Nieuwsbrief | 14-04-2008
Afdeling: Archieven

Omschrijving

In deze nieuwsbrief

• Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven
• Transparantie per strekkende kilometer
• Advies 'Informatie: grondstof met toekomstwaarde'
• Visie Erfgoedinspectie op de Baseline informatiehuishouding
• Project Wegwerken Achterstanden Archieven (PWAA)
• Open document format
• Vraag en antwoord

Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven

In de vorige nieuwsbrief maakten we bekend dat we regelmatig een gastcolumnist gaan uitnodigen. Martin Berendse, de nieuwe directeur van het Nationaal Archief, bijt de spits af met zijn column over transparantie in kilometers.

Daarnaast besteden wij aandacht aan het advies van de Raad voor Cultuur en de Raad voor het Openbaar Bestuur: Informatie: grondstof met toekomstwaarde, dat op 31 maart 2008 aan minister Plasterk (OCW) en staatssecretaris Bijleveld (BZK) is uitgebracht. Ook de reactie van de Erfgoedinspectie op de Baseline komt in deze nieuwsbrief uitgebreid aan de orde.

De Erfgoedinspectie krijgt regelmatig vragen over hoe zorgdragers om moeten gaan met vertrouwelijke informatie. In de rubriek vraag en antwoord gaan we hier nader op in. 

Dit en nog meer vindt u in deze nieuwsbrief.

 

Lees verder >                                              Naar boven

Transparantie per strekkende kilometer

Als nieuwe directeur van het Nationaal Archief mag ik deze gastcolumn schrijven in de nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie. Dat is voor mij een mooie gelegenheid om u, als ervaren speler in de informatieketen van het rijksoverheid, iets te vertellen over de verwonderingen van een nieuwkomer in het vak. Want dat ben ik: een nieuwkomer. Ik werkte al wel een tijdje bij de rijksoverheid en ook in de cultuursector, maar met informatiebeleid en archieven had ik niet veel van doen. Nou ja, behalve dan met het archief van mijn eigen directie.

Het meest verbaasd was ik eigenlijk dat er vrijwel geen enkel overheidsarchief wordt overgedragen aan het Nationaal Archief op de dag dat de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar is verstreken. Bijzonder toch ? In mijn vorige functie (directeur Kunsten bij het Ministerie van OCW) was ik nogal gewend om met wettelijke termijnen te werken (bijvoorbeeld de termijnen in de Algemene Wet bestuursrecht), omdat veel belanghebbende burgers en instellingen daar nu eenmaal op moeten kunnen rekenen. En als we het niet deden trokken ze wel aan de bel. Via de rechter, de Tweede Kamer, hun brancheorganisaties of hun besturen. Blijkbaar ligt dat in de wereld van het archief anders. Wie trekt er daar eigenlijk aan de bel ? Ere wie ere toekomt: de sector Archieven van de Erfgoedinspectie doet het in ieder geval wel.

Intussen heb ik wel begrepen dat de afkortingen PIVOT, IOO en PWAA iets te maken hebben met het besef dat er wel moet worden gewerkt aan tijdige overbrenging van archieven.

Daarom verbaasde het mij eigenlijk des te meer dat het project PIVOT (letterlijk: Project Invoering Verkorte Overbrengings Termijn) er in de jaren '90 niet in is geslaagd om te doen waar het voor was opgericht: de overbrengingstermijn van 20 jaar invoeren. Mijn nieuwe collega's bij het Nationaal Archief hebben me inmiddels verteld hoe dat toen allemaal ging.  PIVOT heeft een heleboel nuttige informatie over de werking van de rijksdienst opgeleverd, maar ook een nogal omslachtige selectieprocedure. Met als uiteindelijk resultaat dat de mensen die het meest met al die naar ons overgebrachte archieven moeten werken (onderzoekers, journalisten, historici), er nog ontevreden mee zijn ook!

En daarom verbaasde het me niet dat er een overheidsprogramma Informatie op Orde en een Project Wegwerken Achterstanden Archieven zijn opgericht. Zoiets is dan nodig en intussen heb ik begrepen dat het nog goed gaat ook. Zo goed dat het tijd wordt om na te denken wat er moet gebeuren nadat de achterstanden tot 1975 (!) zijn weggewerkt.

