Monitoring
De Erfgoedinspectie wil een goed beeld hebben van de kwaliteit van het archiefbeheer bij de centrale overheid. Daarom volgen wij overheidsorganisaties zo goed mogelijk. We kunnen echter niet bij elke organisatie frequent een inspectie uitvoeren. De omvang van het veld laat dat niet toe.
Een belangrijk middel voor ons om aan informatie te komen, is de jaarlijkse vragenlijst. Elk jaar ontvangen alle 'zorgdragers' van de centrale overheid deze vragenlijst over het archiefbeheer. De vragen gaan over alle aspecten van het archiefbeheer: de organisatie, het beleid, de middelen, de planning en realisatie, knelpunten en achterstanden. Op die manier beschikt de Erfgoedinspectie over actuele gegevens van elke zorgdrager.
Op basis van deze gegevens kunnen we een analyse maken van het archiefbeheer van het totale veld waarop we toezicht houden. Deze analyse verwerken wij in ons jaarlijks verslag.
Daarnaast gebruiken we de gegevens uit de vragenlijsten om risico-analyses te maken. Mede op basis hiervan bepalen we bij welke organisaties we inspecties uitvoeren.
De ingevulde vragenlijsten maken bovendien duidelijk waar structurele knelpunten in het archiefbeheer liggen. Die knelpunten kunnen voor ons aanleiding zijn om een onderzoek uit te voeren naar een bepaald thema en/of om onze voorlichting uit te breiden.
Verder volgen wij de ontwikkelingen in het veld zo goed mogelijk. Dat doen wij door het bijhouden van wet- en regelgeving, het bijhouden van publicaties en het volgen van themabijeenkomsten, conferenties en workshops.
