Nieuwsbrief | 17-07-2008
Afdeling: Archieven

Omschrijving

In deze nieuwsbrief

• Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven
• 'Ondeeltjes'
• Themabijeenkomst volledigheid van dossiers
• Samenwerking met RHC's
• De Baseline en het Kennisprogramma Digitalisering Informatiehuishouding
• Bijeenkomst Waardering en Selectie
• Toch niet vernietigen?

Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven

De laatste nieuwsbrief voor de zomervakantie. Hebt u al een keuze kunnen maken uit het grote vakantieaanbod? In deze nieuwsbrief staat het begrip 'een keuze maken' centraal. Wanneer is een dossier volledig? Kan en mag de zorgdrager daartoe een beredeneerde keuze maken? Welke keuzes maakt de projectgroep Archiefselectie op Orde als het gaat om het selecteren van erfgoed? En als een dossier dan toch vernietigd moet worden, op  grond van welke (cultuur)historische overwegingen kan een aanwijzingscommissie er alsnog voor kiezen een dossier te bewaren? Soms is het maken van een selectiekeuze gewoonweg niet mogelijk omdat het om 'ondeeltjes' gaat. Wat dat zijn, leest u in de column van Rob Kramer.

Een fijne vakantie!

Lees verder >                                   Naar boven

'Ondeeltjes'

'Ondeeltjes' als sleutel van heelal, kopte de NRC onlangs. Howard Georgi, fysicus aan de Harvard University, gooide alle bestaande modellen en theorieën over materie overboord. Hij kwam met een nieuw begrip: 'ondeeltjes'. Het zijn geen deeltjes, ze gedragen zich niet als deeltjes, hebben geen goed gedefinieerde massa, en kunnen, zo lees ik in het artikel, ook alle denkbare massa's tegelijk aannemen. Met het begrip 'ondeeltjes' zoekt hij een manier om de geheimen van elementaire deeltjes, materie en heelal te kunnen doorgronden.

Ik heb niet zoveel met de wereld van de fysica maar de term 'ondeeltjes' vind ik fascinerend. Het doet me, een mens heeft zo zijn afwijkingen, direct aan 'onze' wereld van de informatiehuishouding denken. In ons vakgebied worstelen we al heel lang met het begrip archiefbescheiden. In de zo vertrouwde papieren vorm hebben we daar niet zo'n moeite mee: papieren documenten zijn tastbaar en dragen alle vereiste kenmerken (meestal) met zich mee. Maar in een digitale omgeving wordt dat een stuk lastiger. Ons houvast in de traditionele definitie van archiefbescheiden voldoet dan niet meer, want in de nieuwe omgeving hebben we het opeens over inhoud, vorm, structuur, verschijningsvorm, gedrag. Het begrip document of archiefbescheiden laat ons dan in de steek om te begrijpen hoe informatie in een digitale omgeving werkt, zeker als we denken aan bijvoorbeeld gegevens in een database. Al die stukjes en deeltjes informatie, eigenlijk zijn dat ook 'ondeeltjes'....

Welke krachten werken dan op die 'ondeeltjes' in zodat wij er wat mee kunnen? Dat is context, samenhang en betekenis door gebruik. Elk stukje informatie kan als 'ondeeltje' aan oneindig veel andere 'ondeeltjes' gekoppeld worden. Die koppeling hangt samen met informatiebehoefte, werkproces, taak, belang zo u wilt. Dat geeft die stukjes informatie 'massa' en maakt het tot een samenhangend document om nu toch maar een vertrouwde term te gebruiken. En al die 'ondeeltjes' kunnen, net als Georgi stelt, alle denkbare massa's tegelijk aannemen. Aan ons de uitdaging om te proberen het begrip archiefbescheiden los te laten en het heelal van de 'ondeeltjes' in te duiken.

