Nieuwsbrief Archieven, februari 2012

Nummer 55, februari 2012

Hierbij ontvangt u het februarinummer van onze Nieuwsbrief 2012. In januari heeft de Erfgoedinspectie het jaarwerkprogramma voor 2012 bekend gemaakt. Basis voor het werkplan vormt de tweejaarlijkse risicoanalyse van de Erfgoedinspectie. Wat gaat de Erfgoedinspectie op het terrein van de informatiehuishouding in 2012 doen? Daarnaast staan we kort stil bij de fusie tussen het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek en berichten wij u over de Kamervragen en antwoorden over de Archiefvisie, de regionaal historische centra en de nieuwe selectieaanpak. We sluiten af met de gebruikelijke ontwikkelingen en nieuwtjes op het gebied van de digitale informatiehuishouding en het overzicht van gepubliceerde inspectierapporten. Hieronder vindt u nagenoeg alle inspectierapporten uit het project Duurzame digitale toegankelijkheid uit 2011 van de Erfgoedinspectie.

Inhoudsopgave

Nieuws

Nieuws

  • Jaarwerkprogramma 2012: Project Duurzame digitale toegankelijkheid

    Als vervolg op het onderzoeksrapport Een dementerende overheid? uit 2005 voerde de Erfgoedinspectie in 2011 bij 24 organisaties inspecties uit waarin is gekeken naar de duurzame digitale toegankelijkheid van informatie bij deze instellingen.

    De inspecties zijn afgerond met afzonderlijke rapportages. In de eerste helft van 2012 wordt op basis van deze inspecties en de uitkomsten van de monitor een samenvattend rapport uitgebracht. In 2012 vervolgt de Erfgoedinspectie het project met een aantal onderzoeken en inspecties. Een van de onderzoeken zal gaan over het beheer van informatie die wordt gedeeld in ketens en netwerken van overheidsorganisaties. Daarnaast verricht de Erfgoedinspectie onderzoek naar de digitale informatiehuishouding bij de departementen. Met het Nationaal Archief vindt afstemming plaats over de invulling van het onderzoek.

    Lees verder

    Naar boven
  • Jaarwerkprogramma 2012: Project Archiefvisie en archieftoezicht

    De Erfgoedinspectie wordt nauw betrokken bij de (plannen voor de) uitvoering van de Archiefvisie, die in juni 2011 aan de Tweede Kamer werd aangeboden. Hierbij wil ze onder meer bereiken dat de Archiefwet 1995 beter aan de eisen van een informatiegestuurde, digitale overheid voldoet.

    Een van de verbeterpunten betreft de onduidelijkheid bij zorgdragers over de invulling van de verantwoordelijkheid voor het beheer van gegevens bij uitbesteding van overheidstaken. Ook is vaak niet helder welke digitale gegevens als archiefbescheiden moeten worden beheerd. De Erfgoedinspectie is van mening dat er een gezamenlijk standpunt moet komen over de invulling van het begrip archiefbescheiden en over de reikwijdte van de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer.

    De Archiefvisie gaat ook over de inrichting van het toezicht. Dit is het tweede thema waarop de Erfgoedinspectie zich actief wil richten. Een herbezinning over methodiek en aanpak van het toezicht is nodig geworden door ontwikkelingen als de kabinetsvisies op toezicht en de Wet revitalisering generiek toezicht. De Erfgoedinspectie heeft in 2011 geanticipeerd op dit programmaonderdeel door haar visie op archieftoezicht te herformuleren.
    De visie wordt afgestemd met de ‘ketenpartners’ van OCW (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap), met BZK (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) en met de toezichthouders voor archieven op provinciaal en lokaal niveau. Naast de Toezichtsvisie worden in 2012 enige andere instrumenten opgeleverd, die daaraan ten grondslag liggen, zoals een toetsingskader voor het toezicht en een doelgroepenanalyse. De doelgroepenanalyse maakt gebruik van een geactualiseerd overzicht van alle zorgdragers die onder het toezicht van de Erfgoedinspectie vallen. Dit overzicht wordt in 2012 gepubliceerd op onze website.

    Lees verder

    Naar boven
  • Jaarwerkprogramma 2012: Programma Modernisering informatiehuishouding

    In het kader van de modernisering van de informatiehuishouding volgt de Erfgoedinspectie al enige jaren de kerndepartementen bij de overgang naar digitaal documentbeheer.

