Nieuwsbrief | 22-08-2007
Afdeling: Archieven

Omschrijving

In deze nieuwsbrief

• Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven
• Jaarlijks verslag
• Good Governance
• 'Informatie op orde' en de Erfgoedinspectie
• Adviesaanvraag over 'Informatie op orde'
• Vervolginspecties
• Jaarlijkse vragenlijst
• Het Project Wegwerken Achterstanden Archieven t/m 1975
• Duurzame transparantie

Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven

In dit nummer leest u over ons jaarlijks verslag. Is dit Jaarlijks Verslag belangrijk? Ja, want de Kabinetsvisie informatie op orde speelt hierin een belangrijke rol, evenals de invloed die deze visie heeft op de informatiehuishouding van de centrale overheid en dus ook op het archiefwettelijke toezicht. Daarom nog twee artikelen over dit onderwerp in deze nieuwsbrief. Voorts berichten wij over onze inspectieactiviteiten zoals vervolginspecties, onze jaarlijkse vragenlijst en de inspectie van het Project Wegwerken Achterstanden Archieven 2007. Hoe de transparantie van de overheid in het digitale tijdperk er uit zou kunnen zien leest u in de scriptie van Thijs van den Broek.

Veel leesplezier!

Lees verder  >Naar boven

Jaarlijks verslag

Met het jaarlijks verslag over 2006 kijkt de sector Archieven van de Erfgoedinspectie naar de stand van zaken bij de informatievoorziening van de centrale overheid. Daarbij staan drie thema's centraal die de Erfgoedinspectie als belangrijkste aandachtsgebieden voor de komende jaren heeft benoemd: de sturing van de informatievoorziening, de digitalisering en het veilig stellen van archieven als erfgoed. De kabinetsvisie loopt daarbij als een rode draad door het verslag heen.

Lees verder >Naar boven 

Good Governance

Governance, of goed bestuur, staat tegenwoordig sterk in de belangstelling. Het ministerie van BZK startte in 2006 het programma Good Governance Openbare Sector. Dit programma richt zich op een betere dienstverlening door de overheid. BZK heeft daartoe het Centrum voor Good Governance ingericht. Hoewel dienstverlening centraal staat is het thema governance ook van groot belang voor de informatievoorziening binnen de overheid. Op de site van het centrum vindt u ook producten van het programma Andere Overheid dat eerder dit jaar is gestopt (op 1 juli is ook de website van Andere Overheid opgeheven).

Naar boven

'Informatie op orde' en de Erfgoedinspectie

In juni 2006 gaf het kabinet-Balkenende zijn visie op de informatiehuishouding bij de ministeries. In de visie 'worden acht 'actielijnen' uitgezet om een grotere vindbaarheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid van de overheidsinformatie te bereiken. De Erfgoedinspectie is bij twee actielijnen direct betrokken. Deze twee actielijnen gaan over de baseline overheidsinformatie in combinatie met audit, control en toezicht. De baseline, meetbare minimumeisen waaraan de informatiehuishouding van de rijksoverheid moet voldoen, staat hierin centraal. In de eerste instantie is deze baseline ontwikkeld voor de departementen. Op termijn zal de baseline ook goed bruikbaar voor de overige rijksoverheidsinstellingen. Met deze baseline als meetpunt zal de informatiehuishouding integraal onderdeel gaan uitmaken van de interne systemen van deze organisaties, zoals de planning- en controlcyclus, het auditprogramma en kwaliteitszorgsystemen.

Voor de Erfgoedinspectie betekent de uitvoering van deze actielijnen enkele aanpassingen van het  archiefwettelijke toezicht. Zo zal de Erfgoedinspectie overgaan op systeemtoezicht bij die organisaties en instellingen die de baseline invoeren en de informatiehuishouding onderbrengen in de controlcyclus en het auditprogramma. Systeemtoezicht kan ook van toepassing zijn indien een intern kwaliteitszorgsysteem is geïmplementeerd waarin de informatiehuishouding een plaats heeft.

Systeemtoezicht betekent ook een verdere uitbouw van het risicogestuurd toezicht en het werken met toezichtarrangementen. Concreet betekent dit laatste dat de Erfgoedinspectie een toezichtarrangement overeenkomt met de te inspecteren organisatie, waarin het toezicht in verhouding is met de interne kwaliteit-, control- en auditsystemen. Met andere woorden, hoe meer een organisatie zelf regelt, hoe lichter het toezicht.
De Erfgoedinspectie participeert in de werkgroepen die actielijn 1 en 2 zullen uitvoeren. De kick off van de werkgroepen heeft vlak voor de zomervakantie plaatsgevonden en vanaf eind augustus zal er hard worden gewerkt aan de verdere uitwerking. In onze nieuwsbrief berichten we regelmatig over de voortgang.