Rob Kramer

Themabijeenkomst volledigheid van dossiers

Het begrip volledigheid in de informatiehuishouding is een lastig vraagstuk. De overheid produceert en ontvangt enorm veel informatie, vastgelegd in archiefbescheiden. We komen er haast in om. Tegelijk is deze vastgelegde informatie van onschatbare waarde. We hebben daarom zorgvuldige en wettelijk vastgelegde selectieprocedures om vast te stellen hoe lang we alles bewaren, en wat als erfgoed moet worden veilig gesteld. Maar in de praktijk maakt elke organisatie en elke ambtenaar ook impliciete selectiekeuzes: wat komt er wel en wat komt er niet in een dossier? Die selectie onttrekt zich aan ieders waarneming en controle.
Is dat erg? Wat betekent volledigheid eigenlijk: alle neerslag van overheidshandelen of alleen datgene dat nodig is om transacties vast te leggen en om verantwoording te kunnen afleggen over het handelen? En moeten we dit ongeschreven en ongecontroleerde selectiebeleid niet beter gaan reguleren?

Over deze vragen organiseerde de Erfgoedinspectie in juni een informele bijeenkomst met een aantal experts van verschillende pluimage: informatieprofessionals, auditors, beleidsambtenaren, toezichthouders en specialisten uit het openbaar archiefwezen. Het doel was vooral het vraagstuk te verkennen en te zien in hoeverre we vanuit verschillende invalshoeken op één lijn zitten. Dat leverde een geanimeerde en uiterst boeiende bijeenkomst op. Er werden geen harde uitspraken gedaan, maar de aanwezigen stelden wel vast dat volledigheid als zodanig een onwerkbaar begrip is. Ze stelden ook vast dat het een relatief begrip is (volledig voor wie en met het oog waarop?). Het moet daarom altijd gaan om beredeneerde, heldere en vastgelegde keuzes. Op die manier wordt de volledigheid voor iedereen inzichtelijk en toetsbaar. Ook werd van gedachten gewisseld over de manier waarop we dit zouden moeten doen.

Al met al een nuttige verkenning waaruit bleek dat de aanwezigen elkaar goed konden vinden. De discussie is nog niet afgerond en verdient een vervolg.

Naar boven

Samenwerking met RHC's

In 2007 heeft Rob Kramer een ronde gemaakt langs alle Regionaal Historische Centra in het land. Reden van bezoek en onderwerp van gesprek was de vraag of er behoefte bestond regelmatig en op structurele wijze contact met elkaar te onderhouden. De reacties waren positief.

Inmiddels is er een tweede bezoekronde gestart, maar nu met het doel inhoud te geven aan de wijze van samenwerking en hieroverconcrete afspraken te maken. Eén van de afspraken houdt in dat beide partijen vóór en na inspecties informatie uitwisselen.  

In de volgende nieuwsbrief zullen we verdere informatie geven over de geplande samenwerking. Dan heeft de Erfgoedinspectie alle RHC's in het land en het Nationaal Archief bezocht.

Naar boven

De Baseline en het Kennisprogramma Digitalisering Informatiehuishouding

Onder het motto 'Informatie ontmaskerd' is op 3 juni het Kennisprogramma Digitalisering Informatiehuishouding van start gegaan. Hiermee wordt invulling gegeven aan actielijn 3: samenwerking en kennis van het programma Informatie op Orde.

In dit kennisprogramma krijgt onder andere de implementatie van de Baseline Informatiehuishouding Rijksdienst verder gestalte. Deze Baseline is belangrijk voor de Erfgoedinspectie omdat er een belangrijke functie aan wordt toegedacht in het systeem van zelfregulering bij de departementen. Het achterliggende idee is dat met de Baseline als normenset, interne audits en de planning- en controlcyclus voor de juiste borging van de kwaliteit van de informatiehuishouding kunnen zorgen. Als Erfgoedinspectie hebben we, in goede samenwerking met de Directie Cultureel Erfgoed (DCE) en het Nationaal Archief (NA), de totstandkoming en ontwikkeling van de Baseline dan ook op de voet gevolgd.

