- Home
- ›Actueel
- ›Nieuwsbrieven
- › Nieuwsbrief
Nieuwsbrief nr. 38, december 2007
Nieuwsbrief | 21-12-2007
Afdeling: Archieven
Omschrijving
In deze nieuwsbrief
- Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven
- Voorlichting wordt aangepast
- Meerjarenplan 2008-2012
- Voortgang project 100% dekking vragenlijst
- Een andere manier van selecteren
- Werkbezoek Belgische collega's
- WOB-verzoek
- Een nieuwe uitvoeringsregeling: Voortgang herziening regelingen 11-13
Dit is de laatse nieuwsbrief van 2007.
Wij wensen al onze lezers fijne kerstdagen een heel gelukkig 2008!
Voorlichting wordt aangepast
De Erfgoedinspectie moet de komende jaren flink inkrimpen en wij moeten in ons programma scherpe keuzes maken. Als gevolg daarvan zal de sector Archieven onze directe voorlichting aan het veld soberder uitvoeren. De sector gaat geen directe voorlichtingsvragen van afzonderlijke overheidsorganisaties meer beantwoorden. Het accent in de voorlichting komt te liggen op de informatie die wij via onze website en digitale nieuwsbrief beschikbaar stellen. Wij rekenen op uw begrip.
Meerjarenplan 2008-2012
De Erfgoedinspectie heeft haar plannen voor de komende vier jaar vastgelegd in een meerjarenplan. Het Meerjarenplan Erfgoedinspectie 2008 – 2012 is een belangrijk document. De Erfgoedinspectie geeft in het plan aan welke resultaten ze over vier jaar moet realiseren en op welke manier zij dat gaan doen. Daarmee vormt het plan het kader en de onderbouwing voor de jaarlijkse werkplannen. Het is ook een bijzonder document.
De verhouding tussen overheid en burger is sterk in beweging en daarmee het toezicht ook. De politiek verwacht dat toezichthouders anders en professioneler gaan werken. Dat vraagt ingrijpende veranderingen in strategie en methodiek van het toezicht en het vereist verbetermaatregelen om het toezicht efficiënter en effectiever te maken. Dat is een spannende exercitie, want de komende vier jaar moet de Erfgoedinspectie ook 20% van haar capaciteit inleveren. Dat leidt in het meerjarenplan tot scherpe keuzes.
Het toezicht is een onderdeel van een groter geheel. Een andere en betere inrichting van het toezicht is niet alleen een zorg van de inspectie alleen. Sterker nog, het realiseren van de doelstellingen in het meerjarenplan is voor een belangrijk deel afhankelijk van partijen buiten de Erfgoedinspectie. Zo zijn de directies beleid en wetgeving van het ministerie van OCW belangrijke schakels, maar ook de uitvoerende diensten RACM, ICN en Nationaal Archief.
Het Kabinetsstreven 'minder last, meer effect' in het overheidstoezicht heeft alleen kans van slagen als geïnspecteerden zelf ook hun verantwoordelijkheid nemen. Zij zullen moeten investeren in zelfregulering, control en audit. Alleen onder die voorwaarden kan het toezicht meer afstand nemen.
Het meerjarenplan bestaat uit drie onderdelen. Hoofdstuk 1 beschrijft de huidige situatie zowel ten aanzien van het rijkstoezicht als die in het veld waarop de Erfgoedinspectie toezicht houdt. In hoofdstuk 2 geeft de Erfgoedinspectie aan welke doelen zij in 2012 wil bereiken en aan welke randvoorwaarden daarbij moet worden voldaan. Hoofdstuk 3 bevat op hoofdlijnen de programmeringslijnen die de Erfgoedinspectie de komende jaren uitwerkt.
Een eerste concrete uitwerking van dit meerjarenprogramma vindt u terug in het werkplan 2008 dat binnenkort op onze website wordt gepubliceerd.
Naar boven
Voortgang project 100% dekking vragenlijst
In de Nieuwsbrief van juni 2007 kondigden we aan dat we onze inspecties in 2007 ondermeer zouden richten op organisaties die al meerdere jaren onze vragenlijst niet invullen. De achtergrond van deze actie is dat er jaarlijks een aantal organisaties de vragenlijst niet invult. De meeste daarvan herstellen dat verzuim het volgende jaar. Een klein aantal organisaties volhardt echter al enige jaren in het niet invullen van de vragenlijst. Dat heeft tot gevolg dat wij als toezichthouder niet meer op de hoogte zijn van de stand van het archiefbeheer bij deze organisaties.
