Nieuwsbericht | 17-11-2010

De Erfgoedinspectie krijgt veel vragen over het kwijtraken van diploma's. Daarom behandelen wij hier een vraag en antwoord over dit onderwerp.

Vraag: Ik wil een nieuwe opleiding volgen maar ik word alleen toegelaten als ik de diploma's van mijn vorige opleidingen kan overleggen. Ik ben deze diploma's echter kwijtgeraakt. Is hier nog iets aan te doen?

Antwoord: Ja, in veel gevallen wel. De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) kan behulpzaam zijn bij een kwijtgeraakt schooldiploma. Deze dienst beschikt over de eindexamenuitslagen van ongeveer zeventig onderwijssoorten en kan op grond van die gegevens een verklaring van afgelegd examen opmaken. De gegevens van DUO dekken echter niet alle onderwijssoorten. Van de wel vertegenwoordigde onderwijssoorten heeft de Dienst niet altijd gegevens over de hele periode waarover het onderwijs is gegeven. DUO verwijst degenen van wie de gezochte onderwijssoort niet is vertegenwoordigd dan ook naar de school waar het examen is afgelegd.

Indien de gegevens van DUO geen uitkomst bieden, kunt u zich dus wenden tot de scho(o)l(en) waar u de diploma's heeft behaald. Het is dan van belang te weten dat onderwijsinstellingen de plicht hebben om examengegevens en gegevens over de door hen afgegeven diploma's gedurende een wettelijk vastgestelde termijn te bewaren. Dit komt omdat deze gegevens onder de Archiefwet vallen.
Gegevens die onder de Archiefwet vallen mogen alleen worden vernietigd als zij voorkomen op een geldende selectielijst en daarop zijn aangemerkt als op termijn te vernietigen. De feitelijke vernietiging mag pas plaatsvinden als de in de selectielijst opgenomen termijn is verlopen. Selectielijsten zijn er niet voor alle onderwijstypen. Er zijn geldende selectielijsten voor de:
- universiteiten vanaf 1945 (examenregisters blijven bewaard);
- sector BVE vanaf 1996 (vernietigingstermijn 30 jaar na afnemen van het examen);
- openbare scholen voor voortgezet- en beroepsonderwijs van 1850-1996 (10, respectievelijk 50 jaar na het afnemen van het examen);
- openbare scholen voor basis-, voortgezet- en beroepsonderwijs vanaf 1996 (gegevens mogen niet worden vernietigd).
Gegevens die niet voorkomen op een geldende selectielijst mogen niet worden vernietigd. Dit geldt dus voor de examengegevens van de sectoren voortgezet onderwijs/bijzondere scholen, beroepsonderwijs en volwasseneneducatie vóór 1996 en hoger onderwijs. U kunt over dit onderwerp ook de website van de rijksoverheid raadplegen.