Nieuwsbrief | 30-07-2006
Afdeling: Archieven

Omschrijving

In deze nieuwsbrief

• Eerste digitale Nieuwsbrief
• Vertrek inspecteur
• Visienota archiefbeheer aangeboden aan de Tweede Kamer!
• Jaarlijks verslag
• Uithuizing van archieven
• Vraag en antwoord

Eerste digitale Nieuwsbrief

Welkom bij de eerste digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie/sector archieven. In maart ontving u van ons voor de laatste keer onze nieuwsbrief op papier. Daarin kondigden wij al aan u de volgende nieuwsbrief in een digitaal jasje aan te bieden. Nu is het zover. De digitale nieuwsbrief is een periodieke mail met nieuws en achtergronden, en met verwijzingen naar bijdragen die wij recent op (onze nieuwe)website plaatsten. Wij behandelen onveranderd onderwerpen die u van ons gewend bent: Nieuws en vragen over uw archiefbeheer in relatie tot de archiefwet- en regelgeving.

Vertrek inspecteur
Jan van der Starre gaat de Erfgoedinspectie verlaten. Hij gaat aan de slag bij de Inspectie Gezondheidszorg.

Lees verder

Visienota archiefbeheer aangeboden aan de Tweede Kamer!

Eerder meldden wij dat het ministerie van OCW en BZK hard werken aan het schrijven van een visienota over het archiefbeheer. De nota bevat voorstellen om de structurele knelpunten in de informatievoorziening op te lossen. De tekst van de nota is 29 juni 2006 aan de Tweede Kamer aangeboden. Eerder informeerden wij u daar al over op onze website . De visienota is in juni in het Kabinet besproken. Het ministerie van OCW heeft op haar website een speciaal dossier ingericht over de visienota. Daar vindt u achtergrondinformatie en relevante documenten. Wilt u een goed overzicht van de discussies die rondom de visienota zijn gevoerd het afgelopen jaar, kijk dan op de OCW-website . Hier zijn de verslagen van de themabijeenkomsten gebundeld. U kunt hier ook terecht voor de tekst van de Visienota .

Lees verder

Jaarlijks verslag

Elk jaar doet de inspectie verslag over het toezicht in het voorafgaande kalenderjaar. In het verslag geven wij op hoofdlijnen een beeld van de kwaliteit van het archiefbeheer bij de centrale overheid en werken wij een aantal specifieke thema's uit. Eind mei hebben wij het verslag over 2005 afgerond en aangeboden aan de staatssecretaris voor Cultuur en Media. Daarmee is het verslag nog niet openbaar. Dat gebeurt als de staatssecretaris het verslag aan de Tweede Kamer heeft aangeboden, met daarbij haar standpunt over de inhoud van het verslag. In principe gebeurt dat binnen een termijn van twee maanden. Afgesproken is dat wij het verslag in elk geval vanaf 1 augustus verspreiden en op onze website plaatsen. Tot die tijd zult u nog even geduld moeten hebben.

In verband met de val van het kabinet is het onzeker wanneer het verslag aangeboden zal worden aan de Tweede Kamer. Wij maken het verslag in ieder geval volgens afspraak in augstus openbaar.

Lees verder

Uithuizing van archieven

Zorgdragers zijn volgens de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 verplicht om voor de huisvesting van archiefstukken die zijn aangemerkt als te bewaren over een zogenaamde archiefruimte te beschikken. Hoe die archiefruimte moet zijn geconstrueerd, waaraan zij moet voldoen en hoe zij moet worden ingericht staat in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

Sinds een aantal jaren wordt er ook archiefruimte aangeboden door commerciele bedrijven. Soms is archiefbeheer de hoofdactiviteit van een dergelijk bedrijf, soms is het een nevendienst die wordt aangeboden naast andere min of meer verwante diensten.

Voor een overheidsorgaan kan de mogelijkheid om het archief op te slaan bij een bedrijf uitkomst bieden voor een aantal problemen. Het kan zijn dat de eigen archiefruimte niet voldoet niet aan de wettelijke eisen voor te bewaren archiefstukken, het is ook mogelijk dat de eigen archiefruimte te klein is geworden om het archief te huisvesten.

Onder de 'lees verder' knop vindt u informatie over belangrijke zaken bij het uithuis plaatsen van uw archief.

Lees verder

Vraag en antwoord
Wat kunt u doen bij een incident?
Vaak merkt u het pas als zich een incident met het archief heeft voorgedaan: uw organisatie heeft geen procedure voor het handelen in het geval van een incident. Bij brand- en waterschade doet u er goed aan u te laten voorlichten over de wijze waarop u de beschadigde archiefstukken het best kunt behandelen. Dat kan bij de Erfgoedinspectie of bij het Instituut Collectie Nederland (www.icn.nl). Probeer bij ongeoorloofde vernietiging of verlies van archiefbescheiden in elk geval te reconstrueren om welke bestanden het gaat.
De Archiefwet 1995 verplicht u niet om een incident aan de Erfgoedinspectie te melden. Maar wij raden u dringend aan dit wel te doen. U kunt dan met ons overleggen over de te nemen maatregelen. Daarna kunnen we beoordelen of het incident op afdoende wijze is afgehandeld. Wij zijn dan geinformeerd en u weet waar u aan toe bent.
U kunt bij ons melding maken van een incident met het 'incident melden'.