Nieuwsbrief | 16-12-2008
Afdeling: Archieven

Omschrijving

In deze nieuwsbrief

• Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven
• Verslag over het toezicht in 2007
• Afronding Project Wegwerken
  Achterstanden Archieven
• Laatste archief van de TU Delft geborgen
• Stand van zaken Archiefregeling 2008
• Systeemtoezicht: toezicht op maat
• Duurzaam digitaal beheer
• Publicatie selectielijsten veranderd

Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / Archieven

Hierbij ontvangt u het decembernummer van onze Nieuwsbrief 2008. In dit nummer kijken we terug op onze werkzaamheden en informeren we u over recente ontwikkelingen. Zo gaan we in op ons Jaarlijks Verslag van 2007 en kijken we vooruit naar een andere manier van toezicht.

Wij wensen u prettige feestdagen en een gelukkig 2009.

Lees verder >                                          Naar boven

Verslag over het toezicht in 2007

Vanaf dit jaar is het 'Verslag over het archiefwettelijk toezicht' onderdeel van het jaarlijkse integrale verslag van de Erfgoedinspectie. De Erfgoedinspectie constateert dat kwaliteitszorg en zelfregulering terrein winnen in de informatiehuishouding. De departementen werken aan een gemeenschappelijke baseline als onderdeel van een systematiek van actieve sturing en beheersing op de eigen informatiehuishouding. De Erfgoedinspectie kan haar toezichtsarrangement daarop afstemmen: hoe beter het interne systeem van zelfregulering werkt, hoe lichter het toezicht kan zijn. Zover is het nog niet. De baseline is nog te beperkt in reikwijdte. Het accent ligt nu nog op het proces van digitalisering en minder op de totale beheersing van de informatiehuishouding. Bovendien zijn er nog geen contouren zichtbaar hoe de inbedding in de departementale systemen van planning, control en audit, vorm moet krijgen. Niettemin is het een belangrijke stap voorwaarts in de interdepartementale samenwerking.

Ook het toezicht zelf is volop in ontwikkeling. De Erfgoedinspectie werkt aan een systeem van risicogestuurd toezicht, volgens het door de Inspectieraad ontwikkelde model. In dat verband werkt de inspectie ook aan een model van systeemtoezicht: waar zorgdragers 'in control' zijn neemt het toezicht afstand. Ook werken wij actief samen met andere rijksinspecties. Zo voerde de Erfgoedinspectie met de Inspectie Sanctietoepassing een gemeenschappelijke inspectie uit bij een penitentiaire instelling, waarover integraal werd gerapporteerd.

Over de kwaliteit van het archiefbeheer zelf oordeelt de Erfgoedinspectie dat het beeld gevarieerd blijft. Kerndepartementen presteren gemiddeld beter dan de vele diensten, agentschappen, raden en commissies, waar de departementen overigens ook verantwoordelijk voor zijn. Bij de zelfstandige bestuursorganen is het beeld eveneens gevarieerd. De bekendheid met regelgeving is in het algemeen voldoende. Wel constateert de Erfgoedinspectie een behoefte aan concrete normen en standaards.

Zorgdragers dienen te beschikken over beheersregels. Daarin leggen ze specifiek voor hun eigen organisatie spelregels vast, als nadere uitwerking van de Archiefwet. Daarmee vormen ze een onmisbaar element in de interne sturing en beheersing van de informatiehuishouding. Op dit punt is de afgelopen jaren vooruitgang geboekt. Mede door de aandacht die de Erfgoedinspectie hier voor heeft gevraagd, is het aantal zorgdragers met opgestelde beheersregels gestegen van 20 % in 2000 naar 63% in 2007.

De overbrenging van archieven is van oudsher een zorgpunt voor de Erfgoedinspectie. De departementen hebben de afgelopen jaren de handen ineen geslagen om de achterstanden weg te werken. Het project 'achterstanden in overbrenging van archieven ouder dan 1975' (PWAA) wordt in 2008 afgerond. In 2009 worden de achterstanden vanaf 1975 aangepakt. Over het project PWAA is de Erfgoedinspectie positief. De grote achterstand in selectielijsten is in korte tijd ingelopen. Over de aansturing van de bewerking en de cijfermatige onderbouwing van de bewerkingsresultaten was de Erfgoedinspectie minder tevreden. In 2008 buigen wij ons over de vraag of werkelijk alle achterstanden van vóór 1975 zijn weggewerkt.

