Nieuwsbrief | 19-08-2009
Afdeling: Archieven

Omschrijving

Nummer 46, augustus 2009

In deze nieuwsbrief:

• Verslag van het toezicht in 2008
• Modernisering informatiehuishouding Rijk
• Nieuws op het gebied van de digitale informatiehuishouding
• Archiefregeling in Brussel
• Vraag en Antwoord
• De Erfgoedinspectie verhuist!
• Gepubliceerde inspectierapporten

Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / Archieven

Hierbij ontvangt u het augustusnummer van onze Nieuwsbrief 2009. De Erfgoedinspectie gaat verhuizen! In deze nieuwsbrief vindt u ons nieuwe adres en mededelingen over onze bereikbaarheid. Verder geven wij u in dit nummer een korte weergave van de belangrijkste conclusies van het Verslag van het toezicht in 2008 van de Erfgoedinspectie. Ook geven wij u een samenvatting van de Kabinetsreactie op het advies Informatie: grondstof met toekomstwaarde van de Raad voor Cultuur en van de Raad voor het Openbaar Bestuur. Daarnaast staan we stil bij enkele ontwikkelingen en nieuwtjes op het gebied van de digitale informatiehuishouding, de voortgang van de Archiefregeling, en beantwoorden wij de vraag of de ontwikkeling van een of meer generieke selectielijsten de toepassing van de huidige lijsten buiten werking stelt.

Verslag van het toezicht in 2008

Jaarlijks brengt de Erfgoedinspectie verslag uit over het toezicht op de domeinen archeologie, (gebouwde) monumentenzorg, beschermde roerende cultuurgoederen en de informatiehuishouding van de centrale overheid. Het geheel overziend oordeelt de Erfgoedinspectie dat het nalevingniveau behoorlijk is maar dat het in vrijwel alle domeinen wel beter moet.

Ten aanzien van de informatiehuishouding herhaalt de Erfgoedinspectie een eerdere boodschap dat de archiefwetgeving niet voldoende op het digitale informatietijdperk is toegesneden. Bovendien is de het onderwerp nog te exclusief de zorg van de minister van Cultuur (OCW).

De Erfgoedinspectie bevordert zelfregulering in de verschillende domeinen, zoals kwaliteitszorg. De departementen werken daar aan, ondersteund door het Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding. De Erfgoedinspectie is daar positief over, maar dringt er bij de ministeries van Binnenlandse Zaken (BZK) en OCW op aan een stevige regie te voeren. Als dat niet gebeurt is het risico groot dat de gestelde doelen niet worden gerealiseerd.

Uit de digitale monitor die de Erfgoedinspectie jaarlijks uitvoert, komt het volgende beeld naar voren: In het algemeen geldt dat het management van overheidsorganisaties onvoldoende stuurt op de informatiehuishouding. Als gevolg daarvan zijn er nog grote risico's op het gebied van bedrijfsvoering, verantwoordingsfunctie en het veilig stellen van archieven als erfgoed.
Op beheersniveau doen zich een aantal nalevingstekorten voor. Slechts een minderheid van de organisaties beschikt over ordeningsplannen als structuur voor de informatiehuishouding. De achterstanden in overbrenging zijn nog zeer groot. 

De departementen hebben hun selectielijsten grotendeels op orde. Bij de zelfstandige bestuursorganen (zbo's) en organen van de Publiekrechtelijke Bedrijfsorganisatie ontbreekt het echter veelal aan vastgestelde selectielijsten. Hoewel de departementen de laatste jaren extra inspanningen hebben geleverd om de achterstanden in de overbrenging weg te werken, blijft het beeld voor de gehele centrale overheid somber. Schrijnend is dat veertien jaar na invoering van een overbrengingstermijn van twintig jaar de centrale overheid nog steeds met grote achterstanden kampt. De helft van de zorgdragers heeft achterstanden van archieven ouder dan het jaar 1975. Een deel van die achterstanden betreft zelfs archieven uit en voor de Tweede Wereldoorlog. Voor de achterstanden bij selectielijsten en overbrenging wreekt zich het feit dat voor de departementen wel, maar voor de zbo's geen brede campagne zoals Informatie op Orde is ingezet.
De Erfgoedinspectie acht het overigens niet uitgesloten dat zich ook bij de departementen nog archieven ouder dan 1975 bevinden, ondanks het feit dat de campagne om deze achterstanden weg te werken inmiddels is afgesloten.

