Nieuwsbrief | 01-10-2009
Afdeling: Archieven

Omschrijving

Nummer 47, oktober2009

In deze nieuwsbrief:

• Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / Archieven
• Rapportage 'Veilig Opgeborgen?' en de Archiefregeling
• Inspecties basisvoorwaarden voor het archiefbeheer
• Nieuws op het gebied van de digitale informatiehuishouding
• Samenwerking met Nationaal Archief en Regionaal Historische Centra
• E-depot, betekenis en ontwikkelingen
• Archieven als open Source, de zevende Ketelaar Lezing

Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / Archieven

Hierbij ontvangt u het oktobernummer van onze Nieuwsbrief 2009. In dit nummer berichten we over de op handen zijnde aanbieding van ons rapport Veilig Opgeborgen? over archiefruimten bij zelfstandige bestuursorganen (zbo's). Ook informeren wij u over de inspecties naar de drie basisvoorwaarden voor het archiefbeheer: beheersregels, bestandsoverzicht en selectielijsten. Daarnaast staan we stil bij enkele ontwikkelingen en nieuwtjes op het gebied van digitale informatiehuishouding, bij ons jaarlijkse overleg met de relatiebeheerders van de Regionaal Historische Centra en het Nationaal Archief en gaan wij nader in op het fenomeen e-depot. Als laatste geven wij u een korte impressie van de Ketelaarlezing die op 8 oktober werd gehouden door de algemene rijksarchivaris Martin Berendse.

Rapportage 'Veilig Opgeborgen?' en de Archiefregeling

In het voorjaar van 2009 deed de Erfgoedinspectie onderzoek naar de staat van archiefruimten bij publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen (zbo's), naar de plaats van de archiefruimte in hun archiefbeheer en naar het veiligheidsregime van deze organisaties. Dit rapport zal binnenkort door de minister van OCW aan de Tweede Kamer worden aangeboden. Via onze website kan deze publicatie dan gedownload worden.

In het rapport wordt ook ingegaan op de verschillen tussen de huidige Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en de Archiefregeling die naar verwachting later dit jaar van kracht wordt. Deze regeling ligt op dit moment voor de Europese lidstaten ter inzage. Vanaf de website van de Europese Gemeenschap kan de conceptregeling worden gedownload.

Inspecties basisvoorwaarden voor het archiefbeheer

Twee jaar geleden heeft de Erfgoedinspectie een inspectieprogramma gelanceerd waarin zorgdragers worden geïnspecteerd op drie belangrijke basisvoorwaarden voor een goed archiefbeheer: beheersregels, bestandsoverzicht en selectielijst.

Aanleiding was dat uit de uitkomsten van de jaarlijkse monitor informatiehuishouding steeds duidelijker naar voren kwam dat een grote groep zorgdragers geen beschikking had over deze basisvoorwaarden en dat er onvoldoende spontane verbetering en vooruitgang te zien was.
De genoemde basisvoorwaarden zijn vanuit de Archiefwet- en regelgeving verplicht, maar zijn ook absoluut voorwaardelijk voor een goede informatiehuishouding en daarmee voor een goede bedrijfsvoering. Aanleiding genoeg dus voor de Erfgoedinspectie om in te grijpen.

Van de circa 350 zorgdragers die onder het toezicht van de Erfgoedinspectie vallen voldoen er, of beter gezegd voldeden er, 230 niet aan één of meer van de drie basiseisen. Al deze organisaties zijn of worden in het inspectieprogramma benaderd. Op hoofdlijnen is het programma halverwege; met 125 zorgdragers is de afgelopen anderhalf jaar contact opgenomen en zijn er afspraken gemaakt over de termijn waarop aan de basiseisen wordt voldaan.

De komende jaren wordt het programma voortgezet tot het moment dat alle zorgdragers aan de basiseisen voldoen. Dit betekent ook dat iedere inspectie binnen het programma net zo lang doorloopt tot de zorgdrager aangeeft dat het bestandsoverzicht, de beheersregels en/of de selectielijst afgerond is.

Nieuws op het gebied van de digitale informatiehuishouding

Onderzoek gepubliceerd: Semantiek op stelselschaal
Het Forum Standaardisatie heeft een onderzoek laten verrichten naar de mogelijkheden en de knelpunten van gegevensuitwisseling binnen de overheidspraktijk. De bevindingen zijn beschreven in het rapport Semantiek op stelselschaal.
 
Het Forum Standaardisatie heeft het thema semantiek in 2008 prominent op haar Interoperabiliteitsagenda geplaatst. De achtergrond van het onderzoek is de overheidsambitie 'administratieve lastenverlichting'. Deze ambitie werkt door in de gegevensuitwisseling. Door burgers en bedrijven verstrekte gegevens moeten, zo is het streven, meervoudig gebruikt worden. Dat betekent dat uitvoerders van publieke taken eenmaal aangeleverde gegevens van elkaar moeten hergebruiken. Intensieve afstemming en 100% duidelijkheid over de betekenis van gegevens is dan noodzakelijk.
 
