Nieuwsbrief nr. 39, februari 2008

Nieuwsbrief | 03-03-2008
Afdeling: Archieven

Omschrijving

In deze nieuwsbrief

Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven
Column
Gastcolumn
Erfgoedinspectie en Inspectie Sanctietoepassing werken samen
De nieuwe jaarlijkse vragenlijst van de Erfgoedinspectie
Beleidsregel Machtiging vervanging bij digitaliseren
Handhaving van de archiefwettelijke basisvoorwaarden
Inspectie Project Wegwerken Achterstanden Archieven

Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven

De Erfgoedinspectie wil een goed beeld hebben van de kwaliteit van het archiefbeheer bij de centrale overheid. Daarom volgen wij overheidsorganisaties zo goed mogelijk. We kunnen echter niet bij elke organisatie frequent een inspectie uitvoeren. De omvang van het veld laat dat niet toe.

Een belangrijk hulpmiddel is onze jaarlijkse vragenlijst. Deze lijst laat ons al enkele jaren zien dat vele organisaties niet voldoen aan de wettelijke basiseisen voor het archiefbeheer. In deze nieuwbrief leest u over het hoe en waarom de lijst is aangepast en hoe we de komende twee jaar 149 organisaties gaan inspecteren op de basiseisen.

Ook geven we aandacht aan de beleidsregel Machtiging vervanging bij digitalisering en de samenwerking met de Inspectie voor Sanctietoepassing.

Lees verder Naar boven

Column

Bij het ministerie van BZK willen ze het er liever niet meer over hebben. En dat terwijl steeds meer mensen ontdekt hebben dat er daar iets moois op de plank lag. Waar heb ik het dan over? Dat bedoel ik, daar moeten we het liever niet meer over hebben. Vooruit dan, nog een keer. Het gaat over het Voorontwerp Algemene Wet Overheidsinformatie (hierna: V.). Dat was zo'n interessant wetsontwerp omdat daarin de openbaarheid van overheidsinformatie nadrukkelijk is verbonden met de Archiefwet. En terecht want een betrouwbare informatiehuishouding is medebepalend voor de kwaliteit van het openbaar bestuur en democratie.
Misschien was het V. ook niet het ideale voertuig om de brug te slaan tussen goed bestuur en informatiehuishouding. Al was het alleen maar omdat het politieke debat over openbaarheid van bestuur zelf nog erg gevoelig ligt en men het V. nog liever even in de la laat liggen. Maar ook omdat je een goede informatiehuishouding niet uitsluitend moet koppelen aan de openbaarheid. Er zijn meer belangen aan de orde!

Is er dan nog leven zonder V.? Ik denk het wel. Een goed alternatief is de Archiefwet ingrijpend te verbouwen. Je hebt dan wel een extra bouwmeester nodig naast de minister van Cultuur, namelijk de minister van BZK. Maak ze samen politiek verantwoordelijk voor de Archiefwet, pas de wet aan zodat deze een werkbare en handhaafbare regelset bevat voor de inrichting van de informatiehuishouding, en laat ze samen het toezicht aansturen. Daarmee breng je ook tot uitdrukking dat er een onverbrekelijke samenhang is in de informatiehuishouding van de overheid en dat deze geen exclusief probleem is van de minister van Cultuur. Mooi toch?

Een klein detail nog: wetgeving is geen doel maar een logisch sluitstuk van het totale bouwwerk. Over die gemeenschappelijke verantwoordelijkheid moeten we het eerst nog wel met elkaar eens worden. En ook over de opvatting dat een goede informatiehuishouding cruciaal is voor een goed functionerende overheid. En dat je daar dan vervolgens het nodige voor moet doen. Spelers, spelregels en strategie, en niet te vergeten de verschillende (al dan niet strijdige) belangen, daar zal de discussie de komende tijd over moeten gaan.

Naar boven

Gastcolumn

In deze nieuwsbrief vindt u met enige regelmaat een column van Rob Kramer, onze hoofdinspecteur. Wij willen ook graag gasten in onze nieuwsbrief aan het woord laten. Daarom zullen we af en toe iemand uitnodigen een gastcolumn te schrijven. De eerste kunt u in het volgende nummer tegemoet zien.

