- Home
- ›Actueel
- ›Nieuwsbrieven
- › Nieuwsbrief
Nieuwsbrief nr. 34, maart 2007
Nieuwsbrief | 19-03-2007
Afdeling: Archieven
Omschrijving
In deze nieuwsbrief
- Welkom bij de digitale nieuwsbrief van de Erfgoedinspectie / sector Archieven
- Column
- Een nieuwe visie: RM Governance
- Nieuwe collega
- Evaluatie archiefregelingen 11, 12 en 13
- MBO RAAD organiseert uitwisselingsbijeenkomst archiefbeheer
- Project wegwerken achterstanden archieven t/m 1975
- Administrative Amnesia? en Digitales Archivgut
- Stage Belgische collega's
- Suriname
- Vraag en antwoord
Een zeer uitgebreide nieuwsbrief, met deze keer een internationaal tintje. We laten u kennismaken met de begrippen Administrative Amnesia en Digitales Archivgut en we vertellen over het Belgische bezoek dat we in april zullen ontvangen. Onze hoofdinspecteur ging op bezoek naar Suriname, waar men ook met achterstanden in de overbrenging te maken heeft. Over achterstanden gesproken, de Erfgoedinspectie heeft haar eerste deel rapportage over het Project wegwerken achterstanden archieven afgerond. U leest hierover meer in deze nieuwsbrief.
Naast deze onderwerpen besteden we aandacht aan een interessante ontmoeting tussen de Erfgoedinspectie en de scholen voor het middelbaar beroepsonderwijs, en aan de evaluatie van de regelingen 11,12 en 13.
In de rubriek vraag en antwoord behandelen we een regelmatig terugkerende vraag, namelijk of ook organisaties met een beperkte overheidstaak beheersregels op moeten stellen.
Voor meer informatie over de Erfgoedinspectie / sect or Archieven klikt u op lees verder.
Lees verder > Naar boven
Column van de Hoofdinspecteur Rob Kramer
Achteruitkijkspiegel
Geen heden zonder verleden, een mooie uitspraak. Een terecht en belangrijk argument om onze archieven zorgvuldig te beheren. Maar het omgekeerde is ook waar: geen verleden zonder heden. Als we de informatievoorziening bij de overheid (het heden) niet goed regelen, dan glipt het verleden ons onherroepelijk door de vingers. Dat is erg genoeg. Maar er staat volgens mij meer op het spel. Een betrouwbare informatievoorziening is voorwaarde voor een betrouwbare overheid. De kwaliteit van het openbaar bestuur is in het geding. Governance noemen we dat tegenwoordig, of 'goed bestuur'. Hebben we daar voldoende kaders voor? Ik denk het niet. De Archiefwet geeft de belangrijkste spelregels voor de informatievoorziening bij de overheid, maar eerlijk gezegd zijn die regels vanuit de achteruitkijkspiegel gemaakt. Ik bedoel daarmee dat ze vooral gemaakt zijn met het oog op de blijvend te bewaren archieven. Maar we moeten de informatievoorziening juist gaan verbin den met governance. Wat we nodig hebben zijn spelregels die zorgen dat de informatievoorziening voldoet aan de eisen van governance. Daarmee zet je de informatievoorziening veel hoger op de politieke en bestuurlijke agenda. Het mes snijdt dan aan twee kanten: het draagt bij aan een betere overheid en aan het veilig stellen van archieven voor de lange termijn. Een goede informatievoorziening is immers geen exclusief cultuurvraagstuk.
Naar boven
Een nieuwe visie: RM Governance
Op 2 november 2006 gaf hoofdinspecteur Rob Kramer een presentatie op het RMC najaarsevenement. Thema van het congres was de in 2006 gepubliceerde kabinetsvisie 'Informatie op orde, vindbare en toegankelijke overheidsinformatie'. Informatie speelt een cruciale rol in de kwaliteit en betrouwbaarheid van de overheid, stelt Kramer. Hij benadrukt in zijn bijdrage dat de informatievoorziening veel nadrukkelijker gekoppeld moet worden aan het prestatievermogen, aan de governance van overheidsorganisaties. Daartoe moet je de informatievoorziening steviger positioneren binnen overheidsorganisaties. In het verlengde daarvan zul je ook naar de wettelijke kaders moeten kijken en daarin meer samenhang brengen. U vindt de volledige tekst van zijn presentatie op onze website.
Nieuwe collega
Sinds 1 maart maakt Nick Chapel als inspecteur deel uit van het team van de sector Archieven. Nick heeft een lange staat van dienst bij het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit op het terrein van de informatievoorziening, kwaliteitszorg en auditing.
Met de komst van Nick bestaat het team weer uit zes inspecteurs.
Evaluatie archiefregelingen 11, 12 en 13
In de vorige Nieuwsbrief berichtten we u over de evaluatie van de drie ministeriële regelingen: de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, de Regeling geordende en toegankelijke staat en de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. De adviezen zijn enige tijd geleden op de website van het Nationaal Archief geplaatst, samen met de aanbiedingsbrief van de evaluatiecommissies aan de minister van OCW. U kunt deze ook via de website van de sector Archieven van de Erfgoedinspectie vinden. Het Nationaal Archief is namens de minister van OCW belast met de coördinatie van de verwerking van de adviezen tot herziening van de regelingen.
