Nieuwsbrief | 19-06-2009
Afdeling: Archieven

Omschrijving

In deze nieuwsbrief

• Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / Archieven
• Afscheid van Eric Ketelaar
• De jaarlijkse vragenlijst 2009
• Nieuws op het gebied van digitale archivering
• Nieuwe websites met informatie voor fysiek beheer van archieven
• Vraag en Antwoord
• Gepubliceerde inspectierapporten

Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / Archieven

Hierbij ontvangt u het juninummer van onze Nieuwsbrief 2009. In dit nummer kijken we terug op het afscheid van Eric Ketelaar en het invullen van de jaarlijkse vragenlijst 2009. Daarnaast staan we stil bij enkele ontwikkelingen en nieuwtjes op het gebied van digitale archivering en brengen wij graag twee interessante websites met informatie voor fysiek beheer van archieven onder uw aandacht. Ook gaan we in op de vraag of het wettelijk verplicht is om een selectielijst vast te stellen voor de zogenaamde PIOFAH-taken. Als laatste voegen we een nieuwe rubriek toe: Voortaan nemen we in deze nieuwsbrief een verwijzing op naar de laatst gepubliceerde inspectie- en/of themarapportages.

Lees verder                                        Naar boven

Afscheid van Eric Ketelaar

Op donderdag 28 mei nam prof. dr. Eric Ketelaar afscheid als hoogleraar Archiefwetenschap van de Universiteit van Amsterdam. Afscheid is misschien niet het goede woord. Het was een formeel afscheid, dat wel. Maar alle aanwezigen waren het er roerend over eens dat hij onverminderd actief zal blijven in de archiefwetenschap.

Eric Ketelaar is in de jaren 1997-2000 ook als hoofdinspecteur verbonden geweest aan de voormalige Rijksarchiefinspectie. Die taak heeft hij met veel elan en enthousiasme vervuld. Het waren de belangrijke eerste jaren van opbouw van de Rijksarchiefinspectie.

De loopbaan van Ketelaar is indrukwekkend en hij is van onschatbare betekenis voor de archiefwetenschap. Daarin bevindt hij zich steeds in de voorste linies van vernieuwing en conceptueel denken en legt hij verbindingen met verwante wetenschapsterreinen. Met name daarmee heeft hij voor de archiefwetenschap een breder podium gecreëerd en een sterk fundament gelegd voor verdere vernieuwing van het vakgebied. Met een scherp oog voor de bijzondere rol van het archiefwezen in onze democratische rechtstaat, met een onschatbare juridische kennis en een bijzonder oeuvre als ontwerper van nationale archiefwetgeving binnen en buiten Europa. En niet in de laatste plaats weet hij de verbinding te leggen tussen theorie en praktijk.
De Stichting Archiefpublicaties bezorgde een prachtige publicatie waarin het afscheidscollege van Eric Ketelaar is opgenomen. Het jaarboek Spreken is Goud. Oraties en colleges van hoogleraren…en de archivistiek bevat daarnaast nog twintig andere teksten van hoogleraren, waarin het thema archivistiek een rol speelt.

Naar boven

De jaarlijkse vragenlijst 2009

Het invullen van de digitale vragenlijst door onze zorgdragers ligt al weer enige tijd achter ons en inmiddels hebben zij ook een individuele terugkoppeling in de vorm van de rapportage Monitor informatiehuishouding 2009 ontvangen. Deze monitor bestaat uit de tekst van de vragenlijst met de door de organisatie gegeven antwoorden en uit een rapportage waarin in kleur de score van de organisatie op een aantal cruciale vragen wordt weergegeven en deze wordt vergeleken met de score in 2008.