Uit de verkennende onderzoeken bleek echter dat er in de uitvoeringspraktijk nadrukkelijk sprake is van variëteit in de betekenis van gegevens. 'Onderneming', bijvoorbeeld, betekent voor Kamers van Koophandel iets anders dan voor de Belastingdienst of voor ondernemingsraden. Nu organisaties in toenemende mate in ketens en netwerken opereren wordt de noodzaak van gegevensuitwisseling steeds groter. Dat daarbij de exacte betekenis van die uit te wisselen gegevens bekend moet zijn, spreekt voor zich. Semantiek (betekenisleer) speelt een sleutelrol bij interoperabiliteit. Als betekenissen van gegevens niet bekend zijn en/of gedeeld worden, is uitwisseling zinloos.
 
De uitdaging is nu om de overeenkomsten in betekenissen optimaal te benutten, zonder de reële verschillen te negeren. Dan kunnen de gewenste samenwerking en de daarvoor noodzakelijke interoperabiliteit gerealiseerd worden. Het rapport geeft daarvoor handvatten.
 
Onderzoek naar de mogelijkheid voor een nieuw centraal Rijks Data Center
Het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) onderzoekt of een nieuw centraal Rijks Data Center mogelijk is waarin de datacenters van de verschillende departementen kunnen opgaan.
 
De fysieke bundeling van (een deel van) de circa vijfendertig datacenters waarover de Rijksoverheid nu beschikt, past in de ambitie de bedrijfsvoering van de departementen te bundelen. Het bundelen van de datacenters zou in dit geval niet alleen betekenen dat de hardware bij elkaar wordt gezet, maar zou ook de uniformering van de gegevensverwerking mogelijk maken, het saneren van (dubbele) databestanden en het saneren van applicaties zelf.

Samenwerking met Nationaal Archief en Regionaal Historische Centra

In de nieuwsbrief nummer 41 (juli 2008) informeerde de Erfgoedinspectie u over de bezoekronde die de Erfgoedinspectie hield langs de Regionaal Historische Centra (RHC's) met het doel inhoud te geven aan de wijze van samenwerking. De gesprekken die de Erfgoedinspectie vorig jaar heeft gevoerd, waren verhelderend en stimulerend en het belang van een goede communicatie en samenwerking werd onderschreven. We hebben onder meer de afspraak gemaakt dat de Erfgoedinspectie naast het Nationaal Archief (NA) ook de betreffende RHC's inlicht over inspecties die wij houden in hun provincies. 

Als de Erfgoedinspectie de contacten met de RHC's alleen op basis van geplande inspecties baseert, zal ze niet alle RHC's even vaak ontmoeten. Vandaar dat we er voor hebben gekozen om een jaarlijks contactmoment in het leven te roepen. We stelden voor om de relatiebeheerders afzonderlijk om het jaar in Den Haag uit te nodigen. Het andere jaar hopen we zelf bij het NA en de RHC's langs te komen.

Dit jaar is het dus de beurt aan de Erfgoedinspectie om de relatiebeheerders van het NA en van de RHC's in Den Haag te ontvangen. Dit gebeurt in de maanden september, oktober en november. Het is de bedoeling dat we de gemaakte afspraken evalueren en nieuwe informatie uitwisselen. Onderwerpen van gesprek kunnen bijvoorbeeld zijn: Hoe verloopt de verwerving binnen de provincies en wat zijn de plannen voor verwerving komend jaar? De overbrenging van oorlogsgerelateerde archieven en de diefstal en handel in archiefstukken komen ook aan de orde.

Wij houden u via de nieuwsbrief op de hoogte van de ontwikkelingen.

E-depot, betekenis en ontwikkelingen

Het woord E-depot is inmiddels een begrip geworden; we komen het op het web, tijdens ons werk en in de vakliteratuur bijna dagelijks tegen. Er zijn echter zoveel definities in omloop dat het in de praktijk niet voor iedereen duidelijk is waar het nu om gaat.
 
De definities
Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) geeft de volgende beschrijving in haar ABC: 'Digitaal Depot (ook wel: E-depot, elektronisch depot, safe place): Opslagsysteem ter archivering van digitale bestanden. Een digitaal depot verschilt van een documentenserver door de speciale aandacht voor het langdurig en duurzaam toegankelijk houden van bestanden.'
Dit is een van de vele definities van een digitaal of E-depot, die in omloop zijn. Andere definities zijn ruimer, omdat deze bijvoorbeeld ook de procedures en vaardigheden die nodig zijn om digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen, omvatten. En soms is de definitie beperkter, als het gaat om 'hosting' en opslag van digitale brondocumenten.
 