    Met de departementen worden vervolgafspraken gemaakt over de toepassing van een kwaliteitssysteem voor de inrichting en kwaliteitsverbetering van de (digitale) informatiehuishouding. Gelijktijdig volgt de inspectie de organisatie, de kwaliteit en de voortgang van het wegwerken van de departementale achterstanden in de archiefbewerking en de uitvoering daarvan door de shared service organisatie Doc-Direkt. Een derde thema is de toepassing van de nieuwe selectiemethodiek. De Erfgoedinspectie is als toezichthouder betrokken bij een zorgvuldige uitwerking en invoering. De methodiek moet ook hanteerbaar worden voor de (kleinere) organisaties die op enige afstand van de departementen staan, zoals bedrijven met een overheidstaak. Aandachtspunten zijn de toepasbaarheid van de methode en de gevolgen voor de toepassing van de archiefwettelijke voorschriften op het beheer van archiefbescheiden die op termijn vernietigbaar zijn.

    Lees verder

    Naar boven
  • Jaarwerkprogramma 2012: Project afronding inspecties Archiefwettelijke eisen

    In 2012 verschijnt een samenvattende rapportage van een inspectiereeks waarbij een groot aantal instellingen die onvoldoende greep hadden op hun informatiehuishouding, werden gestimuleerd om hun archiefbeheer beter te organiseren door het opstellen van archiefbeheersregels, bestandsoverzichten en (aansluiten bij bestaande) selectielijsten.

    Lees verder

    Naar boven
  • Jaarwerkprogramma 2012: Project Examengegevens

    De Erfgoedinspectie heeft in 2011 in samenwerking met de HBO-raad en het Nationaal Archief de opstelling en vaststelling van een selectielijst voor hogescholen in gang gezet. Dit traject wordt, naar verwachting, in 2012 afgerond.

    De Erfgoedinspectie gaat in 2012 verder met het stimuleren van goed archiefbeheer bij scholen. In het komende jaar richt zij zich op de scholen voor voortgezet onderwijs. Ook hier wordt weer samenwerking gezocht met het Nationaal Archief en de koepelorganisatie voor het voortgezet onderwijs. Het zwaartepunt van de acties ligt op het stimuleren van goed beheer van de examengegevens door de scholen. De ontwikkelingen rond het diplomaregister worden hierbij goed in het oog gehouden.

    Lees verder

    Naar boven
  • Koninklijke Bibliotheek en Nationaal Archief gaan samen verder

    De Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief worden één organisatie. Dat heeft het kabinet besloten op voorstel van staatssecretaris Zijlstra van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

    Het Nationaal Archief (NA) en de Koninklijke Bibliotheek (KB) werken al op verschillende fronten samen. Zo voeren ze gezamenlijk programma 'Metamorfoze' uit, het programma tot behoud van het papieren erfgoed, en werken ze al jaren samen in conserveringsonderzoek. In de loop van afgelopen jaar zijn voorbereidingen getroffen om intensivering van de samenwerking vanuit de beide organisaties vorm te geven. KB en NA willen de schaalvoordelen benutten die de combinatie van de instellingen biedt en zo gezamenlijk de uitdagingen aangaan van het digitale tijdperk. Voor de bestuurlijke samenvoeging zijn een wijziging van de Archiefwet en van de Wet op het Hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek noodzakelijk. Deze zal in de eerste helft van dit jaar worden voorbereid. Het streven is het hele traject in anderhalf jaar te voltooien, waarbij invoering van de nieuwe organisatie per 1 juli 2013 het uitgangspunt is.

    Lees verder

    Naar boven
  • Kamervragen en antwoorden over Archiefvisie, Regionale Historische Centra’s (RHC's) en nieuwe selectieaanpak

    Binnen de vaste commissie voor Onderwijs, Cultuur een Wetenschap hebben enkele fracties schriftelijk vragen gesteld over de volgende brieven van de staatssecretaris van OCW (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) aan de Tweede Kamer:

    • De Archiefvisie (30 juni 2011) 
    • De stand van zaken Regionale Historische Centra (24 juni 2011) 
     • De selectieaanpak archieven (22 december 2010).

    Deze vragen heeft de staatssecretaris bij brief (21 december 2011)  beantwoord.

    Lees verder

    Naar boven
  • Nieuws op het gebied van de digitale informatiehuishouding februari 2012

    In deze rubriek aandacht voor de brief over I-Strategie die in november naar de Tweede Kamer is gestuurd, de publicatie De CIO (Chief Information Officer) kan het niet alleen!, de opening van het National Cyber Security Centrum en de herinstelling van het College Standaardisatie en Forum Standaardisatie.

