Nieuwsbrief Archieven, juli 2011

Nummer 54, juli 2011

Hierbij ontvangt u het julinummer van onze Nieuwsbrief 2011. In dit nummer geven wij u een korte impressie van het Verslag van het toezicht 2010 van de Erfgoedinspectie ten aanzien van de informatiehuishouding en staan we stil bij de komst van een nieuwe hoofdinspecteur en het vertrek van haar voorganger. Daarna staan we kort stil bij de inspecties duurzame digitale toegankelijkheid die de Erfgoedinspectie deze zomer zal uitvoeren en berichten we u ook over de reactie van de Erfgoedinspectie op de voorgestelde wijzigingen in de Archiefwet en over de Archiefvisie die in juni namens het kabinet naar de Tweede Kamer is gestuurd. We sluiten af met een bericht over de Jaarrapportage bedrijfsvoering Rijk 2010 en de gebruikelijke ontwikkelingen en nieuwtjes op het gebied van de digitale informatiehuishouding.

Inhoudsopgave

Nieuws

Nieuws

  • Verslag van het toezicht in 2010 Archieven

    Jaarlijks brengt de Erfgoedinspectie verslag uit over het toezicht in 2010 op de domeinen archeologie, (gebouwde) monumentenzorg, beschermde roerende cultuurgoederen en de informatiehuishouding van de centrale overheid. Ten aanzien van de informatiehuishouding geven wij u in dit nieuwsbericht een impressie van de inhoud van het Verslag.

    Ontwikkelingen
    Ook het afgelopen jaar zijn de ontwikkelingen op het gebied van de archieven en de informatiehuishouding in snel tempo verder gegaan. Het algemene beeld is dat de vernieuwing van het archiefstelsel en de modernisering van de informatiehuishouding een concretere vorm aanneemt. Zo is er een nieuwe Archiefregeling van kracht geworden, is er één archieforganisatie voor de ministeries gekomen en staat er een nieuwe selectiemethodiek op stapel. Hier ligt een kans om greep te krijgen op al jaren bestaande problemen zoals de enorme achterstand bij de papieren archieven en een onduidelijk toekomstbeeld voor de digitale archieven. De Erfgoedinspectie signaleert echter dat de projecten en initiatieven over de hele linie gericht zijn op een beperkte doelgroep of een afgebakend belang. Daardoor dreigen bijvoorbeeld de bedrijfssystemen waarin zich archiefbescheiden bevinden, de informatiehuishouding van zelfstandig bestuursorganen en PBO-organen en de op termijn vernietigbare archiefbescheiden onderbelicht te blijven. Toch betreffen het hier belangrijke informatieverzamelingen en archieven, waardoor op termijn het risico bestaat dat de recht- en bewijszoekende burger niet de juiste en volledige informatie kan worden verstrekt of dat de organisatie zich niet voldoende kan verantwoorden.

    Aanbeveling
    De aanbeveling van de Erfgoedinspectie ten aanzien van de informatiehuishouding luidt dan ook:
    De modernisering van de informatiehuishouding neemt een concrete vorm aan. Bij de ministeries wordt bijvoorbeeld ingezet op een digitale informatiehuishouding binnen vijf jaar. Voor een succesvolle transitie naar een digitale informatiehuishouding is het noodzakelijk dat de informatiehuishouding als één geheel wordt beschouwd. Er mag en moet geen onderscheid worden gemaakt naar:
    • De vorm van de informatiedrager, papier vs. digitaal;
    • De organisatievorm, bijvoorbeeld beleidskern, agentschap, privaat- of publiekrechtelijk zbo;
    • Het bewaarbelang blijvend te bewaren vs. op termijn te vernietigen. Voorts moeten de ministeries nu snel concrete stappen zetten op weg naar zelfregulering, door de informatiehuishouding te borgen in de bestaande systemen van audits, planning en control.

    De volledige tekst kunt u lezen door hierop 'Verslag van het toezicht in 2010 Archieven' te klikken.