De Baseline werd in juni door de Stuurgroep vastgesteld. DCE heeft hierop vooruitlopend aan de projectleider Baseline commentaar gegeven op de laatste versie van het stuk. Dit commentaar werd voorbereid in samenwerking met het NA en de Erfgoedinspectie. In het commentaar wordt over het algemeen veel waardering uitgesproken over het vele werk dat is verzet. Vooral het feit dat er nu, in overleg, een Baseline ligt wordt als winst gezien. Naar de mening van DCE, het NA en de Erfgoedinspectie moet de Baseline echter op een aantal punten nog flink verbeterd worden. Zeker als de Baseline iets wil betekenen in het toezicht dat de Erfgoedinspectie uitoefent op het archiefbeheer bij de departementen.

Hier komt het Kennisprogramma weer in beeld. Zoals gezegd zal de implementatie van de Baseline in dit programma ter hand worden genomen. Maar ook de verdere ontwikkeling van de Baseline vindt hier plaats. We zijn zeer benieuwd wat er met de aanbevelingen van OCW wordt gedaan, en we blijven de ontwikkelingen binnen het Kennisprogramma volgen.

Naar boven

Bijeenkomst Waardering en Selectie

In het kader van actielijn 5: Archiefselectie op Orde, heeft op 29 mei een bijeenkomst plaatsgevonden die georganiseerd werd door de projectgroep Archiefselectie op Orde (AoO). Na een aantal maanden van voorbereiding, nodigde de projectgroep betrokkenen en geïnteresseerden uit om hun mening te geven over verschillende scenario's.

In november 2007 heeft de commissie Jeurgens haar rapport Het gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waardering methodiek voor archieven gepresenteerd. De projectgroep AoO gebruikt het rapport als kader voor het vereenvoudigen van de selectiesystematiek voor het hybride en digitale informatiebeheer. Nu de fase van verzamelen van ideeën en informatie is afgerond, is de tijd aangebroken waarin de projectgroep een vertaling maakt naar concrete voorstellen en adviezen, aldus Anouk Baving, projectleider. Eind 2008 moet een breed gedragen voorstel voor de Rijksoverheid voor handen zijn.

Er zijn twee instrumenten die bij selectie kunnen worden ingezet: generieke selectielijsten en een HMA+. De huidige methodiek brengt grote hoeveelheid handelingen voort. Dit zorgt voor een enorme beheerslast. Tot en met het najaar worden pilots uitgevoerd met een aantal 'nieuwe' lijsten. 

Het andere instrument dat kan helpen de selectiemethodiek te verbeteren is de HMA+. Hageman, trekker van de HMA+, vertelde dat overheidsinformatie in zijn hele context bekeken moet worden. De focus bij het nieuwe selecteren ligt dan ook straks meer op de interactie tussen de burger en de overheid en tussen de overheidspartijen onderling. De HMA+ maakt onderdeel uit van een getrapte waardering. Op het eerste niveau kunnen de brede thema's bepaald worden. Op het tweede niveau wordt met de HMA+ bepaald wat de belangrijkste actoren en de belangrijkste taken zijn. Op het derde niveau worden de werkprocessen en bestanden gewaardeerd. 'Elk departement zou een team moeten hebben dat zijn expertise op het gebied van waardering inbrengt', aldus Hageman.

Wat is de beste scenario voor een nieuwe selectiemethodiek? Daar probeerden de deelnemers tijdens de workshop achter te komen door de verschillende selectie-instrumenten te plaatsen in een schematisch tijdspad, wie doet wat en wanneer? Een van de discussiepunten was dat vele stukken gewaardeerd moeten worden. Gaat het alleen om stukken die vastgesteld zijn, of ook om concepten die intern rondgaan. Dat is eigenlijk al het eerste selectiemoment (zie ook de bijdrage over de volledigheid van dossiers elders in deze nieuwsbrief). Tot een eensluidend oordeel kwam het niet maar de besproken voor- en nadelen van de verschillende instrumenten zijn interessant voor de projectgroep Archiefselectie op Orde.