    Brief over I-strategie naar de Tweede Kamer
    Minister Donner van Binnenlandse Zaken heeft op 15 november 2011 namens het kabinet een informatiseringstrategie (I-strategie) aangeboden aan de Tweede Kamer. Richtinggevend voor de I-strategie zijn de uitgangspunten van het programma Compacte Rijksdienst. Dit programma heeft als doel om de rijksoverheid kleiner en krachtiger te maken. Daartoe wordt de bedrijfsvoering van de rijksoverheid efficiënter gemaakt en wordt er gewerkt aan het clusteren van onderling vergelijkbare uitvoerende en handhavende taken gericht op een zelfde doelgroep.

    Inhoud brief
    In de brief wordt achtereenvolgens ingegaan op: - de stand van zaken ten aanzien van de ICT (Informatie en Communicatietechnologie) en de informatiehuishouding van de rijksoverheid; - een afbakening van de I-strategie: waarop is de strategie gericht; - een globale beschrijving van het beoogde streefbeeld van de ICT-infrastructuur en de informatiehuishouding van de rijksdienst; - de aanpak en de concrete maatregelen die nodig zijn om de beoogde eindsituatie te bereiken, alsmede de wijze waarop minister Donner die zal uitvoeren.

    Digitaal documentbeheer
    De brief gaat onder meer in op het digitaal documentbeheer, waarvoor het kabinet al eerder (bij brief van 22 juli 2009 (29362, nr.156)) haar strategie heeft bepaald. “Binnen deze strategie wil het kabinet de interdepartementale samenwerking efficiënter inrichten. Daartoe zal de informatiehuishouding binnen het Rijk dusdanig worden ingericht dat de ministeries documenten zo veel mogelijk rijksbreed toegankelijk maken. Dit vereist implementatie van diverse standaarden in informatiebeheer. Verder zullen documentmanagementsystemen aan elkaar gekoppeld worden om doorgeleiding van documenten over departementale grenzen heen mogelijk te maken. Voor digitale archivering wordt één rijksbrede generieke voorziening gerealiseerd. Zoals aangekondigd in het programma Compacte Rijksdienst wordt het aantal datacenters van de ministeries verminderd van 64 naar 4 tot 5.”

    Personeel en kwaliteit
    Ook besteedt de brief aandacht aan personeel en kwaliteit:“In oktober 2010 is het project I-Interim Rijk gestart. Dit betreft de inrichting van een rijksbrede pool voor ICT-professionals binnen het rijk. I-Interim Rijk is opgezet om voor het Rijk cruciale expertise op te bouwen en te behouden.”

    Informatiebeveiliging
    Op informatiebeveiliging wordt uitgebreid ingegaan: “Het kabinet hecht er aan dat de burger vertrouwen kan hebben in de wijze waarop het Rijk omgaat met de opslag en het gebruik van digitale gegevensbestanden. De rijksoverheid is er voor verantwoordelijk dat informatie die wordt gebruikt betrouwbaar is, en dat gegevens die van derden worden ontvangen zorgvuldig en rechtmatig worden gebruikt. Om dit te bewerkstelligen, dient permanent te worden geïnvesteerd in de weerbaarheid van de rijksoverheid tegen (on)opzettelijke inbreuken, in het vergroten van het herstelvermogen bij onverhoopt geslaagde inbreuken en in processen ten aanzien van het omgaan met privacygevoelige gegevens. Onderdeel van de vergroting van de weerbaarheid is het hebben van solide informatiebeveiligingsconcepten. Een belangrijke lijn daarbij is het investeren in gegevensbeveiliging, in aanvulling op apparaat- en netwerkbeveiliging.”

    Voortgang
    De uitvoering van de I-strategie vindt plaats in de periode 2012 tot en met 2015. De Kamer wordt in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk over de voortgang van de uitvoering geïnformeerd.

    Papernote HEC: De CIO (Chief Information Officer) kan het niet alleen!
    De Chief Information Officer (CIO) is een relatief nieuw fenomeen in de publieke sector in Nederland. Nog maar drie jaar geleden werd op alle ministeries een CIO benoemd en werd een rijks-CIO aangesteld. Sindsdien volgden diverse overheidsorganisaties en een aantal grote gemeenten dit initiatief. Bij een aantal grote informatieverwerkende uitvoeringsorganisaties was al langer sprake van een CIO-achtige functie, maar werd deze veelal niet expliciet zo genoemd. Het HEC deed een onderzoek en publiceerde De CIO kan het niet alleen!. De publicatie gaat vervolgens in op:
    • De CIO als nieuw fenomeen
    • Waarom een CIO
    • Wat doet een CIO
    • Wanneer is een CIO effectief
    En geeft tot slot een samenvatting en conclusies en een handreiking voor de inrichting van de CIO functie.