Bij het begin van het project telden we vijf organisaties die al enige jaren niet hadden meegedaan. Bij vier van hen hebben wij een inspectiebezoek afgelegd. De vijfde organisatie, een privaatrechtelijke zbo, heeft inmiddels niet meer de status van overheidsorgaan. Voor deze organisatie hebben wij ons ingezet dat via afspraken met het verantwoordelijke ministerie de naleving van de Archiefwet is veiliggesteld.
De werkvoorraad van het project omvatte ook vijftien organisaties die in 2006 voor het eerst de vragenlijst niet hadden ingevuld. Zij kregen de gelegenheid de vragenlijst 2007 in te vullen. Tien van de vijftien hebben dat gewoon gedaan, vijf van de vijftien niet. Bij deze vijf hebben wij inmiddels ook inspectiebezoeken afgelegd of in ieder geval aangekondigd.
De inspectiebezoeken leverden nuttige informatie op over de stand van het archiefbeheer maar ook over hoe de vragenlijst wordt 'beleefd' bij de diverse invullers. Deze kennis zullen wij meenemen in onze inspanningen om de vragenlijst gebruiksvriendelijker te maken en nog beter af te stemmen op uw en onze behoeften. Op dat laatste en wat u daar in 2008 al van gaat merken zullen wij in volgende nieuwsbrieven verder ingaan.
Een andere manier van selecteren
Selectie kan gemakkelijker en beter. Die gedachte moet ten grondslag hebben gelegen aan de opdracht van de algemene rijksarchivaris een andere visie op selectie te ontwikkelen. De Commissie Waardering en Selectie (Commissie-Jeurgens) heeft onlangs een visierapport daarop uitgebracht. De titel: Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven. Het rapport werd op 23 november 2007 gepresenteerd.
Een aantal aanbevelingen springt in het oog. Om te beginnen adviseert de Commissie: ga uit van een overwogen acquisitiebeleid; geef daarin een grotere plaats aan de particuliere archieven. Ten tweede: ga uit van een getrapt selectiestelsel: begin met de selectie van de beleidsterreinen, en daal vandaar af naar de waardering en selectie van actoren en de processen. Ten derde. Maak generieke (globale) selectielijsten, zoals op provincie- en gemeenteniveau al gebruikelijk is. En ten slotte: geef de zorgdragers een grotere verantwoordelijkheid bij het opstellen van de selectielijsten; als deze (ook) een erfgoedbelang heeft, moeten bij het vaststellingsproces een grotere plaats weggelegd worden voor historici, vertegenwoordigers van minderheidsgroepen en dergelijke. Dit kan in een archiefcommissie gebeuren, zoals nu bij het ministerie van Buitenlandse Zaken praktijk is.
Het rapport is uitdagend en goed onderbouwd. Vanzelfsprekend roept het ook vragen op. Zou het bijvoorbeeld echt lukken om een terrein van het overheidshandelen uit te zonderen van het selectieproces? Daarnaast heeft de Commissie-Jeurgens zich beperkt tot het erfgoedbelang. Door deze insteek krijgt het belang van de bedrijfsvoering en verantwoording weinig plaats. Hierdoor bestaat het gevaar dat selectie vereenzelvigd wordt met erfgoedbelang en dat de zorgdragers onvoldoende belang hechten aan selectie. De waarde van overheidsinformatie, vooral de digitale, wordt steeds meer erkend; het belang van de selectie minder. Zo is de gedachte breed verspreid dat digitale opslag niks kost, en dat daarom selectie en vernietiging niet nodig is. De Commissie doet in dit verband een stellige uitspraak. Vernietiging blijft volgens haar nodig, omdat langer bewaren dan nodig is principieel onjuist is, duur is (digitaal beheer is niet goedkoop) en de toegankelijkheid schaadt.
De stuurgroep Informatie op Orde heeft begin november het positieve advies van de algemene archivaris over het visierapport overgenomen. Met de 'bouwstenen' van het rapport gaat het ministerie in het programma Informatie op Orde een uitvoerbare selectiesystematiek uitwerken. Hierbij wordt een 'goede afweging' gemaakt tussen de informatiebelangen van zorgdragers en burgers enerzijds en het erfgoedbelang anderzijds, zo is in de Stuurgroep Informatie op Orde afgesproken. Het is de bedoeling dat de verschillende onderdelen van de systematiek (bijv. instrumenten, procedures) getoetst worden. InterLAB, het samenwerkingsverband van de ministeries voor de modernisering van de informatiehuishouding, zal hierbij naast (o.m.) het NA een rol spelen. Het project wordt in 2008 uitgevoerd. Dan wordt ook duidelijk in welke opzicht de Archiefwet gewijzigd moet worden.