Een eerste impressie van de uitkomsten. De respons was dit jaar weer zeer hoog: 89% van de aangeschreven organisaties heeft de vragenlijst ingevuld. Wij hebben ook in beeld welke organisaties de vragenlijst dit jaar niet hebben ingevuld en beraden ons nog op de aanpak van de niet-respondenten.
Een flink aantal respondenten heeft gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ons bij één of meerdere vragengroepen aanvullende informatie te verstrekken. Wij hebben deze informatie geïnventariseerd en indien nodig zullen wij daarop reageren.
Dat geldt ook voor diegenen die gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om evaluerende opmerkingen te maken of algemene meldingen te doen aan de Erfgoedinspectie. Ook hierop zullen wij, waar relevant, in de komende tijd individueel reageren.
De gemaakte opmerkingen betrekken we ook bij onze interne evaluatie van de vragenlijst. Wij hebben in ieder geval begrepen dat het op prijs is gesteld dat dit jaar de vorig jaar gegeven antwoorden de basis vormden voor de beantwoording en men daardoor alleen veranderingen hoefde aan te geven.
We verwachten dat de monitor met de scorerapportage in kleur bijdraagt tot de verdere verbetering van het archiefbeheer bij de aangeschreven overheidsorganisaties.
Tenslotte willen we alle contactpersonen bedanken voor hun betrokkenheid bij het invullen van de vragenlijst.

Naar boven

Nieuws op het gebied van digitale archivering

Onderzoek Algemene Rekenkamer naar ICT: digitale duurzaamheid
De Algemene Rekenkamer heeft in haar jaarprogramma 2009 een onderzoek opgenomen naar digitale duurzaamheid. Het doel van het onderzoek is het inventariseren van de problemen rond digitale gegevensopslag en archiefvorming, het beoordelen van het kabinetsprogramma Informatie op orde en het bijdragen aan oplossingen.
De resultaten van het onderzoek worden verwacht in het derde kwartaal van 2009.

Open Standaard PDF/A-1
De Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden uit 2002 schrijft voor dat digitale archiefbescheiden bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats in een bepaalde standaard zijn opgeslagen. Het beheren en bewaren van digitale archiefbescheiden conform een bepaalde standaard is van belang omdat de interoperabiliteit en de duurzaamheid van archiefbescheiden zo beter is geborgd. Op deze manier is de leesbaarheid van archiefbescheiden namelijk minder afhankelijk van specifieke software.

Sinds 2005 zijn er van PDF twee archiveringsstandaarden beschikbaar: PDF/A-1a en b. Dit zijn open standaarden, waarbij PDF/A-1a de  mogelijkheid biedt om documenten gestructureerd te doorzoeken. Deze PDF-archiveringstandaarden zijn inmiddels opgenomen in de lijst van Open Standaarden genoemd in de 'Instructie rijksdienst inzake aanschaf ICT-diensten en ICT-producten' (november 2008). De instructie geeft aan hoe de rijksoverheid dient te handelen bij de aanschaf van ICT-diensten of ICT-producten.

Kern is het principe 'pas-toe-of-leg uit'. Dit betekent dat overheden bij de aanschaf van ICT in principe moeten uitgaan van open standaarden. Overheden hebben per toepassingsgebied de keuze uit een lijst van open standaarden. Indien wordt besloten geen standaard uit de lijst te kiezen, terwijl de lijst voor het betreffende toepassingsgebied wel standaarden vermeld, moet worden beargumenteerd waarom de keuze op een andere standaard is gevallen. 

Voor de lange termijn archivering van documenten schrijft de lijst de PDF/A-1 standaard voor. Dit betekent dat vanaf november 2008 ook standaarden verplicht gesteld zijn voor archiefbescheiden in de periode vóór overbrenging naar een archiefbewaarplaats.

Advies Nationaal Archief over Omgevingsloket online
Op verzoek van het ministerie van VROM heeft het Nationaal Archief (NA) een onderzoek uitgevoerd naar de archiefwaardigheid van Omgevingsloket online. Het Omgevingloket online maakt  onderdeel uit van de modernisering van regels door het ministerie van VROM. Het Omgevingsloket geeft de mogelijkheid om online een geïntegreerde vergunning aan te vragen voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu. Het onderzoek van het NA vond plaats in samenwerking met IPO, de VNG en UvW, Vereniging Stadswerk, Vereniging BWT Nederland en het WGA (Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie).