    Nationaal Cyber Security Centrum geopend
    Minister Opstelten van Veiligheid en Justitie heeft op 12 januari in Den Haag het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) officieel geopend. De oprichting van het centrum is volgens de minister een belangrijke stap om de weerbaarheid van Nederland tegen ICT-verstoringen door hackers, cybercriminelen en andere kwaadwillenden te versterken.
    In het centrum, dat al op 1 januari van start ging, worden kennis en expertise ontwikkeld op het gebied van cybersecurity. Op basis van die expertise kunnen organisaties en instanties maatregelen nemen om te voorkomen dat hackers, computercriminelen en andere kwaadwillenden geheime bedrijfsinformatie verkrijgen of de vitale infrastractuur van Nederland beschadigen of platleggen. Het centrum zal ook ondersteuning bieden bij incidenten en crisisbesluitvorming op het gebied van digitale veiligheid. Het NCSC moet uitgroeien tot hét Nederlandse expertisecentrum op het gebied van cybersecurity. In eerste instantie wordt in het NCSC kennis van organisaties binnen rijksoverheid gebundeld. GOVERT.NL – het Cyber Security en Incident Response Team van de overheid – is opgegaan in het NCSC. Ook zijn verschillende ministeries vertegenwoordigd in het centrum, evenals de politie, het openbaar ministerie, het Nederlands Forensisch Instituut en de Algemene Inlichtingen en Veiligheidsdienst. Later zal steeds meer samenwerking worden gezocht met private partijen. Vooral de vitale sectoren - zoals de telecommunicatie en energievoorziening - zijn daarbij in eerste instantie van groot belang. ICT-verstoringen in die sectoren kunnen de samenleving namelijk ernstig ontwrichten. Het bundelen van kennis van publieke en private partijen zal er volgens de minister toe leiden dat er een steeds beter beeld ontstaat van dreigingen in het digitale domein.

    Herinstelling College Standaardisatie en Forum Standaardisatie Op 11 maart 2010 heeft de Minister van Economische Zaken het College Standaardisatie en het Forum Standaardisatie ingesteld. Dit instellingsbesluit verviel op 31 december 2011. Met het nieuwe Instellingsbesluit College en Forum Standaardisatie 2012 worden het College en het Forum Standaardisatie opnieuw ingesteld tot en met 31 december 2014.
    Het college heeft als taak standaardisatie te bevorderen die belangrijk is voor de (werk)processen tussen overheden onderling en tussen overheden en bedrijven en burgers. Dat betekent dat de elektronische 'voordeur' van de overheid op orde moet zijn. Daarvoor zijn afspraken nodig over semantische, organisatorische en technische standaarden, die veilige en betrouwbare uitwisseling en hergebruik van gegevens (interoperabiliteit) mogelijk maken. Hergebruik van open databestanden vormt een van de speerpunten van het kabinetsbeleid en staat ook hoog op de Europese 'agenda'. Semantische standaarden zijn afspraken over de eenduidige betekenis van gegevens in ketens en werkprocessen. Organisatorische standaarden zijn afspraken over het overheidsbreed hanteren van eenduidige principes en uitgangspunten voor betere interoperabiliteit. Technische standaarden zijn afspraken over transport en logistiek van gegevensuitwisseling. Het college heeft ook als taak duidelijk te maken welke open standaarden door overheidsorganisaties bij voorkeur gebruikt worden. Hiertoe worden lijsten met open standaarden bijgehouden, waaronder de pas-toe-of-leg-uit lijst, die is voortgekomen uit het actieplan Nederland Open in Verbinding.
    Het college wordt bijgestaan en geadviseerd door een forum waarin vertegenwoordigers deelnemen vanuit de overheid, het bedrijfsleven en de onderzoekswereld. Het forum houdt lijsten bij met open standaarden voor overheidsbrede toepassing en adviseert het college over een toetsingskader voor het ontwikkelen, beheren en toepassen van basisvoorzieningen en elektronische diensten.

    Lees verder

    Naar boven
  • Gepubliceerde inspectierapporten februari 2012

    De website van de Erfgoedinspectie is in februari 2012 uitgebreid met een aantal inspectierapporten op het gebied van duurzame digitale toegankelijkheid.

    Wilt u meer weten hierover kijk dan op de lijst van alle gepubliceerde rapporten over dit onderwerp. 

    Lees verder

    Naar boven

Colofon

  • Erfgoedinspectie  (IPC 3500)
    Postbus 16478 2500 BL Den Haag

    T 070-4124012 F 070-4124014

    E-mail info@erfgoedinspectie.nl
    Website www.erfgoedinspectie.nl

Abonneren?

Wilt u onze nieuwsbrief vaker ontvangen? Klik dan op abonneren.


Zoeken
Erfgoedinspectie