- Home
- ›Archieven
- ›Nieuwsbrieven
- › Nieuwsbrief
Nieuwsbrief nr.33, januari 2007
Nieuwsbrief | 19-01-2007
Afdeling: Archieven
Omschrijving
In deze nieuwsbrief
- Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven
- Jaarprogramma 2007
- Advies evaluatie archiefregelingen aangeboden aan minister
- Selectielijsten vanaf 1 januari digitaal ter inzage
- Nieuwe publicatie over e-mail en verandering in ambtelijke organisaties
- Vraag en antwoord: Is scannen ook vervangen?
In deze nieuwsbrief schenken wij aandacht aan ons jaarprogramma voor 2007, de stand van zaken met betrekking tot de evaluaties van de drie ministeriele regelingen en de digitale ter inzage legging van selectielijsten.
In de rubriek vraag en antwoord leest u of scannen hetzelfde is als vervangen.
Tot slot attenderen we u op een publicatie over hoe e-mail ambtelijke organisaties veranderd heeft.
Voor meer informatie over de Erfgoedinspectie / sector Archieven klikt u op lees verder.
Lees verder > Naar boven
Jaarprogramma 2007
In de vorige Nieuwsbrief beschreven we hoe onze jaarlijkse risicoanalyse tot stand komt. Die risicoanalyse vormt de basis voor ons werkplan. Inmiddels hebben we ons werkplan voor 2007 gereed. Onze plannen in vogelvlucht:
In 2007 gaan wij ons vooral richten op organisaties die duidelijk in gebreke blijven bij het naleven van archiefwettelijke eisen. Zo gaan wij organisaties aanspreken die ons geen informatie via de jaarlijkse vragenlijst leveren.
Daarnaast gaan wij inspecties uitvoeren naar vier basale archiefwettelijke eisen. Dat wil zeggen dat we organisaties inspecteren die niet beschikken over beheersregels, organisaties die niet beschikken over professionele DIV-deskundigheid, organisaties die niet beschikken over enige vorm van bestandsregistratie, en organisaties die niet over selectielijsten beschikken.
In 2007 starten we een onderzoek naar de mate waarin selectielijsten bij organisaties ook daadwerkelijk worden toegepast. Worden de lijsten wel gebruikt, worden ze zorgvuldig gebruikt, zijn bewaartermijnen geïntegreerd in het beheerssysteem? Deze vragen zullen we bij het onderzoek centraal stellen.
Evenals in 2006 zullen we het Project wegwerken achterstanden archieven (PWAA) monitoren. Dit project werkt aan de achterstanden in de overbrenging bij de ministeries, voor zover het de archieven betreft van voor 1975. Onze eerste deelrapportage verschijnt in januari van dit jaar. Daarin ligt het accent op de organisaties en planning van het project. In 2007 zullen we vooral de kwaliteit en tijdigheid van de uitvoering gaan beoordelen.
De afgelopen jaren hebben we bij vrijwel alle departementen een doorlichting uitgevoerd. In 2007 ronden we deze serie doorlichtingen af.
Evenals vorig jaar organiseren we in 2007 een aantal klankbordbijeenkomsten met deskundigen of vertegenwoordigers uit het veld over uiteenlopende thema's. Doel daarvan is om meer inzicht te krijgen in bepaalde onderwerpen en om kennis daarover uit te wisselen.
Verder besteden we onverminderd aandacht aan onze voorlichtingsactiviteiten. Zo houden we de website actueel en brengen we minimaal vier digitale nieuwsbrieven uit. Daarnaast beantwoorden we ook in 2007 de vragen uit het veld over de toepassing van de archiefwetgeving.
Daarnaast werken we verder aan ons eigen instrumentarium. Zo ontwikkelen we een toetsingsinstrument voor digitaal archiefbeheer, samen met de collega's van de provinciale archiefinspecties. We verbeteren ons systeem van risicoanalyse en de jaarlijkse vragenlijst en gaan werken aan een model om vorm te geven aan systeemtoezicht.
Met de andere archiefinspecties ontwikkelen we een meerjarig opleidingsprogramma voor de inspecteurs. Digitaal archiefbeheer staat daarbij hoog op de agenda. Daarmee maken we in 2007 een start. De Archiefschool faciliteert deze trainingen voor ons. In 2007 gaan we ook intensief samenwerken met de Belgische inspectiedienst bij het Algemeen Rijksarchief in Brussel, zowel door uitwisseling van collega's, als door kennisdelen en instrumentontwikkeling.
Advies evaluatie archiefregelingen aangeboden aan minister
Het advies over de evaluaties van de archiefregelingen is klaar. Het is vlak voor Kerstmis door de commissies aan de minister van OCW aangeboden. Tegelijkertijd hebben alle direct betrokkenen (commissieleden, deskundigen, insprekers) de adviezen ontvangen.
Bij de evaluaties is door de commissies gekeken naar de uitvoerbaarheid, de effectiviteit en de handhaafbaarheid van de drie archiefregelingen. Deze gaan - zoals bekend - over de duurzaamheid van archiefbescheiden, over de ordening en toegankelijkheid daarvan en over de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. De adviezen bevatten niet alleen voorstellen tot wijziging van de regelingen zelf, maar ook aanbevelingen voor een betere uitvoering en handhaving.
Het is nu de beurt aan de minister. Deze zal binnenkort haar standpunt over de adviezen bepalen. Pas dan wordt duidelijk wat de precieze gevolgen van de adviezen voor de regelingen zijn.
