Nieuwsbrief | 06-04-2009
Afdeling: Archieven

Omschrijving

In deze nieuwsbrief

• Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / Archieven
• Jaarwerkprogramma 2009
• Samenwerking met andere inspecties
• Archiefbeheer bij ketensamenwerking
• Informatieblad Archiefwet en onderwijsinstellingen
• Beperk het beheersrisico bij verhuizing

Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / Archieven

Hierbij ontvangt u het aprilnummer van onze Nieuwsbrief 2009. In dit nummer kijken we vooruit naar de komende maanden en informeren we u over het archiefbeheer bij ketensamenwerking, bij verhuizingen en bij scholen.

Lees verder > Naar boven

Jaarwerkprogramma 2009

In februari heeft de Erfgoedinspectie het jaarwerkprogramma voor 2009 bekend gemaakt.
Basis voor het werkplan vormt de jaarlijkse risicoanalyse die de Erfgoedinspectie uitvoert. Voor alle terreinen waarover de Erfgoedinspectie toezicht houdt (archeologie, monumenten, beschermd roerend erfgoed en informatiehuishouding) staan in 2009 'behoud en duurzaamheid' en 'zelfregulering en kwaliteitszorg' als thema's centraal. Wat gaat de Erfgoedinspectie op het terrein van de informatiehuishouding in 2009 doen?

Allereerst het thema 'behoud en duurzaamheid'. Dit jaar brengt de Erfgoedinspectie een derde en laatste rapportage uit over de resultaten van het Project Wegwerken Achterstanden Archieven (PWAA), waarin de departementen hun achterstanden met vernietiging en overbrenging gezamenlijk hebben aangepakt. Het PWAA-project is inmiddels afgesloten.

Afwezige of kwalitatief slechte archiefruimten vormen een belangrijk risico voor het behoud van archieven. Archiefruimten bieden archieven bescherming tegen de risico's inbraak, slecht klimaat, brand en wateroverlast. Dit jaar onderzoeken wij de aanwezigheid en kwaliteit van archiefruimten bij zelfstandige bestuursorganen.

In het kader van het kabinetsprogramma 'Informatie op Orde' werken de departementen aan een betere sturing en beheersing van hun informatiehuishouding. De Erfgoedinspectie zal de komende jaren de realisatie en effectiviteit van hun ontwikkelplannen monitoren en daarover jaarlijks tot eind 2011 rapporteren. Dit onderzoek vormt onderdeel van het thema 'zelfregulering'.

Waar organisaties op dit punt goed presteren kan de Erfgoedinspectie meer afstand nemen: een vorm van systeemtoezicht. Dit is mogelijk wanneer een departement of een andere overheidsorganisatie aantoonbaar 'in control' is voor de eigen informatiehuishouding en handelt conform de archiefwettelijke eisen. In 2009 ontwikkelt de Erfgoedinspectie hiervoor een model, in overleg met de overheidsorganen.

Binnen het thema 'zelfregulering' past ook het meerjarige inspectieproject naar drie basiseisen voor goed archiefbeheer. Dit project onderzoekt de aanwezigheid van beheersregels, bestandsoverzichten en selectielijsten. Het voldoen aan deze basiseisen - en de implementatie daarvan - kan gezien worden als een eerste stap naar zelfregulering bij de organisaties.

Sinds 2000 voert de Erfgoedinspectie een jaarlijkse monitor uit bij de organisaties van de centrale overheid. Hiermee krijgen wij op hoofdlijnen inzicht in het archiefbeheer van uw organisatie en de veranderingen daarin. Begin april ontvangt uw organisatie een rapportage met basisgegevens over uw eigen informatiehuishouding.

Lees verder > Naar boven

Samenwerking met andere inspecties

In de Nieuwsbrief van februari 2008 heeft u kunnen lezen over onze samenwerking met de Inspectie voor de Sanctietoepassing. Het samenwerken met een andere inspectie heeft als voordeel voor de geïnspecteerde organisatie dat het aantal inspectiebezoeken beperkt blijft. Voor de samenwerkende inspecties heeft het gecombineerde bezoek als voordeel dat een vollediger beeld van de bedrijfsvoering ontstaat. Archiefbeheer is daarvan een onderdeel.

Dit jaar zullen de Inspectie Sanctietoepassing en de Erfgoedinspectie twee gemeenschappelijke inspecties uitvoeren. Ook op andere beleidsterreinen hebben we de samenwerking gezocht, en wel met de inspecties die toezicht houden op een groot aantal particuliere keurings- en certificeringsinstellingen. Met een van de inspecties hebben we al een afspraak voor een gezamenlijke inspectie gemaakt.

Samenwerking vindt nog op andere manieren plaats. Namelijk door informatie en kennis te delen, gezamenlijke normen op te stellen en door af te stemmen.

Naar boven

Archiefbeheer bij ketensamenwerking

Organisaties van de (semi-)overheid werken steeds meer met elkaar samen, of willen dat doen. Samenwerking is maatschappelijk gewenst. Denk in dit verband aan de jeugdzorg en de gezondheidszorg. Samenwerking leidt bijna vanzelf tot samenwerking op het gebied van de informatievoorziening. Deze samenwerking kan gevolgen hebben voor het informatiebeheer bij de verschillende overheden. Vindt de samenwerking in een digitale keten plaats, dan spreekt men van keteninformatisering.