Beleidsreactie
In zijn beleidsreactie benadrukt de minister dat het vormgeven van het toezicht conform de eisen die het kabinet daaraan stelt  alleen mogelijk is als het veld werkt met een adequaat systeem van zelfregulering, goed bestuur en kwaliteitszorg. Dat laatste wil hij het komend jaar met de betrokken partijen versterken. De Erfgoedinspectie zal hier op toezien en de minister jaarlijks over de vorderingen rapporteren. De minister verwacht dat de ontwikkelingen bij de departementen ook een gunstige invloed hebben op een betere naleving bij de zelfstandige bestuursorganen.

Naar boven

Afronding Project Wegwerken Achterstanden Archieven

Op 4 december is in het Nationaal Archief op feestelijke wijze het PWAA project afgesloten. De projectorganisatie heeft in drie jaar tijd ca. 75 km aangeleverd archief bewerkt, voornamelijk daterend van vóór 1975. Daarnaast is het proces van op- en vaststellen van selectielijsten versneld.De Erfgoedinspectie feliciteert de Projectgroep met de afronding van dit karwei.

De Secretaris-Generaal van BZK mevrouw Van Erp-Bruinsma, onderstreepte in haar toespraak dat het archief ons geheugen is en dus ook de basis is voor de verantwoording. Zij kreeg het symbolische laatste bewerkte dossier overhandigd, dat zij op haar beurt weer overhandigde aan de Rijksarchivaris, mr. M.J. Berendse. Berendse benadrukte dat de Archiefwet ook een openbaarheidswet is, één van de fundamenten van onze democratie. Daarom stelde hij als variatie op'goed is goed genoeg': '20 jaar is 20 jaar!'

Naar boven

Laatste archief van de TU Delft geborgen

 

Berging van de archiefkelder door het sloopbedrijf.

Op 13 mei werd de Faculteit Bouwkunde van de Technische Universiteit in Delft getroffen door een enorme brand. Volgens de minister Plasterk was dit de grootste ramp die universitair Nederland ooit heeft getroffen. De faculteit heeft internationaal een sterke reputatie en is van grote waarde voor de architectuur in Nederland en daarbuiten. De Erfgoedinspectie ziet erop toe dat universiteiten hun onderzoeksgegevens en administratie volgens de Archiefwet beheren.

De brand heeft grote schade toegebracht aan het Bouwkundearchief. In faculteitsgebouw zijn 13 verdiepingen volledig uitgebrand. De hitte was zo intens dat op vrijwel alle verdiepingen alles is verbrand tot aan het kalk op de muren. Wat overbleef was het betonnen skelet en enkele verwrongen radiatoren en pijpleidingen. Dit heeft grote gevolgen gehad voor het werk van de medewerkers. De televisie liet zien hoe collecties bijzondere stoelen en boekwerken uit het brandende gebouw werden gered. Desondanks zijn vrijwel alle medewerkers kwijtgeraakt wat zich in het gebouw bevond en missen zij hun handbibliotheek en onderzoeksarchief. Het staat vast dat een groot deel van de onderzoeksgegevens met het gebouw verloren is gegaan. Gegevens die op het centrale netwerk stonden of gepubliceerd waren, bleven behouden. Een klein deel van het archief bevond zich in de onlangs gebouwde centrale archiefruimte aan de andere kant van de campus en bleef daardoor gespaard.

Zes maanden na de brand proberen de TU en de Erfgoedinspectie een beeld te vormen van de omvang van de schade. Dit heeft als doel om vast te stellen welke gevolgen de brand heeft voor de bedrijfsvoering van de faculteit, de rechtspositie van studenten en (oud)medewerkers en voor het cultureel erfgoed. Met de uitkomst wordt bepaald welke maatregelen nodig zijn om de schade te herstellen.

De TU onderzoekt welke informatie vóór de brand aanwezig was en welke informatie na de brand is teruggevonden en raadpleegbaar is. De toegang tot de informatie vormde een groot probleem. Het terrein van de faculteit was vanwege instortingsgevaar voor niemand toegankelijk en de gemeente Delft liet voor de veiligheid het gebouw met directe ingang slopen. De administratie van de faculteit was ontwricht waardoor de inventaris van de archiefbestanden niet voor handen was. De Erfgoedinspectie en Bouw en Woningtoezicht van de gemeente Delft hebben in een gezamenlijke inspectie van het terrein vastgesteld waar zich tussen het puin archief bevond.