In 2008 begon de Erfgoedinspectie een inspectieproject bij instellingen die niet voldeden aan een drietal basisvoorwaarden: het beschikken over beheersregels, een bestandsregistratie en selectielijsten. Van de 285 zorgdragers die in 2008 hierover gegevens aanleverden, bleek 84 % niet aan een of meer van deze basisvoorwaarden te voldoen. Het project loopt door tot in 2010 maar de eerste effecten zijn zichtbaar. In vrijwel alle gevallen leiden de inspecties tot het starten van de nodige verbeteracties.

Modernisering Informatiehuishouding Rijk

In juli kwam de langverwachte Kabinetsreactie op het advies Informatie: grondstof met toekomstwaarde van de Raad voor Cultuur en de Raad voor het Openbaar Bestuur. Langverwacht want het rapport van de Raden ligt er al meer dan een jaar. De Raden waren helder in hun advies: Niet het wegwerken van achterstanden, maar een herwaardering van de rol en betekenis van overheidsinformatie moet het speerpunt zijn. En als afgeleide daarvan het opstellen van een adequaat beleid. Opvallend genoeg stelt de Kabinetsreactie nu vooral in te gaan op de achterstanden in archiefbewerking. Eind 2009 volgt een tweede brief. Daarin zal de modernisering van de informatiehuishouding centraal staan.

Toch licht de brief al een tipje van de sluier op. Het kabinet onderschrijft de noodzaak tot verdere visievorming op de informatiehuishouding, wat men vooral ziet als een organisatievraagstuk. Het kabinet onderschrijft de noodzaak tot koerswijziging en cultuurverandering.

Het kabinet acht nieuwe regelgeving in de vorm van een 'informatiewet' niet nodig. Men acht aanpassingen binnen de huidige wettelijke kaders voldoende om tot modernisering te komen. Die modernisering zal gerealiseerd moeten worden door een drietal samenhangende maatregelen:

1. Op orde brengen van de kaders, samenwerken binnen de keten versterken.
2. Digitaal werken door de beleidskernen.
3. Wegwerken van de archiefachterstanden.

Op orde brengen van de kaders, samenwerken binnen de keten versterken
Het kabinet besluit dat bij de inrichting van de (digitale) informatiehuishouding binnen de rijksoverheid de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid gebruikt zal worden. Het Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding zal het gebruik ervan faciliteren.
Daarnaast had het kabinet al besloten bij elk departement de functie van een Chief Information Officer (CIO) te beleggen. De CIO wordt verantwoordelijk voor de departementale strategie voor de informatiehuishouding, inclusief de ICT-componenten.
Ook wil het kabinet de samenwerking in de informatie- en archiefketen versterken op het gebied van archiefbewerking en digitalisering en versnelde digitale overbrenging naar het Nationaal Archief mogelijk maken.

Digitaal werken door de beleidskernen
De beleidskernen van de departementen zullen binnen vijf jaar digitaal gaan werken, op basis van een interdepartementale infrastructuur, zoals vormgegeven in het programma Digitale Werkomgeving Rijksdienst. In dat verband noemt het kabinet vernieuwing van het selectiebeleid als noodzakelijke voorwaarde. De tweede brief, zo stelt het kabinet, zal meer duidelijkheid geven welke maatregelen getroffen worden om de digitale informatiehuishouding van de departementen te moderniseren.

Wegwerken van de archiefachterstanden
Het kabinet constateert dat de bewerkingsachterstanden van archieven bij de departementen nog groot zijn en dat deze tussen nu en tien jaar moeten worden ingelopen. Daartoe zullen extra medewerkers worden ingezet, één archiefbewerkingsorganisatie worden ingericht en de manier van waarderen en selecteren worden vernieuwd. De departementale eenheden semi-statisch archief en de Centrale Archief Selectiedienst zullen opgaan in deze nieuwe bewerkingsorganisatie, die in 2012 gerealiseerd moet zijn. Overigens zullen enkele departementen archieven deels in eigen beheer blijven bewerken. Het Nationaal Archief werkt aan een selectiemethodiek die vanaf 2010 moet bijdragen aan de versnelling in de bewerking. Daarbij zal de energie zoveel mogelijk worden gericht op de maatschappelijk meest waardevolle bestanden.
De Erfgoedinspectie zal in elk geval de komende jaren toezicht houden op het wegwerken van de achterstanden, met als kernwoorden: organisatie, kwaliteit en voortgang. Daarnaast zal de Erfgoedinspectie het geheel aan aangekondigde verbeteringen kritisch volgen door middel van inspecties en onderzoek.

