- Home
- ›Archieven
- ›Nieuwsbrieven
- › Nieuwsbrief
Nieuwsbrief nr.31, augustus 2006
Nieuwsbrief | 30-08-2006
Afdeling: Archieven
Omschrijving
In deze nieuwsbrief
- Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven
- Wateroverlast en uw archief
- Het Verslag over het archiefwettelijk toezicht in 2005
- Deeplinks naar Erfgoedinspectie.nl en de Archiefwet
- Project Wegwerken Achterstanden Archieven (PWAA)
- Nieuwe publicatie: Orde op zaken
- Nieuwe publicatie: DOP-methodiek
- Vraag en antwoord: Vallen overheidswebsites onder het regime van de Archiefwet?
Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven
Juni en juli waren prachtige warme zomermaanden. Augustus is nat! Wateroverlast heeft voor meldingen gezorgd bij de Archiefinspectie. Via deze nieuwsbrief brengen wij u op de juiste plek op onze website waar beschreven staat wat u kunt en moet doen bij wateroverlast. Daarnaast besteden wij aandacht aan het 'Verslag over het archiefwettelijk toezicht in 2005' dat deze week openbaar gemaakt is. U treft in deze nieuwsbrief informatie aan over deeplinks naar onze eigen homepage en naar Overheid.nl voor een altijd up to date overzicht van de archiefwetgeving. We starten met een nieuwe rubriek over de inspectie van het Project Wegwerken Achterstanden. We berichten over twee nieuwe publicaties en de rubriek vraag en antwoord gaat dit keer over het archiveren van websites. Voor meer informatie over de Erfgoedinspectie / sector Archieven klikt u op lees verder.
Wateroverlast en uw archief
De maand augustus verloopt nat en dus komen er meldingen van wateroverlast in archiefruimten. Wat moet een organisatie in een dergelijk geval doen? De Erfgoedinspectie/sector archieven heeft een checklist waterschade opgesteld waarmee u snel de situatie bij waterschade in beeld brengt. U kunt dan direct maatregelen nemen zodat u de schade en kosten zoveel mogelijk beperkt. Zie bij link lees verder: vragen over incidenten
Het Verslag over het archiefwettelijk toezicht in 2005
Overheidsorganisaties bewaren steeds meer informatie. De hoeveelheid is inmiddels zo groot en onoverzichtelijk dat zelfs de bedrijfsvoering en openbaarheid in het geding komt. Managers moeten daarom hun verantwoordelijkheid tonen en sturen op een goede informatievoorziening. Overheidsorganisaties moeten greep krijgen op de grote hoeveelheid papieren en digitale documenten en zich veel meer inzetten voor openbaarmaking. Dit is te lezen in het 'Verslag over het archiefwettelijk toezicht in 2005' van de Erfgoedinspectie. Dit verslag is op 16 augustus 2006 openbaar gemaakt.
Deeplinks naar Erfgoedinspectie.nl en de Archiefwet
Zoals u inmiddels weet lanceerden wij onlangs een nieuwe website en kregen wij een nieuwe naam. Dat betekent dat links op het internet en intranet naar onze oude Rijksarchiefinspectie website en onderliggende documenten niet meer werken. Dat is een nadeel van een vernieuwde site, maar het kan ook het moment zijn om nog eens goed te kijken of alle links op uw internet- of intranetsite nog werken en of er wellicht nieuwe links te maken zijn. En voor degenen die het nog niet weten: Met een deeplink kunt u gebruikers direct doorlinken naar specifieke informatie op Erfgoedinspectie.nl, bijvoorbeeld naar het overzicht van de archiefwetgeving, handige checklists of het rapport 'een dementerende overheid?'. Wij willen u via deze nieuwsbrief vragen om als dat noodzakelijk is de links te updaten en wellicht een link te maken naar het Archieven onderdeel van de site ( http://www.erfgoedinspectie.nl/page/archieven/home ) waar inmiddels een schat aan informatie te vinden is. Misschien kunt u dit niet zelf, maar dan kan de webmaster van uw organisatie hier ongetwijfeld bij assisteren. Er bestaan nog veel websites waar de tekst van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de regelingen in pdf of andere tekstverwerkingsprogramma's worden aangeboden. Meestal zijn dat verouderde webteksten. U kunt een link maken naar onze pagina's over archiefwetgeving http://www.erfgoedinspectie.nl/page/archieven/archiefwetgeving maar we wijzen u ook graag op de mogelijkheid om direct te linken naar de wet- en regelgeving op Overheid.nl . Overheid.nl biedt geconsolideerde wet- en regelgeving aan. Dit betekent dat in de tekst alle eventuele wijzigingen tot op de datum van vandaag zijn verwerkt.
Project Wegwerken Achterstanden Archieven (PWAA)
Het Project Wegwerken Achterstanden Archieven (PWAA) is het samenwerkingsproject van alle ministeries en heeft als doel het wegwerken van archiefachterstanden tot en met 1975 (ongeveer 75 km). Deze achterstanden zullen voor 1 januari 2009 weggewerkt zijn. De Erfgoedinspectie zal het project gedurende deze hele periode monitoren. Op de website zullen we de voortgang en resultaten van de inspectie vermelden. Via onze nieuwsbrief wordt u hiervan periodiek op de hoogte gebracht.
Nieuwe publicatie: Orde op zaken
Er is een handig boekje verschenen over werkprocessen bij de overheid. Orde op zaken, zaken op orde: De andere overheid kan niet zonder de DIV. SDU Uitgevers. Den Haag 2006. ISBN: 901211561 Uitgangspunt in deze uitgave is dat de werkprocessen van de overheid zullen stagneren als zij niet op het juiste moment worden gevoed met betrouwbare 'documenten'. Bovendien kunnen werkprocessen later alleen worden gereconstrueerd en verantwoord als de documentaire informatie op orde is.
Nieuwe publicatie: DOP-methodiek
Een andere nuttige publicatie die onlangs is verschenen is:
DOP-Methodiek - Instrument voor analyse van kwaliteit en risico's op gebied van documenthuishouding. Drs. T. ten Cate. Den Haag 2006. ISBN 90-9019920-9 Dit boekje is bedoeld als instrument voor overheidsorganisaties en geeft een methode om de kwaliteit van de informatievoorziening in kaart te brengen en te wegen.
Op de cover staat: "Dit boek beschrijft een gestructureerde methode voor de analyse van de documenthuishouding binnen de (verschillende onderdelen van de) eigen organisatie: de DOP-methodiek."......"De afkorting DOP staat voor: Documenthuishouding-Organisatie-Processen.
Vraag en antwoord : Vallen overheidswebsites onder het regime van de Archiefwet?
Websites, de overheid en de Archiefwet.
Websites zijn voor de overheid inmiddels een onmisbaar communicatiemiddel geworden. Websites worden gebruikt als folder en naslagwerk. Deze informatie is vaak zeer dynamisch. De overheid gebruikt de website daarbij ook als middel om met burgers te communiceren. En het gaat nog verder. Burgers kunnen ook vergunningen aanvragen en procedures via het web volgen. In dit achterliggende proces zijn vragen gerezen over vraag of overheidswebsites onder het regime van de Archiefwet vallen.
Deze vraag, waarop het antwoord ja is, behandelen wij in de rubriek vraag en antwoord.
We beschrijven de eisen voor archivering van websites en wat u kunt doen om uw websites duurzaam te kunnen raadplegen. De Erfgoedinspectie zal dit jaar een verkennende inspectie houden op het gebied van archivering van websites als verantwoording van overheidshandelen. De komende jaren zal dit onderwerp onze blijvende aandacht houden.