En daar zit ik, als nieuwkomer in de informatieketen, nu een beetje over te filosoferen en te praten met al onze ketenpartners: o.a. de collega's van de eerstverantwoordelijke ministeries van BZK en OCW, de andere departementen, professionals van PWAA en de CAS in Winschoten, de regionale historische centra, de Rrfgoedinspectie, de Raad voor Cultuur en natuurlijk de uiteindelijke gebruikers van onze openbare archieven. En intussen verschijnt er (alweer) een advies van de Raad voor Cultuur en de Raad voor het Openbaar Bestuur dat waarschuwt voor een informatie-infarct bij de rijksoverheid.

Ergens in mijn persoonlijke omgeving dreigde een tijdje terug ook een infarct. Wij als vriendenkring adviseerden de patiënt om niet alles tegelijk te willen aanpakken en eens wat meer te prioriteren. Mijn gevoel is dat dat ook ons motto zou moeten zijn als het over de archiefachterstanden gaat. Die worden nu nog in strekkende, allemaal even belangrijke, kilometers uitgedrukt en ik heb begrepen dat er voor het tijdvak na 1975 al een astronomisch aantal kilometers wordt genoemd. Daar word je als patiënt niet beter van. Daarom zou mijn idee zijn om te prioriteren. Iets is alleen een achterstand wanneer je het met elkaar eens bent dat het van het grootste belang is dat het op tijd wordt overgedragen. Met andere woorden: als de Nederlandse burger er, gelet op de belangwekkende inhoud van de informatie, op mag rekenen dat die binnen de daarvoor door de wet gestelde termijn beschikbaar en raadpleegbaar is bij de openbare archiefbewaarplaats(en). 

Om dat te bewerkstelligen moeten we met elkaar in gesprek over de vraag welke archieven bij voorrang moeten worden bewerkt en overgedragen. En die vraag beantwoord je alleen maar als je het bekijkt vanuit het perspectief van de burgers van Nederland. Zij mogen rekenen op een betrouwbare en transparante overheid. En daar hoort bij dat je verantwoording aan de samenleving aflegt, door je archieven tijdig –geheel of gedeeltelijk- openbaar te maken. Hopelijk is over een tijdje niet meer de vraag hoeveel kilometer archiefachterstand we hebben weggewerkt, maar hoeveel prioritaire archieven we op tijd aan het Nationaal Archief hebben overgedragen. De transparantie van het  openbare bestuur laat zich nu eenmaal lastig in strekkende kilometers uitdrukken. Nog even geen idee in welke meeteenheid je dat wel kunt doen. Dat zal mijn onervarenheid wel zijn. Wie heeft een idee ?

Ik ben benieuwd naar uw reactie:
martin.berendse@nationaalarchief.nl

Naar boven

Advies 'Informatie: grondstof met toekomstwaarde'

Kort geleden plaatsten we een nieuwsbericht over het verschijnen van hetgezamenlijke advies van de Raad voor Cultuur en de Raad voor het Openbaar Bestuur. Dit advies - 'Informatie: grondstof met toekomstwaarde' – werd op 31 maart 2008 aan minister Plasterk (OCW) en staatssecretaris Bijleveld (BZK)uitgebracht. In deze bijdrage staan we stil bij de visie van de raden op een ordentelijke informatiehuishouding.

De visie van de beide raden gaat vooraf aan de beantwoording van de drie vragen die de bewindslieden aan hen voorlegden. De raden leggen sterk de nadruk op het belang en de rol van informatie in de verantwoording van de overheid. Informatie speelt op alle niveaus een wezenlijke rol bij de beleidsvorming en bij de uitvoering van beleid. Het beheer daarvan wordt echter onvoldoende ingezien, laat staan gewaardeerd. En dit op alle niveaus. Ernstiger nog is dat de relatie van informatiehuishouding met 'good governance' onvoldoende wordt gelegd. Hierbij refereren de raden aan uitspraken van de Erfgoedinspectie, die zich herhaaldelijk in dezelfde zin heeft uitgelaten. ICT levert voor de informatievoorziening niet steeds de oplossing, maar vormt integendeel een deel van het probleem. De verrassende conclusie van de raden luidt dat het voornaamste knelpunt niet in de toekomst ligt, maar in het heden.