Naar boven

Adviesaanvraag over 'Informatie op orde'

In de eerste helft van 2007 werd begonnen met de uitvoering van het programma 'Informatie op orde' . De verantwoordelijke bewindslieden van OCW en van BZK kijken echter al verder in de toekomst en beramen zich over een aantal vervolgstappen. Ze hebben hiertoe een gezamenlijk advies gevraagd van de Raad voor het Openbaar Bestuur en de Raad voor Cultuur. Het advies moet antwoord geven op de volgende vragen:
1. Welke nieuwe, onvoorziene ontwikkelingen doen zich in de informatiehuishouding voor en welke gevolgen hebben deze voor het overheidsbeleid?
2. Wat is noodzaak en nut van selectie in het digitale tijdperk ('je kunt toch alles digitaal bewaren')?
3. Welke knelpunten zijn er in de huidige wet- en regelgeving te ontdekken en op welke punten moet de wetgeving aangepast worden? En hoe kan hierbij een grotere samenhang tussen de verschillende (wettelijke) regelingen aangebracht worden (bijv. tussen Archiefwet en Wet openbaarheid van bestuur)?

De bewindslieden hebben de twee raden gevraagd hun advies vóór 1 oktober 2007 uit te brengen. De tekst van de adviesvragen is te vinden op www.minocw.nl/archieven. Meer informatie over de voortgang van het programma Informatie op orde vindt u op de website http://informatieoporde.rijksweb.nl (alleen toegankelijk voor werknemers van de rijksoverheid).

Naar boven

Vervolginspecties

Dit jaar besteden wij een deel van ons programma aan een aantal vervolginspecties.  Vervolginspecties, de naam zegt het eigenlijk al, zijn inspecties die volgen op een reguliere inspectie. In deze inspecties toetsen wij de wijze waarop en de mate waarin zorgdragers gevolg hebben gegeven aan de aanbevelingen van de Erfgoedinspectie in eerdere inspectierapporten.

Lees verder >Naar boven

Jaarlijkse vragenlijst

Op 6 juli 2007 verliep de deadline voor het op tijd invullen van de jaarlijkse vragenlijst van de sector Archieven van de Erfgoedinspectie. Dit jaar hebben we 295 instellingen uitgenodigd om de vragenlijst in te vullen. Van deze organisaties hebben er 234 op tijd gereageerd. Een klein aantal organisaties heeft uitstel van de deadline aangevraagd. In de regel wordt dit uitstel ook verleend.

Op dit moment zijn 61 organisaties in gebreke gebleven. Zij hebben inmiddels een rappelbrief ontvangen en worden in de gelegenheid gesteld de vragenlijst alsnog in te vullen. Zoals wij in de vorige Nieuwsbrief al meldden, zullen we bij de organisaties die ook na de ontvangst van de herinneringsbrief niet reageren, op een andere wijze de staat van het archiefbeheer toetsen.

In de vorige Nieuwsbrief meldden we ook dat de vragenlijst vernieuwd is. We waren daarom erg benieuwd naar de eventuele reacties daarop. Uit verschillende van deze reacties bleek dat een aantal organisaties de nuancering in de antwoorden mist, die de oude vragenlijst wel bood. Ook geven enkelen aan graag hier en daar ruimte te willen krijgen om antwoorden toe te lichten. Een aantal organisaties meldt dat de nieuwe vragenlijst een duidelijke verbetering is.
We willen iedereen die de moeite heeft genomen commentaar te leveren hartelijk danken. Alle evaluatiecommentaren zullen zorgvuldig door ons worden bestudeerd en uw opmerkingen zullen worden meegenomen in de verdere ontwikkeling van de vragenlijst.

Lees verder >Naar boven

Het Project Wegwerken Achterstanden Archieven t/m 1975

Zoals u in onze vorige nieuwsbrief hebt kunnen lezen, gaan wij ook dit jaar het PWAA project inspecteren. Op basis van het eerste deelrapport PWAA 2006 hebben wij voor 2007 de volgende inspectiedoelstellingen geformuleerd:

Zicht krijgen op en oordelen over:
1. De voortgang van opstellen en indiening van selectielijsten en bewerking van het PWAA, en departementen:
2. De kwaliteit van de selectielijsten; de materiële verzorging, het selectieproces en de toegangen:

Om tot een zo volledig mogelijk beeld te komen, zullen we gesprekken voeren met de projectorganisatie, het Nationaal archief en twee ministeries die zelf een groot aantal bestanden bewerken. Door middel van een vragenlijst vragen we gegevens op bij de overige ministeries die hun bewerking zelf uitvoeren en bij de Regionaal Historische Centra als ontvangende partijen in de provincies.

Lees verder >Naar boven

Duurzame transparantie

Duurzame transparantie : Een bestuurskundige verkenning van archiefbeheer in het digitale tijdperk. Dit is de titel van de scriptie van Thijs van den Broek, die hij schreef voor de opleiding Master of Public Information Management. In deze scriptie onderzoekt hij de relatie tussen de tussen plichten (overheid), rechten (burger) en de verdeling van verantwoordelijkheid (tussen overheden) in relatie tot het digitale archiefbeheer. Een boeiend studieobject, aldus van den Broek.

In zijn samenvatting schrijft van den Broek: 'De archiefinspectie heeft in 2005 gewaarschuwd dat de Nederlandse overheid 'dementeert': het archiefbeheer van de Rijksoverheid is ontoereikend om digitale bestanden up to date te houden. De e-overheid hecht veel waarde aan transparantie, maar door haar eigen slordige beheer valt er straks wellicht niets openbaar te maken? De centrale vraagstelling van deze studie is hoe de Rijksoverheid in het digitale tijdperk het archiefbeheer moet organiseren om voor de burger duurzame transparantie te waarborgen.'

Lees verder >Naar boven