    Lees verder

    Naar boven
  • Beleidsreactie Archieven Staatssecretaris van OCW (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) op jaarverslag 2010

    De staatssecretaris van OCW heeft op 17 mei het jaarverslag 2010 van de Erfgoedinspectie aan de Tweede Kamer aangeboden inclusief zijn beleidsreactie.

    In de beleidsreactie gaat hij achtereenvolgens in op de aanbevelingen van de Erfgoedinspectie voor de toezichtvelden Archeologie, Monumenten, Collecties en Archieven.

    Voor Archieven schrijft hij:“De Erfgoedinspectie vraagt in de aanbeveling om concrete stappen op weg naar zelfregulering door de informatiehuishouding te borgen in de bestaande systemen van audits en planning en control. In de jaarrapportage bedrijfsvoering die uitgebracht wordt onder de verantwoordelijkheid van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zal jaarlijks verslag worden gedaan van de voortgang van de gemaakte afspraken door de Chief Information Officers van de departementen. Deze afspraken betreffen de modernisering van de informatiehuishouding en de ontwikkeling van zelfregulering en kwaliteitszorg van de rijksoverheid. Daarnaast zal in de archiefvisie die ik samen met mijn collega van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in de zomer van 2011 aan de Kamer zal aanbieden ingegaan worden op de door de Erfgoedinspectie genoemde punten.”

    Lees verder

    Naar boven
  • Arda Scholte hoofdinspecteur Erfgoedinspectie

    Arda Scholte hoofdinspecteur Erfgoedinspectie

    Sinds april 2011 is Arda Scholte hoofdinspecteur Collecties en Archieven. Zij werkt al vanaf 2005 bij het Ministerie van OCW (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) in verschillende functies op het terrein van het cultuur en cultureel erfgoed, zowel in de beleidsontwikkeling als in de de uitvoering. Het werken in het toezicht sluit deze keten.

    Arda Scholte heeft het activeren tot cultuurdeelname als de rode draad in haar werk van de afgelopen jaren geweven. Dit betekent ook dat cultuur daartoe goed beschermd moet worden. Zij vindt de taak van de Erfgoedinspectie om bij te dragen aan het tegengaan van illegale handel in cultuurgoederen dan ook erg belangrijk. Op het terrein van Collecties zal de komende periode veel aandacht uitgaan naar de inrichting van het museale bestel en de wijze waarop het toezicht hierin wordt gepositioneerd. Vanuit de Erfgoedinspectie wil Arda Scholte daaraan input leveren. Zij wil dat doen in constructieve samenwerking met andere partners en het beleidsdepartement Ook de rol van de Erfgoedinspectie op het terrein van de Archieven is essentieel om de toegankelijkheid van (overheid)sinformatie te garanderen. De volledige digitalisering en verdere ontwikkeling van de iOverheid ziet Arda Scholte als de meest cruciale thema’s zowel voor het erfgoedbeleid als het archieftoezicht in het bijzonder. De Erfgoedinspectie moet zich over de opkomende toezichtvragen buigen zoals wat is er nodig om informatie duurzaam te bewaren maar ook andersom: wanneer is digitale informatie die vernietigd moet worden ook daadwerkelijk vernietigd.

    Digitalisering levert volgens Arda Scholte in het gehele cultuurveld steeds meer vraagstukken op over het behoud en beheer van het erfgoed. Ze vindt het daarom van groot belang dat alle actoren in het veld op dit thema samenwerken en kennis uitwisselen. De Erfgoedinspectie kan in deze samenwerking actief optreden; zo kan de kennis die de afgelopen jaren is opgebouwd, ook door anderen worden benut.

    In de uitwerking van de innovatieagenda die is aangekondigd in de recent uitgebrachte Archiefvisie van het kabinet ziet de nieuwe hoofdinspecteur ook een belangrijke rol weggelegd voor de Erfgoedinspectie. De Erfgoedinspectie werkt aan een document over het toekomstbestendige toezicht; dit kan goede input bieden voor de verdere uitwerking van de innnovatieagenda. Arda Scholte wil zich in nauwe samenwerking met het beleidsdepartement, het Nationaal Archief en andere partners inzetten voor een agenda die, naast het dienen van het belang van het erfgoed, ook aansluit bij de ontwikkelingen aan de “voorkant” van de informatiehuishouding van onze zorgdragers.