Naar boven

Nieuws op het gebied van digitale informatiehuishouding

Rapport Toekomst voor ons digitaal geheugen
Op 1 juli publiceerde de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) het rapport Toekomst voor ons digitaal geheugen: duurzame toegang tot digitale informatie in Nederland. Het rapport is het verslag van een onderzoek dat de NCDD in 2008 en 2009 heeft uitgevoerd naar de risico's voor verlies van digitale informatie in de publieke sector (overheids-, erfgoed- en wetenschappelijke instellingen). Het onderzoek geeft aanbevelingen voor de organisatorische - en beleidsmaatregelen die volgens de NCDD genomen moeten worden om die risico's te beheersen en duurzame toegankelijkheid van digitale informatie mogelijk te maken.

Archiefwiki en Archiefterminologie
De Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen staat sinds een paar maanden online. Dit is onderdeel van het project ArchiefWiki. ArchiefWiki.org is een initiatief van Nederlandse en Vlaamse archivarissen met als doel het digitaliseren van archivistische naslagwerken tot open content voor archivarissen en archiefgebruikers. Door het aanbieden van de Archiefterminologie in een wiki trachten de initiatiefnemers van de Archiefwiki om deze 'klassieker' dynamisch en actueel te houden.

Strategiekatern NORA 3.0 beschikbaar
NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) is een beschrijving van uitgangspunten voor het inrichten van de informatiearchitectuur van de Nederlandse overheid. Het uiteindelijke doel van NORA is een betere publieke dienstverlening. Als onderdeel van het NUP – het Nationaal Uitvoeringsprogramma Betere Dienstverlening en e-overheid - is de NORA de erkende architectuur van de e-overheid.

NORA 1.0 (2006) en NORA 2.0 (2007) verschenen eerder als enkelvoudige documenten. Vanaf NORA 3.0 is NORA opgebouwd uit een aantal losse documenten. Het zojuist verschenen NORA-katern Strategie vormt de basis van die documenten. Het is de bedoeling dat de overige onderdelen van NORA 2.0 successievelijk door katernen NORA 3.0 worden vervangen. In NORA 3.0 staat een goed functionerende informatiedeling van de overheden en hun omgeving (interoperabiliteit) centraal.

Het strategiekatern NORA legt aan bestuurders uit wat NORA is, waarom NORA van belang is en wat (op hoofdlijnen) de uitgangspunten zijn die NORA hanteert. Aan de hand van het strategiekatern kunnen bestuurders bepalen hoe NORA binnen hun organisatie gebruikt kan worden.

Nieuwsbrief Digitaal Nationaal Archief
Graag attenderen wij u op de Nieuwsbrief Digitaal van het Nationaal Archief. Deze nieuwsbrief houdt u op de hoogte van de  laatste ontwikkelingen bij het Nationaal Archief op het gebied van beheer, behoud en duurzame en publieksvriendelijke toegankelijkheid van digitaal archiefmateriaal. Deze nieuwsbrief is inmiddels vier keer verschenen. De laatste nieuwsbrieven en mogelijkheid voor aanmelding vindt u hier.

Archiveren is vooruitzien
Op 26 juni 2009 boden BRAIN en KVAN hun gezamenlijke visie op de koers en de inrichting van het archiefwezen tot 2015 aan het ministerie van OCW aan. De visie is niet alleen voor het archiefwezen van belang maar zeker ook voor de archiefvormende overheidsorganisaties. Deze twee organisaties leggen veel nadruk op het belang van een continue zorg voor de overheidsarchieven, een zorg die begint bij de archiefvorming door de overheidsorganisaties. De volledige tekst vindt u hier.

Publicatie Het ABC van de Baseline
In juli verscheen het boekje Het ABC van de baseline in de reeks 'Informatie op Orde' over de toepassing van de baseline. Het boekje bevat ook een informatieve film. Deze publicatie is gratis te bestellen bij KennisLAB.