Het NA heeft onder meer gekeken naar de zorg, het dossierbeheer en de verantwoordelijkheid voor de archiefbescheiden van de betrokken ketenpartners binnen het Omgevingsloket. Het NA concludeert dat de verantwoordelijkheden voor de zorg van archiefbescheiden conform de Archiefwet zijn verdeeld, maar dat deze explicieter dienen te worden benoemd. Hierbij is vooral het instrueren van alle gebruikers van Omgevingsloket online essentieel. Over dossierbeheer en archiefwaardigheid stelt het NA dat er een duidelijker onderscheid moet komen tussen inhoudelijk en technisch beheer. Het advies vindt u hier.

NEN-Normen voor rijksambtenaren beschikbaar
De algemeen aanvaarde NEN-normen 15489, 2082 en 23081 geven kaders voor betrouwbaar informatie- en archiefbeheer, functionele eisen voor applicaties en metadata. Deze NEN-normen zijn nu voor rijksambtenaren beschikbaar op Rijksweb (het intranet van het Rijk).
KennisLAB, het gezamenlijke platform voor uitwisseling van kennis en instrumenten voor verbetering van de digitale informatiehuishouding binnen de Rijksoverheid, heeft voor 2009 voor alle dertien participerende ministeries een collectief abonnement genomen voor het gebruik van deze (digitale) normenset en de publicatie ervan om deze normen breder ter beschikking te stellen.

Nieuwe websites met informatie voor fysiek beheer van archieven

We willen u graag wijzen op twee websites die informatie bevatten die van nut kan zijn voor het fysiek beheer van uw archieven. De eerste is www.allesoverbrandveiligheid.nl. Deze site levert een goede introductie op het onderwerp brandveiligheid. De informatie wordt op een overzichtelijke manier gepresenteerd waarbij u kunt kiezen in welke rol u informatie over brandveiligheid wilt opvragen. Hoewel de site niet ingaat op de specifieke brandveiligheidseisen voor archiefbescheiden, kunt u wel met behulp van de informatie goed bepalen wanneer die eisen moeten worden ingebracht in een nieuw- of verbouwtraject.

De tweede site waar we u op willen wijzen is die van het Kenniscentrum Veiligheid Cultureel Erfgoed: www.kvce.nl. Hoewel deze site zich, zoals de naam al aangeeft, richt op het cultureel erfgoed, kunt u hier heel veel informatie vandaan halen over de integrale beveiliging van uw archiefbescheiden. Hoe bepaalt u welke gevaren de archieven bedreigen en wat de kans is dat die gevaren optreden? Hoe kunnen de archieven worden beschermd in geval van een calamiteit? En, hoe zorgt u ervoor dat uw organisatie zich bewust is van het belang van het archief en weet wat er moet gebeuren als zich een calamiteit voordoet? Voor de beantwoording van deze vragen kunt u terecht op de site van KVCE.

Vraag: Is het wettelijk verplicht om een selectielijst op te stellen voor de PIOFAH-taken?

Antwoord: Ja. Overheidsorganisaties zijn verplicht om een selectielijst op te stellen voor alle archiefbescheiden die zij beheren. De bescheiden die betrekking hebben op Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Automatisering en Huisvesting (PIOFAH) maken daar onderdeel vanuit. Een uitzondering op deze verplichting vormen de privaatrechtelijke zelfstandige bestuursorganen. Bij deze organisaties is de Archiefwet alleen van toepassing op de archiefbescheiden die rechtstreeks voortvloeien uit de uitvoering van de toegekende openbaargezag taken (Zie Informatieblad zbo's en pbo-organen). De vorm waarin PIOFAH-taken in selectielijsten wordt ondergebracht, staat vrij. Overheidsorganisaties kunnen ervoor kiezen om een afzonderlijke PIOFAH selectielijst op te stellen, maar mogen de afzonderlijke PIOFAH-taken ook in integreren in hun primaire lijst(en). Selectielijsten stelt u op in overleg met het Nationaal Archief.

Naar boven

Gepubliceerde inspectierapporten

De website van de Erfgoedinspectie is sinds het uitkomen van de vorige nieuwsbrief uitgebreid met de volgende inspectierapporten:

Rapportage inspectie basiseisen KIWA
Rapportage inspectie basiseisen Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers
Rapportage Inspectie basiseisen Orde van Octrooigemachtigden
Rapportage inspectie basiseisen Raad voor werk en inkomen
Rapportage inspectie basiseisen Nederlandse Orde van Accountants- administratieconsulenten