    Arda Scholte heeft ruim 30 jaar gewerkt bij gemeenten, de provincie en ook bij diverse ministeries op de terreinen jeugdbeleid en jeugdzorg, arbeidsmarkt, onderwijs en cultuur.

    Lees verder

    Naar boven
  • Inspecties duurzame digitale toegankelijkheid 2011

    De Erfgoedinspectie voert deze zomer bij 24 organisaties inspecties (quick scans) uit binnen het thema duurzame digitale toegankelijkheid.De duurzame toegankelijkheid van digitale informatie is bij veel organisaties nog een onderbelicht onderwerp, terwijl het voor de continuïteit van de bedrijfsvoering, de verantwoording en het erfgoed noodzakelijk is dat informatie voor een bepaalde, soms voor altijd beschikbaar blijft.

    De Erfgoedinspectie heeft over dit onderwerp in 2005 gerapporteerd in Een dementerende overheid?.

    Het doel van de inspecties is om een beeld te krijgen van de duurzame toegankelijkheid van de digitale informatie. De inspectie concentreert zich rond de volgende thema’s:
    · Wat is digitaal archief?;
    · Afspraken voor digitaal informatiebeheer;
    · De toegankelijkheid van digitale archieven;
    · Bewaring en vernietiging van digitaal archief;
    · Voorzieningen voor de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie.

    De Erfgoedinspectie rapporteert de uitkomsten van de inspecties in de vorm van een briefrapportage aan de individuele organisaties. Deze brieven worden openbaar gemaakt op deze website. Tevens zal de Erfgoedinspectie eind 2011 een overkoepelend rapport uitbrengen waarin een vergelijking wordt gemaakt tussen de bevindingen uit het eerder genoemde rapport Een dementerende overheid? en de huidige stand van zaken. Op basis van de uitkomsten kijken wij of we in 2012 nog nader onderzoek willen doen naar de digitale informatiehuishouding bij de rijksoverheid.

    De te inspecteren organisaties zijn onder meer gekozen op basis van de uitkomsten van de monitor Erfgoedinspectie 2009 en zijn verspreid over de verschillende doelgroepen binnen ons toezichtveld.

    Lees verder

    Naar boven
  • Archiefvisie aangeboden aan de Tweede Kamer

    Op 30 juni boden de staatssecretaris van OCW (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) en de minister van BZK (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) de Archiefvisie aan de Tweede Kamer aan.

    De Archiefvisie gaat achtereenvolgens in op de volgende onderwerpen:

    - Duurzaamheid
    - Openbaarheid
    - Collectievorming overheid en niet-overheid
    - Toegankelijkheid van de archiefcollectie NL
    - Bestel

    Ieder onderwerp begint met een inleiding, gevolgd door de visie voor de lange termijn en de acties op korte termijn (tussen nu en 2016).
    De bijlage geeft een overzicht van maatregelen die voortvloeien uit de Archiefvisie.

    Lees verder

    Naar boven
  • De Erfgoedinspectie over de Archiefvisie

    Op 30 juni 2011 is de Archiefvisie namens het kabinet aan de Tweede Kamer aangeboden. Voor de doelgroepen van de Erfgoedinspectie zijn vooral de eerste twee paragrafen van belang: duurzaamheid en openbaarheid.

    Hier richt de staatssecretaris zich op de ‘voorkant’ van de informatieketen. Waar het volgens de Erfgoedinspectie de volgende vijf jaar vooral op zal aankomen is dat de globale doelen die genoemd worden in de Archiefvisie uitgewerkt worden tot een operationeel en beheersbaar ‘systeem van informatiesystemen’. Normen, kaders, werkwijzen en e-depots moeten hierin hun plaats krijgen. Een goede aansturing, kwaliteitszorg, personeel met een brede deskundigheid en samenwerking binnen domeinen en ketens zijn daartoe voorwaarden. Het gaat hierbij niet alleen om de zogenaamde documenthuishouding, maar ook om de bedrijfsvoeringssystemen, zoals de paspoorten- en rijbewijzensystemen. Ook hierop zal de iOverheid zich moeten focussen.