Het rapport is te vinden op www.nationaalarchief.nl/images/waardering_en_selectie.pdf .
Werkbezoek Belgische collega's
België verschilt op het vlak van archiefwetgeving en -organisatie danig van de Nederlandse bovenbuur. De verouderde Archiefwet van 1955 die onder meer voorziet in een overbrengingstermijn van 100 jaar staat in fel contrast met haar veel recentere Nederlandse tegenhanger van 1995. De archieftaken zijn bovendien minder verdeeld. Waar in Nederland de Erfgoedinspectie (afdeling Archieven), het Nationaal Archief, de provinciale/regionale archiefinspecties en de Centrale Archiefselectie volgens een duidelijke verdeling alle archieftaken (gaande van toezicht en selectie tot ontsluiting en terbeschikkingstelling) op supralokaal niveau vervullen, worden al deze opdrachten in België door één instelling uitegvoerd: het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën. Ondanks alle verschillen blijft het een verrijkende ervaring om over de landsgrenzen heen ervaringen en best practices uit te wisselen. Vijf dagen meedraaien met de Nederlandse archiefinspectie leverde heel wat interessante bevindingen op. Het zette aan om des te scherper de hiaten in eigen land te onderkennen en bovendien hielp de praktische ervaring om na te denken over hoe we het beter zouden kunnen aanpakken. Tijdens ons verblijf kwamen zowel het wettelijk kader, het organisatiemodel, het werkveld als de beleidskeuzes aan bod. Het leerrijkste onderdeel was evenwel de praktische kennismaking met het uitgebreide instrumentarium dat door de sector Archieven van de Erfgoedinspectie wordt gehanteerd en continu geoptimaliseerd: de jaarlijkse vragenlijst, de quick-scan, de grondige doorlichting en het beantwoorden van voorlichtingsvragen. Via toetsing en debat werden een aantal van deze instrumenten kritisch onder de loep genomen, gewikt en gewogen op hun voor- en nadelen, en onderzocht op hun toepasbaarheid binnen de Belgische context. Een bezoek aan het Centraal Archiefdepot van Defensie te Rijswijk en het daar actieve Project Wegwerken Archief Achterstanden, alsook een rondleiding in het Nationaal Archief te Den Haag vormden een mooie inhoudelijke aanvulling op het reeds drukbezette programma. We willen alle leden van de afdeling Archieven hierbij oprecht bedanken voor hun gastvrijheid en bereidheid om ons tijdelijk op te nemen in hun dagelijkse werkomgeving.
Paul Drossens, Rijksarchief te Beveren
Luc Vandeweyer, Algemeen Rijksarchief te Brussel
WOB-verzoek
De Erfgoedinspectie sector archieven ontving in oktober 2007 een verzoek tot inzage in deelrapporten over de doorlichting van het archiefbeheer bij de rechtbanken en parketten. Hoewel het eindrapport van deze doorlichting vrijwel meteen na vaststelling op het web is geplaatst zijn de deelrapporten destijds niet openbaar gemaakt. De wnd. directeur van de Erfgoedinspectie heeft het verzoek toegekend. De beschikking tot openbaarmaking en de deelrapporten kunt u inzien op onze website.
Een nieuwe uitvoeringsregeling: Voortgang herziening regelingen 11-13
Er zit schot in de herziening van de drie ministeriële regelingen. Het gaat om de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, de Regeling ordening en toegankelijkheid archiefbescheiden en de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Over de effectiviteit, uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid daarvan werd eind vorige jaar een samenhangend advies uitgebracht.
In het voorjaar heeft het ministerie besloten de meeste aanbevelingen in het advies over te nemen. Wel zullen de regelingen, in het kader van de deregulering, tot één ministeriële regeling worden verwerkt. In de huidige planning is geregeld dat het definitieve ontwerp eind januari 2008 gereed is en daarna ter goedkeuring naar Brussel gaat. Voordat dit gebeurt, kijkt de Erfgoedinspectie nog naar de uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid daarvan.
Nadat de ontwerpregeling aan 'Brussel' is voorgelegd, zal OCW deze op internet publiceren. De overheidsorganen kunnen dan alvast kennis nemen van de regeling. Op eigen risico kunnen ze anticiperen op de uitvoering ervan. Op eigen risico, omdat de regeling pas kracht van wet krijgt na de publicatie in de Staatscourant. Dit laatste zal waarschijnlijk in mei-juni 2008 een feit zijn.
We blijven u op de hoogte houden.
