Nieuwsbericht | 13-07-2010

Jaarlijks brengt de Erfgoedinspectie verslag uit over het toezicht op de domeinen archeologie, (gebouwde) monumentenzorg, beschermde roerende cultuurgoederen en de informatiehuishouding van de centrale overheid. Ten aanzien van de informatiehuishouding geven wij u in dit nieuwsbericht een impressie van de inhoud van het Verslag.

De monitor
Begin van dit jaar is de 10de editie van de monitor Archieven en informatiehuishouding uitgevoerd, deze keer als onderdeel van de 'Monitor Erfgoedinspectie' waarin nu ook de andere erfgoedvelden: Collecties, Monumenten en Archeologie zijn opgenomen. Uit de digitale monitor die de Erfgoedinspectie jaarlijks uitvoert, komt het volgende beeld naar voren: Hoewel er op belangrijke indicatoren een verbetering te zien is, is het percentage organisaties dat aan de archiefwettelijke basiseisen voldoet toch nog te laag. Zo beschikt bijvoorbeeld 35% van de zorgdragers nog niet over een officiële selectielijst. Hoewel er door de jaren heen verbetering is waar te nemen blijft dit een zorgelijk cijfer. De Erfgoedinspectie zal zich dan ook blijven richten op een betere naleving van deze eisen, in het programma 'basiseisen voor een goed archiefbeheer'.

Basiseisen voor een goed archiefbeheer
Het inspectieprogramma naar de naleving van drie basiseisen voor een goed archiefbeheer heeft het tweede jaar doorlopen. Er is in 2009 het afgelopen jaar bij 45 organisaties een inspectie uitgevoerd, waarmee het totaal aantal geïnspecteerde organisaties op 114 is gekomen. Het programma is er op gericht dat organisaties beschikken over een selectielijst, een bestandsoverzicht en beheersregels. Achterliggend doel is dat zij daarmee beter geëquipeerd zijn om 'hun' archiefbeheer en informatiehuishouding op orde te krijgen en te houden. Dit betekent dat een inspectie pas afgesloten wordt als daadwerkelijk aan deze basiseisen is voldaan; de nazorg wordt feitelijk binnen de inspectie uitgevoerd. Eind 2009 is bij 34 van de geïnspecteerde organisaties de inspectie afgerond.

Verborgen achterstanden in overbrenging van rijksarchieven
Al vele jaren wijst de Erfgoedinspectie op de zorgwekkende achterstanden in de overbrenging van archieven van de overheidsorganisaties. De Erfgoedinspectie hecht zoveel belang aan een correcte overbrenging, omdat vanaf dat moment de openbaarheid en raadpleegbaarheid van archieven sterk wordt uitgebreid. Na overbrenging heeft iedere burger recht op kosteloze inzage en gebruik van de stukken en worden archieven bovendien in een professionele beheersomgeving ondergebracht. Achterstanden in bewerking en overbrenging leiden ertoe dat archiefstukken veel later beschikbaar komen voor gebruik en onderzoek door de burger dan wettelijk is bepaald. Daardoor kunnen burgers niet ten volle gebruik maken van het democratisch recht op raadpleging. Tegelijk lopen deze 'oudere' archieven bij de zorgdrager het risico fysiek achteruit te gaan of zelfs verloren te raken door verwaarlozing of onrechtmatige vernietiging. Naast een bewaarplicht heeft de overheid ook een vernietigingsplicht. Het nalaten van het bewerken van opgelopen achterstanden betekent het niet of te laat vernietigen van dossiers. Om grip te krijgen op de achterstanden in overbrenging hebben de departementen in 2006 het initiatief genomen voor het wegwerken van hun archiefachterstanden over de periode tot 1976: het Project Wegwerken Achterstanden Archieven (PWAA). Het project is op 31 december 2008 formeel afgesloten. De Erfgoedinspectie heeft in twee eerdere rapportages haar oordeel gegeven over de voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden. In de derde en afsluitende rapportage constateert de Erfgoedinspectie dat het project weliswaar zijn doelen heeft behaald, namelijk het wegwerken van 75 kilometer archief, maar dat daarmee niet alle achterstanden zijn weggewerkt. Er bestaan namelijk 'verborgen achterstanden'. Al vanaf de formulering van de projectopdracht heeft de Erfgoedinspectie zich afgevraagd of de in de opdracht opgegeven werkvoorraad van 75 kilometer de volledige departementale achterstanden van vóór 1976 omvat. Aanleiding tot deze twijfel zijn de vaak onvolledige bestandsoverzichten die de Erfgoedinspectie bij de ministeries aantreft, gekoppeld aan de complexe organisatie van de ministeries en de grote veranderingen in de opbouw en samenstelling die ze sinds 1976 hebben ondergaan. Een aantal archiefbestanden is bij de inventarisatie daardoor mogelijk deels of geheel buiten beeld gebleven. De uitkomsten uit de monitor informatiehuishouding van de Erfgoedinspectie versterken het beeld dat er nog aanzienlijke achterstanden zijn bij de centrale overheid. Door 78 (33%) organisaties, waaronder PBO-organen en publiek- en privaatrechtelijke ZBO's (maar exclusief de departementen) wordt aangegeven dat er achterstanden in bewerking en overbrenging zijn, waarvan 41% achterstanden heeft uit de periode 1950-1975, 19% uit de periode 1940-49 en 12% uit de periode van vóór 1940. Sommige organisaties hebben achterstanden in al de genoemde perioden.

De staatssecretarissen van OCW en BZK formuleren hun beleidsreactie op deze constateringen en onze aanbevelingen als volgt:

'De Erfgoedinspectie constateert bij het project wegwerken archiefachterstanden (PWAA) tot 1976 enkele omissies in de gedefinieerde verzameling achterstanden. Zij concludeert dat met name verzelfstandigde voormalige overheidsorganisaties gedurende de inventarisatie voor het PWAA buiten schot zijn gelaten. De Erfgoedinspectie doet dan ook de aanbeveling om in kaart te brengen welke organisatieonderdelen niet zijn meegenomen in de inventarisatie die voorafging aan het PWAA, om vervolgens bij deze organisaties de achterstanden alsnog weg te werken. In haar aanbevelingen heeft de Erfgoedinspectie drie specifieke subgroepen reeds geïdentificeerd. De eerste twee subgroepen hebben betrekking op het ministerie van OCW. Het betreft de rijksscholen en de voormalige rijksmusea. Met betrekking tot de rijksmusea is al overleg geweest met het Nationaal Archief en zal de Vereniging van Rijksgesubsidieerde Musea (VRM) benaderd worden om dit probleem aan te pakken. Ten aanzien van de rijksscholen zal een strategie uitgestippeld worden om ook deze achterstanden in te lopen. De penitentiaire inrichtingen vallen onder de verantwoordelijkheid van het ministerie van Justitie. Het desbetreffende rapport van de Erfgoedinspectie, en de aanbevelingen daarin, hebben wij dan ook doorgestuurd naar de minister van Justitie. Ik heb daarnaast de directeur van het Nationaal Archief opdracht gegeven dit onderwerp mee te nemen in het reguliere overleg met de CIO's.´

Het jaarverslag gaat tevens in op twee themarapporten Veilig en wel opgeborgen? Een onderzoek naar de archiefruimten van zelfstandige bestuursorganen en Invoering van zelfregulering en zelfevaluatie in de informatiehuishouding van ministeries die het afgelopen jaar zijn gepubliceerd door de Erfgoedinspectie.

De volledige tekst van het Verslag van het toezicht 2009 vindt u hier. De volledige tekst van de beleidsreactie vindt u hier.