Nieuwsbericht | 29-04-2010

In het themarapport Invoering van zelfregulering en zelfevaluatie in de informatiehuishouding van ministeries doet de Erfgoedinspectie verslag van haar onderzoek naar de stand van zaken bij de ministeries rondom de invoering van de Baseline. In 2008 besloten de ministeries de Baseline informatiehuishouding rijksoverheid in hun departementen in te voeren. In 2009 onderzocht de Erfgoedinspectie hoe de invoering wordt georganiseerd. Ze bracht hierover in maart 2010 rapport uit aan de Chief Information Officers (CIO's). Het rapport zal binnenkort aan de Tweede Kamer worden aangeboden.

De huidige informatiehuishouding overstijgt het bedrijfsvoeringsbelang, daarover is iedereen het wel eens. Gezien de betekenis die de overheid aan zelfregulering en andere vormen van 'goed bestuur' in bedrijfsleven en maatschappij hecht (bankwezen, zorgsector, onderwijs), kan het kabinet op een zo belangrijk domein niet achterblijven. Daarom moet het kabinet volgens de Erfgoedinspectie druk (blijven) zetten op een planmatige, brede invoering van de Baseline in de audit- en controlsystematiek.

In haar integrale rapportage concludeert de Erfgoedinspectie dat de ministeries nog aan het begin van een lang traject staan, waarin nog veel moet gebeuren om de in het actieprogramma Informatie op Orde verwoorde ambities voor de invoering van een genormeerde audit en control te realiseren. Zo constateerde de Erfgoedinspectie dat er nog geen meerjarig beleid of plan van aanpak is opgesteld dat inzicht geeft in de instrumenten en de plannen. Noch op interdepartementaal, noch op departementaal niveau (een gunstige uitzondering vormt het ministerie van Defensie). Wel constateerde de inspectie dat er verschillende aanzetten tot planvorming zijn (Justitie, LNV, SZW en VenW) en in een enkel geval een controlorganisatie is ingericht (VROM). In al deze gevallen was er echter nog geen sprake van een 'systeem in opbouw'.

Belangrijke aanbevelingen van het rapport zijn:

• De ministeries moeten een gemeenschappelijk plan van aanpak vaststellen, dat per departement moet worden uitgewerkt tot een meerjarenplan. De voortgang wordt door het CIO-overleg gemonitord en verantwoord.
• Essentiële onderdelen van de plannen om tot meer zelfregulering te komen, zijn het inrichten van een vaste structuur van audits in de informatiehuishouding en het opnemen van de informatiehuishouding in de planning- en controlcyclus.
• Het systeem van zelfregulering bij de departementen moet zich uitstrekken over alle onderdelen van het departement, inclusief de agentschappen, diensten en inspecties en over alle onderdelen van de informatiehuishouding.
• Verdere ontwikkeling van de Baseline en het zelfevalutie-instrument en afstemming met het normen- en toetsingskader van de Erfgoedinspectie wordt sterk aanbevolen. Een zorgvuldige afstemming van beide kaders is voorwaarde voor een – door inspectie en ministeries - gedeeld stelsel van audit en control, en is daarmee voorwaarde voor de overgang naar een vorm van toezicht 'op afstand' door de Erfgoedinspectie.

In hun reactie op het conceptrapport hebben de ministeries zich vastgelegd op de doelstelling de Baseline vóór 2015 bij de beleidskernen in te voeren. Daarbij wordt de invoering gekoppeld aan de digitalisering van de documentenhuishouding. De Erfgoedinspectie tekent bij deze aanpak aan dat het risico bestaat dat de ministeries grote delen van de informatiehuishouding (de 'analoge', papieren informatiehuishouding) links laten liggen. Ook oordeelt de Erfgoedinspectie dat het zeer zorgelijk is dat zo grote delen van de ministeries - de uitvoeringsdiensten en de rijksinspecties - buiten de audit- en controlsystematiek kunnen vallen.

In de Baseline informatiehuishouding rijk hebben de ministeries in zeven hoofdnormen de voornaamste informatiewettelijke normen bijeengebracht en via een zelfevaluatie-instrument toetsbaar gemaakt. De Baseline levert volgens de Erfgoedinspectie zonder meer een goede basis voor een systematische kwaliteitsverbetering van de (vooral) digitale informatiehuishouding.