Naar boven

Erfgoedinspectie en Inspectie Sanctietoepassing werken samen

De Erfgoedinspectie en de Inspectie voor de Sanctietoepassing verkennen de mogelijkheid om samen te werken bij het uitvoeren van inspecties. Dit voorjaar zullen wij als proef een eerste gezamenlijke inspectie uitvoeren. Wat is het voordeel van die samenwerking?

In een aantal gevallen 'delen' inspectiediensten een aantal bedrijven of instellingen waar ze toezicht op houden. Het ligt dan voor de hand dat inspecties zoveel mogelijk hun werkzaamheden combineren om daarmee de last bij de geïnspecteerden zo laag mogelijk te houden. Beter op één dag twee inspecties over de vloer, dan dat er een aantal apart langs komt. Beter nog: er komt één inspectiedienst die ook namens een collega-inspectie de inspectie uitvoert. Dat is wel zo efficiënt.
Voor de Erfgoedinspectie en Inspectie voor de Sanctietoepassing zitten er nog een andere voordelen aan vast. De Inspectie voor de Sanctietoepassing ziet toe op het juist functioneren van strafinstellingen. Daarin speelt ook de informatievoorziening van zo'n instelling een rol. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de penitentiaire dossiers, de dossiers met persoonlijke gegevens van gedetineerden, die privacygevoelige informatie bevatten. Dit zijn dossiers waar zorgvuldig mee moet worden omgegaan en die zijn gebonden aan een bepaalde bewaartermijn. Dit is bij uitstek de deskundigheid van de Erfgoedinspectie. Door samen op te trekken kan die kennis gebundeld worden. Voor de Erfgoedinspectie heeft het ook voordelen. Oordeelsvorming over de informatiehuishouding kan nu gepresenteerd worden in samenhang met de oordeelsvorming over de andere aspecten van de bedrijfsvoering van een instelling. Zo zet je de bevindingen in een bredere context. Voor de geïnspecteerde instelling heeft dat als voordeel dat de bevindingen van beide inspecties meer in samenhang worden gepresenteerd.

De Erfgoedinspectie houdt toezicht op de gehele centrale overheid en in dat veld zijn ook andere rijkstoezichthouders werkzaam. Inmiddels hebben we ook overleg met rijkstoezichthouders die –net als de Erfgoedinspectie- toezicht houden op certificerende instellingen. Het ligt in de verwachting dat in de toekomst ook met andere toezichthouders samenwerking zal worden gezocht.

