Nieuwsbericht | 17-11-2010

Overheidsorganen zijn verplicht archiefbescheiden na de in de selectielijst gestelde termijnen te vernietigen. Deze verplichting staat in artikel 3 van de Archiefwet 1995.

Vernietiging van archiefbescheiden houdt in dat informatiedragers een zodanige bewerking ondergaan, dat de informatie hierop niet meer te lezen of te reconstrueren is. Een informatiedrager kan een papieren stuk zijn, maar bijvoorbeeld ook een computerschijf of CD-ROM.

Vernietiging van papier vindt meestal plaats door verbranding of versnippering. Ministeries mochten tot voor kort hun 'overtollige papieren archiefbescheiden alleen laten vernietigen door het bedrijf dat door het Agentschap Domeinen (Roerende Zaken) was aangewezen. Per 1 oktober is de rijksbrede vernietiging van overtollig bedrijfspapier, waaronder archiefbescheiden, op een andere manier georganiseerd.
Voor de vernietiging van papieren archiefbescheiden heeft het ministerie van Justitie in het kader van het rijksbrede 'categorie management' na een Europese aanbesteding de ophaal en vernietiging onlangs gegund aan Reisswolf Nederland BV. Dat houdt in dat departementen vanaf 1 oktober een nadere overeenkomst met Reisswolf sluiten. Niet alle ministeries hebben zich bij de aanbesteding aangesloten. Enkele departementen (Defensie, Algemene Zaken) verzorgen hun vernietiging zelf.

Andere overheidsorganen doen er ook goed aan hun archiefbescheiden te laten vernietigen door een gespecialiseerd bedrijf. Het komt erop aan dat u de garantie heeft dat de bescheiden daadwerkelijk en verantwoord vernietigd worden.

We brengen in herinnering dat u van elke vernietiging een verklaring opstelt. Dat vindt u in artikel 8 van het Archiefbesluit. Deze verklaring bevat:
• een specificatie van de bescheiden die zijn vernietigd;
• op grond waarvan is vernietigd (categorie uit selectielijst of handeling);
• op welke wijze en wanneer is vernietigd.
• U bewaart deze verklaring zorgvuldig in het archief van uw organisatie.

Voor de vernietiging van elektronische datadragers geldt de regeling dat deze aan de Dienst Domeinen voor vernietiging worden overgedragen. Om 100 % zeker te zijn van een complete dataverwijdering, wordt de hardware volledig fysiek vernietigd en het residu voor hergebruik geschikt gemaakt. Zie hiertoe het informatieblad via de website van Domeinen.