De adviesraden doen de bewindslieden enige oplossingen aan de hand:

• De status van informatiebeheer moet worden verhoogd, bij de politiek en op alle ambtelijke niveaus. Onafhankelijk van welke ontwikkeling ook, moet de inzet steeds zijn een ordentelijke informatiehuishouding in te richten en in stand te houden. Hierbij gaan de raden zo ver dat ze een coördinerend minister willen instellen. Een op te stellen programma moet bevorderen dat 'op alle niveaus en in alle werkprocessen verantwoord wordt opgegaan met overheidsinformatie en informatievoorziening'.
• Verbind het belang van verantwoording en openbaarheid van overheidsinformatie (neergelegd in de Wet openbaarheid van bestuur) met het belang van de informatievoorziening en het beheer daarvan (de Archiefwet). De raden spreken zich uit voor een integratie van beide wetten, op termijn en in stapjes. Op 31 maart heeft de directeur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk op het congres '90 Jaar Archiefwet' een aanpassing van beide wetten niet uitgesloten.

Het advies 'Informatie: grondstof met toekomstwaarde' is te raadplegen via de website van de Raad voor Cultuur.

 

Lees verder >                         Naar boven 

Visie Erfgoedinspectie op de Baseline informatiehuishouding

De komende maanden, een precieze datum is nog niet bekend, moet versie 1.0 van de Baseline klaar zijn voor implementatie bij de departementen. Op 11 maart is versie 0.74 in de Stuurgroep behandeld. De Erfgoedinspectie hecht grote waarde aan een goede Baseline, omdat het een belangrijk instrument kan zijn in de sturing en beheersing van de informatiehuishouding bij de rijksoverheidsorganisaties. De Baseline zal ook een belangrijke rol kunnen gaan spelen in de toezichtsrelatie tussen Erfgoedinspectie en departementen. Het is dan ook vanzelfsprekend dat de ontwikkeling van de Baseline nauwgezet door de Erfgoedinspectie wordt gevolgd. Vandaar dat de Erfgoedinspectie, voorafgaand aan de stuurgroepvergadering, een reactie op de conceptbaseline heeft gegeven met een advies voor het vervolg.

Achtergrond
De baseline beoogt een praktisch toepasbare set van eisen, maatregelen en oplossingen te zijn voor de rijksoverheidsinformatie in een digitale omgeving. Het ontwikkelen van een baseline is één van de actielijnen van het programma Informatie op orde. In dit programma wordt de kabinetsvisie op de informatiehuishouding van de rijksoverheid, zoals gepubliceerd in de Nota Informatie op orde, verder uitgewerkt. De Nota informatie op orde vindt haar oorsprong in de problematiek die is ontstaan met de digitalisering van de overheidsinformatie en de veranderingen die dit met zich mee brengt in de informatiehuishouding.
De Erfgoedinspectie heeft in 2005 met het rapport 'Een dementerende overheid' het signaal afgegeven dat digitale overheidsinformatie niet zorgvuldig genoeg wordt bewaard, met als gevolg een dreigend gat in ons collectief geheugen. Dit thema is nog immer actueel, getuige het recente advies van de Raad voor Cultuur en de Raad voor het Openbaar Bestuur. In de nota Informatie op orde wordt aangekondigd dat 'het kabinet een rijksbrede baseline wil ontwikkelen met kwaliteitseisen waar de (digitale) informatiehuishouding minimaal aan moet voldoen'.  De ontwikkeling van de baseline is in samenhang gebracht met actielijn 2, audit, control en toezicht, door beide actielijnen binnen één project onder te brengen. Achterliggend idee hierbij is dat een Baseline informatiehuishouding alleen kan functioneren binnen een systeem van interne audits en de interne planning- en controlcyclus èn dat het toezicht op dit systeem gericht zal moeten zijn.