Naar boven

De nieuwe jaarlijkse vragenlijst van de Erfgoedinspectie

In maart zet de sector Archieven van de Erfgoedinspectie voor het eerst zijn nieuwe vragenlijst uit onder een kleine 300 instellingen in ons toezichtveld.
De vragenlijst speelt een grote rol in de werkzaamheden van de sector Archieven. Het meest in het oog springende gebruik is tot nu toe de cijfermatige bijlage in ons jaarlijks verslag. Hierin worden de resultaten voor een aantal kernvragen uit de vragenlijst per 'zorgdragergroep' weergegeven. Een zorgdragergroep is een groep organisaties die vanuit de Archiefwet dezelfde positie heeft. Zo vormen de ministeries één groep, en de hoge colleges van staat een andere. In totaal onderscheiden we zes grote zorgdragergroepen. Ook bekend (of berucht) vanuit ons jaarlijks verslag is de zogenaamde 'zwarte lijst', de lijst van organisaties die de vragenlijst dat jaar niet hebben ingevuld.
Een tweede ontwikkeling is het inzetten van de vragenlijst als gegevensbron voor onze risicoanalyse. Het is mogelijk om uit de vragenlijst te distilleren met welke archiefwettelijke eisen veel organisaties moeite hebben. Ook kun je uit de vragenlijst afleiden welke organisaties, of groepen van organisaties over de hele linie zwak scoren. Deze kennis gebruiken we om te bepalen waar we onze inspanningen op gaan richten. Uit de vaststelling dat bepaalde archiefwettelijke eisen slecht worden nageleefd, is het project 'handhaving basisvoorwaarden' voortgekomen, waar we in deze nieuwsbrief ook een artikel aan wijden. Een ander project dat is voortgevloeid uit de vragenlijst is de aanpak van de organisaties die de lijst niet invullen. Deze organisaties zijn deels in 2007 en worden deels in 2008 geïnspecteerd.
Het steeds intensievere gebruik dat wij maken van de vragenlijst als gegevensbron voor onze risicoanalyse, maakte dat wij er behoefte aan hadden de rapportagemogelijkheden van de vragenlijst uit te breiden en te verfijnen. Dit was een reden om in 2007 goed te inventariseren welke verbeteringen nodig waren. Nog belangrijker was het te bezien in welke opzichten wij aan de wensen van onze invullers, om de vragenlijst minder belastend te maken, zouden kunnen voldoen. De realisatie van de gewenste verbeteringen hield in dat wij afscheid moesten nemen van de applicatie die wij vanaf 2004 in beheer hadden.
Vanaf dit jaar werken wij met een andere applicatie. De onmiddellijke voordelen voor de invullers van de nieuwe vragenlijst zijn dat het eenvoudiger is om in te loggen en dat we de resultaten van de vragenlijst terugkoppelen via een overzichtelijke rapportage in kleur. Hieruit kan een organisatie snel afleiden hoe het archiefbeheer ervoor staat en welke onderdelen verbetering behoeven. Volgend jaar zal de rapportage zowel de stand van zaken 2008 als die van 2009 tonen. Ingevoerde verbeteringen worden daarmee onmiddellijk zichtbaar. Vanaf 2009 hoeven de invullers alleen nog maar die vragen te beantwoorden waarop de antwoorden ten opzichte van 2008 zijn gewijzigd. We voldoen daarmee aan een zeer algemene wens.
De inspectie profiteert natuurlijk ook van de verbeterde rapportagemogelijkheden. Naast de individuele rapportages kunnen wij ook beschikken over overall rapporten waarmee wij op eenvoudige wijze trends kunnen signaleren en effecten kunnen aflezen. De eerste week van maart zullen wij de zorgdragers uitnodigen om de nieuw vragenlijst in te vullen.

Lees verder > Naar boven

Beleidsregel Machtiging vervanging bij digitaliseren

Vele overheidsorganisaties digitaliseren hun informatieprocessen of willen dit gaan doen. Niet van één bepaald proces, zoals tot voor kort gebeurde, maar van alle werk- en informatieprocessen. Een belangrijk doel van het 'digitaal gaan' is het vervangen van de papieren archiefbescheiden door een digitale 'reproductie', waarna het eerste exemplaar vernietigd kan worden. Digitalisering van documenten betekent ook digitalisering van het beheer. De organisatie moet goed nadenken over de eisen die ze stelt aan de vorming en het duurzame beheer van een digitaal archief. Daarnaast stelt de archiefwetgeving specifieke eisen. Zo moet bij een vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden een machtiging van het Nationaal Archief (NA) verkregen worden.

Er is lang geëxperimenteerd met de eisen die het NA bij het verlenen van een machtiging kan stellen. De eisen hadden eerst een aanzienlijke omvang; uiteindelijk hebben deze echter de omvang van een paar A-4 tjes gekregen. De vrij globale eisen zijn vervat in de 'Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden', die op 1 februari 2008 werd gepubliceerd. De eisen gaan in essentie over:
- de reikwijdte van de digitale vervanging;
- de verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het vervangingsproces;
- de apparatuur en software voor en de organisatie van het scanproces;
- het proces van vernietiging;
- de controle van het vervangingsproces.

Als een overheidsorganisatie aan de eisen voldoet, krijgt deze een machtiging. Deze geldt voor een beperkt termijn. De termijn is beperkt doordat de beginsituatie waarin de machtiging werd gevraagd, steeds zal veranderen, al was het maar door wijziging van programmatuur en apparatuur. In art. 4 van de Beleidsregel zijn de gronden aangegeven waarop een machtiging niet wordt verleend. Meer informatie over de Beleidsregel kunt u vinden op de website Nationaal Archief. Daar geeft het NA ook antwoord op een aantal vaak gestelde vragen.

De machtiging tot vervanging heeft betrekking op het toekomstgericht, structureel digitaliseren. De machtiging wordt binnen 13 weken verleend. De Erfgoedinspectie houdt toezicht op de uitvoering van de machtiging.