De kern
Waar het in alle gevallen om moet gaan, is een digitale voorziening die er voor zorgt dat onze digitale informatie de tand des tijds kan doorstaan. Iedereen is zich bewust van de voortschrijdende techniek en daarmee van de vluchtigheid van de techniek. Al in de jaren negentig zijn de gevolgen hiervan voor digitale informatie en gegevens onderkend. Een aantal voorbeelden:

• verouderde software waardoor informatie niet leesbaar meer is;
• informatie in overvloed maar wat je eigenlijk zoekt, kan je niet meer vinden;
• de niet te reproduceren bewerkingsgeschiedenis van een document waardoor de echtheid in het geding is.

Digitale informatie moet actief beheerd worden, anders is er geen informatie meer.

Ontwikkelingen
Gelukkig wordt er op vele fronten (Nationaal Archief, Justitiële informatiedienst, gemeentearchieven van Amsterdam en Rotterdam) gewerkt aan een duurzame aanpak. Vrijwel alle initiatieven baseren hun aanpak op het referentiemodel Open Archival Information System (OAIS).

Dit model, dat onder meer het Stadsarchief Amsterdam hanteert, geeft het archiveringsproces schematisch weer. 'Lezend' van links naar rechts zien we een 'leverancier' bij een overheidsorganisatie die digitale informatie maakt die vervolgens wordt opgenomen in het archiveringssysteem. In het midden wordt de informatie opgeslagen en vinden er niet alleen beheerprocessen plaats maar ook preserveringsacties. Dit zijn acties die gericht zijn op het technische en het intellectuele behoud van de informatie. Tot slot zien we rechts de 'consument' aan wie de informatie beschikbaar wordt gesteld.

Voorwaarden voor duurzaamheid
De leverancier of producent heeft een cruciale rol in het digitale archiveringsproces. Als het lukt om bij de creatie van een digitaal document of gegeven, de juiste technische, beheersmatige en context metadata (het liefst geautomatiseerd) toe te voegen, dan is er een goede basis voor het duurzaam toegankelijke digitale archief dat opgenomen kan worden in het e-depot. De overheidsorganisaties hebben de plicht op de uitvoering hiervan te sturen.

Voor meer informatie:

Nationaal Archief
Gemeentearchief Rotterdam
Stadsarchief Amsterdam
Justitiële Informatiedienst

Archieven als open Source, de zevende Ketelaar Lezing

Onder de titel 'Open Source' gaf de algemeen rijksarchivaris Martin Berendse in het kader van de zevende Ketelaarlezing een intrigerend vergezicht op de openbare informatievoorziening van de overheid in de toekomst. Hij gaf hierop niet alleen zijn visie, maar ging ook in op de innovatie- en investeringsagenda die voor de versnelling van een grotere, actievere openbaarheid van informatie nodig is.
 
De rijksarchivaris vindt dat de rol van overheidsinformatie in de democratische rechtsstaat meer benadrukt moet worden. Vervroegde overbrenging, misschien al wel na iedere kabinetsperiode, zou hieraan zeer bijdragen. De algemeen rijksarchivaris sprak wel voornamelijk over de blijvend te bewaren archieven, met een lichte voorkeur voor de toekomstige digitale archieven. Bij de discussie bleek echter dat hij positief staat tegenover het idee om te vernietigen archief in beheer te nemen, omdat archiefinstellingen goed zijn in het toegankelijk en beschikbaar maken van overheidsinformatie. Het Nationaal Archief wil ook voor andere archiefdiensten digitaal archief beheren. Voordat het Nationaal Archief echter als landelijk e-depot kan optreden, moet er nog wel wat gebeuren.
 
'Er liggen zeer belangrijke maatschappelijke uitdagingen voor het archiefwezen. In tegenstelling tot de andere maatschappelijke sectoren heeft het archiefwezen pas sinds kort een eerste visie ontwikkeld op de toekomst, maar er ligt nog geen gearticuleerde innovatie- en investeringsagenda voor de sector.' Berendse achtte daarom een deltaplan voor digitale content noodzakelijk. Als voorbeeld noemde hij de wereld van de publieke omroep of die van de openbare bibliotheken. In die sectoren zijn heldere strategieën ontwikkeld (multimediale aanpak, zenderkleuring, innovatie), die nieuwe samenwerkingsverbanden, extra financiële impulsen, bestuurlijke steun en duidelijke resultaten hebben opgeleverd.
'Laten die voorbeelden ons tot inspiratie dienen. En laten we definitief ophouden met ons af te vragen of we er voor het verleden of het heden zijn. We zijn er 'to illuminate the past' en 'to guide the future'.
 
In november verschijnt de complete tekst van deze interessante zevende Ketelaarlezing in drukvorm. De uitgave is dan ook te verkrijgen bij het Nationaal Archief. U kunt een videoregistratie van de lezing vinden op YouTube.