging niet aan de orde. Sterker nog, zonder vernietiging van het origineel is geen sprake van vervanging. Door het bewaren van de originele stukken behouden deze de status van archiefbescheiden met alle archiefwettelijke eisen voor goede, geordende en toegankelijke staat van dien.

Lees verder >Naar boven