Begin oktober was de sloop zo ver gevorderd dat het veilig genoeg was om de archiefkelder te betreden. Op verzoek van de Erfgoedinspectie is de toegang tot de kelder vrijgemaakt en de TU heeft in twee dagen de kelder ontruimd. Een groot deel van de archiefbescheiden heeft vijf maanden in bluswater gestaan en bijna alles is door schimmel aangetast. De rolstellingen waarin het archief zich bevond, waren door puin en water niet meer te verplaatsen en moesten afzonderlijk worden opengebroken. De studentenadministratie vanaf de oprichting van de faculteit in 1905, studentendossiers en personeelsdossiers waar studenten, voormalige studenten, medewerkers en gepensioneerden rechten aan kunnen ontlenen werden geborgen. Daarnaast werd ook een groot deel van de financiële administratie en bibliotheekregisters, en een deel van het archief van de Koninklijke Nederlandse Oudheidkundige Bond gered.

Het geborgen archief is afgevoerd naar een restauratieatelier en gevriesdroogd. Medewerkers van de universiteitsbibliotheek en archief staan de komende weken voor de zware taak om het aangetaste materiaal aan de hand van selectielijsten te selecteren op vernietigen of bewaren en restaureren.

Naar boven

Stand van zaken Archiefregeling 2008

In de vorige Nieuwsbrief berichtten we al over de voortgang van de Archiefregeling 2008. In deze regeling zijn de huidige uitvoeringsregelingen van art. 11, 12 en 13 Archiefbesluit in herziene vorm geïntegreerd. In de commentaarronde van september 2008 kwamen vele reacties bij het ministerie van OCenW binnen, waaronder het commentaar van de Erfgoedinspectie. De verwerking van de reacties loopt tot zeker januari 2009 door. Daarna moet de regeling nog ter visie naar Brussel.

Naar boven

Systeemtoezicht: toezicht op maat

Daar waar mogelijk zal de Erfgoedinspectie, in de plaats van de traditionele periodieke inspecties naar het archiefbeheer, toezicht houden op het interne systeem van controle en verantwoording op de informatiehuishouding. We noemen dat systeemtoezicht. Dat past in de vernieuwing van het toezicht die de rijksinspecties op dit moment doorvoeren. Waar overheidsorganisaties aantoonbaar hun informatiehuishouding op orde hebben, kan de Erfgoedinspectie overschakelen op systeemtoezicht. Zover is het nog niet. Overheidsorganisaties zullen eerst het nodige huiswerk moeten doen voordat zij aantoonbaar 'op orde' zijn. 

Systeemtoezicht
De Erfgoedinspectie werkt als lid van de Inspectieraad nauw met andere rijksinspecties samen aan de modernisering van het toezicht. Als uitgangspunt dienen de Kaderstellende visie van het Kabinet op toezicht (KVOT) en de aansluitende visie van OCW op toezicht.

Eén van de belangrijke kaders in deze visienota's is selectief toezicht, waarbij de inspectie op basis van risicoanalyse bepaalt hoe intensief het toezicht is. De mate van toezicht is afhankelijk van het vermogen van organisaties om zelf verantwoordelijkheid te dragen voor het naleven van de regelgeving. Het resultaat is 'toezicht op maat'.  De toezichthouder maakt zoveel mogelijk gebruik van controlesystemen van de geïnspecteerde waarmee de toezichtlast per saldo afneemt en de toezichthouder zich effectiever op de hoogste risicogebieden in het veld kan inzetten.  

Systeemtoezicht is pas mogelijk als de zorgdrager aan een aantal eisen voldoet. De zorgdrager moet een normen- en toetsingskader hanteren en zorgdragen voor periodieke interne toetsing van de informatiehuishouding als onderdeel van de reguliere planning- en controlcyclus. Overigens is dit concept voor de Erfgoedinspectie niet nieuw. Op het gebied van de archieven is in 2003-2004 in samenwerking met een aantal departementen, waaronder LNV en Financiën, en gekoppeld aan het kwaliteiteitzorgsysteem IKZ-DIV, het initiatief genomen om tot een vorm van systeemtoezicht te komen.

Nieuwe initiatieven
De Inspectieraad werkt komend jaar aan het opstellen van een algemeen kader voor systeemtoezicht voor rijkstoezichthouders. De Erfgoedinspectie heeft zelf al een aantal uitgangspunten geformuleerd als onderdeel van de Kabinetsvisie: Informatie op Orde. Het kabinet wil bij de departementen de kwaliteit van de informatiehuishouding verbeteren en de audit en controlfunctie (op de informatiehuishouding) versterken.
Eén van de actielijnen van “Informatie op Orde' betreft de inrichting audit en control functie voor de informatiehuishouding bij de departementen. Kortweg is het plan om de informatiehuishouding op te nemen in de controlcyclus en de auditdiensten van de departementen opdracht te geven de inrichting en kwaliteit van de informatiehuishouding te toetsen. Zij doen dit op basis van de eveneens in het programma ontwikkelde Baseline.