De Erfgoedinspectie heeft enkele malen te maken gehad met informatieketens. In 2004 hebben we gerapporteerd over het archiefbeheer binnen de strafrechtketen, waarbij we aanbevolen dat parketten en rechtbanken afspraken zouden maken over het beheer van de strafdossiers. In 2005 hebben we gerapporteerd over het uitwisselen van informatie in de onderwijsketen.

Wanneer organisaties gebruik maken van elkaars gegevensbestanden, kan dit leiden tot een betere uitvoering van de primaire taken bij alle organisaties binnen de keten. Bij keteninformatisering draait het om een goede informatie-uitwisseling tussen de organisaties die deel uitmaken van een keten. Keteninformatisering gaat over de grenzen van de eigen organisatie heen. Dit stelt grote uitdagingen aan de sturing en beheersing van die informatie en vraagt veel meer standaardisatie en samenwerking dan tot nu toe het geval is.

De Archiefwet is van toepassing op informatie die in ketens van overheidsorganisaties wordt gevormd en beheerd. Het is van groot belang dat de overheidsorganisaties die deel uitmaken van de keten goede onderlinge afspraken maken over de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie. Het gevaar bestaat namelijk dat ketenpartners van elkaar niet weten waar de verantwoordelijkheid van de ene organisatie ophoudt en waar die van de volgende begint. Als dit niet gebeurt, is het risico groot dat de volledigheid en de betrouwbaarheid van de vastgelegde en gedeelde informatie niet meer kunnen worden gegarandeerd.

Hiermee is lang niet alles over keteninformatisering gezegd. Over de verschijningsvormen en over de haken en ogen aan keteninformatisering wisselt de Erfgoedinspectie momenteel met enige partijen van gedachten. We komen in een andere nieuwsbrief op dit onderwerp terug.

Naar boven

Informatieblad Archiefwet en onderwijsinstellingen

De Erfgoedinspectie krijgt regelmatig vragen over het archiefbeheer bij scholen. Het gaat hier om instellingen van het voortgezet onderwijs, het beroepsonderwijs, volwasseneneducatie en het hoger beroepsonderwijs. Een goed raadpleegbaar archief biedt een belangrijke ondersteuning voor het goed functioneren van een school. Speciaal voor deze vragen hebben we een informatieblad uitgebracht waarmee scholen zelf kunnen nagaan in hoeverre zij onder de Archiefwet vallen en welke verplichtingen zij hebben op het gebied van archiefbeheer. Het informatieblad legt ook uit hoe de Archiefwet moet worden toegepast bij openbare en bijzondere scholen en het laat zien welke verschillen er zijn. Bij bijzondere scholen is de Archiefwet maar op een deel van het archief van toepassing. Desondanks hebben alle scholen voordeel van een goed, geordend en toegankelijk archief dat wordt beheerd volgens de Archiefwet. Het informatieblad legt tevens uit hoe om te gaan met de archieven van de gefuseerde scholen. Ook geeft het een aantal tips die scholen op weg kunnen helpen naar een toegankelijk en geordend schoolarchief.

Scholen krijgen bijvoorbeeld vaak vragen van oud-leerlingen die hun diploma zijn kwijtgeraakt en hun diplomagegevens willen opvragen. Dit zijn volstrekt gerechtvaardigde vragen, maar veel scholen zijn zich er niet van bewust dat onderwijsinstellingen deze gegevens langdurig moeten bewaren. Het komt vaak voor dat scholen deze gegevens al na enige jaren vernietigen. Voor veel scholen is het onduidelijk welke stukken zij moeten bewaren en voor hoelang. Het vaststellen van de bewaartermijn moet plaatsvinden aan de hand van een archiefwettelijke selectielijst. Het informatieblad gaat in op de beschikbaarheid van selectielijsten en hoe te handelen als er nog geen selectielijst is vastgesteld.
U kunt het informatieblad downloaden van de website van de Erfgoedinspectie

Naar boven

Beperk het beheersrisico bij verhuizing

Een verhuizing is een ingrijpende gebeurtenis die een organisatie kwetsbaar maakt. Terwijl het primaire proces gewoon doorgaat, worden belangrijke stappen gezet in de overgang naar een nieuwe locatie. Dit verloopt niet altijd even goed. Onder tijdsdruk worden vaak op het laatste moment ingrijpende beslissingen genomen, waarbij belangrijke zaken over het hoofd worden gezien. Dit kan vervelende gevolgen hebben voor het informatiebeheer, de informatiebeveiliging en – niet onbelangrijk - het imago van de organisatie.

In januari werden bij de verhuizing van het ministerie van Financiën beveiligingsgegevens over het hoofd gezien. Het voorval kwam in de media terecht. Bij de verhuizing van de Rijksgebouwendienst in 2006 was iets vergelijkbaars gebeurd. Daarbij werden vertrouwelijke bouwtekeningen in een container op de openbare weg aangetroffen.

Niet alleen vertrouwelijke gegevens, maar ook de dagelijkse bedrijfsvoeringsinformatie moet met zorg worden verhuisd. Dit vraagt om een goede voorbereiding. Het is daarbij belangrijk dat medewerkers in het primaire proces vroegtijdig samenwerken met de ondersteuners.

Van de website van de Erfgoedinspectie kunt u een brochure downloaden over het verhuizen van overheidsarchieven. Hierin is stapsgewijs aangeven hoe u een verhuizing goed voorbereidt.

Lees verder > Naar boven