De huidige Baseline
De in maart gepresenteerde Baseline bestaat uit een matrix en een toelichting. De matrix bevat een overzicht van eisen en normen die zijn gebaseerd op tien wetten die bepalend zijn voor de informatiehuishouding, waaronder de Archiefwet en de Wet openbaarheid van bestuur. De toelichting bevat de context en de 'basics' van de Baseline, met daarin onder andere uitleg over de maatregelen en eisen, maar is nog niet verder uitgewerkt. Voorts is nog een groeiparagraaf toegevoegd, waarin is vermeld wat er nog moet gebeuren voor de Baseline volledig is, wat er aan innovatie en doorontwikkeling beoogd wordt en hoe het beheer geregeld moet worden.

Visie van de Erfgoedinspectie
De Erfgoedinspectie vindt de Baseline een belangrijke ontwikkeling. Voor alle partijen in de keten is het een grote verbetering om te weten wat de eisen en normen zijn voor een goede informatiehuishouding in het digitale tijdperk. De Baseline biedt daar aanknopingspunten voor, vooral omdat er verbinding is gezocht met de referentiearchitectuur van de e-overheid zoals vastgelegd in NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) en MARIJ (Model Architectuur Rijksdienst).
De Baseline kan ook effect hebben op de manier van toezicht door de Erfgoedinspectie. Dit effect gaat ontstaan op het moment dat de Baseline geïmplementeerd is. Met andere woorden wanneer de eisen en normen uit de Baseline operationeel gemaakt zijn, de Baseline is ingebed in de planning- en controlcyclus en gekoppeld is aan periodieke interne audits van een departement. In dat geval kan het externe toezicht meer op afstand komen te staan. 
In de eerdergenoemde reactie heeft de Erfgoedinspectie nog een aantal, soms zeer fundamentele kanttekeningen bij de voorliggende versie van de Baseline. Zo mist de Erfgoedinspectie de prioritering van eisen op grond van een risicoanalyse. Voorts vindt de Erfgoedinspectie het uitgangspunt dat de Baseline primair oplossingen biedt voor de digitale informatievoorziening te beperkt. Het is essentieel dat in de Baseline alle informatie wordt betrokken, papier en digitaal, gestructureerd en ongestructureerd. Ten slotte moet ook de context waarin de baseline zal gaan werken duidelijk zijn: de implementatiestrategie, de status van de baseline en de inbedding in bestaande systemen van audit en control.

Vervolg
De Erfgoedinspectie blijft de ontwikkelingen omtrent de Baseline volgen en zal in voorkomende gevallen commentaar leveren op de Baseline. Uiteindelijk zal de Erfgoedinspectie de Baseline formeel toetsen op de archiefwettelijke eisen en, in een later stadium, op de werking binnen de departementen.

Naar boven 

Project Wegwerken Achterstanden Archieven (PWAA)

In maart 2008 heeft de sector archieven van de Erfgoedinspectie de tweede deelrapportage afgerond over het Project wegwerken achterstanden archieven t/m 1975 (PWAA). Het plan van aanpak voor dit project is in maart 2005 door het beraad van plaatsvervangende secretarissen-generaal (pSG-beraad) vastgesteld. De inspectie in 2007 vormde de tweede van een aantal inspecties die we gedurende het PWAA-project zullen uitvoeren.

Toetsing door de Erfgoedinspectie
Voor de inspectie is de belangrijkste vraag: kan er gezien de hoeveelheid werk en middelen tijdig een kwalitatief goed product bij het Nationaal Archief worden aangeleverd? Tijdens onze inspecties in 2006 en 2007 lag de nadruk van ons onderzoek op de kernvoorwaarden voor deze inhaalslag (zijn verantwoordelijkheid en sturing voldoende geregeld), en op de kwaliteit en voortgang (en hun onderlinge relatie) van de bewerking.

We zijn nu twee jaar vrij intensief met het PWAA project betrokken geweest en zijn positief over de inzet van alle betrokkenen om het project tot een goed einde te brengen. Als we echter naar de vraag kijken: 'hoeveel werk moet met hoeveel middelen in hoeveel tijd worden uitgevoerd?' zijn er enkele zwakke plekken aan te wijzen. Hierover leest u meer in de deelrapportage.