Tegelijkertijd werkt de Erfgoedinspectie aan een model om systeemtoezicht te kunnen toepassen. Dat zal in 2009 beschikbaar zijn. Recent is een nota over het archiefwettelijk systeemtoezicht op de informatiehuishouding van het Rijk aan de stuurgroep Informatie op Orde aangeboden. Daarin wordt uitgebreid ingegaan op de uitgangspunten en voorwaarden voor systeemtoezicht op de informatiehuishouding van de rijksoverheid. De Erfgoedinspectie zet praktisch een eerste stap door vanaf 2009 bij de departementen (voorlopig) niet langer reguliere inspecties op de naleving uit te voeren. In plaats daarvan zal de Erfgoedinspectie de voortgang van de implementatie van de Baseline bij de departementen monitoren en de kwaliteit van de implementatie toetsen. Daarnaast is de Erfgoedinspectie met enkele zelfstandige bestuursorganen die hun interesse hiertoe hebben uitgesproken, in gesprek over versterking van hun interne systemen in relatie tot systeemtoezicht.

Naar boven

Duurzaam digitaal beheer

Een stevig fundament voor de rechtstaat. Momenteel is het wetsvoorstel 'Elektronische bekendmaking' bij de Eerste Kamer in behandeling. Dit wetsvoorstel maakt het mogelijk de wet- en regelgeving van de Nederlandse overheid langs elektronische weg bekend te maken. Dit betekent ook dat de elektronische bekendmakingen op zodanige wijze bewaard moeten worden dat deze in hun authentieke vorm voor altijd beschikbaar en leesbaar zijn. Het is daarom interessant te vernemen hoe de verantwoordelijke bewindslieden dit willen bereiken. Een antwoord op een vraag uit de Eerste Kamer geeft hierin inzicht.

We citeren:'Deze bepalingen brengen met zich mee dat de originele bekendmakingen (de elektronische bestanden) voor onbepaalde tijd elektronisch beschikbaar zullen blijven, zonder dat daarbij sprake is van overbrenging naar een archief. Omdat het systeem van gegevensverwerking waarmee de publicaties worden uitgegeven en beschikbaar gehouden alle mutaties registreert, kan steeds worden vastgesteld of een document ongewijzigd is gebleven en dus een authentiek karakter heeft. Duurzame toegankelijkheid van de bestanden (waaronder verstaan dient te worden: leesbaarheid langs elektronische weg) wordt gerealiseerd doordat de publicaties worden vastgelegd in het bestandsformaat XML en worden uitgegeven in het bestandsformaat PDF/A-1. Het gaat hier om open standaarden die voldoen aan de eisen die krachtens de Archiefwet 1995 op het gebied van de duurzaamheid aan digitale archiefbescheiden worden gesteld. PDF/A-1 is een door de ISO (ISO 19005-1:2005) vastgestelde standaard die expliciet bedoeld is voor langdurige bewaring. De toepassing van deze standaarden garandeert niet alleen dat de originele publicaties over 50 jaar nog steeds geraadpleegd kunnen worden, maar ook dat deze desgewenst naar nieuwe bestandsformaten geconverteerd kunnen worden.'

De informatie is te vinden in de kamerstukken, vergaderjaar 2006-2008, 31 084 en 2007-2008, 31 343.

Naar boven

Publicatie selectielijsten veranderd

De selectielijsten worden niet langer in de Staatscourant gepubliceerd. Bij wetswijziging van 11 september 2008 (Staatsblad 2008, 387) is de verplichting hiertoe komen te vervallen. De wet eist nu alleen dat het besluit tot vaststelling van een selectielijst in de Staatscourant wordt bekendgemaakt. De lijst zelf wordt voortaan door het Nationaal Archief (NA) op zijn website raadpleegbaar gemaakt. De lijst zal beschikbaar zijn op het moment dat het besluit rechtsgeldig is, dus twee dagen na de publicatie in de Staatscourant.

Publicatie van de vastgestelde selectielijst is van essentiel belang, uiteraard voor de overheidsorganen maar ook voor de Nederlandse burger en de toezichthouder. Sinds begin december staan de eerste publicaties op de website van het Nationaal Archief.

Naar boven