MBO RAAD organiseert uitwisselingsbijeenkomst archiefbeheer
De MBO Raad, de brancheorganisatie voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie, speelt een zeer actieve rol in het bijstaan van de aangesloten scholen op het gebied van archiefbeheer. De Raad ontvangt van de scholen veel vragen over archiefbeheer en de toepasselijkheid van de Archiefwet op de schoolarchieven. Dat was voor de Raad in 2005 aanleiding om contact te zoeken met de sector Archieven van de Erfgoedinspectie. Dit contact heeft geleid tot een aantal concrete acties van de MBO Raad die gericht zijn op de verbetering van het beheer van de schoolarchieven.
Het belangrijkste wapenfeit is de vaststelling, in oktober 2006, van de selectielijst voor de BVE-sector. Met deze selectielijst beschikken de scholen over een instrument waarmee zij hun archief kunnen inrichten en dat ervoor zorgt dat dossiers niet voortijdig worden vernietigd, maar ook niet te lang worden bewaard. Nu de scholen in de gelegenheid zijn geweest om enige tijd met de selectielijst te werken, leek het de MBO Raad nuttig om een bijeenkomst te organiseren waarbij ervaringen uitgewisseld konden worden. Deze bijeenkomst vond plaats op 15 februari jl. in het gebouw van de MBO Raad in De Bilt. Vertegenwoordigers van 31 scholen waren aanwezig.
Tijdens de bijeenkomst presenteerden het Citaverde College uit Roermond en het Da Vinci College uit Dordrecht hun ervaringen met de toepassing van de selectielijst in het archiefbeheer. De sector Archieven van de Erfgoedinspectie was uitgenodigd om in een tweetal vragensessies meer algemene vragen over het archiefbeheer en d e toepasselijkheid van de Archiefwet te beantwoorden.
Veel van die vragen gingen over hoe men om dient te gaan met archieven van de vaak grote aantallen rechtsvoorgangers, die bij veel scholen nog op zolder of in de kelder staan. Daar was echter geen eenduidig antwoord op te geven omdat het er van of de rechtsvoorganger een voormalige rijks- of gemeenteschool was of een bijzondere school. Op de eerste twee is de Archiefwet volledig van toepassing op de laatste categorie alleen voor wat betreft de 'openbaar gezagtaken'.
Ook wilde een aantal bezoekers van de vragensessie weten of ze hun historische archief konden overdragen aan een archiefbeherende instelling zoals het gemeentearchief of het regionaal historisch centrum. Ook dat is weer afhankelijk van de status van de school. Bij openbare scholen is het gemeentearchief of het RHC verplicht de te bewaren archiefstukken, op termijn, op te nemen. Bij bijzondere scholen gebeurt dat op basis van een vrijwillige overeenk omst tussen de school en het gemeentearchief.
Verder wilde men weten in hoeverre de specifieke eisen van de Archiefwet met betrekking tot bijvoorbeeld digitalisering of het inrichten van een archiefruimte van toepassing zijn. Naar aanleiding van deze vragen ontstond een levendige gedachtewisseling tussen de vertegenwoordigers van de scholen en de inspecteurs van de Erfgoedinspectie. Hierbij werd het beeld over de reikwijdte van de Archiefwet en de gevolgen daarvan voor de scholen goed aangescherpt.
Al met al was dit een zeer nuttige en plezierige bijeenkomst waarin alle deelnemers nieuwe inspiratie hebben opgedaan.
Project wegwerken achterstanden archieven t/m 1975
In januari heeft de sector archieven van de Erfgoedinspectie de eerste deelrapportage afgerond over het Project wegwerken achterstanden archieven t/m 1975 (PWAA).
In 2006 lag de nadruk op zes thema's namelijk:
1. Verantwoordelijkheid en sturing,
2. Werkvoorraad
3. Planning en voortgangsbewaking,
4. Op- en vaststellen van selectielijsten,
5. Bewerking
6. Voortgang.
Het rapport kunt u lezen op onze website. De inspectie zal zich in 2007 en 2008 vooral richten op de voortgang en op de operationele uitvoering van het project. De Erfgoedinspectie rapporteert steeds in januari van elk jaar en waar nodig tussentijds.
Administrative Amnesia? en Digitales Archivgut
Weet u het nog? In januari 2005 publiceerden wij ons rapport “een dementerende overheid?” over de 'state of the art' van het beheer van digitale (verantwoordings)informatie bij de centrale overheid. We zijn inmiddels twee jaar verder en constateren dat het rapport een begrip is geworden in de archief- en informatiewereld. Het rapport heeft veel positieve ontwikkelingen in gang gezet: zo presenteerden de toenmalige staatssecretaris voor Cultuur en de minister voor Bestuurlijke Vernieuwing in de zomer van 2006 de visienota “Informatie op orde” waarin acht actielijnen zijn opgenomen ter verbetering van het informatie- en archiefbeheer bij de rijksoverheid. Toch stellen we vast dat de inhoud van het rapport nog steeds zeer actueel is.