    De Erfgoedinspectie zal in nauwe samenwerking met het beleidsdepartement, het Nationaal Archief en andere partners bijdragen aan de uitwerking van innovatieagenda die voortkomt uit de Archiefvisie. Enige aanvulling van de agenda is daarbij zeer waarschijnlijk. De uitvoering begint na de zomer van 2011. Hierbij zal de Erfgoedinspectie ook aansluiting zoeken bij het innovatieprogramma van het ministerie van BZK (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties), zoals dit onder meer tot uitdrukking komt in enige recente publicaties van KennisLAB.

    Lees verder

    Naar boven
  • Reactie Erfgoedinspectie op voorgestelde wijziging Archiefwet

    De Erfgoedinspectie heeft op het verzoek van de rijksarchivaris gereageerd op de voorgestelde wijziging van de Archiefwet.

    In haar reactie gaat zij in op de volgende onderwerpen: 

    • Zorgdragerschap van de provincie
    • Borging kwaliteit beheer en interne controle provinciale archieven
    • Adviserende rol van de algemene rijksarchivaris bij openbaarheidbeperkingen
    • Adviesrol Raad voor Cultuur bij vaststelling selectielijsten

    De complete brief is te vinden via deze link 'Reactie Erfgoedinspectie op voorgestelde wijziging Archiefwet 1995'

    Lees verder

    Naar boven
  • Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2010

    In 2010 is voor het eerst de Jaarrapportage Bedrijfvoering Rijk gemaakt. Hiermee wil de minister van Binnenlandse Zaken de bedrijfsvoering van het Rijk samenhangend in beeld brengen in de Tweede Kamer. Waar de focus van deze eerste jaarrapportage nog ligt op in Den Haag, wordt aangekondigd dat vanaf volgend jaar ook de uitvoeringsorganisaties nadrukkelijker worden meegenomen.

    In deze Jaarrapportage wordt de Kamer ook geïnformeerd over de informatiehuishouding. De rapportage geeft een korte schets van de ontwikkelingen rond het wegwerken van de papieren achterstanden en de digitalisering van de documenthuishouding bij de departementen. De rapportage wordt begeleid door een kort interview met de directiesecretaris van Doc-Direkt over deze organisatie. In de bijlage geeft de rapportage informatie over de grote en hoogrisico ICT-projecten.

    Lees verder

    Naar boven
  • Nieuws op het gebied van de digitale informatiehuishouding juli 2001

    In deze rubriek aandacht voor het rapport van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid over de iOverheid en de nieuwe publicaties van Kennislab over de weg naar het iRijk in 2015.