Lees verder > Naar boven

Handhaving van de archiefwettelijke basisvoorwaarden

De Erfgoedinspectie gaat de komende twee jaar 149 organisaties binnen de centrale overheid inspecteren op de drie belangrijke basisvoorwaarden beheersregels, bestandsoverzicht en selectielijsten.

Basisvoorwaarden
Over het algemeen zal het wel bekend zijn wat deze basisvoorwaarden inhouden, er is al veel informatie over te vinden op de Website van de Erfgoedinspectie. Maar voor alle zekerheid is het toch goed om nog eens kort samen te vatten waar het over gaat:

In de beheersregels wordt de verantwoordelijkheid voor de sturing en uitvoering van het archiefbeheer vastgelegd.
In het bestandsoverzicht worden de archiefbestanddelen geïnventariseerd en beschreven. Hiermee wordt inzicht geboden in de archiefbestanddelen die de organisatie beheert.
In de selectielijsten worden de bewaartermijn van archiefbescheiden vastgelegd en wordt aangegeven welke archiefbescheiden worden overgedragen naar een archiefbewaarplaats.

Deze drie basisvoorwaarden zijn letterlijk voorwaardelijk voor een goed archiefbeheer. Bij het ontbreken ervan kan een organisatie niet aantonen dat het in staat is zich voldoende te verantwoorden en kan de vorming van cultureel erfgoed niet gegarandeerd worden.
Daarom moet, ook vanuit de archiefwet- en regelgeving, iedere organisatie binnen de centrale overheid aan deze basiseisen voldoen.

Vragenlijst
Jaarlijks doet de Erfgoedinspectie door middel van een digitale vragenlijst onderzoek naar het archiefbeheer bij de centrale overheid. Circa 300 organisaties wordt gevraagd aan te geven hoe het er met het archiefbeheer voor staat. Uit de uitkomsten van dit onderzoek blijkt dat het bij een groot aantal organisaties al enige jaren aan één of meer van de basisvoorwaarden ontbreekt.

Risico
Zoals eerder betoogd is het hebben en gebruiken van beheersregels, van een actueel bestandsoverzicht en van selectielijsten een belangrijke randvoorwaarde voor een goed archiefbeheer. Het niet voldoen aan deze basisvoorwaarden is een belangrijke risicofactor en een aanwijzing dat het met het archiefbeheer niet goed gesteld is. Een hoog risico, want zonder selectielijst kan een organisatie niet vernietigen en kunnen waardevolle archiefbescheiden niet overgebracht worden naar een archiefbewaarplaats. Zonder bestandsoverzicht is de omvang van archiefbestanddelen onbekend en is de toegankelijkheid niet goed geborgd. De openbaarheid van informatie en de vorming van erfgoed kan dan gevaar lopen.

Inspectie
Vanuit de bovengenoemde risico's vindt de inspectie dat organisaties beter aan de basisvoorwaarden moeten voldoen. Dit jaar begint de Erfgoedinspectie met een inspectie bij alle organisaties die niet aan één of meer van de basiseisen voldoen.
Gezien de hoeveelheid organisaties en dus de omvang van de inspectie wordt deze inspectie gefaseerd uitgevoerd. Voor de eerste inspecties worden organisaties vanaf maart benaderd. Deze organisaties hebben inmiddels een brief van de Erfgoedinspectie ontvangen.

Website
Vanaf half maart zullen de onderwerpen beheersregels, bestandsoverzicht en selectielijsten prominent op de website van de Erfgoedinspectie aanwezig zijn. Met een directe link vanaf de voorpagina naar de informatie die u nodig heeft om beheersregels of een bestandoverzicht te maken.

Naar boven

Inspectie Project Wegwerken Achterstanden Archieven

Deze maand ronden wij het tweede inspectie rapport af over het Project wegwerken achterstanden archieven.

Op basis van het eerste deelrapport hebben wij voor 2007 de volgende inspectiedoelstellingen geformuleerd

Zicht krijgen in en oordelen over:
1. De voortgang van opstellen en indiening van selectielijsten en bewerking van het PWAA, en departementen;
2. De kwaliteit van de selectielijsten en de bewerking

Lees verder > Naar boven