Het Nationaal Archief en de inspecties zullen in januari de adviezen op hun websites plaatsen. Zodra het ministerie een beslissing heeft genomen over het vervolgtraject, zal zij daarover via haar website berichten. Vanzelfsprekend houden wij u ook op de hoogte.
Selectielijsten vanaf 1 januari digitaal ter inzage
Op 1 januari 2007 veranderde de procedure voor de ter inzage legging van selectielijsten.
Tot nu toe werden de ontwerp selectielijsten bij de betrokken zorgdragers, de Regionaal Historische Centra's, het ministerie van OCW en het Nationaal Archief in papieren vorm ter inzage gelegd.
Vanaf 1 januari 2007 worden de ontwerp selectielijsten alleen nog digitaal ter inzage gelegd op de websites van het Nationaal Archief en het ministerie van OCW. Belangstellenden blijven overigens in de gelegenheid om de stukken fysiek in te zien bij het Nationaal Archief.
De schriftelijke kennisgeving van de vaststelling zal zoals tot nu toe gebruikelijk worden geplaatst in de Staatscourant en het Archievenblad.
Nieuwe publicatie over e-mail en verandering in ambtelijke organisaties
Door het gebruik van e-mail is de communicatie en samenwerking binnen ambtelijke organisaties de afgelopen jaren ingrijpend veranderd. Onderzoeker Albert Meijer publiceerde onlangs een boek over dit onderwerp: CC'tje naar de baas: E-mail en verandering in ambtelijke organisaties.
Tien jaar geleden was e-mail nog nieuw en 'hot', nu ontvangen en versturen ambtenaren dagelijkse tientallen berichten. De introductie van e-mail leidde tot nieuwe manieren van coördinatie en communicatie. De auteur stelt dat bureaucratie inmiddels is veranderd in een e-bureaucratie waarin e-mail berichten de boventoon voeren en papieren memo's schaars zijn. Deze publicatie beantwoordt vragen als: Waarover communiceren ambtenaren met elkaar via e-mail? Leidt gebruik van e-mail tot informele organisaties? Ondergraaft e-mail hiërarchische verhoudingen?
Het boek gaat niet in op de technische aspecten van e-mail gebruik, maar de auteur schreef wel een hoofdstuk over de vormgeving van e-mail systemen, waarin ook archivering van e-mail aan de orde komt.
Vraag en antwoord: Is scannen ook vervangen?
Nee, dat is niet automatisch het geval. Scannen is in feite niet meer dan het maken van een digitale werkkopie. Van vervanging is pas sprake als na het scannen ook de oorspronkelijke drager wordt vernietigd. Het vernietigen van de originele drager is toegestaan onder bepaalde voorwaarden. Voor de vervanging zelf bestaan twee procedures: één voor vernietigbare bescheiden en één voor blijvend te bewaren bescheiden. Om dat te kunnen vaststellen moet de zorgdrager beschikken over een vastgestelde selectielijst. Let op: zonder een dergelijke lijst mag een zorgdrager niet tot enige vorm van vervanging overgaan.
1. Voor stukken die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, moet de zorgdrager door middel van een toets vaststellen dat de scans een juiste en volledige weergave zijn van de gegevens uit de originele papieren bescheiden. Als dat het geval is neemt de zorgdrager vervolgens een bestuursrechtelijk besluit tot vernietiging van de originele papieren bescheiden. Dat is geregeld in artikel 6 van het Archiefbesluit.
2. Bij blijvend te bewaren stukken geldt een zwaardere procedure. De zorgdrager (van de centrale overheid) moet een machtiging aanvragen bij de minister van OCW. Bij de beoordeling van die aanvraag toetst de minister of aan de voorwaarden is voldaan. Het ministerie van OCW werkt op dit moment aan een beleidsregel. Bent u voornemens blijvend te bewaren archieven te vervangen (men spreekt ook wel van substitutie), neem dan eerst contact op met het Nationaal Archief voor de voorwaarden die daaraan zijn verbonden.
Van vervanging in de zin van de Archiefwet is pas sprake als de oorspronkelijke bescheiden ook daadwerkelijk zijn vernietigd. Pas dan neemt de digitale kopie de plaats in van het origineel. Wordt die vernietiging nagelaten, dan is archiefwettelijk GEEN sprake van vervanging. De oorspronkelijke bescheiden blijven dan de archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995, en moeten aan alle archiefwettelijke eisen voldoen. In dat geval moeten die oorspronkelijke bescheiden onverminderd aan alle archiefwettelijke kwaliteitseisen voldoen (goede, geordende en toegankelijke staat).
De dagelijkse praktijk is dat veel organisaties archiefbescheiden wel scannen, maar geen besluit tot vervanging nemen, resp. geen machtiging aanvragen. De originelen bewaart men in 'dagdozen' in het depot en het beheer richt zich nadrukkelijk op de gescande kopieën. Dit is bezwaarlijk want het kan na verloop van tijd beheersproblemen opleveren: De papieren originele bescheiden gelden zonder de genoemde toetsing en besluit nog steeds als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Dat betekent dat deze papieren originelen aan de gestelde kwaliteitseisen moeten voldoen. Hierdoor heeft men een dubbele beheerstaak op de schouders genomen. Het is veel efficiënter om afscheid te nemen van het papier, nadat de archiefwettelijke procedures voor vervanging zijn doorlopen (toets, machtigingsaanvraag, besluit tot vervanging). Dat betekent dat men ook de laatste stap zet en tot feitelijke vernietiging van de vervangen bescheiden overgaat.