    Rapport Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) over de iOverheid
    Op 15 maart verscheen het WRR-rapport nr. 86 over de iOverheid. In het rapport wordt vastgesteld, dat de overheid, stapje voor stapje, besluit na besluit, onder invloed van digitalisering fundamenteel van karakter verandert. De informatie die circuleert en wordt gedeeld in de netwerken van overheidinstanties bepalen steeds sterker het karakter van de overheid, zo schrijft de WRR. Maar wat zijn de bredere consequenties van de inzet van ICT (Informatie en Communicatietechnologie)-systemen en -toepassingen voor het delen en digitaal uitwisselen van informatie in het kader van beleid voor dienstverlening, zorg en veiligheid? Welke kansen en kwetsbaarheden brengt dit met zich mee voor de overheid zelf en voor burgers en de samenleving? Individuele initiatieven zoals het Elektronisch Kinddossier, de internationale uitwisseling van passagiersgegevens (PNR) en bankgegevens (Swift), biometrie op het paspoort en ANPR (Automatic Number Plate Recognition), worden nauwelijks beoordeeld in het licht van een informatieoverheid die zich steeds verder vertakt en groeit. De iOverheid staat niet op het netvlies van politiek en beleid, hetgeen zowel burgers als de overheid zelf kwetsbaar maakt. De Raad bepleit daarom dat ‘het besef een iOverheid te zijn’ het vertrekpunt wordt voor de verdere digitalisering van de overheid. Dat vereist een inhoudelijk ander beleid voor digitalisering en ook instituties en (wettelijke) kaders die dat beleid ontwikkelen en ondersteunen De aandacht moet komen te liggen bij de informatiehuishouding van de overheid die zich kenmerkt door netwerken, informatiebewerking en profilering. Dat is in het belang van de overheid zelf, maar ook van de individuele burgers. Verder vergt de vormgeving van iOverheid volgens de WRR een open houding naar de ontwikkelingen binnen de informatiesamenleving, alsmede naar de kansen en kwetsbaarheden die deze samenleving ook voor de overheid met zich meebrengt. De iOverheid kan niet in een isolement worden vormgegeven. De WRR vindt dat politiek en bestuur, systematischer dan nu het geval is, dienen na te denken over de kwaliteit van digitale informatie en de vraag wie in de digitale wereld van de overheid de eindverantwoordelijkheid draagt voor die informatie. Ook de vraag naar de grenzen van de iOverheid en dus de grenzen van informatiegebruik verdient politieke aandacht. Een visie op begrenzing is volgens de WRR bij uitstek van belang bij het vernetwerken van informatie, bij het samenstellen en verrijken van informatie (dat wil zeggen het creëren van digitale beelden van burgers op basis van verschillende bronnen uit verschillende contexten) en bij het voeren van preventief beleid op basis van informatie (het ingrijpen in de samenleving op basis van informatiegestuurde risicocalculatie).

    De Raad gaat ook in op enkele onderwerpen die rechtstreeks gelinkt zijn aan de archiefwetgeving. De Raad schrijft onder meer: “Ten slotte vraagt het ‘geheugen’ van de iOverheid expliciete aandacht. Zowel het belang van ‘vergeten’ – mensen moeten niet voor eeuwig afgemeten worden aan de informatie die de overheid over ze heeft opgeslagen – als dat van bewaren en archiveren verlangt een radicale cultuuromslag en een verankerde strategie.” Omdat de informatie van overheidsorganisaties zich steeds meer in ketens en netwerken bevindt en niet meer uitsluitend bij een individuele zorgdrager raakt de vraag van de WRR wie in de digitale wereld van de overheid eindverantwoordelijkheid draagt voor die informatie de Archiefwet ook direct.

    Publicaties Kennislab over de weg naar het iRijk in 2015
    Naar aanleiding van de oplevering van een grote hoeveelheid expertproducten, heeft KennisLAB een zevende KennisLAB boekje uitgebracht, getiteld: Op weg naar het iRijk 2015; indrukwekkend eenvoudig. 
    Het boekje bestaat uit vier delen:
    I Context
    II Bouwstenen en kaders
    III Waar staan we nu?
    IV Hoe nu verder?
    Deel I schetst de historie van de totstandkoming van alle instrumenten, deel II geeft een totaaloverzicht van de bouwstenen en kaders, deel III schetst de samenhang en het boekje sluit af met de behandeling van de vraag: Hoe nu verder?
    In de notitie De samenhang verklaard ( worden door middel van modellen alle bouwstenen en kaders met elkaar verbonden.

    Lees verder

    Naar boven
  • Gepubliceerde inspectierapporten juli 2011

    De website van de Erfgoedinspectie is in juli 2011 uitgebreid met de volgende inspectierapporten:

    Vervolginspectie 2010 archiefruimte paleis van justitie Den Bosch


    Inspectierapport basiseisen archiefbeheer Productschap Vee, Vlees en Eieren


    Inspectierapport basiseisen archiefbeheer Bloembollenkeuringsdienst

    Meer gepubliceerde inspectierapporten vindt u op onze website.

    Lees verder

    Naar boven

Colofon

  • Erfgoedinspectie  (IPC 3500)
    Postbus 16478 2500 BL Den Haag

    T 070-4124012 F 070-4124014

    E-mail info@erfgoedinspectie.nl
    Website www.erfgoedinspectie.nl

Abonneren?

Wilt u onze nieuwsbrief vaker ontvangen? Klik dan op abonneren.


Zoeken
Erfgoedinspectie