Naar boven

Toch niet vernietigen?

De gerechten proberen bij de selectie van hun archieven maatwerk te leveren. Ze willen bij de vernietiging van hun zaakdossiers niet blind varen op de selectielijst. Want mogelijk glipt er toch een 'vette vis' door de grote mazen van het selectienet. Als achtervang hebben de rechtbanken en gerechtshoven (verder: gerechten) daarom elk een aanwijzingscommissie ingesteld. Deze commissies moeten uitmaken welke dossiers 'bij nader inzien' toch van vernietiging uitgezonderd moeten worden. Op 9 april 2008 wisselden de aanwijzingscommissies kennis en ervaring met elkaar uit. Plaats van handeling: het Nationaal Archief.

De resultaten van de bijeenkomst zijn naar ons oordeel ook voor andere organisaties dan de gerechten interessant. Op dit moment is namelijk het denken over de selectiemethodiek sterk in beweging. In dit verband kunnen de ervaringen van de aanwijzingscommissies leerzaam zijn. Behalve de gerechten past ook het ministerie van Buitenlandse Zaken in een zgn. archiefcommissie een nadere selectie van de dossiers toe.

Grondslag voor een nadere selectie is art. 5 van het Archiefbesluit. Dit bepaalt onder meer dat een selectielijst criteria moet bevatten 'aan de hand waarvan de zorgdrager archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kan uitzonderen.' Als criteria hanteren de gerechten zaken die een grote maatschappelijke ophef hebben veroorzaakt (bijv. een politieke moord), die van grote invloed zijn geweest op de rechtsvorming (jurisprudentie), of die unieke afstammingsgegevens bevatten (bijv. adoptiedossiers). Daarbij hoeven de zaken niet van 'nationaal' belang te zijn; het gaat ook om zaken met een regionale betekenis.

De taak van de aanwijzingscommissies is niet eenvoudig. Het behoort immers niet tot de primaire taak van rechtsprekende instanties hun dossiers op het (cultuur)historisch belang te selecteren. Eerste voorwaarde voor succesvol functioneren is daarom de steun van het gerechtsbestuur. Binnen de commissies spelen de voorzitter en de secretaris een sleutelrol. Zij moeten een brede maatschappelijke en historische belangstelling hebben en hun organisatie enthousiast maken. En ten slotte moeten de commissies beschikken over een netwerk van vaste informanten. Verschillende aanwijzingscommissies hebben daarom binnen de sectoren van hun gerecht een 'signaleringsfunctionaris' ingeschakeld. Daarnaast zouden voorlichters zaken die de publiciteit halen of waarvoor burgers belangstelling hebben, kunnen inbrengen. En over de buitenwereld gesproken: ook 'ketenpartners' bij het parket en de politie, of advocatuur en pers zouden bij de selectie van bijzondere dossiers betrokken kunnen worden. 

Hiertoe opgeroepen door de dagvoorzitter, de president van de rechtbank Dordrecht, wisselden de aanwezigen 'tips en trucs' uit. Algemeen gedeeld werd de mening dat de voorselectie al 'aan de bron' moest plaatsvinden, met andere woorden: de behandelende griffiemedewerker of rechter zou al bij de behandeling van een zaak moeten aangeven, of het dossier voor blijvende bewaring in aanmerking komt. De praktijk is anders, omdat het nu nog vaak de gerechtsarchivaris is die de meeste dossiers inbrengt.

Nog niet alle commissies functioneren naar tevredenheid. De organisatoren hadden goede hoop dat de bijeenkomst de aanwijzingscommissies een zet in de goede richting zou geven. Het komt er nu op aan de geleerde lessen binnen de eigen organisatie uit te dragen en toe te passen. De Mandaatgroep Archieven, die bij de gerechten het archiefbeleid coördineert, houdt de vinger aan de pols. Waarschijnlijk blijft het niet bij deze ene, geslaagde themamiddag.