Archiefregeling in Brussel

Het ministerie van OCW heeft de Archiefregeling inmiddels ter visie gelegd in Brussel. Tot 5 november 2009 hebben de lidstaten en de Commissie van de Europese Unie de gelegenheid commentaar te leveren op de ontwerpregeling. Het doel van deze informatieprocedure is mogelijke belemmeringen die de regeling voor de goede werking van de interne markt vormt, te kunnen wegnemen. Als er geen reacties komen, kan de regeling vrijwel direct na 5 november in werking treden. Hebben de lidstaten wel opmerkingen, dan volgt uitstel van de goedkeuring. Tijdens deze zogenaamde standstill-periode heeft Nederland de gelegenheid om in overleg met de Commissie de regeling aan te passen.

Vraag en antwoord

Vraag: We horen dat er een nieuwe selectiesystematiek op komst is en dat deze veel eenvoudiger is. We willen daarom wachten met het opstellen van een (nieuwe) selectielijst tot de nieuwe selectiesystematiek is geïmplementeerd. Is dat mogelijk?

Antwoord: Wanneer de nieuwe selectiesystematiek en bijbehorende instrumenten gereed zullen zijn, is niet bekend. Evenmin is duidelijk hoe deze er precies uit gaan zien. Pas wanneer het gehele ontwikkelingsproces achter de rug is, zal duidelijk zijn of en hoe de huidige wijze van selectie voor de vernietiging en de bewaring van archief gaat veranderen en welke archiefwettelijke gevolgen dat heeft.

Tot die tijd gelden de huidige regels en procedures. Hebben overheidsorganisaties nog geen selectielijst, dan moeten ze deze op korte termijn opstellen. Dat is meer dan tien jaar na de inwerkingtreding van de Archiefwet zonder meer noodzakelijk.

De Erfgoedinspectie krijgt in dit verband ook de vraag voorgelegd of de toepassing van een al vastgestelde lijst kan worden uitgesteld totdat deze vervangen kan worden door een nieuwe, generieke lijst. Ook hier moeten we uitstel afraden. Eén reden gaven we hierboven al: het is nog zeer de vraag wat de uitkomsten van het ontwikkelingsproces zullen zijn en wanneer dat proces is afgerond. De andere reden is dat vernietiging en overbrenging wettelijk verplicht zijn en geen uitstel dulden. Overheidsinformatie kan niet langer bewaard worden dan nodig is voor het doel waarvoor deze informatie is aangelegd, tenzij deze overgebracht moet worden. In het laatste geval is uitstel alleen mogelijk als de informatie nog frequent gebruikt moet worden door de archiefvormer. Spoedige overbrenging moet, omdat hierdoor de toegang van de burger tot die informatie sterk verbeterd wordt.

Wij raden u aan om, voordat u met het opstellen van een selectielijst aan de slag gaat, contact op te nemen met het Nationaal Archief. De medewerkers van de groep Selectie kunnen u nader informeren over het maken van een selectielijst en de vaststellingsprocedure. U kunt hen bereiken via telefoonnummer 070 - 331 5528.

De Erfgoedinspectie verhuist!

Op vrijdag 21 augustus verlaten wij de Hoftoren en nemen wij onze intrek in een rijksmonument op de Koninginnegracht in Den Haag.
Onze adresgegevens luiden vanaf 24 augustus 2009 als volgt:

Bezoekadres:
Erfgoedinspectie
Koninginnegracht 25
2514 AB Den Haag

Ons huidige postadres, telefoonnummers en e-mail adressen blijven ongewijzigd.
Voor de volledigheid:
Erfgoedinspectie (IPC 3500)
Ministerie van OCW
Postbus 16478
2500 BL Den Haag
T +31 (0)70-4124012
F +31 (0)70-4124014
E-mail info@erfgoedinspectie.nl

In verband met de verhuizing op 21 augustus zijn wij die dag niet bereikbaar.

Gepubliceerde inspectierapporten

De website van de Erfgoedinspectie is sinds het uitkomen van de vorige nieuwsbrief uitgebreid met de volgende inspectierapporten:

Rapportage Universiteit Leiden 
Aspectinspectie Basiseisen Archiefbeheer Koninklijke Bibliotheek
Aspectinspectie basiseisen archiefbeheer SKAL
Aspectinspectie basiseisen archiefbeheer Mondriaan Stichting
Aspectinspectie basiseisen archiefbeheer Pensioen en Uitkeringsraad

De voorgaande nieuwsbrieven kunt u vinden onder publicaties .