Omdat wij denken dat de knelpunten die we signaleerden niet uniek zijn voor Nederland en oplossingen deels ook wereldwijd gezocht moeten worden, hebben we het rapport onlangs naar het Engels laten vertalen. U vindt het rapport onder de naam “Administrative Amnesia?”. Dit rapport is onze eerste publicatie in een andere taal.
Een tweede publicatie die wellicht een keer nuttig voor u kan zijn bij buitenlands bezoek of correspondentie is een Duitstalige. In het najaar van 2006 gaf Hoofdinspecteur Rob Kramer een presentatie over de Nederlandse archiefwetgeving voor digitaal erfgoed voor een Duits publiek. De tekst van de presentatie vindt u op onze website.
Stage Belgische collega's
In april komen twee stagiaires van de afdeling Toezicht en Advies van het Rijksarchief Brussel bij de Erfgoedinspectie stage lopen. België heeft sinds 1955 een Archiefwet. Het toezicht is in Nederland echter anders georganiseerd dan in België. De afdeling Toezicht en Advies bepaalt namelijk ook het selectiebeleid en biedt tevens inhoudelijke ondersteuning aan overheidsorganisaties die hun archiefbeheer willen verbeteren. De Belgische Archiefwet verleent de Algemeen Rijksarchivaris ook de bevoegdheid om toezicht uit te oefenen op de bewaring van de archieven van “alle hoven en rechtbanken en van alle openbare besturen en instellingen”.
Omdat de Belgen op het gebied van inspecteren graag meer ervaring willen opdoen komen zij een week bij de Erfgoedinspectie op bezoek. In die week zullen we samen diverse inspecties uitvoeren. Ook krijgen ze enkele werkopdrachten en zullen zij kennis maken met onze methoden en technieken. Aan het einde van de week houden wij met de Belgisc he collega's een inhoudelijk slotdebat. Wij willen op onze beurt ook graag leren van de ervaringen van de Belgische collega's.
Suriname
Een groepje van vier docenten reisde in februari voor een week af naar Suriname om een workshop te verzorgen voor de Surinaamse departementen. Het gaat om een Rotterdams initiatief om de Surinaamse overheid te adviseren over het selectiebeleid voor de komende jaren. Onder de docenten bevond zich hoofdinspecteur Rob Kramer.
Ook Suriname kampt met grote achterstanden in de bewerking en overbrenging van overheidsarchieven. Die wil men nu aanpakken. Een aantal belangrijke stappen is inmiddels gezet. Zo beschikt Suriname sinds vorig jaar over een nieuwe archiefwet waarin de selectie en overbrenging is geregeld. Daarnaast bestaan concrete plannen voor de realisatie van een nieuw gebouw voor het Nationaal Archief. De nieuwbouw moet in 2009 voltooid zijn. Dan wil men ook de afgesloten archieven van de departementen naar het Nationaal Archief van Suriname overbrengen. Rob Kramer: 'Suriname wil de achterstanden in selectie en overbrenging voortvarend aanpakken. In 2009 wil men de a chterstanden hebben weggewerkt. Dat is een uitdagende klus, want de departementen moeten eerst selectielijsten opstellen en daar heeft men geen ervaring mee. Met deze workshop ondersteunen we dat proces.'
Daarnaast werkt de Surinaamse overheid, met ondersteuning vanuit Nederland, aan het opzetten van een opleiding voor het personeel, vergelijkbaar met de Nederlandse SOD-opleiding. Daarmee wil men de komende jaren het eigen kader versterken.
Naar boven
Vraag en antwoord
Moet mijn organisatie ook beheersregels opstellen als de overheidstaak zeer beperkt van omvang is?
De Archiefwet stelt algemene eisen aan het archiefbeheer van overheidsorganisaties. Het opstellen van gedetailleerde regels wordt in de wet overgelaten aan het overheidsorgaan zelf. De overheidsorganen verschillen immers van elkaar wat betreft taken, werkwijze en omvang. Elke organisatie zal de informatievoorziening dan ook anders inrichten voor de optimale ondersteuning van de primaire werkprocessen. Het uitgangspunt is dat een goed archiefbeheer plaatsvindt. Dat betekent dat alle zorgdragers dezelfde wettelijke verplichting hebben tot het opstellen van beheersregels. De omvang van de organisatie en de omvang van de uitvoeringstaak staan los van deze wettelijke verplichting.
Welke onderwerpen een overheidsorganisatie precies vastlegt in de beheersregels, hangt af van de aard en omvang van uw organisatie. Kleinere organisaties kunnen vaak met een ee nvoudigere regeling volstaan. In elk geval moet aandacht besteed worden aan het toebedelen van verantwoordelijkheden, dossiervorming, selectie en vernietiging. De regeling moet zowel op het papieren als op het digitale archief van toepassing zijn. Informatie over archiefbeheersregels vindt u op onze website .