Vooruitblik 2008
Ook in 2008 gaan we aandacht besteden aan het PWAA-project. Gezien de uitkomsten van de inspecties in 2007 en 2008 vinden we het belangrijk in 2008 de nadruk te leggen op de kwaliteit en voortgang van de bewerking, en de eventuele verborgen werkvoorraad.

Lees verder >                                  Naar boven 

Open document format

Het Kabinet stimuleert het gebruik van open standaarden en open source software. Het doel is dat overheden hierdoor beter informatie kunnen uitwisselen met burgers, bedrijven en andere overheden en bovendien minder afhankelijk worden van software leveranciers. Het Kabinet verwacht  dat  hiermee de transparantie, controleerbaarheid en beheersbaarheid van de informatievoorziening bij overheden  toeneemt en de digitale duurzaamheid beter is geborgd. Dit is te lezen in het actieplan Nederland Open in Verbinding van de Ministeries van Economische Zaken en van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Het actieplan moet overheden ertoe bewegen de open standaard ODF (Open Document Format) toe te passen naast de huidige software. Het gaat hier om een ISO standaard voor het bewaren en uitwisselen van tekstbestanden, rekenbladen, grafieken en presentaties. Van rijksdiensten wordt verlangd dat zij ODF vanaf april 2008 ondersteunen voor het lezen, schrijven en uitwisselen van documenten. Mede-overheden en overige instellingen moeten hieraan voldoen voor het einde van het jaar. Dit zal van de organisaties aanpassingen vragen zoals het omzetten van documenten naar ODF-versies. Ook zullen veel organisaties een oplossing moeten vinden voor het archiveren van ODF documenten in het document management systeem. Het streefbeeld is dat overheidsorganisaties in 2015 alleen nog gebruik maken van open documentstandaarden voor het elektronisch verwerken en uitwisselen van informatie.

Het gebruik van open standaarden en open software wordt gepropageerd door het programma Nederland Open in Verbinding (NOiV). Het programma biedt concrete ondersteuning in de vorm van voorlichting, kennisuitwisseling en instrumenten, zodat elke overheidsorganisatie zelf open source software kan toepassen. Het programma wordt in opdracht van EZ en BZK uitgevoerd door de Stichting ICTU.

Naar boven

Vraag en antwoord

De vraag: Als ik persoonsvertrouwelijke informatie beheer, valt deze dan ook onder de Archiefwet?

Het antwoord: Ja, alle procesgebonden informatie van een overheidsorgaan valt onder de werking van de Archiefwet. De vertrouwelijkheid van informatie is geen reden de Archiefwet buiten werking te stellen; wel vormt ze een goede reden de toegankelijkheid te beperken. We lichten dit toe.

Iedere organisatie beheert persoonsvertrouwelijke archiefbescheiden. Het gaat bijvoorbeeld om personeelsdossiers, dossiers van vertrouwensfunctionarissen, medische dossiers, Arbo-dossiers.

Het gaat om 'gevoelige' gegevens. Daarom moet het archiefbeheersysteem zo ingericht zijn dat de gegevens niet voor iedereen toegankelijk zijn, zowel intern als extern. Deze afscherming betekent echter niet  dat de vertrouwelijke informatie buiten het formele archiefbeheersysteem valt. Juist niet. Zoals alle archiefbescheiden moet de vertrouwelijke informatie in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en gehouden worden. Het is voor de bedrijfsvoering en de verantwoording van de overheidsorganisatie van belang te weten waar deze informatie zich bevindt en wat de informatie inhoudt. Vernietiging zonder selectielijst is niet toegestaan. Verder moeten de archiefbeheersregels aan dit soort dossiers aandacht geven. Zoals bekend regelen de beheersregels op bestuurlijk niveau de taken en de verantwoordelijkheden voor het beheer van archiefbescheiden binnen een overheidsorganisatie. Het management moet ten slotte via instrumenten als control, audit en kwaliteitsbewaking het zorgvuldige beheer van vertrouwelijke informatie in de gaten houden.

Lees verder >                                    Naar boven